Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projets
Les logiciels de gestion de projets améliorent la planification, la collaboration, la visibilité et la productivité. Ils sont un aspect essentiel de la main-d’œuvre moderne, souvent dispersée.
Les cinq principaux avantages d’un logiciel de gestion de projets sont les suivants :
- Amélioration de la planification : la plupart des logiciels de gestion de projets vous permettent de créer des calendriers de projet, de planifier les budgets, d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe et de faire des mises à jour en temps réel sur une plateforme à laquelle tout le monde peut accéder simultanément. La planification de projets est beaucoup plus facile lorsque vous disposez de toutes ces informations organisées dans un espace réel et central, plutôt que dans un plan de projet statique, qui présente des problèmes de contrôle des versions.
- Plus de visibilité et de responsabilisation : les logiciels de gestion de projets fournissent une source unique et en temps réel pour suivre l’avancement du projet (responsabilités des membres de l’équipe, statut individuel des tâches, etc.). Ce niveau de visibilité permet de s’assurer que les membres de l’équipe assument leurs responsabilités et que le travail est effectué dans les délais, tout en respectant le budget.
- Productivité accrue : vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projets pour créer des flux de travail qui rationalisent les processus et automatisent le travail répétitif. Par exemple, vous pouvez définir des alertes automatiques pour informer les membres de l’équipe lorsque les tâches sont terminées ou ont besoin d’être analysées. Cela permet de réduire le temps passé à consulter les e-mails et à participer à des réunions.
- Meilleure collaboration : en raison de la main-d’œuvre dispersée d’aujourd’hui, les logiciels de gestion de projets jouent un rôle énorme. En effet, ils aident les équipes à collaborer où que leurs membres se trouvent. Fournissez aux membres de l’équipe les autorisations appropriées afin que tout le monde puisse collaborer en temps réel (afficher le statut du projet, laisser des commentaires sur des éléments, joindre une documentation supplémentaire et discuter avec les membres de l’équipe).
- Prise de décision améliorée : la plupart des logiciels de gestion de projets comprennent des fonctionnalités de création de rapports qui font apparaître des données en temps réel afin de vous tenir informé de l’avancement du projet, des risques ou des retards. Utilisez ces informations pour prendre des décisions commerciales mieux éclairées tout au long du cycle de vie du projet.
Utilisez un logiciel de gestion de projets pour améliorer les éléments suivants :
- planification des projets
- établissement du calendrier des projets
- affectation des tâches
- suivi du temps
- gestion budgétaire et des coûts
- affectation des ressources
- gestion des portefeuilles de projets
- création de rapports et de diagrammes
- gestion des processus d’entreprise (BPM)
- stockage de documents
- gestion des flux de travail
- gestion de la qualité
Tout le monde peut bénéficier de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projets, que vous soyez un(e) chef(fe) de projets ou que vous vouliez simplement que votre équipe soit plus organisée et productive dans ses efforts.
Si vous n’êtes pas sûr(e) que ce soit le moment d’investir dans une solution logicielle de gestion de projets, tenez compte des éléments suivants :
- Vous ou votre équipe dépassez-vous habituellement des échéances ?
- La qualité des projets souffre-t-elle souvent en raison de problèmes de communication ?
- Vos processus formels sont-ils inefficaces ?/Les membres de l’équipe ne les négligent-ils pas parce qu’ils sont inutiles ou peu fiables ?
- Votre équipe ou votre entreprise est-elle dans une période de croissance qui peut nécessiter des outils et des processus plus sophistiqués et évolutifs ?
- Votre équipe ou votre entreprise autorise-t-elle le télétravail, ce qui nécessite l’utilisation d’une communication et d’une collaboration asynchrones ?
Si vous avez répondu oui à une ou plusieurs des questions précédentes, il est temps de chercher une meilleure façon de gérer vos projets.
Les 10 fonctionnalités clés du meilleur logiciel de gestion de projets
Les principales solutions logicielles de gestion de projets sont basées sur le cloud, faciles à utiliser et fournissent plusieurs fonctionnalités de collaboration, telles que la planification, le stockage de fichiers, les alertes et les notifications ainsi que la gestion des ressources. Voici les 10 meilleures fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion de projets :
- Basé sur le cloud : les solutions basées sur le cloud prennent mieux en charge les effectifs modernes et dispersés en permettant aux équipe d’accéder aux informations et de les mettre à jour à tout moment, où que vous soyez, en tenant tout le monde informé en temps réel.
- Facilité d’utilisation : le meilleur outil est celui que votre équipe utilisera réellement. Demandez à votre équipe de faire des essais gratuits afin que vous puissiez obtenir son avis et voir si l’outil est facile à prendre en main et à utiliser.
- Fonctionnalités de collaboration : votre outil doit être facile à partager entre les parties prenantes internes et externes et permettre à votre équipe d’actualiser l’avancement, de laisser des commentaires et de fournir des commentaires en contexte avec le travail effectué.
- Planification et établissement du calendrier : recherchez des logiciels qui vous permettent de programmer des tâches, de les attribuer aux membres de l’équipe et d’ajuster les échéances au besoin. Les meilleures options permettent également d’afficher le calendrier qui convient le mieux au style de travail de votre équipe.
- Stockage de fichiers : vous devez pouvoir charger toute la documentation du projet dans votre outil afin de garder les détails en contexte avec les plans de projet et de vous assurer que tous les membres de l’équipe ont accès aux bonnes informations.
- Visualisations intégrées : que vous souhaitiez utiliser des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban ou d’autres graphiques pour afficher l’avancement du projet, recherchez un outil qui dispose de fonctionnalités de visualisation intégrées. De plus, les solutions de haut niveau fournissent des graphiques et des diagrammes réunissant les indicateurs clés de performance.
- Création de rapports et tableaux de bord : le logiciel le plus avancé comprend des fonctionnalités de création de rapports qui vous permettent de faire apparaître des performances et des statuts de haut niveau en temps réel. Il permet également aux parties prenantes d’explorer de manière plus approfondie.
- Automatisation : trouvez un outil qui vous permet d’automatiser des tâches répétitives (demandes d’actualisation, rappels et approbations), sans que vous ayez à mettre en place des formules compliquées ou faire appel à l’équipe informatique.
- Appareils mobiles : votre outil doit être adapté aux appareils mobiles, afin que les membres de l’équipe puissent accéder à leur travail depuis n’importe quel appareil.
- Gestion des ressources : la gestion étroite de vos ressources est essentielle à la réussite de votre projet. Assurez-vous que votre solution de gestion de projets vous permette de spécifier les rôles du projet, d’attribuer des autorisations selon les rôles et d’ajuster la capacité en ressources en temps réel.
Comment choisir un logiciel de gestion de projets adapté à vos besoins
Le meilleur logiciel de gestion de projets est celui que votre équipe utilisera réellement. Pour lancer le processus de sélection, prenez le temps de prendre en compte vos besoins, la complexité de vos projets, votre budget, les exigences en termes de sécurité, les outils que vous utilisez actuellement et la taille de votre équipe ou de votre organisation.
De plus, vous devez identifier ce que vous souhaitez accomplir avec une solution logicielle. Pour obtenir des résultats, la solution logicielle peut notamment comprendre les capacités suivantes :
- Organiser et attribuer simplement des tâches de projet, créer des calendriers de projet et définir des alertes ainsi que des rappels automatiques.
- Créer des tableaux de bord et des rapports à partir de données existantes.
- Créer des processus et des flux de travail personnalisés. (Pour en savoir plus sur les fonctionnalités clés du logiciel de gestion de projets, rendez-vous ci-dessous.)
Ou peut-être un mélange de ces trois capacités. Quoi qu’il en soit, ayez une idée claire des problèmes que vous souhaitez résoudre, car ces informations vous aideront dans votre recherche.
Une fois que vous connaissez vos besoins et les résultats souhaités, tenez compte des facteurs suivants :
- Type de projets que vous gérez : certains outils sont adaptés à certains services ou secteurs, tels que la création ou l’informatique.
- Méthodologie de gestion de projets utilisée : si vous avez sélectionné une méthodologie de gestion de projets à suivre, vous aurez besoin d’un système adapté à cette méthodologie. De plus, certaines solutions comportent des outils intégrés, comme des diagrammes de Gantt ou des tableaux Kanban, qui peuvent être adaptés à votre méthodologie.
- Nombre de personnes qui ont besoin d’accéder au logiciel : déterminez le nombre de personnes qui auront besoin d’accéder au programme et le niveau d’autorisations dont ces personnes auront besoin (c’est-à-dire, les membres de l’équipe devront pouvoir modifier les données, tandis que les parties prenantes externes n’auront peut-être besoin que de les consulter).
- Documentation : identifiez si et comment vous devrez stocker de la documentation dans cet outil et quels types de fichiers l’outil devra prendre en charge.
- Budget : présentez le budget financier et le budget-temps que votre entreprise est prête à investir dans de nouveaux logiciels de gestion de projets.
- Résistance aux nouvelles technologies : tenez compte de toute résistance que votre équipe pourrait manifester à apprendre et à utiliser un nouveau programme. Recherchez une solution facile à mettre en place afin de limiter toute résistance.
Maintenant que vous connaissez les contraintes de base, il est temps d’entreprendre la recherche du logiciel. Posez les questions suivantes pour toute solution que vous envisagez de choisir :
- Dans quelle mesure l’outil est-il facile à utiliser et intuitif ?
- Combien de licences l’outil ou le plan prend-il en charge ?
- Les collaborateurs externes, qui n’ont peut-être pas de licence, pourront-ils consulter ou mettre à jour les informations stockées dans l’outil ?
- L’outil est-il flexible ? L’utilisateur final sera-t-il en mesure de créer des processus personnalisés si nécessaire ? Ou l’aide du service informatique sera-t-elle nécessaire ?
- L’outil peut-il générer des rapports ou des tableaux de bord partageables ?
- L’outil s’intègre-t-il à vos systèmes opérationnels existants ?
- Une formation ou l’assistance est-elle fournie avec la solution ? Combien de temps cette assistance est-elle disponible ? Quels sont les coûts supplémentaires ?
De plus, tenez compte de la stratégie à long terme lors de votre achat. Il faut du temps aux gens pour se sentir à l’aise avec tout nouvel outil. Réfléchissez donc au-delà de vos besoins immédiats et déterminez comment l’outil s’intégrera à vos processus et initiatives à plus grande échelle.
Consultez notre guide détaillé sur la façon de choisir le bon logiciel de gestion de projets pour en savoir plus.
Outils classiques de gestion de projets
Parmi les outils de gestion de projets les plus couramment utilisés on retrouve : les diagrammes de Gantt, les structures de répartition du travail (SRT) et les diagrammes de flux de travail. De nombreux logiciels de gestion de projets comprennent ces fonctionnalités, mais nous allons d’abord vous présenter les outils de base.
Diagrammes de Gantt
Un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projets utilisé pour la planification et l’établissement d’un calendrier de projets. Il s’agit simplement d’un diagramme chronologique en bâtons qui indique les dates de début et de fin de chaque tâche individuelle.
Les diagrammes de Gantt représentent visuellement la date de début, la date de fin et la durée de chaque tâche d’un projet afin d’afficher la durée estimée du projet dans son ensemble. Souvent, ils montrent également les interdépendances entre les tâches, ce qui fournit aux membres de l’équipe une compréhension visuelle de la façon dont le travail s’intègre dans la chronologie du projet.
Bien que vous puissiez utiliser un diagramme de Gantt statique et ajuster manuellement les dates, de nombreuses solutions logicielles de gestion de projets offrent une fonction de diagramme de Gantt ou un affichage sous forme de diagramme de Gantt. Cette option permet de modifier plus facilement les dates et les durées des tâches au besoin, et d’avoir une seule version du calendrier du projet afin que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Consultez notre guide complet sur les diagrammes de Gantt pour en savoir plus, et découvrez les avantages et les limites de leur utilisation.
Ressources supplémentaires
Tableaux Kanban
Un tableau Kanban est un tableau visuel qui affiche le statut des tâches en affichant les tâches dans des colonnes indiquant à faire, en cours et fait. Les tableaux Kanban sont principalement utilisés dans la méthodologie Kanban, mais toute équipe de projet peut les utiliser.
Les tableaux Kanban étaient initialement des « cartes » physiques placées dans des colonnes manuscrites. Les membres de l’équipe écrivaient chaque tâche sur une note collante et la déplaçaient dans les colonnes de statut à mesure que le travail progressait. Certaines équipes utilisent toujours des tableaux physiques pour surveiller le statut des tâches.
Les tableaux Kanban en ligne disposent des fonctionnalités classiques, mais sont plus clairs, sont accessibles en temps réel, et peuvent être facilement partagés avec et mis à jour par les membres de l’équipe.
Au-delà de l’affichage du statut des tâches, les tableaux Kanban peuvent vous aider à :
- Limiter le travail en cours (TEC) : avoir trop de travaux en cours réduit la productivité et crée des retards. En affichant clairement le nombre de tâches en cours, les tableaux Kanban vous aident à limiter le TEC.
- Optimiser l’efficacité : dans la méthodologie Kanban, l’efficacité est appelée flux. Les tableaux Kanban vous aident à identifier les goulots d’étranglement afin que vous puissiez y remédier et continuer à travailler de manière fluide et efficace.
Apprenez tout ce que vous devez savoir sur les cartes Kanban dans notre guide.
Ressources supplémentaires
Diagrammes PERT
Un diagramme des techniques d’évaluation et de révision de programme (PERT) est un outil visuel utilisé pour cartographier toutes les tâches d’un projet. Utilisez un diagramme PERT pour diviser un projet en tâches plus petites, identifier les interdépendances des tâches et estimer la durée du projet.
La fonction du diagramme PERT est similaire à celle d’un diagramme de Gantt, mais sa mise en place diffère. Plutôt qu’une frise chronologique droite qui indique les tâches sur un axe horizontale allant de gauche à droite, un diagramme PERT représente les tâches ou jalons plus importants sous forme de nœuds (généralement des cases ou des cercles) connectés par des flèches pour afficher leurs interdépendances.
Les diagrammes PERT sont le plus souvent utilisés dans les projets où le temps (et non le coût) est la ressource limitée. Vous pouvez utiliser un diagramme PERT pour estimer la durée d’un projet, trouver des zones de flexibilité et évaluer les retards qui pourraient survenir.
En savoir plus sur la différence entre les diagrammes de Gantt et PERT et comment créer votre propre diagramme PERT.
Structure de répartition du travail
Une structure de répartition du travail (SRT) est un outil visuel qui divise un projet en tâches plus petites et plus gérables, et les affiche dans une hiérarchie. Dans la gestion de projets, la SRT aide à définir et à suivre les tâches individuelles du projet.
Pour créer une SRT, commencez par le livrable ou l’objectif final du projet, puis divisez successivement le projet en parties plus petites. Continuez à diviser chaque partie du travail en éléments de travail plus gérables, jusqu’à ce qu’il ne vous reste plus que des tâches individuelles que vous pouvez ensuite attribuer aux membres de l’équipe.
Le principal avantage d’une SRT est qu’elle rend les projets plus gérables. De plus, vous pouvez utiliser une structure de répartition du travail dans l’estimation des coûts et l’établissement du calendrier, mais également pour définir des processus reproductibles pour les futurs projets.
En savoir plus sur la SRT dans notre guide et obtenez des modèles gratuits de SRT pour vous lancer.
Visualisations
Dans la gestion de projets, un outil de visualisation correspond à tout outil qui affiche des informations sur un projet (calendriers, rôles et responsabilités, budget, avancement, etc.) dans un format visuel. Les outils de visualisation pour la gestion de projets comprennent les diagrammes de Gantt et PERT, les infographies, les tableaux de bord, etc.
Représenter les données et les informations d’un projet d’une manière visuelle peut permettre de rationaliser la communication avec les membres de l’équipe et les parties prenantes du projet. De plus, les outils de visualisation peuvent vous aider à identifier les erreurs, les goulots d’étranglement ou les lacunes de votre plan de projet. Les outils de visualisation performants et efficaces présentent les données les plus importantes, ont un but clair et permettent de passer d’une vue d’ensemble à des informations plus détaillées.
De nombreuses solutions logicielles de gestion de projets peuvent créer des visualisations en se connectant directement à vos données. Cela permet de gagner du temps et d’assurer la mise à jour des visualisations. Pour en savoir plus sur la conception d’un tableau de bord de données, consultez notre guide.
Outils de productivité personnelle
Un outil de productivité personnelle est un outil que vous utilisez pour augmenter votre propre productivité. Il peut s’agir d’une simple liste de tâches à faire en ligne ou d’un logiciel de gestion des tâches plus sophistiqué.
Il existe une grande variété d’outils de productivité personnelle sur le marché aujourd’hui. Ils sont tous dotés de solutions pour vous aider à éliminer les distractions.
Par exemple, ces solutions incluent des outils qui désactivent les alertes et notifications, suivent votre temps, limitent votre utilisation de sites Web non professionnels ou organisent vos échéances.
Vous pouvez utiliser des outils de productivité personnelle dans le cadre de votre travail ou de votre vie privée en fonction de vos besoins.
Logiciel de gestion de projets facile à utiliser
Un logiciel simple de gestion de projets est destiné à vous aider à gérer n’importe quel type de projet. Il doit être assez intuitif pour qu’aucune formation ne soit nécessaire avant de commencer à s’en servir.
Un logiciel simple de gestion de projets vous permettra de mener les actions de base, notamment :
- Partager et collaborer avec les membres de l’équipe et les parties prenantes externes.
- Suivre les changements en temps réel afin d’éliminer les problèmes de contrôle des versions.
- Stocker la documentation des projets pour créer une source fiable.
- Créer des plans de projet détaillés, et planifier et attribuer des tâches de projet.
- Automatiser les tâches pour réduire le travail manuel et répétitif.
- Regrouper les données des projets dans des rapports et tableaux de bord simples et partageables.
- Gérer les ressources pour s’assurer que les bonnes personnes effectuent le travail.
Apprenez-en plus et commencez à utiliser un logiciel simple de gestion de projets.
Logiciel de planification de projets
Un logiciel de planification de projets vous permet de créer un calendrier détaillé de votre projet du début à la fin, d’en attribuer la propriété et de gérer les échéances.
En plus des fonctionnalités des logiciels de gestion de projets de base, recherchez les fonctionnalités suivantes dans les logiciels de planification de projets :
- Les diagrammes de Gantt qui vous permettront d’identifier facilement le chemin critique.
- Les notifications pour les échéances à venir, les changements apportés aux calendriers ou les mises à jour de statut.
- Les fonctionnalités de création de rapports et de tableaux de bord pour présenter l’avancement du projet.
- La flexibilité pour ajuster le calendrier au besoin.
- Une option d’affichage du calendrier classique pour consulter les projets plus longs.
- L’intégration à d’autres outils de calendrier, tels que Google Agenda, pour voir les échéances et la disponibilité des membres de l’équipe dans les applications.
En savoir plus sur les fonctionnalités à rechercher dans les logiciels de planification de projets.
Logiciel de gestion de portefeuilles de projets
L’objectif d’un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) est d’accroître la productivité en fournissant un espace unique pour gérer tous les aspects de votre portefeuille de projets, y compris la prise en charge et la priorisation des projets, la gestion des ressources, l’exécution et la création de rapports.
Recherchez des logiciels de PPM qui possèdent les fonctionnalités principales suivantes :
- Prise en charge et priorisation des projets : qu’il s’agisse d’un formulaire ou d’un autre mécanisme, votre solution de PPM doit vous permettre d’intégrer de nouveaux projets à votre file d’attente. Ensuite, elle doit vous alerter à mesure que de nouvelles demandes surviennent afin que vous puissiez classer et hiérarchiser ces demandes pour atteindre les objectifs stratégiques et vous assurer que vous abordez d’abord le travail le plus important.
- Gestion des ressources : obtenez de la visibilité sur l’ensemble des membres de l’équipe afin de pouvoir allouer correctement les ressources (planification des capacités pour les besoins futurs du projet, etc.). Assurez-vous que votre solution de PPM vous permet de suivre et de gérer les ressources directement, conformément à vos plans de projet.
- Exécution du projet : comme pour les logiciels de gestion de projets classiques, votre solution de PPM doit vous permettre de planifier, suivre et gérer tous les aspects du calendrier et du budget de votre projet en temps réel afin d’anticiper les changements et d’éviter les dépassements de coûts.
- Création de rapports : les solutions spécifiques à la PPM doivent fournir de la visibilité sur plusieurs projets à la fois. Regroupez les données individuelles des projets dans des rapports et tableaux de bord sophistiqués vous donnant un aperçu de l’ensemble du portefeuille. Vous devez également pouvoir partager ces rapports avec les cadres et les parties prenantes clés.
Consultez notre guide complet pour en savoir plus sur la PPM et comment choisir le logiciel adapté à vos besoins.
Logiciel de gestion des ressources
Les logiciels de gestion des ressources vous aident à gérer et programmer les ressources humaines au sein de votre organisation. Les logiciels de gestion des ressources améliorent la productivité en vous assurant que vous ne dépassez ou sous-allouez pas des ressources.
Parmi les meilleures fonctionnalités des logiciels de gestion des ressources on retrouve notamment :
- La possibilité de s’adapter à différents types d’équipes, de calendriers et de projets.
- Les tableaux de bord faisant apparaître la disponibilité des ressources de haut niveau, en contexte, avec les besoins du projet.
- Plusieurs niveaux d’autorisations afin que les membres de l’équipe n’aient accès qu’aux informations dont ils ont besoin.
- Le suivi facile du temps pour les membres de l’équipe afin qu’ils enregistrent leurs heures travaillées.
- La planification des capacités pour allouer des ressources dans le pipeline de projets.
- La création de rapports permettant de faire apparaître les données pertinentes afin d’identifier les tendances et de prévoir les besoins d’embauche.
Pour en savoir plus sur la gestion des ressources et obtenir des modèles gratuits, consultez notre guide pour débutant(e)s.
Logiciel de gestion des tâches
Un logiciel de gestion des tâches est une version simplifiée d’un logiciel de gestion de projets qui vous permet de suivre les tâches individuelles afin d’augmenter la productivité personnelle, de l’équipe et organisationnelle.
Recherchez les fonctionnalités suivantes dans les logiciels de gestion des tâches :
- Affectation des tâches et listes des tâches individuelles pour que le travail reste organisé.
- Plusieurs options d’affichage afin que les membres de l’équipe puissent afficher leurs listes de tâches de la manière qui leur convient.
- Fonctionnalités d’automatisation pour suivre facilement le statut des tâches (code couleur, notifications, etc.).
- Intégrations avec les outils que vous utilisez déjà afin que vous puissiez importer vos tâches et rester à jour sur l’ensemble des plateformes.
Consultez notre page de présentation pour en savoir plus sur les logiciels de gestion des tâches.
Logiciel d’automatisation du flux de travail
Les logiciels d’automatisation des flux de travail font référence à des outils qui automatisent les processus opérationnels afin de rationaliser les processus, d’éliminer les goulots d’étranglement et les lacunes des processus, et d’améliorer l’efficacité au sein d’une équipe ou d’une organisation.
Les fonctionnalités critiques des logiciels d’automatisation des flux de travail comprennent :
- La fonctionnalité si/alors qui vous permet de définir la logique de base pour déclencher les actions de l’étape suivante de votre flux de travail (par exemple, si une case est cochée comme terminée, alors un membre de l’équipe recevra une notification pour passer à l’étape suivante).
- La flexibilité qui vous permet de créer des processus uniques qui appuient le fonctionnement de votre équipe ou votre organisation.
- La fonctionnalité low code ou no-code qui permet aux équipes de mettre en œuvre la solution sans avoir besoin de l’aide de l’équipe informatique.
- Les notifications, rappels et mises à jour de statut automatiques qui permettent aux processus d’évoluer.
- Les pistes d’audit qui vous permettent de facilement enquêter sur les retards, les lacunes ou les goulots d’étranglement.
- Les intégrations avec des outils existants qui vous permettent d’extraire les données, les coordonnées et bien plus encore dans une solution de flux de travail harmonieuse, ne nécessitant pas d’effort manuel.
Les fonctionnalités de création de rapports qui permettent d’évaluer l’avancement du projet et les flux de travail eux-mêmes.
En savoir plus sur les avantages de l’automatisation des flux de travail et sur ce qu’il faut rechercher dans une solution logicielle.