En quoi la gestion des ressources est-elle importante en gestion de projet ?
La gestion des ressources est un processus essentiel de la gestion de projet et une activité essentielle de la gestion des ressources humaines, des grandes entreprises aux petites start-up. Gérer les projets implique de gérer les ressources. Que le projet consiste à développer une nouvelle fonctionnalité logicielle ou construire un nouveau bâtiment, la planification des ressources contribue directement au résultat final du projet. Les projets disposant de trop de ressources perdent du temps, ceux qui en ont trop peu risquent de manquer des jalons critiques, et ceux qui utilisent les mauvaises ressources ne répondront pas aux attentes. Les chefs de projet doivent comprendre de quelles ressources un projet a besoin et de quelles ressources il dispose déjà avant de développer des plans de projet précis.
Le sujet de la planification, de l’affectation et de la gestion des ressources est souvent associé à la planification des activités communes à la gestion des ressources humaines (GRH) et à la planification. La gestion des ressources humaines est une approche consistant à acquérir, former, contrôler, gérer et mesurer les ressources humaines ; la planification des ressources humaines est une stratégie permettant d'ajouter de la valeur à une entreprise ou à une organisation en soutenant les activités de formation, de rémunération, de sécurité et de communication. La planification des ressources est associée à différents secteurs et approches, y compris les éléments suivants :
- Planification des ressources d’entreprise (ERP) : l’ERP fait référence à la combinaison des processus opérationnels et d’informations, qui lie diverses fonctions des entreprises (comme la comptabilité et les RH) aux fonctions de fabrication ou de développement de produits et de services d’une entreprise ou d’une organisation. Les logiciels ERP (comme Microsoft Project) soutiennent l’activité de planification des ressources des grandes entreprises et des sociétés du Fortune 500 qui adaptent les opérations pour des milliers de projets, y compris la fabrication.
- Planification des ressources matérielles (MRP) : un système de planification et de contrôle des stocks, de la production et de l'ordonnancement. La MRP est une approche de la manutention des ressources matérielles qui implique de convertir un calendrier de production principal en une décomposition détaillée des matières premières ; elle est utilisée dans les secteurs de l’ingénierie civile, de l’immobilier commercial et de la fabrication industrielle. La planification des ressources de production (MRP II) a remplacé la MRP en tant que norme, et l'ERP a élargi son périmètre pour prendre en compte les activités RH et financières.
- Planification des ressources des services publics : cette activité consiste à estimer la demande à satisfaire par les ressources des services publics (par exemple, le gaz naturel, la fiabilité des ressources, les coûts des ressources disponibles et les politiques et règlementations gouvernementales à prendre en compte).
- Planification intégrée des ressources (IRP) : un type d’outil de feuille de route utilisé pour la planification des ressources des services publics et développé en collaboration avec les organismes gouvernementaux, les groupes de défense de l’industrie, les développeurs et autres parties prenantes du projet.
- Planification des ressources naturelles : il s’agit de la gestion des ressources naturelles, telles que les terres, l’eau, les sols, les plantes et les animaux. En revanche, la planification des ressources de distribution (DRP) fait référence à une méthode permettant de planifier les commandes au sein d’une chaîne logistique.
Modèle de planification agile des ressources
Ce modèle de planification de la capacité des ressources comprend une fonctionnalité de diagramme de Gantt pour visualiser et planifier les ressources pour les sprints de projets logiciels agiles. Utilisez ce modèle pour cartographier les ressources de développement de logiciel par quantité et type de compétences (par exemple, chefs de projet, analystes, développeurs, concepteurs, chefs de produit, administrateurs, etc.). Modifiez le modèle pour afficher la répartition du temps et des activités de votre équipe dans votre calendrier de sprints agiles (exprimé par deux semaines dans ce modèle).
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Optimiser le processus de planification des ressources
La planification des ressources du projet implique l’affectation et l’utilisation de différents types de ressources, y compris les personnes, les matériaux, l’équipement et le capital financier. Le terme « ressources » caractérise généralement toutes les choses dont dépend un chef de projet ou une entreprise pour fournir des produits et services. Dans le contexte de cet exemple, le terme désigne les ressources humaines. La planification des personnes est différente de la planification des ressources physiques.
Tout d’abord, identifiez les exigences en matière de ressources pour votre calendrier de projet : de quel type de personnes qualifiées avez-vous besoin pour accomplir les tâches du projet ? Utiliserez-vous des employés internes ou des ressources contractuelles provenant de fournisseurs externes ? Avez-vous les matériaux, les logiciels et l’équipement nécessaires pour fournir aux membres de l’équipe les moyens d'accomplir leur travail ? Cette étape consiste à documenter les rôles et responsabilités du projet, à organiser les équipes de projet en fonction des compétences et à créer des plans de contrôle des ressources pour gérer les changements et les relations.
Ensuite, déterminez le coût et la durée de mise à disposition des ressources nécessaires tout au long du calendrier du projet. Utilisez les techniques et outils de prévision des ressources, y compris les logiciels de gestion de projet, pour vous aider à créer un plan de ressources optimisé. Décidez de l’éventail des compétences nécessaires (par tâche du projet) et déterminez si vous devez modifier la portée du projet, planifier une formation supplémentaire ou mettre à disposition des experts métier. Cette étape est à la fois quantitative (car vous utilisez des informations telles que les calendriers, les budgets, les rapports, ainsi que l’analyse des données des projets précédents) et qualitative (en raison de la composante de planification des personnes).
Enfin, créez un calendrier et un emploi du temps des ressources, et vérifiez si les exigences en matière de ressources permettent de terminer l’ensemble du calendrier du projet dans les temps. Anticipez les scénarios hypothétiques pour déterminer les pires scénarios de gestion des ressources. Répertoriez l’activité individuelle des ressources du projet et assurez-vous que toutes les tâches sont attribuées à une ressource spécifique.
L’utilisation d’un logiciel à base de feuilles de calcul pour créer des plans de ressources a ses limites. La gestion manuelle des données augmente les chances de faire des erreurs. Les plans de ressources de projet sont des documents de projet vivants, ce qui signifie que l’analyse en temps réel des données est essentielle pour réussir. Le risque d'écraser ou supprimer des plans de ressources dans des feuilles de calcul, ou de créer plusieurs versions au sein d’une équipe de projet décentralisée est élevé. Envisagez d’investir dans des logiciels de gestion de projet pour rester dans les délais et optimiser votre planification et votre gestion des ressources.
Modèle de planification des ressources de projet
Utilisez ce modèle de planification des ressources de projet pour différents types de scénarios de gestion de projet et de portefeuille. Planifiez les ressources humaines et non humaines (comme les matériaux et l’équipement) dans des sections distinctes pour une analyse aisée en fonction de chaque phase du projet, de l’origine du projet à l’exécution. Planifiez et évaluez le coût des employés à temps plein, des consultants indépendants, de la dotation en personnel contingent, des logiciels, du matériel, etc.
Outils et techniques de planification des ressources
Les outils logiciels de gestion des ressources peuvent automatiser les tâches et suivre les heures de travail par rapport aux budgets, fournir des diagrammes de visualisation à code couleur pour surveiller en temps réel les ressources limitées, et partager des données d’ensemble pour les gestionnaires de portefeuilles afin de suivre les scénarios hypothétiques sur plusieurs projets et équipes. La stratégie de gestion des ressources comprend divers processus permettant d’organiser et de gérer les équipes de projet.
La planification des ressources implique l’utilisation stratégique des ressources humaines et non humaines pour développer des produits et services en fonction des échéances et des limites budgétaires. Les outils logiciels aident à simplifier la planification des ressources, mais l’élément humain en gestion des ressources de projet exige plus que la technologie pour être géré. Différentes techniques existent pour aider à la planification des ressources et gérer les équipes de projet, notamment :
- Réunions de ressources : des réunions courtes, fréquentes et orientées vers l’action donnent aux chefs de projet une tribune pour discuter des rôles et des responsabilités liés à la planification des ressources. La réunion se concentre sur le partage d’informations basées sur les faits et sur la planification à court terme des activités et des tâches critiques du projet. Ces réunions aident à créer une culture de projet et fournissent à la direction un contrôle fréquent des mesures correctives et des clarifications.
- Nivellement des ressources : il s’agit d’une technique pour optimiser l’attribution des ressources en adaptant le calendrier du projet au fil du temps pour résoudre les conflits causés par la surallocation des ressources. Selon le guide PMBOK, ces ajustements du calendrier de projet peuvent impacter le chemin critique.
- Lissage des ressources : une technique pour optimiser l’allocation des ressources à l’aide d’une marge libre (ou d’une marge totale) sans affecter le chemin critique. Le PMBOK définit la marge libre comme le « temps dont une activité du calendrier peut être retardée ou prolongée depuis sa date de début au plus tôt sans retarder la date de fin du projet ou sans compromettre une contrainte du calendrier. »
- Disponibilité et utilisation des ressources : technique de planification des ressources pour s’assurer que les ressources allouées au projet sont réellement disponibles. Cela se fait en calculant combien cela coûte de les utiliser, en suivant les ressources prévues par rapport à l’utilisation réelle des ressources, et en prenant des mesures correctives.
- Planification de la capacité des ressources : technique de planification utilisée par les gestionnaires de portefeuilles qui supervisent la planification des ressources et gèrent plusieurs projets. La planification de la capacité consiste à déterminer si les ressources allouées sont suffisantes pour mener à bien de nouveaux projets, et à déterminer si la quantité de ressources ou le niveau de qualification des personnes sont suffisants dans les équipes de projet existantes.
Qu’est-ce qu’un diagramme de planification des ressources ?
Les logiciels de planification des ressources comprennent des fonctionnalités pour créer des diagrammes de planification des ressources, tels que le diagramme de Gantt et la matrice RACI (réalisateur, approbateur, consulté, informé) pour aider les chefs de projet à visualiser, planifier et gérer les ressources pour le calendrier du projet. Pour trouver le chemin critique, les chefs de projet utilisent des diagrammes de planification des ressources comme le diagramme de Gantt, un diagramme de réseau à code couleur qui affiche une séquence d’activités au sein du calendrier du projet, la durée de chaque tâche et le chemin le plus long du début de la première activité du projet jusqu'à la fin de la dernière activité. Le guide PMBOK recommande d’utiliser la méthode du chemin critique (CPM) pour déterminer la durée la plus courte possible d’un calendrier de projet.
Modèle de planification des ressources en personnel
La gestion des ressources consiste à attribuer des tâches, des rôles et des responsabilités à vos équipes de projet afin de clarifier le processus et la participation. Ce modèle de planification des ressources combine une matrice RACI et une fonctionnalité d’histogramme. Utilisez ces outils pour visualiser et planifier l’activité du projet, et créez un calendrier de projet optimisé en fonction des ressources en personnel.
Télécharger le modèle de planification des ressources en personnel – Excel
Ce qu’il faut aborder dans votre plan de gestion des ressources
Les plans de ressources aident à allouer, contrôler et utiliser les ressources. En plus de cette fonction pratique, les plans de gestion des ressources peuvent aider à emporter l’adhésion des parties prenantes et à faire approuver les budgets des projets. Un plan de gestion des ressources physiques conseille les chefs de projet sur l’utilisation des matériaux et de l’équipement. Les plans de ressources humaines indiquent le type de personnes qualifiées nécessaires à la réalisation d’un projet, ainsi que la quantité, le coût et la durée programmée de leurs activités. Avant de mettre en œuvre votre plan de projet, modifiez et organisez le plan de ressources pour attribuer chaque tâche du projet à la personne appropriée. Un plan de ressources solide comprend les informations suivantes :
- Identification des ressources : le type de personnes ou de ressources matérielles nécessaires, le nom, le titre, la source (si contrat) et l’équipe de projet attribuée.
- Coût des ressources : le coût direct ou estimé des ressources.
- Exigences des ressources : les informations sur les ressources disponibles, y compris leurs périodes, conditions et durée de disponibilité.
- Rôles et responsabilités : la ou les fonctions spécifiques que chaque ressource humaine effectue pour le projet. Ces informations peuvent répertorier l’autorité des ressources, y compris le pouvoir de prise de décision et d’autorité.
- Quantité de ressources : la quantité de ce type de ressource (par exemple, la quantité d’heures de main-d’œuvre, d’équipement ou de matériaux).
- États des ressources : l’état actuel de la ressource (prévu, demandé, approuvé, refusé, alloué, confirmé).
- Emplacements des ressources : où est située la ressource, y compris les ressources virtuelles et les équipes colocalisées.
- Organisation des ressources : affichage graphique de l’équipe du projet et de la relation de ses membres avec d’autres ressources de l’équipe de projet.
- Calendrier des ressources : les jours et horaires de travail, ainsi que les dates de début et de fin programmés pour différents jalons du projet, ainsi que les jours fériés prévus. Les calendriers de ressources identifient la durée du travail pour des ressources spécifiques.
- Journal des problèmes de ressources : informations à propos des défis liés à la planification des ressources, par exemple, au niveau de l’acquisition de ressources qualifiées, et des étapes de résolution de problèmes qui ont permis de maintenir les plans de ressources du projet sur la bonne voie.
Que sont les prévisions de ressources ?
Une prévision des ressources est une évaluation quantitative des conditions et des événements utilisée pour estimer la quantité de ressources, ainsi que le coût des ressources prévues, allouées et réelles d’un projet. Ces prévisions sont basées sur des informations disponibles au moment où le plan de ressources est développé. La durée de l’activité prévoit la durée de chaque activité du projet. Il s’agit d’une technique utile pour déterminer le coût et la quantité des ressources requises, exprimés en heures, semaines, jours ou mois. Le PMI répertorie divers outils et techniques de prévision du guide PMBOK, notamment :
- Estimation ascendante : évaluez les petits détails, comme la durée individuelle de l’activité du projet par ressource, à partir d’une décomposition globale de la portée totale du travail. Utilisez cette technique pour prévoir la durée des affectations individuelles, ou le coût des ressources qualifiées, en ajoutant toutes les estimations basses des coûts et de la consommation des ressources pour déterminer une estimation totale. Ce processus est précis mais chronophage.
- Référence des données publiées : exploitez des rapports publiés, des articles de revues spécialisées et des données publiques provenant d’organisations comme PMI pour créer des prévisions de ressources à l’aide d'estimations basées sur ces données. Il s’agit d’un type d’estimation analogue, défini dans le PMBOK comme « une technique d’estimation de la durée ou du coût d’une activité ou d’un projet à l’aide de données historiques d’une activité ou d’un projet similaire. »
- Estimation paramétrique : le logiciel de gestion de projet comprend une fonction d’algorithme pour effectuer une estimation paramétrique. Utilisez cet outil pour prévoir le coût des ressources ou estimer la durée de mise à disposition des ressources en fonction des paramètres des ressources du projet et des données historiques.
- Estimation en trois points : utilisez une estimation réaliste, une estimation optimiste et une estimation du pire scénario de la main-d’œuvre de projet pour prévoir les coûts des ressources en appliquant la moyenne des trois estimations.
Modèle de planification des ressources d'équipe
Utilisez ce modèle pour prévoir la disponibilité de votre équipe de projet (exprimée en heures de travail) à l’aide d’une visualisation sous forme de carte thermique. Personnalisez le modèle pour prendre en compte la disponibilité de votre équipe en fonction de l’allocation des heures de travail des ressources. Il s’agit d’un outil d’utilisation des ressources conçu pour vous aider à planifier et à gérer la demande de votre équipe et à rassembler rapidement des données en fonction des heures de projet allouées et utilisées.
Télécharger le modèle de planification des ressources d'équipe – Excel
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