Tout ce que vous devez savoir sur les cartes Kanban

Kanban est un terme japonais : « kan » signifie « visuel » et « ban » signifie « carte ». Le terme Kanban peut finalement se traduire par « carte que vous pouvez voir ». Taiichi Ohno, père du système de production Toyota (TPS), est à l’origine du terme et du système de carte Kanban dans les années 1950 pour gérer le flux des pièces dans les lignes de production en juste à temps (JIT).

Encore utilisée aujourd’hui, l’inspiration pour Kanban a d’abord frappé dans une épicerie Piggly Wiggly aux États-Unis lorsque Ohno a remarqué que les rayons des magasins contenaient juste assez de produits pour répondre à la demande des acheteurs. Les rayons n’étaient réapprovisionnés que lorsqu’il y avait un endroit vide sur l’étagère. Cela lui a donné lieu l’idée de fournir des marqueurs visuels, la carte Kanban, afin de réduire les stocks inutiles et de trouver un moyen de mettre au jour les problèmes de flux de travail et de processus.

Le but de Kanban et des cartes Kanban

Kanban aide à créer des sites de travail réactifs dans des usines et d’autres organisations, à faciliter le contrôle de la qualité et à concevoir des sites de travail qui soutiennent la dignité humaine et permettent aux travailleurs de réaliser leur plein potentiel.

La « manière Toyota » ou Kanban a été adoptée et est toujours en cours d’évolution par des entreprises dans le secteur de l’automobile, ainsi que dans les affaires et les services, y compris dans la santé, les gouvernements et le développement de logiciels Agile, en fait, toute organisation qui veut continuellement s’améliorer.

Ohno a écrit trois livres dédiés à ses idées autour de « l’élimination complète du gaspillage » et de l’augmentation de la productivité : Système de production Toyota : Au-delà de la production à grande échelle et de la gestion des lieux de travail en 1988, et de la gestion des lieux de travail en 2007. Comme l’a dit Ohno, « pourquoi ne pas rendre le travail plus facile et plus intéressant afin que les gens n’aient pas à transpirer ? Le style Toyota n’est pas de créer des résultats en travaillant dur. C’est un système qui dit qu’il n’y a pas de limite à la créativité. Les gens ne vont pas chez Toyota pour « travailler », ils y vont pour « penser ». »

Dans le système américain Ohno s’appelle Lean, et il se concentre aussi sur la maximisation de la valeur des clients tout en minimisant le gaspillage. La « transformation Lean » est le terme utilisé pour caractériser les organisations qui utilisent le système pour gérer leur entreprise, du front office à la production. Pour accroître l’efficacité, les organisations Kanban et Lean utilisent des indicateurs de performance clés (KPI) ou des indicateurs pour suivre la performance et responsabiliser les individus et les équipes.

Dans le concept d’Ohno, les aspects émotionnels et psychologiques liés au changement sont gardés à l’esprit. C’est pourquoi il a établi un ensemble clair de garde-fous pour guider l’action, clarifier ce qui est nécessaire pour rendre un système efficace, et des moyens de responsabiliser les personnes qui y contribuent. Efficaces au fil du temps, ces idées sont incarnées dans les quatre principes de base et les six pratiques générales.

Les quatre principes de base de Kanban

Quatre principes fondamentaux de gestion du changement décrivent ce que vous devez penser ou comment vous devez penser pour gérer efficacement:

    1.    Commencez par ce que vous faites maintenant. La méthode Kanban ne dicte pas de processus spécifique. Cette méthode peut être utilisée pour examiner les processus existants, mais il n’est pas nécessaire d’apporter des changements radicaux immédiatement.

    2.    Acceptez de poursuivre des changements progressifs. De par sa nature, la méthode Kanban prend en charge les petits changements continus à tout système actuel en place. Les changements radicaux de grande envergure sont découragés parce qu’ils sont inévitablement confrontés à une résistance.

    3.    Respectez le processus, les rôles, les responsabilités et les titres en vigueur. Kanban n’interdit pas ou ne modifie pas de mandat et reconnaît que l’état actuel des organisations a de la valeur. Le changement incrémental de style Kanban crée un soutien plus large à la mise en œuvre, car les petites corrections sont plus acceptables que les modifications complètes du processus.

    4.    Encouragez les actes de leadership à tous les niveaux. Kaizen, ou un état d’esprit d’amélioration continue de tous les membres de l’organisation, est pris en charge. Le concept est que de grandes idées peuvent être générées par n’importe qui dans l’équipe, et pas seulement par la direction.

Les six pratiques générales de Kanban

Il existe également des pratiques qui décrivent ce que vous devez faire dans un système Kanban pour travailler de façon optimale vers un objectif:

    1.    Visualisez le flux de travail. C’est à ce moment que les cartes Kanban entrent en jeu. Une fois que vous avez réellement vu le travail, le nombre de demandes, le temps nécessaire pour répondre à une demande, qui fait les demandes, et les risques, vous pouvez prendre des mesures pour mieux les gérer individuellement et en équipe. Les cartes sont placées sur un tableau Kanban afin que tous les membres de l’équipe puissent suivre le flux de travail actuel.

    2.    Limitez le travail en cours (WIP, work in progress). C’est une pierre angulaire de Kanban. Limiter le WIP oblige l’équipe à se concentrer sur un nombre limité de tâches et de travaux à accomplir. Cela met en évidence les endroits où le travail est entravé pour la livraison avant qu’une situation ne devienne critique.

    3.    Gérez les flux. En se basant sur les données recueillies sur le temps de cycle et d’autres indicateurs convenus, et en utilisant des informations sur l’état actuel du travail sur le tableau, Kanban aide à suivre et gérer visuellement les tâches afin de fournir une valeur maximale.

    4.    Expliquez clairement les politiques. Les équipes Kanban travaillent ensemble pour créer des règles de base sur les flux de travail pour différents éléments, quand déplacer un élément dans la ligne suivante, et comment noter et gérer les tâches de travail bloquées. Ces éléments sont marqués près du tableau, et l’équipe travaille à l’amélioration.

    5.    Mettez en œuvre des boucles de feedback. La plupart des équipes Kanban font des réunions de mise à jour quotidiennes devant leur conseil d’administration de Kanban, où elles discutent des moyens d’améliorer la livraison des tâches et le processus global, et des points de gaspillage identifiés.

    6.    Collaborez pour l’amélioration, évoluez expérimentalement. Un système Kanban met en lumière les domaines qui appellent à l’amélioration. Une fois le problème mis en évidence, les groupes de travail développent un moyen de le résoudre, émettent des hypothèses et testent des solutions.

En utilisant ces mêmes principes et pratiques générales, Kanban est utile dans de nombreux domaines d’activité : la gestion de projets marketing, les ressources humaines, la direction stratégique et exécutive de l’organisation, la gestion des tâches personnelles et les équipes d’audit.

Pour réussir, l’équipe doit souscrire au système. Tout le monde doit gérer ses tâches conformément aux normes définies et suivre ces règles avant de remettre les tâches à la prochaine personne ou à l’équipe suivante. De plus, il est essentiel de tenir les informations Kanban à jour et facilement accessibles pour chaque membre de l’équipe. C’est pourquoi les tableaux Kanban numériques et en ligne sont logiques : vous pouvez y accéder à tout moment, n’importe où, et vous tenir à jour instantanément sans avoir à compter sur des cartes physiques et des mises à jour manuelles.

Pensez à la conception de la carte Kanban dans les deux catégories : les cartes physiques ou analogiques, et les cartes numériques qui sont développées et utilisées dans un environnement en ligne.

Carte Kanban physique

Carte Kanban numérique

Que vous créiez un tableau Kanban physique ou virtuel, les étapes sont similaires, bien qu’elles puissent être plus élaborées en fonction du type de projet et de la taille de l’équipe. La chose la plus importante à retenir est que vous documentez les étapes de votre processus et que vous les superposez à votre processus existant. Il y a toujours des choses que vous faites et qui fonctionnent. Il n’est pas nécessaire de repartir de zéro et de perdre des choses qui fonctionnent déjà. Kanban est une question d’amélioration progressive, de sorte qu’il y a un risque minimal de l’appliquer dans le cadre de votre voyage d’amélioration. Voici comment commencer :

Étape 1 : Visualisez votre travail
    •    Divisez chaque étape du début à la fin et créez une voie, ou une colonne pour chaque étape.
    •    Notez les tâches séparément sur une carte virtuelle ou physique.
    •    Appliquez un code couleur différent selon les types de travail pour une visualisation plus facile.
    •    Les tâches passent de gauche [à faire] à droite [fait].

Étape 2 : Limitez le travail en cours (WIP, work in progress)
    •    Avec une capacité à 100%, moins de travail est réalisé. Qu’un projet soit simple ou complexe ou que l’équipe soit composée de deux ou cent personnes, il y a une limite à la quantité de travail qui peut être en cours à la fois tout en maintenant l’efficacité.
    •    Mettez des limites aux colonnes dans lesquelles le travail est effectué.
    •    L’objectif des limites du WIP est de fluidifier les flux de travail et d’éliminer le gaspillage.

Étape 3 : Adaptez, surveillez et améliorez
    •    L’amélioration doit toujours être basée sur des mesures objectives, alors trouvez et appliquez de bons indicateurs.
    •    Utilisez les données pour ajuster votre processus afin de maximiser le flux et l’efficacité.

Grâce à ces étapes, vous pourrez identifier où vos éléments doivent être ajustés, et ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre groupe de travail.

L’une des questions fondamentales de la conception du système Kanban est de décider du nombre de cartes à utiliser. Dans les systèmes « push » (pousser), où le matériel ou les idées sont déplacés pour respecter un calendrier, le travail peut être forcé en aval, que ce partenaire soit prêt ou non. Le « push » peut également causer de la congestion, qui augmente de façon exponentielle à mesure que de plus en plus d’éléments entrent dans la file d’attente. Un système « pull » (tirer), comme Kanban, encourage la coopération, élimine la surproduction, la sous-production, limite le travail en cours, et contrôle l’inventaire. Cette même idée s’applique au travail de connaissance et au développement de logiciels.

Il existe des formules, qui sont habituellement appliquées dans des installations de type production qui surveillent l’inventaire, qui peuvent être utilisées pour aider à prendre la décision quant au nombre de cartes Kanban requises.

Voici un exemple de formule, du cours MBA sur la production et la gestion des opérations à l’Université RAI :

Y = Nombre de cartes
D = Demande par unité de temps
T = Délai
C = Capacité du conteneur
X = Tampon, ou facteur de sécurité

Les groupes de travail doivent déterminer combien de cartes Kanban sont nécessaires pour gérer efficacement un processus, cette quantité peut varier en fonction du type de projet, de sa complexité et du nombre de membres de l’équipe. Étant donné que Kanban consiste à apprendre ce qui fonctionne le mieux, même établir le nombre de cartes à utiliser est un processus évolutif. Le processus en trois étapes abordé précédemment est un bon moyen de découvrir le nombre de cartes Kanban nécessaires.

Lorsque vous utilisez des cartes physiques pour suivre le processus Kanban, vous avez besoin d’un moyen de les afficher afin que vous, si vous travaillez seul, ou que votre équipe puisse voir le statut du processus. Les détenteurs de cartes sur les tableaux Kanban doivent permettre aux cartes de se déplacer facilement pour suivre l’avancement du travail. Il existe de nombreuses façons d’afficher les cartes d’inventaire Kanban pour suivre l’inventaire, les tâches d'étape, et bien plus encore. Voici quelques exemples :

Systèmes de corbeille Kanban. Dans les systèmes de support à deux et trois corbeilles, principalement utilisés pour suivre l’inventaire, les éléments sont réapprovisionnés dans une ligne de production ou un paramètre d’approvisionnement. Un travailleur retire les tâches de la corbeille numéro un, et une fois vide, la carte Kanban ou la corbeille entière (si la carte est fixée définitivement) est terminée. Le travailleur retire ensuite les éléments de la deuxième corbeille pendant que l’ordre de réapprovisionnement de la première est passé. Dans un système avec troisième corbeille, une corbeille est l’inventaire et est conservée à l’emplacement du fournisseur.

Porte-cartes et racks Kanban. Souvent utilisés dans les environnements de traitement des matériaux, les porte-cartes et les racks, généralement montés au mur, facilitent le flux des projets et des communications. Au lieu des cartes de signal qui représentent la demande ou la capacité, le tableau utilise des aimants, des puces en plastique, des rondelles colorées ou des notes collantes pour représenter les éléments de travail. Chacun de ces objets représente un élément d’un processus de production ou de savoir au fur et à mesure qu’il se déplace autour du tableau.

Tableaux Kanban. Représentés à l’origine sous forme de bulletins ou de tableaux blancs, les tableaux Kanban suivaient les trois domaines principaux du flux de travail : « à faire », « en cours » et « fait » (ou une variation de ces termes). Beaucoup de gens continuent de travailler de cette façon puisqu’il fournit un bon visuel de l’endroit où se trouve votre projet et où il se dirige.

Pour la plupart des chefs de projet d’aujourd’hui, un tableau blanc est trop limité, surtout lorsque le travail est effectué à distance. Le moyen le plus récent et le plus efficace de « tenir » les cartes Kanban, en particulier pour les projets complexes ou dématérialisés, consiste à utiliser un tableau Kanban en ligne ou numérique à l’aide d’une application pour représenter des tableaux blancs virtuels.

Grâce à un tableau Kanban en ligne, vous pouvez utiliser l’écran de votre appareil pour visualiser, gérer le flux de travail et collaborer en temps réel avec votre équipe. Les tableaux Kanban en ligne émulent le modèle de tableau blanc ou de tableau d’affichage à l’aide d’applications, mais ils fournissent bien plus : flexibilité, travail plus rapide, clarté et transparence. Kanban peut être utilisé pour gérer toutes sortes de tâches et vous aider à :

• visualiser le travail en cours (WIP)
• voir les goulets d’étranglement et les obstacles et décider comment les supprimer
• améliorer la communication avec l’équipe
• donner aux équipes les moyens d’autogestion du travail
• inspirer la collaboration en équipe

Les tableaux et modèles Kanban en ligne et dans le cloud peuvent être facilement personnalisés pour répondre aux besoins de n’importe quel flux de travail. Vous pouvez modifier la façon dont vous désignez des colonnes ou des couloirs, et ajuster la carte Kanban en fonction de votre projet. Si vous êtes sur le marché pour une solution Kanban numérique, vous pouvez facilement en savoir plus sur le choix de la meilleure application Kanban pour vos besoins. Et si vous pensez à Kanban en ligne, vous êtes probablement membre d’une équipe de développement de logiciels Agile, les utilisateurs les plus courants des tableaux numériques.

À l’instar du « père » de la fabrication de Kanban, Taiichi Ohno, il y a un « père » d’un autre type de Kanban, qui a utilisé les principes pour appliquer le même modèle d’amélioration évolutive et continue au travail de connaissance et au développement de logiciels. Le consultant en gestion David J. Anderson a aidé le groupe Team Server de Microsoft à créer un système qui visualise et limite le travail en cours dans le développement de logiciels et le travail des technologies de l’information (informatique). Selon Anderson, « Kanban n’est pas une méthodologie du cycle de vie du développement de logiciels ou une approche de la gestion de projet. Pour que Kanban puisse être appliqué, un certain processus doit déjà être en place pour être progressivement modifié. »

Le développement de logiciels Lean (LSD) a adopté les principes Kanban et Lean, qui ont été décrits par Mary et Tom Poppendieck dans leur livre, Lean Software Development. Comme le processus de développement de David J. Anderson, ses principes sont proches de ceux de Kanban :

1. éliminer le gaspillage
2. amplifier l’apprentissage
3. décider le plus tard possible
4. livrer le plus vite possible
5. responsabiliser l’équipe
6. renforcer l’intégrité

Aujourd’hui, les méthodes Kanban sont largement utilisées dans le LSD et d’autres travaux de connaissance réalisés dans des environnements Agile.

Le terme Agile a été imaginé pour la première fois en 2001, dans le Manifeste pour le développement de logiciels Agile, écrit par dix-sept développeurs de logiciels indépendants. Approche itérative et flexible, les méthodes Agile permettent aux équipes de segmenter le processus de développement en éléments gérables afin que les changements soient plus faciles à faire au fur et à mesure que le travail avance et que l’ensemble du projet de développement ne soit pas mis à l’arrêt.

La capacité d’accepter les changements progressifs, de rendre les tâches et les progrès transparents, et de s’adapter est la raison pour laquelle les chefs de projet aiment utiliser un tableau Kanban pour la gestion de projet. Bien que les équipes Agile aient probablement besoin de plus d’options que ce qu’offre une méthode Kanban de base (à faire, en cours et fait), la nature adaptative de Kanban signifie qu’il peut être facilement adapté aux besoins de votre projet. Les tâches et flux de travail plus complexes peuvent être présentés visuellement sur un tableau Kanban physique ou numérique à l’aide de combinaisons de chemins verticaux et horizontaux et en appliquant un codage couleur pour identifier les types de cartes.

L’une des utilisations les plus importantes de Kanban dans le développement Agile est les limites qu’il impose au travail en cours. Grâce à la possibilité de suivre visuellement les retards dans le travail, quel que soit la voie, vous pouvez prendre des mesures visant à imposer des limites prédéterminées pour le nombre maximal d’éléments autorisés dans une voie afin que le travail reste fluide.

De nombreuses équipes Agile profitent aujourd’hui des applications pour rationaliser davantage leurs projets. Les applications facilitent le partage et la mise à jour des informations, le suivi et l’amélioration des indicateurs d’amélioration continue, l’intégration aux outils déjà utilisés et le gain de temps. Il est essentiel de choisir le bon logiciel de gestion de projet pour atteindre les objectifs de votre équipe de travail de développement : découvrez comment choisir les bons outils agiles pour votre projet.

Structure faussement simple, Scrum est un sous-ensemble d’Agile. Créé par Jeff Sutherland en 1993, c’est aussi un modèle de développement de logiciels qui utilise l’itération. Il a été conçu pour gérer des logiciels complexes et le développement de produits, mais il fonctionne également bien pour tout domaine de travail complexe, sans rapport avec le développement de logiciels. Les itérations que Scrum utilise sont de longueur fixe. Ces itérations sont appelées sprint et durent une ou deux semaines, ce qui permet à l’équipe d’envoyer des logiciels à intervalles réguliers. À la fin de chaque sprint, une réunion est organisée avec les parties prenantes et les membres de l’équipe afin de générer les prochaines étapes.

Scrum suit un ensemble immuable de rôles, de responsabilités et de réunions. Par exemple, Scrum appelle à quatre procédures : planification de sprint, stand-up quotidien, démonstration de sprint et rétrospective de sprint. Ces procédures sont conçues pour motiver les améliorations et accélérer et renforcer l’engagement des membres de l’équipe à générer des changements positifs dans les attitudes et l’exécution. Bien que Scrum soit intrinsèquement plus structuré que Kanban, parce que Kanban peut être appliqué à n’importe quel processus, c’est un outil utile pour bien accomplir le travail. Au cours de chaque sprint, les équipes utilisent des outils visuels comme les tableaux Kanban pour montrer la progression et générer des commentaires, à la fois dans les couloirs verticaux et dans les couloirs horizontaux désignés pour différents types de travail.

Une chose que Kanban et les applications Kanban ajoutent à Scrum est la discipline des limites du travail en cours (WIP) pour empêcher ou rapidement éliminer les goulets d’étranglement afin que les projets avancent rapidement vers la livraison. Si cela ressemble à l’outil que vous cherchez pour améliorer votre processus Scrum, lisez Comment choisir le bon outil Scrum.

Le logiciel JIRA est un outil de développement personnalisable qui peut être adopté dans n’importe quelle pratique de développement Agile, Scrum, Kanban, ou une combinaison de méthodologies. Bien que de nombreux développeurs pensent qu’il s’agit d’un logiciel open source, il s’agit d’un produit propriété d’Atlassian. Plus qu’un simple « tracker de bogues », JIRA est utilisé pour suivre les problèmes. Il peut suivre les nouvelles demandes de fonctionnalités, les tâches d’administrateur système ou Scrum, ou toute autre fonctionnalité dont les utilisateurs ont besoin. JIRA peut également être utilisé pour gérer les tâches, désigner la priorité et faire passer les tickets de façon transparente dans le système. Dans ce contexte, JIRA est similaire à Kanban car il est facile de voir les retards et vous pouvez imposer des délais.

Beaucoup de non-développeurs travaillent dans des entreprises qui utilisent JIRA, et s’ils ne sont pas à l'aise avec l’informatique, il peut être difficile d’obtenir un aperçu de l’avancement du travail dans les projets. Il existe une réponse par intégration qui se synchronise automatiquement dans les deux sens. En synchronisant activement les données entre les outils, les efforts de chacun sont partagés et visibles pour créer une gestion collaborative des projets et des processus, et les informations des deux systèmes sont toujours à jour.

En savoir plus sur les différences et les similitudes entre Agile, Scrum et Kanban.

Vous pouvez également créer un tableau Kanban dans Excel. Attribuez un nom aux colonnes de votre feuille pour refléter les étapes du travail - à faire, en cours et fait, et tout autre stade pertinent pour votre projet - et remplissez les colonnes avec vos tâches. Vous conserverez toutes les fonctionnalités d’un projet typique suivi dans Excel, mais vous pourrez adopter les principes de Kanban pour une visibilité et une flexibilité accrues. De plus, vous pouvez créer facilement un tableau Kanban dans PowerPoint, ce qui permet de présenter facilement le travail aux parties prenantes extérieures ou à la direction qui souhaiterait avoir un aperçu global du travail accompli.

Bien que communément utilisé dans le développement de logiciels, le principe Agile peut également être appliqué à la gestion des tâches personnelles. Vous cherchez un moyen de gérer plus efficacement votre propre liste de tâches ? Jim Benson, le gourou personnel de Kanban qui a écrit un livre sur le sujet avec Tonianne DeMaria, « Personal Kanban, Mapping Work, Navigating Life », a indiqué que Kanban peut aider à régler la charge de travail et à concilier les priorités de la vie personnelle, comme les vacances, les mariages ou les projets à domicile. Dans son livre, il écrit: « À mesure que l’autoroute approche de la capacité de 100 %, elle cesse d’être une autoroute. Et devient un parking. » Les mêmes principes qui s’appliquent à Kanban peuvent être appliqués à la façon dont vous organisez vos propres tâches de travail ou de vie. Comme d’autres tableaux Kanban, le Kanban personnel vous aide à identifier votre flux de travail et à visualiser votre travail à l’aide des lignes du tableau Kanban de base : À faire, en cours, fait (ou une variation de ces termes). L’une des choses à garder à l’esprit lors de la création d’un Kanban personnel est de comprendre, de façon réaliste, combien de choses vous pouvez faire à la fois. En limitant le travail en cours, vous serez obligé de terminer les tâches avant de passer aux suivantes.

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