Qu’est-ce que l’ERP en termes simples ?
La planification des ressources de l’entreprise (ERP) regroupe l’ensemble des opérations de votre entreprise, des ventes et du marketing à la planification et à la production, en passant par les stocks et les finances, en une expérience harmonieuse. En intégrant vos données dans un système central, toutes les informations dont vous avez besoin pour diriger votre entreprise sont à portée de main. Un ERP intelligent vous fournit tous les points de données dont vous avez besoin en temps réel.
Qu’est-ce qu’un système ERP ?
La planification des ressources de l’entreprise (ERP), appelée planification des ressources gouvernementales (GRP) dans le secteur public, est traditionnellement une grande initiative interne qui vise à optimiser à la fois les processus opérationnels et les informations commerciales. Lorsqu’elle est mise en œuvre correctement, il s’agit d’un système intégré qui offre clarté, flexibilité et agilité opérationnelle des données.
La base d’une solution ERP est une base de données partagée qui sert de référentiel central d’informations. Toutes les parties prenantes concernées accèdent à ce même référentiel de données. Les rapports sont ensuite extraits de ce système unique et uniforme afin d’assurer transparence, efficacité et cohérence.
La planification des ressources de l’entreprise joue un rôle clé dans la fabrication intégrée par ordinateur (CIM), qui s’appuie sur des systèmes automatisés, des logiciels, des capteurs et des machines contrôlées par ordinateur pour fabriquer des produits. L’ERP est passé de systèmes de fabrication purs à l’intégration à la comptabilité, aux ressources humaines, aux achats, aux commandes et à la comptabilité des coûts.
Les origines de l’ERP remontent à 1913, lorsqu’un ingénieur nommé Ford Whitman Harris a repéré le besoin d’une plus grande efficacité et a développé un modèle de planification de la production appelé quantité économique de commande (EOQ). Utilisant des procédés sur papier, ce précurseur de la planification des processus est resté la norme de l’industrie jusqu’en 1964, lorsque Joseph Orlicky a développé la planification des besoins en matériel (MRP), et que le fabricant d’outils Black + Decker est devenu la première entreprise à adopter une solution MRP qui combine les concepts d’EOQ avec un ordinateur central.
L’adoption rapide de logiciels dans les années 1980 a conduit à des capacités d’intégration qui ont élargi les fonctionnalités pour inclure la planification, la nomenclature (BOM) et les fonctions d’achat liées aux rapports financiers de l’entreprise. Comprenant considérablement plus de processus de fabrication, la planification des ressources de production (MRP II) a remplacé la MRP comme norme pour la gestion des données et la planification de l’efficacité. Lorsque les systèmes se sont étendus au-delà des processus de fabrication pour inclure les ressources humaines et la comptabilité, ils ont été remaniés en planification des ressources de l’entreprise.
Quelle est la différence entre la planification des ressources de l’entreprise et la gestion des ressources de l’entreprise ?
La planification des ressources de l’entreprise peut être confondue avec d’autres systèmes de gestion tels que la gestion des ressources de l’entreprise (ERM), la gestion des performances de l’entreprise (EPM) et la gestion de la relation client (CRM). Voici les avantages et les fonctionnalités de chacun.
- Planification des ressources de l’entreprise : l’ERP suit vos ressources, vos matériaux et vos transactions. Ce système fournit toutes les données sur le fonctionnement de votre entreprise en temps réel. Utilisez des systèmes ERP pour exploiter votre entreprise.
- Gestion des ressources de l’entreprise : l’ERM vous permet de gérer l’accès à tous vos systèmes logiciels. Cela comprend généralement la possibilité pour le personnel de se connecter à plusieurs systèmes logiciels avec un seul nom d’utilisateur et mot de passe, ainsi que de vous permettre de contrôler qui a accès aux systèmes logiciels.
- Gestion des performances de l’entreprise : le logiciel EPM prend les données de l’ERP et vous aide à surveiller et à analyser les performances de votre organisation. Utilisez l’EPM pour planifier, prévoir, évaluer et prendre des décisions. Ce système vous aide à gérer stratégiquement les performances globales de votre organisation grâce à la modélisation et à l’analyse.
- Gestion de la relation client : la plupart des solutions ERP comprennent de nombreux outils de CRM pour vous aider à mieux comprendre vos clients. Par exemple, vous pouvez suivre les contacts et l’historique des bons de commande de vos clients. Toutefois, les CRM fournissent généralement des informations plus approfondies sur le pipeline commercial et l’entonnoir des ventes, qu’il s’agisse de ventes ou de services pour vos clients. De nombreux CRM vous aident également à organiser et à suivre vos efforts de marketing et le temps passé à convertir des prospects en ventes.
Qui utilise les solutions de ressources d’entreprise ?
Dans le contexte concurrentiel actuel, chaque organisation a besoin de pouvoir recueillir, stocker et analyser des données afin de prendre plus rapidement de meilleures décisions. La planification des ressources de l’entreprise vous aide à standardiser et à simplifier vos données pour plus d’agilité, d’efficacité et de collaboration.
Vous pouvez mettre en œuvre un système ERP pour optimiser les processus opérationnels et administratifs dans tous les marchés verticaux, y compris la santé, la fabrication, la vente au détail, le gouvernement et la technologie. L’ERP fonctionne en intégrant des processus décousus dans un seul système de données que l’ensemble de l’organisation peut afficher et sur lequel elle peut agir. Tous les utilisateurs, des cadres aux DSI en passant par les représentants du service à la clientèle, peuvent accéder aux mêmes données et informations en temps réel, à jour, complètes et adaptées aux besoins de l’utilisateur.
De plus en plus, les entreprises qui doivent optimiser et intégrer des fonctionnalités opérationnelles se tournent vers les solutions ERP agiles disponibles sur le marché actuel. Les entreprises ont besoin de réponses rapides face aux écarts du climat moderne des affaires et des forces du marché pour réussir et faire des bénéfices.
La valeur commerciale d’un système ERP se retrouve dans son efficacité et sa capacité à fournir rapidement des analyses claires. Les entreprises considèrent l’intelligence des données comme un produit qui peut être mis à profit pour améliorer la part de marché, la compétitivité et la rentabilité. Le fait de disposer des bonnes connaissances, de rapports clairs et d’une intégration inter-fonctions offre de plus grandes opportunités d’identifier les domaines de croissance et d’expansion. Les systèmes ERP fournissent aux entreprises la capacité de répondre à l’évolution des paradigmes opérationnels, aux nouveaux partenariats, aux acquisitions, à l’augmentation des listes de fournisseurs, aux outils de prise de décision et aux mécanismes afin de s’adapter et d’avancer rapidement.
Lisa Anderson, supply chain expert and business consultant, says, “ERP systems have become essential to compete in today’s Amazon-impacted marketplace, no matter the industry. My best clients are leveraging systems to provide superior service and rapid deliveries to customers, to gain quick access to information for decision making, and to utilize advanced technologies for customer and supplier collaboration and automation in support of profitable growth.”
L’ERP peut fournir une gestion financière, suivre des pratiques comptables standard, générer des rapports à des fins commerciales et gérer les transactions. Pour les fabricants, l’ERP peut gérer votre chaîne logistique et vos stocks, en vous assurant d’avoir les bons matériaux à portée de main au bon moment pour exécuter les commandes. L’ERP peut également fournir des informations sur les clients, en analysant les personnes qui commandent vos produits ou services, à quelle fréquence elles commandent et quels peuvent être leurs demandes ou besoins spéciaux, créant ainsi une base de données de toutes vos interactions avec les clients.
De plus, les développeurs trouvent toujours de nouvelles intégrations entre les appareils (du bureau au mobile) et entre les applications professionnelles. Les fournisseurs d’ERP sont constamment à la recherche d’outils et de techniques pour donner aux entreprises un avantage dans un monde axé sur les données.
Comment fonctionne l’ERP ?
Pour répondre aux divers besoins des acheteurs, les fournisseurs proposent des solutions sur site, hébergées et dans le cloud afin d’atteindre les objectifs de mise en œuvre de l’organisation. La plupart des systèmes ERP sont basés sur une plateforme modulaire qui intègre verticalement des éléments, allant des exigences en matière de paie et de dotation en personnel d’un service RH à la capacité d’approvisionnement et d’entreposage, en passant par les ventes et le marketing, la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) et l’administration.
Les modules ERP sont conçus pour de nombreux processus opérationnels, tels que le contrôle des stocks et les finances, et peuvent être regroupés pour votre entreprise. L’avantage d’une solution ERP réside dans l’apparence cohérente de ses modules, de sorte que tout le monde, du back-office au front office, en passant par l’étage de production, a la même expérience. Ces modules sont intégrés pour vous assurer que vous disposez d’un système partagé de données et de flux de travail, ainsi que de processus opérationnels standardisés.
L’un des nombreux objectifs d’un système ERP consiste à réduire les coûts opérationnels en éliminant les systèmes et tâches redondants, en améliorant le flux de travail et l’efficacité ainsi qu’en encourageant la collaboration et la communication transversales. Les systèmes ERP fournissent également les rapports qui révèlent des opportunités d’informations, de croissance et de planification. Un système ERP intègre des modules dans une infrastructure cohérente et comprend généralement les éléments suivants :
- des modules allant de la distribution à la gestion de la chaîne logistique, en passant par les ressources humaines et la paie ainsi que la gestion de projets et la finance ;
- la possibilité de saisir des données transactionnelles, à l’aide de scanners de radio-identification (RFID), de lecteurs et de caisses ;
- des données « propres » qui évitent les doublons et offrent une source standard pour toutes vos décisions commerciales ;
- des services de données qui fournissent des interfaces ou des fonctionnalités à vos clients, vos fournisseurs et votre personnel ;
- des données et tableaux de bord en temps réel pour les métriques clés ;
- des données et des analyses spécialisées qui suivent les tendances et le retour sur investissement de vos efforts de marketing ;
- des systèmes de planification et d’ordonnancement avancés (APS) ;
- une base de données partagée ou commune avec des données standardisées ;
- une apparence et un ressenti cohérents pour tous les modules du système ERP, ce qui réduit le temps de formation et améliore les performances du personnel ;
- une base de connaissances sur les services ou un forum de fournisseurs, offrant une assistance communautaire à tous les clients utilisant un système ERP particulier.
L’ERP a commencé par être un outil dédié à la fabrication, mais ce système a été adopté par les industries qui fournissent des services ainsi que des produits finis. Un système ERP solide combine intégration, assistance opérationnelle en temps réel et base de données centralisée. Cette base de données centralisée disposera de commodités modernes telles que des tableaux de bord, des rapports d’opérations interfonctionnels et des vues instantanées de l’organisation en tant qu’unité intégrée entière. Toutefois, une base de données centralisée présente un risque : elle peut exposer l’entreprise à la menace de perdre des informations sensibles en cas d’atteinte à la sécurité.
Les solutions, logiciels et outils de systèmes ERP se divisent en plusieurs catégories, en fonction de leur taille et de la complexité des entreprises qu’ils desservent :
- Niveau I : une solution unique ou un système ERP général. Ces systèmes, comme Oracle ou SAP, sont conçus pour les grandes organisations qui ont besoin d’une intégration au sein d’une structure mondiale, y compris les grandes agences fédérales. Ceux-ci s’adaptent généralement aux processus de tous les secteurs et peuvent être personnalisés en fonction des exigences du secteur. Ces ERP gèrent plusieurs langues, devises, alphabets et réglementations comptables.
- Niveau II : système ERP vertical ou spécifique à un secteur d’activité. Ces systèmes, comme Microsoft Dynamics ou Epicor, se concentrent sur un seul secteur, comme la construction, la vente au détail ou l’épicerie. Ils servent également les unités commerciales d’entreprises mondiales, ainsi que les gouvernements des États et des collectivités locales, mais ne disposent pas d’une partie de la capacité mondiale des solutions de niveau I.
- Niveau III : ERP de moyenne envergure. Ceux-ci gèrent des entreprises de taille moyenne qui ont besoin de peu de fonctions mondiales.
- Niveau IV : ERP pour petites entreprises. Ces systèmes, comme PeopleSoft, proposent un ou deux processus opérationnels, comme la comptabilité, plutôt qu’une solution entièrement intégrée. Vous pouvez ajouter d’autres options au besoin, ou vous pouvez associer plusieurs fournisseurs pour obtenir les services dont vous avez besoin sans acheter de modules inutiles.
According to Gary McTall, Co-Founder and Chief Technology Officer at GovSense, “Top-tier ERPs of the future must fulfill these three criteria.” He lists them as the following:
- Have a flexible framework for innovation, such as point-and-click customization, a graphical workflow, or a true-cloud solution.
- Possess effective compliance and controls, such as a rule-driven reporting engine that runs in accordance with multiple accounting standards (GASB, GAAP, IFRS), role and permission controls, and audit trails.
- Offer real-time reporting that includes personalized dashboards and financial analytics.
Les principaux fournisseurs de planification des ressources de l’entreprise
Selon la plupart des sources du secteur, dont Gartner Research, les leaders des solutions ERP sont SAP (qui a développé le premier système ERP en 1972) et Oracle. Aujourd’hui, ces entreprises continuent d’être les deux plus grands fournisseurs de solutions ERP offrant des technologies internes et basées sur le cloud. Le rapport Peer Insights de Gartner cite également Microsoft Dynamics, NetSuite et Sage parmi les leaders du secteur, en particulier pour les organisations à la recherche de solutions cloud de petite et moyenne tailles.
Solutions de planification des ressources d’entreprise spécifiques aux secteurs
La tendance au développement de solutions spécifiques à un secteur d’activité prend rapidement de l’ampleur. Des centaines de solutions ERP sont disponibles ; beaucoup s’appliquent généralement à tous les secteurs verticaux de l’industrie, tandis que d’autres possèdent des fonctionnalités/modules spécifiques à ce secteur (soins de santé, fabrication, vente au détail, gouvernement ou technologie). Il est essentiel d’évaluer vos processus et de déterminer si une solution générique répondra à vos besoins avant de sélectionner un fournisseur. Une analyse de Software Advice s’appuyant sur la méthodologie de recherche de Gartner a trouvé près de 600 solutions logicielles ERP actuellement disponibles sur le marché, offrant un large choix pour répondre aux besoins de toute organisation.
Angela Nadeau, CEO of CompuData Inc., discusses the varying industry needs: “Each industry and business is different, with disparate operational requirements, variations in general accounting requirements, and industry-specific regulations. These needs will drive the transition to an appropriate ERP solution.”
D’innombrables solutions ERP peuvent répondre aux besoins de tous types d’organisations, même dans des entreprises de niche. Voici quelques exemples de la façon dont les logiciels ERP peuvent répondre aux besoins du marché :
- Construction : la construction est un projet complexe, où les entrepreneurs généraux programment et gèrent les sous-traitants et tous les matériaux nécessaires pour livrer un projet en respectant les délais et le budget. La gestion de projet ERP permet aux entrepreneurs de suivre la livraison des matériaux, de programmer les sous-traitants et d’afficher les coûts et la facturation.
- Production : les modules ERP peuvent fournir une gestion du cycle de vie des produits (GCVP), vous guidant pour un produit du début à la fin, en particulier lors de la conception, de la fabrication et de la mise en service. Les solutions ERP peuvent synchroniser votre processus de production et fournir un contrôle qualité.
- Approvisionnement : alors que nombre des premiers systèmes ERP se concentraient sur les systèmes de back-office, la génération suivante de modules s’intègre à la gestion des relations avec les fournisseurs (SRM), ce qui vous permet de travailler plus facilement avec vos fournisseurs externes et vos clients. Tout comme vous suivez les stocks pour votre production et votre fabrication, les systèmes ERP vous permettent de suivre les produits et les fournitures de tous les secteurs d’activité, ainsi que de surveiller les fournisseurs et d’obtenir le meilleur tarif pour le volume de matériaux que vous achetez.
- Distribution et transport : à partir du centre de distribution, un système ERP peut suivre l’emplacement et l’inventaire de n’importe quel navire, camion ou livraison, à l’aide de la recherche et de l’enregistrement en temps réel. Le logiciel peut également coordonner l’emploi du temps des camions qui doivent venir à la rencontre des navires sur le quai pour recevoir les livraisons en temps opportun, réduisant les coûts d’attente lors du déchargement ou du chargement et permettant de gagner du temps pour les employés dans la planification des livraisons et des collectes.
- Fabrication : les solutions ERP en temps réel gèrent le processus depuis le passage d’une commande jusqu’à son expédition. L’ERP déclenche le calendrier de production, l’aligne sur les autres commandes en cours et s’ajuste si vous rencontrez des retards. Les modules ERP sont essentiels dans la gestion de la chaîne logistique (GCL), vous aidant à surveiller les niveaux de vos stocks et à trouver des articles dans votre entrepôt.
Les avantages des solutions de planification des ressources d’entreprise
Les données représentent l’élément vital de toute organisation. Elles vous aident à suivre votre chiffre d’affaires, vos matériaux, vos ressources et vos performances. Elles vous permettent d’identifier les possibilités de croissance et de réduire vos coûts. Voici comment votre entreprise peut tirer avantage des informations sur les données proposées par l’ERP :
- Réduisez vos coûts opérationnels : les systèmes ERP suivent votre production de fabrication, votre service à la clientèle, vos achats, etc. Grâce aux données en temps réel, vous pouvez voir les endroits où les coûts d’exploitation sont supérieurs ou inférieurs au budget, et la façon dont les retards ou goulets d’étranglement peuvent affecter vos coûts. Vous disposerez également de rapports d’inventaire, de fiches tarifaires et de données clients en temps réel.
- Automatisez le traitement des commandes : est-ce que vous créez, saisissez, suivez ou remplissez toujours manuellement vos commandes ? Les solutions ERP automatisent le processus, proposent des systèmes de commerce électronique afin que les clients puissent commander et payer en ligne, et valident la facturation, le suivi des commandes et le paiement. Vous serez également en mesure de configurer les tarifs et de suivre le chiffre d’affaires provenant de la facture via le paiement ou le reçu en espèces.
- Améliorez la gestion de projet et la collaboration : en réduisant le nombre de systèmes utilisés par votre organisation pour développer et gérer des produits, vous pouvez collaborer entre services pour vous assurer que les critères, livrables et budgets clés sont alignés sur les objectifs du projet. Tout le monde aura accès aux mêmes données pour fournir et partager des informations commerciales.
- Intégrez les rapports financiers : les services du marketing, des ventes et de la finance travaillent tous au sein d’un seul système pour suivre le chiffre d’affaires et les dépenses. La comptabilité n’a plus à rapprocher les rapports.
- Standardisez l’approvisionnement : dans les grandes organisations, divers centres de coûts et unités commerciales font fréquemment l’acquisition de ressources indépendamment les unes des autres. Un système ERP unifiera vos achats, vos ressources et le suivi des fournisseurs afin d’économiser du temps et de l’argent.
- Améliorez les rapports gouvernementaux : les logiciels ERP aideront les organisations du secteur public à répondre aux exigences de conformité, telles que la comptabilité, l’audit, la sécurité des données et l’approvisionnement de la chaîne logistique.
- Renforcez la sécurité : un système ERP solide offre des paramètres avancés d’accès et d’autorisation pour les utilisateurs, ce qui permet de garder vos données sous verrou et clé virtuels. Vos informations sensibles ne sont plus dispersées dans des dossiers individuels ou des disques durs d’ordinateur. Et chacun a accès aux données dont il a besoin, sans ouvrir les données qui ne le concernent pas.
- Standardisez les informations RH : un logiciel ERP vous permet d’automatiser le cycle de vie de tout employé, du recrutement à l’intégration, en passant par la formation et le développement. Les logiciels ERP peuvent inclure la gestion de la paie, les évaluations de performance et le suivi du temps de travail.
- Donnez plus de moyens aux employés : lorsque les employés n’ont plus à travailler avec des systèmes inefficaces, ils peuvent se concentrer sur leur travail, ce qui vous permet de générer du chiffre d’affaires et de conserver un personnel concentré et épanoui.
Vous pouvez utiliser l’ERP pour améliorer les performances et la gouvernance de votre entreprise de plusieurs manières. Les données vous indiqueront les domaines où votre entreprise doit se développer ou innover et vous aideront à contrôler ou à réduire les coûts et les risques. Vous gagnez en intelligence d’affaires (BI) pour obtenir une vision plus fidèle de la santé et du statut de votre entreprise.
Les avantages comprennent également de meilleurs rapports et plus de communication inter-fonctions, une amélioration de la gestion du service à la clientèle, une gestion opérationnelle optimisée et plus efficace pour l’approvisionnement, les stocks et le suivi des ventes ainsi qu’une rationalisation des opérations. L’utilisation de la BI via l’analyse prédictive permet d’identifier et de mettre en œuvre efficacement de nouvelles initiatives et opportunités de stabilité et de croissance.
Selon Anderson, « bien que les systèmes ERP présentent de nombreux avantages financiers, la raison la plus convaincante d’opter pour un système ERP est l’obtention d’une plateforme transversale, et même inter-organisationnelle, permettant de soutenir la croissance évolutive de l’entreprise ».
Les inconvénients et défis des solutions de planification des ressources d’entreprise
En revanche, une solution ERP peut représenter une initiative importante et coûteuse. Il faut beaucoup de temps, de planification et d’argent pour unifier tous vos systèmes dans une seule solution ERP. Les dépenses comprennent le capital et les logiciels nécessaires au fonctionnement, ainsi que les consultants, le personnel informatique interne et les administrateurs pour gérer le système. De nombreux défis liés à la mise en œuvre d’un système ERP efficace proviennent de coûts cachés résultant d’une planification insuffisante.
Une fois qu’une entreprise a déployé l’ERP, les utilisateurs peuvent se servir du système et optimiser ses fonctions, mais il y a souvent un manque de politique d’entreprise pour protéger l’intégrité des données dans les systèmes ERP et la manière dont elles sont utilisées. D’abord, la clé est de planifier de façon proactive, de reconnaître les éléments du changement opérationnel et culturel, et d’attribuer les actifs et le capital humain appropriés au projet. La négligence de ces domaines est la principale raison des retards coûteux et des dépassements financiers.
L’identification des entreprises indépendantes qui ne devraient pas être incluses dans la solution est presque aussi importante que l’intégration de systèmes. Si vous incluez des lignes vraiment indépendantes, vous pouvez créer des fonctionnalités, ajouter des processus superflus et faire face à des interdépendances inutiles dans la collecte de données et la création de rapports visant à s’adapter à l’ERP plutôt que trouver un système qui répond aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous d’acheter le bon système ERP, ou la bonne combinaison de systèmes, qui sert votre entreprise et votre stratégie.
Aucun système ne s’alignera parfaitement sur votre entreprise dès le départ. Votre entreprise est unique, et votre solution doit s’adapter à votre entreprise. Vous aurez besoin d’un certain niveau de personnalisation pour intégrer vos systèmes aux modules ERP et vous pourrez faire appel à des fournisseurs tiers pour répondre à vos besoins particuliers. Assurez-vous d’avoir identifié les processus opérationnels essentiels qui nécessitent un minimum de personnalisation et d’assistance. Trop de développement vous coûtera du temps et de l’argent à long terme.
Un autre obstacle largement reconnu au succès de l’ERP est de ne pas fournir suffisamment de formation et d’enseignement. Comme pour tous les changements organisationnels ou culturels, il est essentiel de fournir les outils pour comprendre, rassurer et familiariser le personnel avec les avantages et la logistique du nouveau processus pour qu’il y adhère. Et le temps que vous consacrez à la formation retire des ressources au fonctionnement quotidien de votre entreprise.
Les raisons les plus citées de l’échec de la mise en œuvre de l’ERP sont les suivantes :
- Identification inappropriée de vos besoins
- Mauvaise compréhension des processus qui doivent changer
- Attribution d’une équipe ou de ressources inappropriées
- Impossibilité de surmonter la résistance à l’évolution des systèmes
- Non-résolution des litiges entre services concernant le partage de données sensibles
- Non-instauration de processus permettant d’assurer une bonne gouvernance quant à la manière dont les données sont recueillies et saisies dans des modules
Si vous changez de solutions ERP, sachez que les coûts de changement peuvent accroître le pouvoir de négociation du fournisseur, ce qui entraîne une augmentation des coûts d’assistance, de maintenance et de mises à niveau.
McTall explique que le défi le plus fréquemment rencontré par son organisation est la difficulté à garder le cap une fois qu’elle a défini ses exigences. « Chez GovSense, nous tirons parti de Smartsheet pour aider nos clients à organiser, gérer et classer leurs exigences. Disposer d’une source de référence unique tout au long du projet permet d’atténuer les risques. »
Votre entreprise est-elle prête à passer à l’ERP ? Une liste de contrôle pour la mise en œuvre
Selon l’étude A Framework for Applying CSFs to ERP Software Selection, menée par Rekha Gupta et S. Kazim Naqvi, « la mise en œuvre d’un système ERP est considérée comme un processus d’investissement à haut risque, car elle nécessite des engagements financiers substantiels et présente une probabilité d’échec élevée inhérente ». Les organisations qui planifient soigneusement leur recherche, leur achat et leur mise en œuvre d’une solution ERP sont en mesure de réduire un grand nombre des risques les plus courants mentionnés ci-dessus. En utilisant le modèle McKinsey 7s, un cadre de travail datant de 2011 permettant d’évaluer la préparation au passage à l’ERP nécessite les actions suivantes lors de la planification de la mise en œuvre d’un système ERP :
- Stratégie : alignez les objectifs du système ERP sur la stratégie globale de l’entreprise.
- Structure : identifiez les décideurs et les éléments de coordination et d’alignement.
- Systèmes : analysez les besoins en informatique, données utilisables/importantes et processus opérationnels.
- Style/Culture : apportez les changements appropriés à l’alignement ou la culture d’entreprise pour adopter l’ERP.
- Personnel : sélectionnez la bonne équipe de projet et fournissez-lui une assistance.
- Compétences : fournissez la formation et l’enseignement permettant d’acquérir ou d’améliorer les compétences nécessaires.
- Valeurs partagées : adoptez les éléments pour favoriser l’adhésion, y compris l’engagement opérationnel global.
Une fois que vous avez décidé de poursuivre la mise en œuvre ou l’amélioration d’une solution ERP, envisagez les actions suivantes :
- Désignez un sponsor exécutif pour diriger la mise en œuvre de la solution ERP, assurer la supervision et la direction, ainsi qu’écarter les obstacles
- Montez une équipe dédiée de professionnels, y compris en informatique, pour diriger l’initiative
- Analysez le système actuel et les points qui doivent être améliorés
- Identifiez la meilleure option de déploiement pour votre entreprise (SaaS/cloud vs. sur site)
- Étudiez les options du secteur, répertoriez les fournisseurs et obtenez des références
- Planifiez les coûts de façon réaliste (matériel, logiciels, gestion des changements, dotation en personnel et formation)
- Créez un protocole de formation pour la formation continue et l’adhésion des utilisateurs
- Planifiez le transfert de données (les informations à importer dans le nouveau système et pour quelle raison)
- Prévoyez un délai raisonnable et réalisable avant le lancement
Bon nombre de ces considérations dépendent de la taille de votre entreprise, des unités commerciales qui ont besoin d’assistance et de la verticale du secteur. Les facteurs tels que les solutions générales ou spécifiques à un secteur et le déploiement sur le cloud, en SaaS ou sur site constitueront tous une grande partie du processus de prise de décision.
Par exemple, vous devrez réfléchir à la façon dont vous souhaitez que les données issues de la production soient partagées dans l’ensemble de votre système. Vous disposez de plusieurs options pour l’intégration des données :
- L’intégration directe relie l’équipement de la production avec l’équipement et les produits d’autres fournisseurs.
- L’intégration d’une base de données relie les données de la production à d’autres systèmes à l’aide de tableaux intermédiaires dans votre base de données.
- Les modules de transaction des équipements d’entreprise (EATM) communiquent avec l’équipement de la production et votre système ERP à l’aide de services Web, d’interfaces logicielles ou d’un tableau intermédiaire. Il s’agit généralement d’une solution prête à l’emploi.
- Les solutions d’intégration personnalisées peuvent être adaptées à votre entreprise en particulier, mais également coûter plus cher ou nécessiter plus de maintenance.
Meilleures pratiques en matière de planification des ressources d’entreprise
Une grande partie de l’évaluation de votre état de préparation varie en fonction de votre verticale. Les fournisseurs de logiciels ERP axés sur le secteur mettent en place des procédures et des rapports répondant aux meilleures pratiques dans de nombreux modules. Une partie de la diligence raisonnable consiste à identifier les rapports nécessaires pour les domaines fonctionnels, tels que la qualité et la réglementation. De nombreuses solutions ERP disposent de fonctions de rapport financier et de conformité qui sont pertinentes pour un certain secteur. Le bon système peut fournir des données pour assister la résolution de problèmes de stockage et de sécurité des données, la génération de rapports financiers et l’obtention de normes ISO, ainsi que les considérations bancaires des normes IFRS, Bâle II et Sarbanes-Oxley. Les réglementations et les normes du secteur font partie du logiciel ERP, qui automatise votre besoin de surveiller et d’examiner la conformité de votre entreprise.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de votre solution ERP
Lorsque vous êtes prêt à mettre en œuvre votre solution ERP, l’une des clés du succès est la manière dont vous migrez les données vers votre nouveau système. Assurez votre réussite en identifiant les données qui devront être déplacées, en déterminant et en établissant un calendrier de la migration (y compris le moment où vous « gèlerez » les données et ne permettrez pas d’en inclure davantage dans les systèmes que vous fermerez), en créant des modèles pour la migration des données clés, en établissant les comptes clés de l’entreprise pour ceux qui auront besoin d’accéder immédiatement à leurs données, et en désignant des politiques et des procédures pour l’archivage des données.
L’évolution de la planification des ressources d’entreprise
L’« ERP postmoderne » de Gartner, qui reconnaît qu’une solution en une suite n’est peut-être pas toujours dans le meilleur intérêt d’une entreprise, exprime efficacement l’évolution continue de l’ERP, en s’appuyant sur la prédiction de Forrester selon laquelle l’adoption d’un ERP basé sur SaaS augmenterait de 21 % par an jusqu’en 2015. La même année, une enquête du groupe Aberdeen a révélé qu’environ 90 % des entreprises avaient mis en œuvre un système ERP.
En s’écartant d’une approche à fournisseur unique, l’ERP postmoderne préconise un plan à plusieurs niveaux qui peut résoudre de nombreux problèmes pertinents en intégrant des systèmes disparates et en l’adaptant pour favoriser la croissance. Cette approche est particulièrement utile pour les entreprises ou les divisions qui disposent d’équipes à distance ou qui se trouvent au milieu de fusions et d’acquisitions d’entreprises. La clé de l’ERP postmoderne est de trouver le bon équilibre entre les composants, les logiciels, le matériel et les modules, tout en gérant la complexité qui peut accompagner les intégrations.
L’avenir de la planification des ressources d’entreprise
La mise en œuvre traditionnelle de l’ERP était vaste, complexe et principalement accessible aux organisations de la taille d’une entreprise. Mais à cause de la taille de ces systèmes anciens, les entreprises avaient du mal à les tenir à jour.
Selon un article de Ron Gill, « Why Cloud Computing Matters to Finance » (Pourquoi le cloud computing est important pour la finance), « environ deux tiers des entreprises de taille moyenne exécutent des versions anciennes de leur système de planification des ressources d’entreprise. Dans certains cas, il s’agit d’un logiciel qui a trois versions ou plus. C’est l’héritage de décennies de déploiements de logiciels sur site (en interne), de versions incrémentielles qui n’ont jamais semblé valoir la peine d’un projet de migration de mise à niveau majeur, et de la peur de perdre une personnalisation critique. » L’article décrit les coûts et les inefficacités de la réparation continue de grands systèmes complexes et obsolètes.
Les systèmes ERP traditionnels sont installés sur les ordinateurs et les serveurs d’une entreprise, généralement pour des frais de licence uniques, avec des coûts supplémentaires pour les mises à niveau, l’assistance et la formation. Ces systèmes sur site sont généralement considérés comme des dépenses en capital en raison des coûts initiaux.
Les logiciels basés sur le cloud fonctionnent différemment. Le logiciel est hébergé sur les serveurs du fournisseur de l’ERP et les entreprises accèdent aux données via un navigateur Web et, de plus en plus, via des applications mobiles sur téléphones et tablettes. Ces solutions ERP peuvent être installées rapidement, car elles ne nécessitent pas d’achats coûteux de matériel, et les tarifs sont basés sur un abonnement mensuel ou annuel, avec des frais supplémentaires pour l’assistance, la formation et les mises à jour. De nombreuses entreprises étaient initialement préoccupées par le fait que les données soient stockées en dehors de leurs propres serveurs, mais l’amélioration de la sécurité et d’autres avantages accélèrent l’adoption des systèmes dans le cloud.
According to Peter Contreras, P&G’s ERP Oil and Gas, Aviation, and Consumer Goods Project Manager, “These multiphased, multiyear, multi-million-dollar projects that were hugely popular in preparation for Y2K are diminishing due to the demand for a more agile approach to technology, including apps that act as more user-friendly components of ERP solutions.”
Les prévisions pour les solutions ERP basées sur le cloud se situent entre 25 et 30 milliards de dollars au cours des cinq prochaines années, selon « State of Enterprise Resource Planning Security in the Cloud », un rapport de Cloud Security Alliance mené en 2018.
Différents types de systèmes cloud stockent vos données et votre solution ERP et vous y donnent accès.
- Le logiciel en tant que service (SaaS) héberge vos logiciels et applications, fournissant toutes les maintenances et mises à niveau, auxquels vous accédez par le biais d’un abonnement.
- L’infrastructure en tant que service (IaaS) ressemble plus à un centre de données basé sur le cloud, offrant des serveurs, du stockage et de la mise en réseau.
- La plateforme en tant que service (PaaS) fournit des environnements virtuels pour développer, tester et gérer des applications, sans avoir besoin d’infrastructures connexes telles que des serveurs et des bases de données.
Certains fournisseurs proposent une approche ERP hybride, ou à deux niveaux. Certaines applications sont sur site, et d’autres sont hébergées sur le cloud. Les entreprises peuvent maintenir leur ancien système ERP tout en donnant à chaque secteur d’activité un accès à des solutions cloud agiles, en obtenant les avantages globaux de l’ERP et en répartissant leurs efforts sur les plateformes.
Au fur et à mesure que la technologie évolue, de plus en plus de personnes ont accès à la puissance de l’informatique sur des appareils plus petits. Les applications mobiles d’ERP donnent à chacun accès à des données commerciales en temps réel (telles que les ventes, les mises à jour de fabrication et le suivi des clients) sur son téléphone ou sa tablette. Les outils sociaux intègrent le partage avec les solutions ERP. L’Internet des objets (IdO) rend l’accès aux données plus rapide, efficace et universel au sein de votre entreprise.
Les fournisseurs d’ERP ont adapté leurs offres pour répondre aux demandes d’agilité et de mobilité. Étant donné que les SaaS et technologies cloud basées sur des abonnements sont davantage acceptées, de nombreuses petites et moyennes entreprises peuvent profiter des économies de coûts en éliminant les dépenses coûteuses en matériel, octroi de licences complexe et maintenance.
McTall fait écho à la demande de solutions ERP dans le cloud : « l’ERP dans le cloud permet aux organisations de gérer les coûts informatiques, d’optimiser l’efficacité opérationnelle, de rationaliser la gestion des commandes et les processus d’approvisionnement, d’éliminer les rapports complexes et manuels à base de feuilles de calcul, et d’améliorer la productivité des employés, tout en transférant les dépenses d’ERP vers l’OpEx plutôt que vers la CapEx ».
Les systèmes ERP d’aujourd’hui perdent leur réputation de déploiements coûteux, chronophages et rigides, tout en continuant à résoudre et à améliorer les fonctions clés de l’entreprise comme l’intégrité des données et l’efficacité des processus. Alors que le monde passe à l’ère de la transformation numérique, les entreprises continuent de reconnaître la nécessité de tirer parti des données pour conserver ou obtenir un avantage concurrentiel. Les systèmes ERP actuels fournissent de la visibilité, de la coordination, de l’intégration et de la polyvalence. Les futurs systèmes offriront des fonctionnalités, une flexibilité, des données centralisées et des rapports améliorés pour répondre aux exigences concurrentielles des entreprises.
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