Qu’est-ce qu’un modèle de notation dans la gestion de projet ?
Un modèle de notation est un outil que vous utilisez pour attribuer une valeur comparative à un ou plusieurs projets ou tâches. Les modèles de notation permettent aux équipes de gouvernance de classer les projets potentiels en fonction de critères tels que le niveau de risque, le coût et les rendements financiers potentiels.
La nature et la pondération des critères que vous choisissez affecteront les résultats, alors sélectionnez les facteurs les plus critiques pour votre organisation et évaluez-les en conséquence. Bien que les décideurs de haut niveau de votre entreprise ont le dernier mot sur quels éléments sont essentiels, un gestionnaire de projet peut faciliter la prise de décision en fournissant une étude préparatoire ou un modèle pour déterminer les facteurs les plus importants pour chaque répondant.
Principes d’un modèle de notation
Un modèle de notation doit être simple, personnalisable et fournir des résultats faciles à comprendre. Les modèles de notation donnent un aperçu de la valeur globale d’un projet, mais étant donné que la notion de valeur est subjective, votre modèle doit refléter les valeurs de votre organisation.
Pour simplifier votre modèle, choisissez jusqu’à cinq critères de projet indispensables pour votre organisation. Une fois que vous avez sélectionné ces critères, tenez compte du poids à donner à chacun d’entre eux ; vous trouverez probablement certains facteurs plus importants que d’autres. Enfin, quel que soit le type de modèle de notation que vous utilisez, assurez-vous que les résultats du modèle sont faciles à comprendre. Incluez une légende que l’équipe peut utiliser pour décoder des chiffres ou des couleurs en particulier.
Comment utiliser un modèle de notation de projet
Les modèles de notation sont un outil essentiel pour la sélection des projets. En créant une liste pondérée en valeur pour comparer les propositions de projet, une organisation peut facilement identifier où allouer des ressources et définir son prochain plan d’action.
L’objectif ultime d’un modèle de notation est de hiérarchiser une liste de tâches ou de projets potentiels afin que l’équipe puisse mieux comprendre ce qu’il faut entreprendre, et quand. Par exemple, vous n’avez peut-être pas les ressources pour commencer immédiatement un projet prioritaire, mais vous pouvez peut-être accomplir une tâche plus petite et moins urgente en attendant.
Vous pouvez utiliser de nombreux types de modèles, mais en général, un projet qui obtient des scores élevés sur votre matrice est plus important pour l’entreprise. Les résultats des modèles sont un excellent point de départ, mais vous devez également prendre en compte d’autres facteurs moins tangibles : l’interruption potentielle d’autres projets, les conflits de calendrier entre services ou le soutien global apporté au projet par l’équipe de direction.
Pour en savoir plus sur la sélection de projets, lisez notre guide de sélection de projets.
Critères de notation pour les projets
Les critères de notation les plus courants pour les projets comprennent le coût global, le temps consacré et le niveau de risque. Les projets sont plus complexes que les tâches simples, et il est donc essentiel d’avoir une vue d’ensemble sur l’initiative lorsque l’on considère les critères à inclure.
Restez simple : contentez de cinq critères maximum lors de la création de votre modèle. La plupart des modèles de notation utilisent une échelle de 0 à 5 pour représenter l’importance de chaque critère pour l’organisation.
Voici des catégories de critères que vous pouvez prendre en compte dans votre modèle de notation :
- Critères stratégiques : cette catégorie comprend généralement les critères impondérables, notamment des éléments tels que les stratégies commerciales globales, les offres ou gammes de produits existantes, et la compétitivité sur le marché. Les critères stratégiques sont parfois difficiles à quantifier ; il peut alors être utile de les mesurer à l’aune de considérations financières.
« Même si un projet n’est pas une réussite financière, il peut toujours être bénéfique à l’entreprise. Nous nous demandons toujours : “Ce projet va-t-il contribuer à l’amélioration de notre entreprise ?” Si oui, alors c’est un projet prioritaire », explique Jeremy Lyman, PDG et co-fondateur de Birch Coffee. - Critères financiers : ce nombre est généralement présenté sous la forme d’une fourchette de coûts pour chaque élément du projet. Le calcul final classera les projets selon les besoins budgétaires globaux. Ce chiffre est important, mais n’en dit pas assez sur l’ensemble du projet. Il est donc préférable de le combiner et de le comparer à d’autres facteurs.
- Facteurs de risque : Intégrez les risques sous forme de valeurs négatives ou inversées. Par exemple, si l’objectif d’un modèle de notation est de déterminer le projet ayant obtenu la meilleure note, des facteurs de risque élevés doivent être déduits de ce total, et non pas s’y additionner. Pour les facteurs de risque, vous pouvez par exemple attribuer à un risque faible une valeur de 5, et à un risque élevé une valeur de 0 : ainsi, les facteurs de risque élevés ne s’ajoutent pas à votre score total.
En général, vous devez évaluer un certain nombre de ces critères les uns par rapport aux autres pour obtenir la meilleure vue d’ensemble d’un projet complexe. Votre organisation doit s’entendre sur les facteurs les plus importants, puis les pondérer et les comparer en conséquence. Proposez par exemple un sondage sur la sélection des critères à votre conseil de gouvernance afin de faciliter le processus de sélection et de pondération.
Modèle de hiérarchisation des critères de notation des projets
Télécharger le modèle de hiérarchisation des critères de notation des projets
Utilisez ce modèle de hiérarchisation des critères de notation des projets pour déterminer les critères les plus importants pour votre organisation. En notant l’importance d’un critère précis pour chaque décideur, vous pouvez évaluer la valeur moyenne de chaque facteur et le pondérer en conséquence dans votre modèle de notation.
Modèle de notation simplifié pour la gestion de projet
Tous les modèles de notation ne reflètent pas nécessairement l’ensemble d’un projet. Vous avez peut-être besoin de données sur quelques éléments ou d’un classement final des projets potentiels. Dans de tels cas, envisagez un modèle par paire ou une matrice d’Eisenhower.
Un modèle par paire est une grille simple que vous pouvez utiliser pour comparer plusieurs projets ou éléments, un à la fois, afin de créer une liste par ordre d’importance. Une matrice d’Eisenhower est une grille à double entrée plus simple encore, qui vous permet de comparer les tâches par degré d’urgence et d’importance.
Modèle de hiérarchisation des projets par paire
Télécharger le modèle de hiérarchisation des projets par paire
Utilisez ce modèle pour hiérarchiser une liste de tâches ou de projets. Sur chaque ligne, identifiez l’élément le plus important en lui attribuant une note de 1 ; le modèle calcule le score total et crée une liste de tâches par ordre décroissant d’importance.
Modèle de notation pondéré pour la sélection de projets
Un modèle de notation pondéré crée un score pondéré en valeur pour les projets envisagés, qui est propre à l’équipe. En sélectionnant soigneusement vos critères et en les pondérant par importance, vous pouvez générer un score qui vous aide à comparer les projets.
Un modèle de notation pondéré a l’avantage de permettre à une équipe de hiérarchiser les critères. En utilisant ce modèle, vous pouvez mettre l’accent sur vos besoins spécifiques tout en prenant en compte plusieurs variables dans votre processus de sélection.
Création d’un modèle de notation en quatre étapes pour la gestion de projet
Il existe quatre étapes clés pour créer des modèles de notation pour tout type de projet. Vous devez avoir un objectif à l’esprit, déterminer vos critères de notation, attribuer des scores à ces critères et comparer les résultats de vos données agrégées.
« Les équipes de direction doivent élaborer une stratégie, puis s’entendre sur les critères et les facteurs de pondération pour hiérarchiser les projets, explique Randall Englund, conseiller de direction pour Englund Project Management Consultancy. Comparez tous les projets et répétez le processus pour chaque critère. L’objectif est de créer une liste ordonnée de projets. »
- Identifiez les critères de notation : interrogez votre conseil de gouvernance et déterminez les critères de notation les plus pertinents pour vos projets. Si possible, limitez-vous à cinq critères maximum pour faciliter la comparaison.
- Pondérez les critères de notation : déterminez le poids de chaque critère. Ils peuvent avoir la même importance, ou peut-être certains critères sont-ils plus essentiels que d’autres. Notre modèle de sélection des critères de notation vous aidera à hiérarchiser vos critères et à simplifier ce processus.
- Consignez les données : saisissez les scores pour chaque critère et chaque projet. Vous pouvez par exemple attribuer un score moyen à chaque élément à partir des scores obtenus auprès des différents membres de votre équipe de sélection.
- Analysez les résultats : comparez les scores obtenus et déterminez si vous avez besoin de plus d’informations pour parvenir à un consensus. Si deux projets ou plus reçoivent le même score, comparez des budgets ou des échéances spécifiques pour affiner la sélection.
Modèle de notation pour la gestion de projet
Télécharger le modèle de sélection de projets avec pondération
Utilisez ce modèle pour pondérer les critères et vous aider à sélectionner vos prochains projets. Saisissez facilement vos propres projets, pondérations et critères pour personnaliser ce modèle en fonction de vos besoins. Cette matrice contient de nombreux exemples de critères, mais vous pouvez la personnaliser en fonction de vos besoins.
Comment hiérarchiser les projets ?
De manière générale, accordez la priorité aux projets qui obtiennent un score élevé dans votre modèle de notation. Les modèles de notation peuvent vous aider à identifier les projets qui présentent le moins de risques inhérents ou le meilleur retour sur investissement, par exemple.
Stephen Light, the Co-Owner of Nolah Mattress, gives his take on why all small businesses should have a budget in place: “For small businesses, creating an effective budget is one of the most important tools to carve a successful path to profitability. Budgets are crucial for allocating funds efficiently and curbing any unnecessary or wasteful spending, [which is] an easy trap to fall into if you don’t have a framework or goalposts to stay within. Budgets are especially important to small business owners who might be using their personal funds.”
Stephen Light, directeur général du marketing et co-propriétaire de la société Nolah Sleep, partage son expérience avec les matrices de priorité. « La meilleure façon de hiérarchiser les projets est de suivre la matrice de hiérarchisation des tâches. Il s’agit d’un guide visuel qui classe les tâches selon quatre catégories : urgentes et importantes, urgentes et non importantes, non urgentes mais importantes, non urgentes et non importantes. »
« Il peut être difficile de hiérarchiser les projets parce que les gens ne savent pas comment différencier chaque projet de manière pertinente. Avec cette méthode, il est facile de voir quels projets sont prioritaires en fonction du degré d’urgence et d’importance. La hiérarchie des tâches de la matrice est dans l’ordre décroissant, vous devez donc accomplir les tâches qui sont à un niveau supérieur en priorité. »
Pour plus d’informations sur la manière de hiérarchiser vos projets, consultez nos modèles gratuits de matrice de priorité et de hiérarchisation des projets.
Modèle de notation pour la hiérarchisation des projets
Les modèles de hiérarchisation des projets comparent divers facteurs, tangibles et intangibles. Un modèle de hiérarchisation peut prendre en compte des éléments tels que l’opinion des clients, ainsi que des données budgétaires concrètes. Les modèles de hiérarchisation pondérés sont utilisés pour classer les options afin de faciliter la sélection des projets.
Avantages des modèles de notation dans la sélection de projets
L’utilisation de modèles de notation dans le processus de sélection des projets présente de nombreux avantages. Vous avez la possibilité de comparer différents types de projets et de partager facilement les résultats. Nos experts vous en disent plus :
- Comparaison de différents types de projets : les modèles de notation peuvent vous aider à comparer et à hiérarchiser des projets de différents types ou des stratégies à l’aide de critères plus concrets.
« Décidez d’un ensemble de projets compatibles avec la stratégie de l’entreprise, tels que 50 % de projets plateformes, 20 % de projets dérivés, 10 % de projets novateurs et 10 % de partenariats, suggère Englund. Notez que ces projets ne représentent que 90 %. En tirant leçon de la gestion de portefeuilles financiers, diversifiez également l’ensemble en investissant dans des projets spéculatifs. » - Classement moins biaisé : les modèles de notation aident à créer une liste de projets de manière rationnelle. Englund recommande aux entreprises de veiller « à gérer de manière équilibrée les projets importants plutôt que de céder à des demandes urgentes, mais moins importantes ».
- Refus de certains projets : certains projets paraissent intéressants, mais le sont moins lorsque vous comparez vos critères de notation.
« La question n’est pas de pouvoir être plus sélectif : vous devez l’être. Nous devons travailler avec des entreprises qui correspondent à notre marque, c’est un critère indispensable pour collaborer sur des projets », explique Lyman. - Comparaison facile et rapide : l’attribution d’un score à chaque projet permet de regrouper divers critères sous une forme simple et comparable. En utilisant les mêmes critères pour chaque projet d’une liste, les scores sont cohérents, et donc précisément comparables.
- Organisation et facilité de partage : la création et l’utilisation d’un modèle de notation sont un excellent moyen de partager des informations avec une équipe. Au lieu de notes de réunion parfois parcellaires, le conseil de gouvernance peut partager une copie de son modèle, afin que les parties prenantes puissent voir à la fois le processus et les résultats.
Inconvénients des modèles de notation dans la sélection de projets
Aucun modèle n’est parfait, et il n’existe pas de solution universelle pour la sélection des projets. Nos experts partagent certaines difficultés liées à l’utilisation de modèles de notation, notamment leur rigidité et le défi d’attribuer des valeurs numériques à des concepts abstraits.
- Pondération des critères : il peut être difficile de pondérer des critères les uns par rapport aux autres, afin qu’ils reflètent vraiment les valeurs d’une entreprise. L’importance de ces critères est également susceptible de changer au cours d’un projet, ce qui peut être impossible à refléter dans votre modèle.
- Difficulté à noter les concepts abstraits : certains critères de sélection et de hiérarchisation sont plus abstraits que d’autres. Il peut être difficile d’attribuer une valeur numérique à la satisfaction des clients ou à l’approche communautaire, contrairement aux données budgétaires ou aux échéances.
- Vue limitée sur le périmètre du projet : il est impossible d’anticiper toutes les facettes d’un projet, et un modèle de notation révèle rapidement ses limites. Il est possible que vous négligiez des critères importants du processus de sélection, ce qui peut finalement soulever d’importants problèmes.
- Rigidité dans la prise de décision : les formulaires et les modèles semblent souvent rigides, ce qui peut être peu attrayant pour la gestion créative ou de type start-up.
Jeremy Lyman explique : « Nous sommes une petite organisation : nous n’avons pas de larges équipes pour gérer de nombreux projets de grande envergure avec des gestionnaires différents. Les modèles et les logiciels nous paraissent parfois trop rigides et nous font perdre du temps. En nous réunissant et en discutant ensemble, on sait intuitivement ce qui est le plus important. » - Manque d’adéquation avec la réalité : un modèle ne peut pas toujours prévoir ce qui se passera sur un marché de consommation ou lors d’un partenariat avec une autre entreprise. « Souvent, les gens se lancent dans un projet prometteur parce qu’il paraît moteur de croissance, explique Lyman. Nous avons investi beaucoup d’efforts dans des projets qui n’ont finalement pas vu le jour, parfois à cause d’éléments totalement hors de notre contrôle. L’erreur est parfois nécessaire pour apprendre. Je déteste devoir refuser un nouveau projet avec du potentiel, mais cela peut s’avérer nécessaire. Vous apprenez avec l’expérience. Au fur et à mesure que vous grandissez en tant que marque, vous avez plus de souplesse pour choisir des projets qui finiront par vous réussir. »
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