La gestion des ressources est la gestion des personnes : principes, systèmes et plans

La gestion des ressources, une composante de la gestion de projet, est un processus conçu pour utiliser les actifs humains et tangibles (finances, matériaux et équipements) de manière efficiente, efficace et économique. Étant donné que l’objectif de la gestion des ressources est d’utiliser 100 % des ressources, il s’agit de l’un des processus les plus difficiles à contrôler, à maintenir et à réussir.

La gestion des ressources est l’art et la science d'organiser des ressources limitées, y compris les ressources humaines, pour mener votre projet à la fin. Vous pouvez utiliser des documents Word, des feuilles de calcul Excel ou des logiciels de gestion de projet (individuellement ou en combinaison) pour gérer un processus potentiellement chaotique. Quels que soient les outils que vous utilisez, vous devez maîtriser les ressources, du premier jour à la date d’achèvement prévue, pour être sûr de bien respecter les budgets et les échéances.

“Resource management is essential for long- or short-term projects of any kind, because the final deliverable is only as good as the team and assets you’ve assembled. The right team working on the project is fundamental to its success,” says Fiona Remley, business operations and program management expert and VP, Global Agency Delivery Services for Rational Interaction. “The team also needs to know that they are getting the right talent for each deliverable. For example, at our agency, hoping a designer can do illustration is just that: a hope. It isn't going to enable the designer to do the work the team requires. Finding and casting talent is an essential component of the resource manager’s skill set.”

“It’s important to have a clear goal in mind when developing any business process, particularly resource management,” says Alan Zucker, Founding Principal of Project Management Essentials LLC. Zucker applies over 25 years of experience working in Fortune 100 companies, and is a certified Project Management Professional (PMP) and Agile Professional (PMI-ACP).

La gestion des ressources consiste à « remonter » à partir de l'objectif final du projet et à créer un plan qui maximise, autant que possible, toutes les ressources, tant humaines que non humaines. Comme Stephen Covey l'a si bien dit, « commencez avec la fin en tête », affirme Zucker.

Heather Hunter, Vice President, Project Management at Edelman, develops project management processes, including strategic resource and staff planning, capacity planning, process development and implementation, and billability/utilization reporting management and planning. “Resource and project management involves many different moving parts, but the end goal is to support an excellent client experience for every project that meets budgetary expectations,” she says.

 

Les secteurs qui utilisent couramment la gestion des ressources sont les suivants : la fabrication à grande échelle, la construction, la haute technologie, les logiciels, la publicité, le marketing, la recherche et les services de conseil/professionnels. Dans les petites entreprises, les membres de l’équipe peuvent doubler ou tripler le nombre de leurs tâches pour gérer la charge de travail, tandis que dans les grandes entreprises, les responsables peuvent être en charge de la coordination des domaines spécifiques de responsabilité.

La liste suivante comprend différents types de gestion des ressources et certains modèles pour vous aider à démarrer :

• Gestion des ressources : Les responsables des ressources tracent la voie qui guide les ressources vers les bons endroits, parfois des mois ou des années à l’avance. Les responsables des ressources travaillent généralement en collaboration avec un PMO (bureau de gestion de projet) et ses chefs de projet afin d'examiner les coûts, la disponibilité des ressources et les échéances, tout en pilotant le déploiement optimal des ressources humaines sur les projets. Dans de nombreuses organisations, les chefs de projet jouent également le rôle de gestionnaires de ressources. Pour en savoir plus sur la gestion des ressources à grande échelle, veuillez consulter « Transformer votre entreprise grâce à la planification des ressources d’entreprise ».
• Gestion de projet : Les chefs de projet contrôlent les tâches et les équipes pour atteindre des objectifs prédéterminés dans des séquences et des délais clairement définis. Lorsqu'une organisation dispose d’un PMO, elle définit et maintient des normes que les chefs de projet doivent suivre. Les normes du PMO sont souvent alignées sur les directives relatives aux meilleures pratiques dans le Guide du corpus des connaissances en management de projet (PMBOK) du Project Management Institute (PMI). Pour obtenir des outils et des conseils gratuits, consultez ces ressources de gestion de projet et ces solutions marketing.
• Gestion des ressources humaines : Les individus constituent la ressource principale de toute entreprise, et le recrutement et la gestion de membres de l’équipe qui « s’adaptent » est très important sur le plan stratégique et tactique. La gestion des ressources humaines traite du recrutement et de la sélection des bonnes personnes, en leur offrant une intégration appropriée, un développement des évaluations de performance et une rémunération et des avantages sociaux. La gestion des ressources humaines s’intéresse également à la motivation du personnel, à la sécurité et au bien-être, ainsi qu'à la conformité aux réglementations en matière de droit du travail. Les responsables des ressources humaines et les équipes évoluent au-delà d’un poste traditionnel axé sur les tâches vers un rôle organisationnel plus stratégique. Pour en savoir plus, veuillez consulter « Gestion des ressources humaines 101 : fonctions, politiques et procédures » et «  Bienvenue dans la révolution des RH : gestion stratégique des ressources humaines ».
• Gestion des ressources naturelles : Il s'agit de l’administration des ressources telles que les terres et les sols, l’eau, les plantes et les arbres, afin qu’elles soient disponibles pour les générations futures.
• Gestion des ressources financières : Il s’agit de la gestion de l'aspect financier dans son ensemble, y compris les actifs (trésorerie, actions, obligations, etc.) et les dettes (comme les prêts).
• Gestion des actifs d’entreprise : Il s’agit de diriger les actifs financiers d’une entreprise, comme une société ou un organisme à but non lucratif.
• Gestion des actifs publics : Il s'agit de gérer les fonds d’un gouvernement, comme une ville, une région, un état ou un pays.
• Gestion des actifs numériques : Il s'agit de maintenir le stockage et la sécurité des éléments numériques (par exemple, documents d’entreprise, médias).
• Gestion des installations : Cela est lié à l’exploitation de bâtiments tels que les bureaux, les centres de données, les entrepôts et les hôpitaux.
• Gestion des infrastructures : Bâtiment, exploitation et maintenance de structures comme les routes, les ponts, les réseaux électriques et les égouts.
• Gestion des stocks : Il s'agit de maintenir les stocks d’une entreprise afin de maximiser la rentabilité et la satisfaction des clients.
• Gestion des services informatiques : Il s'agit de superviser les actifs et services des technologies de l’information pour une organisation, souvent par un tiers via un accord de niveau de service.

La gestion des ressources est un processus continu qui exige un suivi et un ajustement constants en fonction de la disponibilité des ressources, des exigences de différents projets et des changements de priorités. En suivant les pratiques ci-dessous, vous pourrez rendre la gestion des ressources plus efficace :

• Créez un réservoir de ressources centralisé pour aider à l'allocation des celles-ci entre les projets et soutenir une approche commune afin de hiérarchiser les projets et le travail.
• Suivez l'allocation et la disponibilité des ressources tout au long de la vie de chaque projet afin d’optimiser l’utilisation des ressources et d’éviter les retards.
• Suivez non seulement les ressources humaines, mais aussi les ressources financières, les stocks et les ressources matérielles.
• Maintenez les compétences et les forces de chaque ressource humaine à jour au fur et à mesure que les ensembles de compétences évoluent, afin de vous assurer que ces ressources sont utilisées efficacement et de contribuer au nivellement des ressources.
• Ne sur-allouez pas les ressources, car cela permettra de limiter les opérations multi-tâches et l’épuisement.
• Planifiez la disponibilité des ressources limitées afin d'éviter qu'elles ne soient trop sollicitées.
• Hiérarchisez les tâches et les projets, puis allouez stratégiquement les ressources pour soutenir les ICP et vous aligner sur les besoins de l’entreprise.
• Déterminez quelles ressources seront en pénurie à l’avenir et prévoyez de les augmenter.
• Soutenez différents styles de travail au sein de l’organisation afin d’accroître l’efficacité.
• Assurez-vous que le temps non consacré au projet est surveillé afin d'éviter la sur-allocation des ressources et les retards dans le travail.
• Gardez les actifs les plus précieux satisfaits et productifs.
• N’oubliez jamais que les ressources humaines sont des personnes qui ont besoin d’un sentiment de stabilité et de sécurité, d’une rémunération adaptée en fonction de leurs performances et des possibilités d’avancement.

Dans un article de recherche intitulé « Relation entre les pratiques de gestion des ressources humaines, la stratégie d’entreprise et les résultats de l’entreprise : secteur de l’industrie des services de Chine », les auteurs, Nausheen Syed, Lin Xiaoyan, Syed Kamran Ajmal et Khan Mansoor Shaukat, posent les hypothèses suivantes :

• Les pratiques de gestion des ressources humaines sont étroitement liées aux performances des entreprises de services.
• Il existe une association étroite entre les pratiques de gestion des ressources humaines et les stratégies commerciales des entreprises de services.
• L’orientation stratégique est liée à une performance plus élevée de l’entreprise.
• L’intégration des pratiques de gestion des ressources humaines aux stratégies d’entreprise sera liée aux performances des entreprises de services de manière significative et positive.

En utilisant des données recueillies lors d'études auprès d’entreprises en Chine, les chercheurs ont ainsi pu montrer que l’utilisation de pratiques telles que l'allocation stratégique des ressources, le fait de garder des actifs précieux satisfaits et de fournir des possibilités d’avancement conduisent à une performance organisationnelle accrue.

Dans leur livre Evaluation Center in Human Resource Management, George C. Thornton III et Deborah E. Rupp exposent les fonctions de haut niveau d'un programme solide de gestion des ressources humaines. Bien que l’objectif principal du livre soit d’utiliser des centres d’évaluation dans le processus, ces catégories s’appliquent à la gestion des RH en général.

• Recrutement : Recherchez des personnes susceptibles d'occuper des postes vacants (à la fois actuels et à venir).
• Sélection : Choisissez les candidats les plus qualifiés parmi ceux recrutés.
• Affectation : Attribuez à chaque candidat engagé le poste le mieux adapté à ses compétences et capacités.
• Formation et développement : Donnez aux personnes les outils, les compétences et la formation dont elles ont besoin pour réussir et avancer.
• Évaluation des performances : Évaluez les réalisations et les compétences des personnes, et préparez un plan pour améliorer celles qui font défaut.
• Développement organisationnel : Apportez des modifications à la structure organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la productivité.
• Planification des ressources humaines : Assurez-vous qu’il y aura suffisamment de personnes disponibles à l’avenir.
• Promotion et mutation : Déplacez les individus vers de nouveaux postes à mesure que leurs compétences et les besoins de l’organisation évoluent.
• Licenciements : Le processus de réduction des effectifs n’est pas agréable, mais il doit être pris en compte lorsque les événements extérieurs ou les changements de priorités font que les employés sont trop nombreux ou que leurs compétences ne répondent plus aux besoins de l'organisation.

Les modèles ci-dessous aident à créer une structure permettant de suivre le déploiement des ressources. Vous pourrez voir la disponibilité et l'allocation des ressources, et suivre les cas de sur-allocation.

« Nous surveillons l’utilisation et la facturabilité des équipes ainsi que le niveau des compétences du personnel, ce qui permet de déterminer la capacité », explique Hunter. « Nos équipes sont principalement basées sur des projets. Les outils que nous utilisons sont donc importants pour gérer notre utilisation quotidienne et notre équilibre des charges, et pour rester sur la bonne voie. « Nous utilisons des données pour déterminer les taux d’utilisation. Les partenaires de gestion de projet suivent de près les données grâce aux rapports financiers pour s'assurer que nos recettes et notre utilisation prévus sont conformes aux objectifs.

La gestion efficace des ressources nécessite de réunir de nombreux outils, techniques, principes et disciplines différents, qui sont évoqués ci-dessous.

• Planification des ressources : Commencez par créer une liste détaillée de chaque ressource, humaine et non-humaine, dont vous avez besoin pour mener à bien le projet. Impliquez les membres de l’équipe dans le processus, car certains aspects du projet peuvent nécessiter des ressources que vous ne connaissez pas. Il est préférable de planifier tous les éléments possibles et de ne pas les utiliser, plutôt que de sous-estimer vos besoins, et finir par vous enliser et payer des frais supplémentaires à la dernière minute. À bien des égards, la planification des ressources est synonyme de planification financière.
• Estimation et prévisions : La perfection est presque impossible à atteindre dans la gestion des ressources, mais vous devez toujours la viser. Une fois que les priorités du projet ont été clarifiées, prenez le temps nécessaire d’estimer les dates et le budget du projet. Consultez les projets terminés, y compris ce qui ne se sont pas bien déroulés, pour vous aider à élaborer des prévisions et des estimations raisonnables. De plus, bien que vous deviez écouter votre direction, les estimations et les prévisions doivent être réalistes, et non simplement s’adapter aux objectifs de votre hiérarchie ou à des délais irréalisables. Mettez à jour périodiquement les estimations afin de refléter les changements tels que les nouvelles décisions, les changements de ressources et l’impact de ces changements sur le projet au fur et à mesure qu’ils se produisent.

Le fait de garder un œil sur tous les éléments mobiles d’un projet garantit que vous en contrôlez la durée, les tâches, les risques et les changements. La représentation visuelle des données au même endroit facilite la transparence et la communication avec les membres de l’équipe, et permet de respecter les calendriers et les budgets approuvés.

‌‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord pour la gestion de projet - Excel

• Répartition et hiérarchisation des ressources : Utilisez votre liste initiale de planification des ressources pour évaluer chaque élément et lui donner un ordre de priorité. C’est à vous d’identifier les ordres de priorité pertinents pour votre projet et votre entreprise. Ce processus de hiérarchisation compare l’urgence relative et l’importance des exigences pour composer avec les ressources limitées du projet. Une hiérarchisation attentive garantit que les exigences les plus critiques soient immédiatement traitées si les délais ou les budgets changent.
• Matrice d'affectation des responsabilités : Une fois que vous hiérarchisez les ressources nécessaires, définissez les personnes qui seront responsables de la tâche ou de l’achèvement global du projet à l’aide d’une matrice d'affectation des responsabilités (RAM). Utilisez la matrice pour clarifier les rôles et les responsabilités dans le périmètre du projet. Les matrices RAM sont souvent représentés par de simples diagrammes RACI (responsables, responsables, consultés et informés). Les diagrammes peuvent être créés en nommant la personne ou le rôle. Découvrez-en plus dans « Un guide complet de gestion de projet pour tout ce qui concerne la matrice RACI ».
• Sur-allocation des ressources : La sur-allocation fait référence au fait qu’un membre de l’équipe ne peut pas terminer sa tâche dans le délai prévu. Cela peut conduire à des coûts d’heures supplémentaires, ou dans le pire des cas, faire échouer le projet. L’équilibre des ressources est essentiel, alors surveillez la charge de travail de votre équipe tout au long du cycle de vie du projet, et ce, de manière régulière voire quotidienne.

Un histogramme des ressources est une représentation visuelle de l’équipe du projet. Le fait de visualiser le statut dans ce format permet d’éviter la sur-allocation. Si vous constatez une certaine inquiétude chez une des ressources, prenez des mesures et attribuez les tâches à un membre de l’équipe avec une charge de travail plus légère. Ce modèle associe une feuille de contrôle hebdomadaire à un histogramme pour une représentation graphique de l'état de la gestion et de l'allocation des ressources. Adaptez le modèle à vos besoins spécifiques en matière de ressources humaines, d’approvisionnement, d’équipement ou autres. Saisissez les données, et l’histogramme se créera automatiquement pour une analyse plus approfondie.

‌‌ Téléchargez le modèle d’histogramme des ressources - Excel

• Interdépendance et planification des ressources : L'interdépendance des ressources fait référence à une dépendance excessive à l'égard d'une équipe pour accomplir le travail fondamental, ce qui s'avère particulièrement négatif si s'agit d'une ressource externe. L’interdépendance des ressources peut conduire à des sauvegardes et à des pénuries de ressources. Vous pouvez atténuer les problèmes en répartissant les tâches entre plusieurs ressources, ou en mettant en place des plans d’urgence si les ressources ne sont pas disponibles. Étant donné que les membres de l’équipe travaillent probablement sur plusieurs projets, il est important de tous les prendre en compte pour gérer efficacement les ressources. Pour en savoir plus sur les modèles de planification qui fournissent de la visibilité sur la capacité de l’équipe, veuillez consulter « Modèles gratuits de planification du travail pour Word et Excel ».
• Nivellement ou lissage des ressources : Le nivellement des ressources, également appelé lissage des ressources, fait partie du numéro de jonglage de la gestion des ressources. Cela signifie que vous connaissez et gérez la disponibilité des ressources dans un seul projet ou plusieurs projets. Vous pouvez prolonger les délais prévus pour des tâches spécifiques, éviter de sur-allouer ou sous-allouer les membres de l’équipe, et prévenir l’épuisement de l’équipe.
• Taux d’utilisation : Ce nombre vous indique exactement quel pourcentage des ressources en temps d’un membre de l’équipe est basé sur le temps que vous lui avez alloué. L’objectif est de travailler à plein régime afin de ne pas perdre de temps (ou d’argent). Pour calculer le taux d’utilisation, prenez le nombre d’heures travaillées par ressource par rapport au nombre total d’heures disponibles dont elle disposait pour effectuer son travail. Par exemple, si une consultante travaille 80 heures sur 100 heures disponibles, elle a un taux d’utilisation de 80 %. Par conséquent, les heures de travail de la consultante peuvent nécessiter un ajustement, car elle n’a pas travaillé à un taux d'utilisation de 100 %.

Avec autant d’éléments à prendre en compte, il est utile d’avoir des techniques permettant de contrôler davantage les projets. Vous trouverez ci-dessous quelques outils et stratégies utiles pour vous aider dans votre tâche.

Diagramme de causes et effets : Lorsque les choses ne se passent pas comme prévu au cours d'un projet, vous devez identifier la source du problème pour en tirer les enseignements et trouver une solution. Pour en comprendre la cause profonde, vous pouvez utiliser le diagramme de causes et effets (aussi appelé diagramme d’Ishikawa) inventé par le Dr Kaoru Ishikawa, un expert japonais en contrôle de la qualité.

Cet exercice permet aux équipes d'éviter les solutions qui ne font que traiter les symptômes d’un problème beaucoup plus large. Il peut être utilisé si les essais et erreurs sont trop chronophages, si le problème est très complexe, si vous souhaitez comprendre les causes profondes, ou si les causes potentielles d'un problème sont nombreuses. L’un des avantages de l’utilisation d’un diagramme de causes et effets est la mise en page visuelle, qui permet de compiler et visualiser facilement les informations, et de voir les relations entre les différents éléments.

‌‌ Téléchargez un modèle de diagramme de causes et effets - Excel

Complexité, flexibilité et planification de l’inconnu : Remley affirme que la gestion de l'inconnu constitue la norme de la gestion des ressources, et que les responsables doivent être flexibles et capables de traiter la complexité.

« Par exemple, malgré les meilleures efforts de l’équipe du service client, il est impossible d'évaluer tous les éléments livrables pour un contrat de six ou douze mois. Même si une partie du périmètre du contrat est un plan de dotation en personnel, nous ne pouvons pas nous assurer qu'il s'agit des bonnes ressources avant le début du travail », explique-t-elle. « Nous avons déterminé que nous allions recruter 50 % des employés au démarrage du contrat, avec 25 % de postes supplémentaires au fur et à mesure de l'augmentation du travail. Les 25 % restants du budget du plan de dotation en personnel est toujours réservé aux salariés occasionnels ou aux talents ayant des compétences uniques qui sont engagés pour la durée du livrable uniquement.

Gestion des risques : « La gestion des ressources comporte des éléments à risque élevé car il s’agit d’un problème auquel les agences sont confrontées tous les jours », explique Remley. « Les ressources sont « empruntées » à des équipes existantes pour travailler sur de nouveaux projets, des projets à grande visibilité, et de nouvelles affaires en permanence. Le responsable des ressources est donc obligé de « reconstituer » les équipes. Il y a beaucoup de négociations entre les équipes pour le même talent, et le responsable des ressources est au centre de cette négociation. Le service client doit souvent faire partie de cette négociation, car il peut exiger des dates de livraison continues afin que le talent puisse passer d'un livrable à un autre.

Gestion du changement : Un projet peut apporter un changement sur le lieu de travail. Chaque jalon doit être évalué en fonction de ses impacts positifs et négatifs sur le projet lui-même et sur l’environnement de travail global. Mesurez et surveillez les impacts, puis indiquez-les aux sponsors des projets et aux membres de l’équipe. Les responsables des ressources font également partie du changement organisationnel, car les entreprises continuent d’innover dans les processus, les systèmes, les rôles et responsabilités du personnel, et intègrent la technologie pour plus d’efficacité.

Les ICP dans la gestion des ressources : « Une fois que l’objectif est bien compris, nous pouvons commencer à développer des processus pour atteindre l’objectif », explique Zucker. « Lors de la conception des processus, nous devrions demander : « Comment cette étape ou ce processus génère-t-il de la valeur ? » Il est important de se demander si ces métriques fournissent des informations exploitables. « Ces métriques ou ICP encouragent-ils les comportements qui s’alignent réellement sur l’objectif stratégique ? »

Zucker dit que les organisations de gestion des ressources créent souvent des métriques qui favorisent un comportement non adapté. « Par exemple, les cadres fixent comme objectif que les ressources soient entièrement allouées au travail de projet pour l'année », explique Zucker. « La plupart des projets ne peuvent durer que trois à quatre mois ; les responsables des ressources sont donc au courant de l’affectation actuelle et suivante prévue. Cependant, ils ignorent sur quel projet les ressources travailleront dans un délai de huit ou neuf mois. Pour paraître conformes aux objectifs de l’organisation, ils peuvent affecter des personnes sur des projets fantômes simplement pour s’assurer qu’ils ne sont pas licenciés ou réaffectés.

Remley s'occupe de la dotation en personnel. « Les ICP pour la gestion des ressources diffèrent selon le type d’engagement. Pour les contrats de grande envergure, il s’agit d’auditer l’utilisation de l’équipe mandatée afin de s’assurer qu’elle fournit les résultats escomptés », explique-t-elle. « L’exactitude des rapports d’utilisation peut constituer un ICP. À l’inverse, si l’équipe gère plusieurs projets individuels, les ICP peuvent être axés sur le contrôle des coûts du personnel temporaire. Une gestion efficace des ressources consiste à connaître les différents types d’équipes requises et à cartographier les compétences de ces équipes. Lorsqu'il s’agit de recruter des salariés occasionnels, cela revient à trouver le bon talent au bon prix afin que l’agence puisse tenir ses promesses et rester dans les marges bénéficiaires. Si le personnel temporaire facture 150 $ pour une heure et que vous ne pas facturer un montant supérieur à votre client, le talent travaille efficacement à perte, ce qui n’est pas optimal. »

Compétences générales et motivation du personnel : La plupart des « ressources » sont des personnes, et ces dernières sont en fin de compte responsables d’un projet réussi. « Les chefs de projet et de ressources doivent faire preuve d'une grande maîtrise de la négociation au fur et à mesure qu’ils naviguent entre plusieurs équipes de gestion de projet qui (bien sûr) considèrent chacune que leur projet constitue la priorité la plus élevée », explique Remley. « Le responsable doit équilibrer les besoins (souvent contradictoires) de chaque équipe et de chaque projet et établir une ligne de conduite. Parfois, le succès revient à ce que tout le monde soit ennuyé de la même manière, car les projets peuvent être dépriorisés afin d’accomplir tout ce qui doit être terminé auparavant.

Hunter est d’accord. Elle ajoute : « Les responsables des ressources doivent être aussi pragmatiques qu'empathiques. Les pressions viennent de tous les côtés et les priorités concurrentes nécessitent souvent que le responsable des ressources réduise l’encombrement émotionnel pour prendre la meilleure décision en faveur du travail, du client et de l’organisation ».

Appliquez Agile : Zucker, partisan d'Agile, pense que la méthodologie constitue un excellent outil de gestion des ressources pour les projets techniques et non techniques car il valorise les personnes. « Agile valorise la création d’équipes transversales et autonomes. Les équipes ne sont pas séparées afin qu’elles puissent devenir performantes », explique Zucker. « Le travail est hiérarchisé et l’équipe travaille sur le backlog produit en commençant par les éléments les plus importants. L’équipe est définie dans ce modèle. Le taux mensuel d’exécution est connu et constant. Ainsi, la planification et l’estimation des ressources sont très faciles dans la gestion de projet Agile. Il s’agit du nombre de personnes fois multiplié par leur taux mensuel. L’équipe demeure soudée aussi longtemps qu'elle a encore du travail à effectuer.

« Je n’ai pas d’astuces, seulement des années d’expérience et un désir d’élaborer un plan réaliste et qui fait appel à personnel composé de manière équilibrée, à la fois dans les niveaux et les compétences pour accomplir le travail », explique Hunter. « Les plans de gestion des ressources et de gestion de projet doivent être validés par toutes les parties prenantes, c'est pourquoi je trouve qu'il est essentiel de les soumettre à l'approbation des personnes responsables ».

Hunter a trouvé ce qui fonctionne pour son PMO. « Nous disposons d'un processus éprouvé et renouvelable qui intègre Smartsheet comme principal outil d'équilibrage de la charge au quotidien. Smartsheet permet aux équipes de tirer parti d'une solution en ligne facile à utiliser et qui maintient tout le monde informé de sa charge de travail. Nous utilisons des outils comme Smartsheet pour comparer les tâches prévues (allocations) par rapport aux efforts prévus permettant de s’assurer que les équipes sont correctement planifiées ».

Pour Remley, tout est une question de personnel. « Les principes clés de la rédaction d’un plan de ressources ou de talent sont de passer en revue tous les éléments du plan de programme et de vous assurer que vous avez l’équipe idéale pour mener à bien ce plan. Avez-vous besoin d’un personnel auxiliaire ? Y a-t-il des compétences clés qui ne sont pas disponibles en interne ? Serait-il judicieux d’externaliser certaines parties du projet ? Vous devez connaître tous les livrables pour vous assurer que vous disposez des compétences nécessaires. Si la campagne marketing dispose d’un site Web temporaire, exige-t-elle une interface utilisateur ? Votre contenu phare consiste-t-il en une vidéo ? Qui peut réaliser les storyboards nécessaires pour vendre le concept au client ? Voici ce qu’implique une gestion efficace des ressources : réfléchir à tous les éléments, et examiner tous ces éléments par rapport à l’ensemble des compétences de l’équipe interne ». Concernant les outils, elle ajoute : « Nous utilisons une combinaison de MS Project pour les plans de projet, de 10,000ft pour enregistrer l’utilisation, et de Power Bi pour suivre les coûts par rapport aux projets ».

Il existe de nombreux types d’outils et de systèmes qui aident les individus et les équipes à gérer les aspects multiples de la gestion des ressources, de la conception à l’achèvement. Vous pouvez créer le vôtre à l’aide d'Excel, ou choisir parmi les centaines de programmes disponibles, de solutions en ligne gratuites à des produits complexes d’entreprise. Ces systèmes sont conçus pour suivre le développement de projets à long terme en fournissant aux responsables et aux autres membres de l’équipe un point d’accès unique pour toutes les informations pertinentes.

Le meilleur logiciel comprend tous les éléments spécifiques à la planification, la budgétisation, la facturation, la gestion des stocks, la répartition des ressources humaines, la gestion des tâches (y compris l'affectation et le suivi des tâches jusqu'à la fin du projet), et le partage de fichiers. L’objectif principal est d’accroître l’efficacité de l’entreprise en fournissant une visibilité accrue du projet dès le début pour chaque membre de l’équipe.

10,000ft de Smartsheet est un puissant logiciel de gestion des ressources qui permet de gérer efficacement le qui, le quoi, et le quand des projets. Grâce à 10,000ft, vous pouvez plus facilement mettre sur pied la meilleure équipe pour un projet, respecter le calendrier et le budget des projets, et prévoir avec assurance les besoins de l'entreprise. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours et savent qui fait quoi, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui. Regardez une démo gratuite pour voir 10,000ft en action.