Modèle de matrice de priorisation des produits
Comprenant des exemples de critères pour vous aider à commencer, cette matrice de priorité comprend des formules pondérées pour calculer des scores de priorité quantifiables. Modifiez le modèle en fonction de votre processus de développement de produit, et utilisez les résultats pour évaluer les scénarios du projet et comparer différents compromis de planification du projet et d'attribution des ressources.
Modèle de matrice de hiérarchisation des tâches
Les listes de tâches ont un impact minime sur la productivité globale et deviennent rapidement un exercice de routine pour passer à l'action. Utilisez ce modèle pour hiérarchiser les tâches du projet et déterminer quelles activités traiter (et lesquelles déléguer ou éliminer) afin d’utiliser le plus efficacement possible votre temps. Modifiez les quadrants selon vos critères d’évaluation personnels pour mieux gérer votre ressource la plus précieuse.
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Modèle de matrice de priorité des incidents
Utilisez ce modèle de matrice de hiérarchisation des incidents pour organiser, classer et répondre aux tickets de réclamation de votre service informatique. Ce modèle se présente comme une matrice de priorités d’action et comporte une clé de matrice de priorités codée pour déterminer rapidement l’impact et l’urgence de chaque incident.
Modèle de matrice de hiérarchisation des exigences
Utilisez ce modèle de matrice de hiérarchisation des exigences pour évaluer et hiérarchiser les exigences en matière de développement de logiciels, de fonctionnalités ou de cas d’utilisation. La matrice est conçue pour évaluer plusieurs critères et éviter l’influence du contexte, les différents points de vue de plusieurs parties prenantes et les besoins des clients/utilisateurs lors de la planification des exigences du projet.
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Qu’est-ce qu’une matrice de priorité dans la gestion de projet ?
Une matrice de priorité (ou matrice de hiérarchisation) est un outil d’analyse et de prise de décision utilisé dans la gestion de projets, l’analyse des affaires et les systèmes d’amélioration des processus d’entreprise comme le Six Sigma. En Six Sigma, la sélection des projets est essentielle pour le processus global d’amélioration de la qualité. L’utilisation d’une matrice de priorité pour la hiérarchisation et la sélection des projets est une application pratique des techniques de planification et d’analyse des projets popularisées par les auteurs Michael Brassard (Le Memory Jogger 2) et David Allen (Getting Things Done).
Les matrices de priorité constituent pour les parties prenantes du projet une ressource permettant de résoudre les désaccords ouvertement, de réduire toutes les propositions aux meilleures solutions, et d’augmenter les chances de réussite d’un projet en évitant les arrière-pensées et en favorisant le consensus. Utilisez ces outils lorsque vous devez évaluer plusieurs critères en évitant l’influence du contexte, des différents points de vue des parties prenantes, et des besoins des clients/utilisateurs dans les phases de hiérarchisation et de planification des projets (ou des produits). Par exemple, en utilisant une approche analytique semi-quantitative, vous pouvez utiliser des outils de matrice de priorité pour filtrer les propositions de projets et obtenir l’adhésion de ceux qui financent les projets et de la direction.
Les diagrammes de matrice de priorité sont une catégorie d’outils d’analyse quantitative que l’on trouve dans les sept outils de management (ou outils 7M) de la méthode Six Sigma. Les matrices de hiérarchisation sont des diagrammes visuels. Ces matrices utilisent des formules de critères pondérés pour afficher et comparer plusieurs ensembles de données avec des colonnes en forme de L qui comparent les entrées et quantifient les éléments. L’auteure Lynne Hambleton décrit en détail les trois types de méthodes de matrice de priorité dans son livre Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices :
- Critères analytiques complets : C’est la méthode la plus complexe et la plus rigoureuse, réservée aux problèmes les plus critiques, selon Hambleton. Cette méthode est idéale pour les petites équipes, de trois à huit personnes. (Il est difficile d'atteindre un véritable consensus sur les priorités en utilisant plusieurs matrices avec une perspective plus large.)
- Critères de consensus : Si vous avez besoin d’une matrice de priorité pour comparer des options d’exigence du projet qui semblent égales, cette méthode crée une version simplifiée de la matrice complète des critères analytiques. La méthode des critères de consensus utilise le vote et le classement pondérés : Appliquez une valeur numérique à l’élément analysé afin de déterminer la meilleure option. Utilisez un nombre limité d’éléments et de critères (moins de 10) pour réduire la complexité.
- Matrice d'association : C’est la méthode la plus simple pour créer une matrice de priorité permettant de déterminer les relations de cause à effet. La matrice d'association hiérarchise également les éléments ou options analysés afin de déterminer lequel traiter en premier. Elle est donc fondée sur la causalité, et non sur des critères comme les autres méthodes, et requiert une équipe expérimentée ayant une connaissance du processus. Cette méthode associe un diagramme en arbre avec un format matriciel en forme de L, et utilise des symboles comme des flèches (au lieu de scores numériques) pour identifier les priorités.
Qu’est-ce qu’une matrice de sélection de projet ?
Une matrice de sélection des projets est un outil utilisé pour filtrer les projets en les répertoriant en fonction de différentes catégories de critères de sélection pondérés. Le résultat est un score qualitatif donné à chaque projet qui peut être comparé et classé pour déterminer quels projets approuver. Les critères varient et proviennent de diverses sources, dont les parties prenantes internes, les sponsors de projets, les investisseurs, les cas d’utilisation commerciale, les cas d’utilisation des clients et la demande.
Comment hiérarchiser les projets à l’aide d’une matrice de priorités
Axée sur la collaboration et la planification en équipe, la hiérarchisation des projets est une méthode permettant de sélectionner les projets prioritaires en comparant plusieurs choix. La création d’une matrice des priorités fondée sur des critères de consensus implique de définir un objectif, de sélectionner des critères, de choisir comment quantifier l’importance de chaque critère, et d’utiliser cette valeur pour comparer le score de priorité pondéré de chaque élément analysé.
Adapté des procédures d'utilisation de la méthode des critères de consensus de Lynne Hambleton, le guide suivant vous aidera à créer une matrice de hiérarchisation des produits (ou des projets) pour votre équipe. Téléchargez le modèle de matrice de hiérarchisation des produits ci-dessous et suivez les étapes suivantes :
- Étape 1 : Rencontrez toutes les parties prenantes, en particulier celles qui sont les plus proches du client, et convenez des éléments qui doivent être prioritaires (par exemple, fonctionnalités, produits ou tâches). Ce processus exige du temps et des efforts car l’équipe doit réfléchir, organiser les données et évaluer les différentes décisions concernées (satisfaction des clients, coûts, avantages et risques). Déterminez l’objectif du processus de hiérarchisation pour les éléments analysés. Par exemple, vous voudrez peut-être hiérarchiser les fonctionnalités en cours de développement pour un nouveau produit logiciel.
- Étape 2 : Déterminez la liste des critères d’évaluation et choisissez les valeurs appropriées pour évaluer les données analysées. En utilisant le format matriciel en forme de L du modèle, utilisez la première colonne pour modifier la liste des éléments que vous souhaitez hiérarchiser. Modifiez ou utilisez les critères d’évaluation de l’exemple de la première ligne (dix colonnes ou moins), et répertoriez les éléments dans l’ordre, du plus au moins important.
- Étape 3 : Déterminez la valeur pondérée des critères d’évaluation. Le poids total doit être égal à cent pour cent afin de créer un score de priorité précis (score total). Enregistrez le poids des critères dans la zone prévue pour chaque critère.
- Étape 4 : Évaluez ou classez chaque élément par rapport à chaque colonne de critères pondérés à l’aide d’une échelle de valeur allant de 0 (impact le plus faible) à 5 (impact le plus élevé), en fonction de la valeur (importance relative) que votre équipe a déterminée pour chaque critère. Faites-le pour tous les éléments que vous avez répertoriés.
- Étape 5 : Complétez la méthode des critères de consensus pour votre matrice de priorité produit en évaluant (de la priorité la plus élevée à la plus faible) le classement cumulé de votre ensemble d’éléments. Vous pouvez trier la colonne de score total pour refléter l’ordre d’importance si vous cherchez à éliminer ou à déléguer des tâches à faible impact.
Qu’est-ce qu’un modèle de hiérarchisation ?
Un modèle de hiérarchisation est un outil (généralement un tableur) qui vous aide à prendre divers ensembles de données - une liste de tâches, d’éléments, d’exigences, de fonctionnalités ou de produits - pour révéler une hiérarchie d’importance fondée sur des critères d’évaluation et de valeur convenus (quantitatifs et qualitatifs). Vous pouvez également utiliser un modèle de hiérarchisation pour créer une matrice de priorité.
Comment créer une matrice de hiérarchisation des exigences
L’auteur et consultant Karl Wiegers a créé un modèle de hiérarchisation des projets en huit étapes et matrice de priorités afin d’aider les équipes à résoudre les conflits et à faire les compromis nécessaires lors de la hiérarchisation des nouvelles exigences de fonctionnalités pour un produit (par exemple, la sortie d'une nouvelle version de logiciel), en prenant en compte les ressources et les limites du projet. Wieger a développé sa méthode de hiérarchisation afin de contrer la rigueur des méthodes existantes pour hiérarchiser les exigences courantes dans les projets de développement de logiciels, à savoir le déploiement des fonctions de qualité (QFD) et la gestion totale de la qualité (TQM).
Créez une feuille de matrice en forme de L en utilisant la première colonne pour répertorier chaque exigence de fonctionnalité (qui doit être hiérarchisée) et la ligne supérieure pour répertorier les critères de hiérarchisation pondérés suivants :
- Avantage relatif : Ce critère représente l’avantage du produit pour le client et l’entreprise, comme l'indique la manière dont les exigences commerciales du produit correspondent aux besoins des deux parties. Wieger recommande de recueillir des données auprès des membres du personnel qui sont proches du client (par exemple, les équipes de vente et les représentants des clients) et leur faire passer en revue la matrice afin de juger de l’avantage relatif et d’autres critères.
- Sanction relative : Il s’agit d’une estimation de la sanction que le client et l’entreprise subissent lorsque les exigences commerciales du produit ne correspondent pas à leurs besoins.
- Valeur totale : Il s’agit de la somme de l’avantage et de la pénalité relatifs. L’exemple de Wieger utilise également une colonne de pourcentage total pour mesurer la valeur de chaque exigence de fonctionnalité en pourcentage de la valeur totale.
- Coût relatif : Il s’agit d’une estimation du coût relatif de la mise en œuvre de chaque fonctionnalité, avec une colonne distincte pour calculer le pourcentage du coût total pour chaque exigence de fonctionnalité. L’exemple de Wieger utilise des critères de développement de logiciels, le coût relatif étant basé sur des facteurs tels que la complexité, l’ampleur du travail de conception nécessaire, la capacité de réutiliser le code existant, ainsi que le nombre et le type de tests logiciels nécessaires.
- Risque relatif : Il s’agit d’une estimation du degré relatif de risque technique et commercial associé à chaque exigence de fonctionnalité, avec une colonne pour calculer le pourcentage de risque total pour chaque fonction. Les coûts et les risques sont pondérés en fonction de vos préférences, ou sont définis sur une zéro si vous ne souhaitez pas considérer les critères de risque comme un facteur.
Une fois que vous avez créé votre liste d’exigences ou de fonctionnalités, suivez les étapes permettant de hiérarchiser les projets dans la section précédente pour calculer et classer vos priorités. Il n’existe pas de formule standard pour créer un score de priorité totale pour classer vos exigences. Personnalisez votre formule, les critères de pondération et la plage de valeur d’évaluation en fonction de l’objectif de votre équipe et des fins de l’évaluation. Wieger utilise la formule suivante : Priorité d’exigence = % de valeur divisé par (coût x poids du coût + % de risque x poids du risque).
Lorsque des priorités concurrentes et des ressources limitées commencent à déterminer quelles exigences du projet suscitent l’attention, utilisez une matrice de hiérarchisation pour trouver la voie. En ajustant l’élément à analyser, les critères du projet, l’échelle de valeur pondérée et la formule permettant de déterminer la priorité, vous pouvez créer une matrice de priorité des produits pour faciliter le processus de planification de votre équipe.
Comment hiérarchisez-vous le travail ?
Évaluer comment consacrer son temps et ses efforts à des projets est une sorte de contrôle qualité pour votre vie. L’énergie est une ressource finie, si bien qu'il est judicieux de créer un système pour déterminer ce qui nécessite votre attention, et quand (ou ce qui doit être délégué ou supprimé). Cette stratégie consiste à créer un calendrier quotidien pour équilibrer le temps et les efforts. Commencez par créer un calendrier de productivité fixe, en fonction des tâches que vous classez comme ayant la priorité la plus élevée.
Certaines matrices de priorité utilisent l’analyse quantitative pour déterminer ce qui prime, mais il existe une approche qualitative, utilisant une matrice de priorité d’action, pour vous aider à mesurer ce qui est urgent et important au travail.
Qu’est-ce qu’une matrice de priorité d’action ?
Une matrice de priorité d’action est un outil simple (par rapport à des outils de calcul élaborés dont la création et la gestion nécessitent du temps, des compétences et des efforts) utilisé par les individus pour optimiser leur temps et leur attention. Le terme fait référence à un modèle matriciel à quatre quadrants (ou 2x2) basé sur les principes de gestion du temps attribués au président Dwight D. Eisenhower (la matrice de décision d’Eisenhower ou boîte d'Eisenhower). Cette matrice de priorité d’action (ou de tâche) s'inspire de la matrice de décision qui apparaît dans le livre de l’auteur Stephen Covey, Les 7 habitudes des gens efficaces. Les modèles de matrice de priorité d’action sont utilisés pour gérer le temps, la ressource la plus limitée de tous les chefs de projet. Ce sont également des outils de planification efficaces pour toute stratégie d’amélioration des processus d’entreprise. Ils vous aident à consacrer votre temps à des données quantifiables et objectives, plutôt que sur des suppositions.
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