Concevoir un tableau de bord de données : tout ce que vous devez savoir

Un tableau de bord de données est un outil visuel qui vous permet de faire apparaître des indicateurs clés de performance (KPI) et d’autres indicateurs importants pour afficher les informations vitales en un coup d’œil. Comme leur nom l’indique, les tableaux de bord de données se concentrent sur la mise en évidence des données, plutôt que sur des informations qualitatives, afin de fournir un aperçu et une transparence dans vos initiatives. Les tableaux de bord peuvent servir différents objectifs pour différentes organisations, en fonction du cas d’utilisation.

Lorsqu’ils sont utilisés efficacement, les tableaux de bord de données vous permettent de prendre rapidement des décisions commerciales intelligentes et axées sur les données. L’outil tire son nom des tableaux de bord de l’automobile, qui relayent des informations globales essentielles sur le système sous-jacent de la voiture. Les premiers tableaux de bord destinés aux entreprises utilisaient des feuilles de calcul et des bases de données pour effectuer une analyse des données relativement limitée. Ils se sont ensuite transformés en tableaux de bord complexes, beaucoup plus attrayants visuellement, tels que nous les connaissons aujourd’hui. De nombreuses solutions logicielles facilitent également la création et la personnalisation d’un tableau de bord de données, et l’intègrent à vos systèmes existants (nous examinerons plus tard les logiciels de tableau de bord).

Les tableaux de bord de données relèvent de quatre classifications principales :

• Informatif : Type le plus simple, le tableau de bord informatif vise à faire apparaître des informations objectives et impartiales sur votre projet ou votre entreprise.

• Stratégique : Les tableaux de bord stratégiques sont destinés à aider les responsables à découvrir les opportunités, à créer des prévisions, à stimuler la stratégie et à se concentrer sur des données de performance de haut niveau. Ce sont généralement des tableaux de bord statiques qui sont mis à jour périodiquement (hebdomadaire, mensuel, etc.) alors que l’organisation se prépare à passer en revue et à planifier le prochain bloc de temps.

• Analytique : Ces tableaux de bord détaillés vous permettent d’explorer les données. Les tableaux de bord analytiques comprennent généralement des informations d’arrière-plan, le contexte et l’analyse des données.

• Opérationnel : Les tableaux de bord opérationnels sont conçus pour vous donner un aperçu des processus et autres fonctions sous-jacentes de votre entreprise. Ils font souvent apparaître des données en direct (ou en temps réel) et fournissent des informations continues, jusqu’à la minute.

Ce qu’un tableau de bord de données n’est pas

Vous pouvez mieux comprendre les tableaux de bord de données en les comparant avec d’autres outils. Un tableau de bord de données n’est pas :

• Visualisation des données : En termes simples, une visualisation des données est une représentation graphique des données, et elle peut prendre de nombreuses formes (graphiques, schémas, modèles, infographie, etc.). En revanche, un tableau de bord est un ensemble de mesures qui donne une vue d’ensemble complète et globale de l’état d’une entreprise, d’un projet ou d’une initiative. Vous pouvez inclure des visualisations de données dans votre tableau de bord, mais les deux sont distincts.

• Feuille de scores équilibrée : L’utilité d’un tableau de bord est similaire à celle d’une feuille de score équilibrée, qui est un rapport structuré dans lequel vous évaluez quatre perspectives organisationnelles : finances, clients, processus internes de l’entreprise, et apprentissage et croissance. Une feuille de score équilibré et un tableau de bord utilisent plusieurs des mêmes indicateurs de performance, et les deux peuvent vous aider à prendre des décisions de gestion (stratégiques ou tactiques). Cependant, la feuille de score équilibrée est un moyen systématique d’évaluer votre entreprise afin de prendre des décisions, alors qu’un tableau de bord ne fait que présenter des données pour mieux vous aider à comprendre le statut et l’efficacité de vos initiatives.

Pour obtenir des exemples et des modèles d’une feuille de score équilibrée, lisez cet article.

Le but d’un tableau de bord est de répondre à des questions sur votre entreprise en fournissant de la visibilité sur les KPI et autres indicateurs de performance ou des données pertinentes. Un tableau de bord présente des informations qui peuvent non seulement fournir des informations utiles sur le statut d’un projet ou d’une initiative, mais aussi éclairer les décisions commerciales et stimuler la stratégie.

Les cinq principaux avantages d’un tableau de bord

Lorsqu’il est conçu et utilisé efficacement, un tableau de bord de données offre les avantages suivants :

• Mises à jour en temps réel : Les tableaux de bord les plus efficaces s’intégreront à vos bases de données existantes pour faire apparaître les données en temps réel. En alimentant des données en direct dans votre base de données, vous avez la possibilité de prendre des décisions commerciales intelligentes et bien informées à tout moment. Ces mises à jour sont également bénéfiques pour simplifier les rapports périodiques (mensuels, trimestriels ou annuels).

• Gain de temps : Les tableaux de bord vous permettent de suivre efficacement plusieurs sources de données à la fois. Parce que vous n’avez pas à suivre ou à croiser des données parmi des sources disparates, tout est au même endroit, vous économisez du temps et de l’énergie.

• Visibilité et transparence accrues : Les tableaux de bord fournissent des informations sur les indicateurs clés, afin que vous puissiez identifier les tendances négatives ou mesurer les inefficacités. De plus, la plupart des plateformes fournissent un moyen d’attirer l’attention sur certaines mesures, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus pour votre organisation, plutôt que de vous enliser dans de trop nombreux chiffres (pas forcément pertinents).

• Communication accrue : La nature en temps réel des tableaux de bord peut encourager la communication continue entre les membres de l’équipe qui, autrement, pourraient ne pas avoir de visibilité sur le travail ou l’avancement de leurs collègues.

• Responsabilisation accrue : En fin de compte, les tableaux de bord peuvent renforcer la responsabilisation en rendant les données continuellement accessibles à toutes les parties concernées. Cela peut aider à stimuler des livraisons de travail responsables et à temps ou des rapports d’avancement honnêtes, ce qui renforce la confiance entre tous les membres de l’équipe.

Défis courants liés aux tableaux de bord

Avec les logiciels d’aujourd’hui, la création et la maintenance de tableaux de bord sont relativement faciles, mais vous serez toujours confronté à quelques difficultés :

• Informations trompeuses : Si les données affichées manquent de contexte ou ne sont pas pertinentes, elles peuvent être confuses et même trompeuses. Incluez des informations de base adéquates afin que les données soient pertinentes.

• Écarts entre les données attendues et les données réelles : Indiquez clairement quels chiffres sont des projections et quels chiffres sont réels. S’assurer que votre tableau de bord est mis à jour en temps réel peut vous aider à éviter ces incohérences.

• Causalité mal attribuée : Afin d’expliquer les tendances, les personnes pourraient tirer des conclusions hâtives non prises en charge à partir d’un tableau de bord. La façon dont vous présentez les informations (à la fois spatialement et à l’aide de la documentation à l’appui) peut réduire le risque que les utilisateurs attribuent incorrectement la causalité entre les points de données.

Un tableau de bord de rapport sert de rapport d’avancement complet sur l’état d’avancement de vos projets ou de votre entreprise. Vous pouvez utiliser les informations d’un tableau de bord de rapport pour former un rapport officiel, qui est un document statique souvent donné aux parties prenantes pour communiquer le statut, les défis et les projections d’une entreprise.

L’intelligence d’affaires (BI) est un processus technologique qui exploite les données pour stimuler la stratégie et les actions d’une entreprise. À son tour, un tableau de bord d’intelligence des affaires est utilisé spécifiquement pour éclairer la prise de décision de l’entreprise en faisant apparaître des KPI pertinents pour un processus commercial, un projet ou l’état des affaires.

Les tableaux de bord BI sont des outils de niveau entreprise destinés aux décideurs exécutifs, de sorte qu’ils mettent l’accent sur les données de performance et de résultats en un coup d’œil. Ils contrastent avec les tableaux de bord qui comprennent des informations d’arrière-plan et des enquêtes approfondies sur des tendances de données spécifiques, et qui sont plus appropriés si vous avez l’intention d’utiliser votre tableau de bord pour créer un rapport détaillé.

Vous pouvez créer un tableau de bord pour tout type d’entreprise ou de besoin personnel. Dans les sections suivantes, nous vous expliquerons les types de tableaux de bord les plus courants et vous fournirons des modèles Excel téléchargeables gratuitement pour vous aider à démarrer. Vous trouverez d’autres modèles de tableaux de bord pour différents cas d’utilisation dans cette liste.

Un tableau de bord marketing met en évidence les analyses de marketing et les KPI afin de fournir une mise à jour sur vos efforts de marketing et de vous aider à identifier de nouvelles opportunités ou défis. Ce modèle de tableau de bord marketing pour Excel offre de l’espace pour inclure des données marketing de haut niveau et des visualisations de données simples pour vous aider dans vos rapports.

‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord marketing

Un tableau de bord des ventes fait apparaître les données sur vos efforts de vente afin que vous puissiez suivre l’avancement, identifier les obstacles et établir un plan d’action pour atteindre les objectifs de vente. Vous pouvez utiliser ce modèle de tableau de bord de gestion des ventes pour suivre le statut des vendeurs, des produits ou de la région, et le personnaliser en fonction de vos besoins.

‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord de gestion des ventes

Un tableau de bord de direction ou exécutif doit inclure des indicateurs globaux pour toute entreprise. Ce modèle est idéal pour afficher des informations générales sur l’ensemble d’une entreprise. Choisissez vos indicateurs en fonction du type d’informations dont vous avez besoin et des décisions que vous devez prendre, et affichez-les dans un seul rapport graphique facile à lire. Il est parfait pour les parties prenantes au niveau de la gestion ou de l’exécutif.

‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord exécutif

Grâce à un tableau de bord informatique, vous pouvez enregistrer les tickets d’assistance et le temps de réponse, ainsi qu’avoir un aperçu de l’efficacité globale de vos services d’assistance. Ce modèle est un tableau de bord de rapport complet que vous pouvez utiliser pour surveiller les performances de votre service informatique au fil du temps.

‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord de support

Utilisez ce modèle de tableau de bord pour les réseaux sociaux afin de suivre l’engagement sur plusieurs canaux. En visualisant les performances des canaux côte à côte, vous pouvez identifier les domaines déficients dans votre stratégie de réseaux sociaux et vous concentrer sur des idées pour augmenter le succès.

‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord pour les réseaux sociaux

Surveillez vos efforts en matière de référencement à l’aide de ce modèle de tableau de bord, qui vous permet de suivre les visites (pour les médias payants et organiques), le retour sur investissement (ROI) et les revenus. Utilisez les diagrammes pour faire apparaître des informations détaillées sur les mots clés et les performances du site Web, et personnalisez le tableau de bord en fonction de vos besoins.

‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord SEO

Vous pouvez utiliser un tableau de bord des ressources humaines pour faire apparaître les informations liées au personnel de votre organisation. Ce modèle offre de l’espace pour répertorier le nombre d’employés par service, les répartitions des échelles salariales par poste et par revenu, et le salaire moyen par service, mais vous pouvez modifier ces indicateurs en fonction de vos besoins.

‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord RH

Un tableau de bord de données est un outil pratique pour suivre l’avancement et faire des projections réalistes sur tout type de projet. Utilisez ce modèle pour visualiser un calendrier, le statut des tâches, les données financières, l’analyse des risques et toute autre information pertinente. Les indicateurs que vous choisissez d’inclure dépendent de votre public (membres internes/membres de l’équipe, parties prenantes externes, ou gestion/exécutif).

‌ Téléchargez le modèle de tableau de bord de gestion de projets

En plus des cas d’utilisation décrits ci-dessus, les tableaux de bord sont généralement créés à des fins de gestion de la relation client (CRM), d’analyse de site Web, de sécurité et de recrutement. Il existe même des exemples de tableaux de bord publics déployés pour stimuler la transparence du gouvernement.

Les étapes spécifiques à la création de votre tableau de bord diffèrent en fonction du programme que vous utilisez, mais certaines directives générales s’appliquent. Suivez les quatre étapes ci-dessous pour guider votre conception lors de la construction d’un tableau de bord de données.

Première étape : Identifiez les questions auxquelles vous souhaitez répondre

L’objectif principal d’un tableau de bord de données est de répondre à des questions sur votre entreprise, de sorte que la première étape lors de la création d’un tableau de bord est d’isoler ces questions. Elles serviront de cadre pour votre tableau de bord. Le reste (indicateurs, conception, bases de données sous-jacentes) du tableau de bord suivra. Ne vous surchargez pas de questions, un tableau de bord qui répond entièrement et définitivement à une seule question est mieux qu’un tableau de bord qui tente de répondre à plusieurs questions, mais qui le fait de façon inexacte ou incomplète.

Deuxième étape : Identifiez les indicateurs de performance clés à suivre

Une fois que vous avez identifié les questions qui justifient votre tableau de bord, vous pouvez vous concentrer sur les données nécessaires pour y répondre. Il est essentiel de choisir les bons KPI ; s’il y en a trop, cela peut submerger les lecteurs, s’il y en a trop peu, s’ils sont inappropriés ou non pertinents, ils perdront le lecteur. Utilisez les questions que vous avez choisies à la première étape pour diriger les KPI que vous incluez dans votre tableau de bord. Cela garantit que les données sont pertinentes et justifiées, et que le tableau de bord s’avère utile dans l’ensemble.

Pour savoir comment identifier les KPI appropriés pour votre tableau de bord d’entreprise, consultez ce guide pour définir les indicateurs du tableau de bord d’entreprise.

Troisième étape : Créez des chemins d’accès aux utilisateurs

Réfléchissez à la façon dont vos utilisateurs navigueront dans votre tableau de bord. Comment voulez-vous qu’ils naviguent dans les données ? Doivent-ils absorber les informations dans un ordre particulier ? Organisez les données (y compris leur copie, les indicateurs et les visualisations) afin qu’elles soient faciles à comprendre, et faites en sorte que le lecteur n’aie pas besoin de fournir un travail supplémentaire pour parvenir à des conclusions.

Quatrième étape : Liez des indicateurs à des feuilles ou rapports sous-jacents

Bien que le tableau de bord lui-même soit censé être une vue d’ensemble globale, vous devriez donner aux utilisateurs la possibilité d’explorer les détails. Une façon de le faire est de lier des widgets de tableau de bord à des sources de données (feuilles de calcul, rapports, etc.) afin que les utilisateurs puissent rapidement se plonger dans les ensembles de données d’origine s’ils veulent des précisions ou plus de détails. Pour ce faire, recherchez une solution logicielle qui s’intègre à vos programmes de base de données existants.

Cinq conseils sur la conception

Si vous suivez les étapes ci-dessus, vous êtes en bonne voie de créer un tableau de bord de données efficace. Cependant, la conception est aussi importante que la fonctionnalité, alors tenez compte des astuces suivantes :

1. Communiquez les informations importantes de façon simple. Les tableaux de bord sont utiles en partie parce que vous pouvez obtenir des informations en un coup d’œil. Ne compliquez pas à l’excès votre présentation des données : restez simple pour plus d’impact.

2. Évitez d’être fouillis. Cela vaut aussi bien pour les visuels que pour les indicateurs. Gardez à l’esprit les questions auxquelles votre tableau de bord doit répondre, et n’incluez que les données qui vous aideront à parvenir à ces conclusions. Tout le reste est accessoire et s’éloigne du point principal.

3. Les visuels sont plus importants que les données. Accordez une attention égale (sinon supérieure) à la façon dont vous utilisez l’espace, la couleur et les visualisations de données dans votre tableau de bord. Si vous vous concentrez uniquement sur les chiffres, vous perdrez l’attention des spectateurs qui auront plus de mal à déterminer ce qui est important.

4. Déterminez les choix auxquels vos utilisateurs seront confrontés au fur et à mesure qu’ils navigueront dans votre tableau de bord. Cette astuce va de pair avec la création de parcours utilisateur (quatrième étape de la section précédente). Faites attention à l’expérience utilisateur lors de la conception du tableau de bord. Si votre tableau de bord est difficile à utiliser, les gens ne se donneront pas la peine de le lire.

5. Développez une stratégie d’évaluation de tableau de bord, afin que vous puissiez continuellement le mettre à jour. De nombreux logiciels de tableaux de bord s’intègrent à vos bases de données existantes pour extraire des données en direct. Que ce soit le cas ou non, vous devez mettre en place un examen périodique pour tenir votre base de données à jour, tant du point de vue des données que de la visualisation.

Ces dernières années, les logiciels de tableaux de bord ont remplacé les programmes de base de données statiques (comme Microsoft Excel) pour offrir des plateformes légères et en temps réel sur lesquelles créer des tableaux de bord. Les solutions logicielles vous permettent de suivre et de surveiller les données à la minute près afin que vous ayez toujours une image claire du statut de l’activité. Elles confèrent également de la flexibilité grâce à la personnalisation, à l’accessibilité au cloud et à la facilité d’utilisation, entre autres fonctionnalités.

Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de tableau de bord. Pour en savoir plus sur les 15 meilleures fonctionnalités d’un logiciel de tableau de bord, lisez « Comment choisir le meilleur logiciel de tableau de bord pour votre entreprise ».

• Facilité d’utilisation

• Connexion aux API

• Intégrations de sources de données

• Génération de rapports

• Widgets/visualisations interactives des données

• Fonction de recherche

• Documents en pièces jointes

• Alertes

• Ludification

Il n’y a pas de logiciel unique qui soit objectivement le mieux. Concentrez-vous plutôt sur les besoins de votre organisation et prenez le temps de trouver une solution qui y répond. La plupart des logiciels de tableau de bord proposent un essai gratuit, alors essayez quelques programmes avant d’investir.

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