Le membre d’équipe en télétravail est partout
Le télétravail se développe, et si vous êtes un responsable qui n’a pas encore assumé la responsabilité directe d’un employé qui travaille de chez lui, ce jour approche. Selon les données de Gallup, 43 % des employés travaillent à distance. Bien que le télétravail soit courant dans les petites entreprises, ces dernières n’en ont pas l’exclusivité. Sept gestionnaires sur dix du classement Fortune 100 supervisent au moins un employé à distance. Et bien qu’elle soit également courante chez la génération Y, 60 % d’entre elle travaillant à distance selon la Société de gestion des ressources humaines, les données montrent également que quatre adultes sur cinq, toutes générations confondues, choisiraient de télétravailler s’ils en avaient l’opportunité.
Environ 3,7 millions d’employés télétravaillent au moins la moitié du temps, selon Global Workforce Analytics, un chiffre représentant 2,5 % de l’ensemble des travailleurs américains. Et n’oubliez pas que les indépendants et les nomades numériques se multiplient, certaines statistiques projetant que plus de la moitié de la main-d’œuvre américaine sera indépendante d’ici 2027. Indépendant ou non, le cabinet de recherche IDC prévoit que 72 % de tous les travailleurs n'auront plus de bureau d’ici 2020, ce qui signifie qu’ils pourraient travailler de n’importe où : dans le bâtiment, la même ville ou le monde entier. Avec tout cela, les responsables doivent développer rapidement leurs compétences en gestion à distance.
De nombreux responsables hésitent à accepter le défi de la gestion des télétravailleurs, en supposant que si certains ou tous les membres de l’équipe sont hors site, le navire abandonne ses responsabilité ou sa capacité à diriger ces personnes. Cependant, la plupart des responsables n’ont guère le choix de superviser les personnes à distance ou les équipes à distance, étant donné les tendances dans le milieu de travail. C’est parce que les avantages du télétravail à distance, une fois qu’on les connaît, sont difficiles à ignorer.
« Avant la récession, les possibilités de travail à distance étaient un moyen d’attirer les talents et considérées comme une façon d’encourager la durabilité », explique Kate Lister, Présidente de Global Workplace Analytics, une société qui étudie les tendances en matière de lieu de travail. « Mais après la récession, les dirigeants se sont réveillés. Le travail à distance n’est plus une solution à court terme. Il s’agit d’une stratégie à long terme, car il permet de réaliser des économies. Notre recherche montre que les entreprises peuvent économiser environ 11 000 dollars par employé et par an en autorisant le télétravail à mi-temps. »
Malgré les avantages pour les entreprises de permettre le télétravail, il y a peu de formation formelle disponible pour les responsables dont les équipes subissent une conversion à distance ou qui arrivent sur des lieux de travail où les membres de l’équipe sont fortement dispersés.
« L’une de mes bêtes noires est qu’il n’y a jamais eu de Six Sigma pour le travail à distance », explique Lister, faisant référence au protocole d’amélioration des processus lancé dans les années 1980.
Les gestionnaires inquiets de saisir l’occasion peuvent se rassurer : les employés qui travaillent à distance n’ont pas besoin d’approches de gestion très différentes, et choisir le bon environnement et outils de travail virtuel, le bon moyen de communication pour un message donné, et définir des attentes peuvent permettre d'assurer une relation travailleur-responsable mutuellement réussie.
Lister explique que les responsables qui se retrouvent avec une main-d’œuvre toujours plus éloignée peuvent se responsabiliser en parlant à leurs pairs travaillant dans des entreprises pratiquant le télétravail, ou en lisant des études de cas dans le livre Work on the Move, publié par le cabinet de recherche Workplace Evolutionaries.
Re-motivés : Les équipes en télétravail veulent les privilèges correspondants et feront ce qu’il faut pour les obtenir
L’attitude fait tout - et quand il s’agit d’équipes à distance, il y a de bonnes nouvelles pour les responsables : La plupart des employés se réjouissent de la possibilité de télétravailler pour des dizaines de raisons, qui vont des temps de trajet réduits à la possibilité de modifier leur emploi du temps pour un meilleur équilibre travail-vie personnelle. En d’autres termes, les employés veulent le privilège de télétravailler et ils sont donc généralement disposés à répondre aux règles, exigences, attentes et contingences définies par la direction afin de conserver ce droit.
- Les membres d’équipe en télétravail sont engagés. Ceux qui travaillent à distance sont plus heureux que leurs homologues travaillant exclusivement sur place, selon une étude de Gallup, qui indique que les travailleurs à distance sont 32 % plus engagés que leurs pairs basés au bureau. Cela dit, tous les télétravailleurs ne veulent être complètement lâchés. Bien que l'« engagement optimal » entre un membre d’équipe en télétravail et un employeur soit passé d’un jour hors site par semaine (20 % hors site) à trois ou quatre (60 à 80 % hors site), les employés apprécient toujours le présentiel, le lien social, la pause-café et la structure disponibles sur le lieu de travail.
- Le télétravail est une carotte. Que votre souci soit de gérer en haut ou en bas, gardez à l’esprit que les employés sont disposés à faire des efforts et des sacrifices pour garder le privilège du télétravail. Après la rémunération et des avantages sociaux concurrentiels, la flexibilité au travail est une priorité absolue, en particulier chez les parents, selon une étude réalisée en 2015 par Ernst & Young. Les employés feront des sacrifices pour obtenir de la flexibilité : quelque 37 % des travailleurs de la technologie accepteraient une réduction de 10 % de leur salaire pour travailler à domicile, selon Global Workplace Analytics. La recherche Citrix renforce cette réalité : une entreprise a révélé que près des deux tiers des membres de l’équipe renonceraient à au moins un avantage lié à leur emploi pour le privilège de travailler à domicile une fois par semaine.
- Le temps gagné, c’est de l’argent gagné. Le temps de déplacement que les employés à distance récupèrent est souvent réinvesti dans leurs journées de travail. AT&T rapporte que le personnel à distance consacre cinq heures de plus au travail chaque semaine par rapport aux travailleurs sur place, tandis que Sun Microsystems indique que 67 % du temps de trajet qu’ils gagnent revient à leurs heures de travail. Considérez le fait qu’un employé qui économise six heures par semaine sur son trajet peut, en 50 semaines, fournir 200 heures de travail supplémentaires à l’entreprise, soit cinq semaines entières de travail de 40 heures !
Le télétravail peut également offrir des avantages financiers et temporels aux responsables. Environ 46 % des entreprises interrogées par Global Workplace Analytics ont déclaré que le télétravail réduit la déperdition, ce qui signifie que le temps et le coût du recrutement, de l’embauche et de la formation des nouveaux employés sont réduits lorsque les travailleurs à distance restent au fil du temps. La prise en charge et l’alimentation des équipes à distance peuvent nécessiter un investissement initial en temps et en formation technologique pour les responsables, mais la réduction de l’attrition et des pertes d’effectif n’est-elle pas une récompense valable pour cet effort ?
Gérer des équipes en télétravail : Anticiper les préoccupations et les obstacles
Les responsables qui dirigent des équipes à distance vers le succès doivent passer plus de temps à recueillir des informations sur ce dont ils ont besoin personnellement et professionnellement. Bien que cela soit vrai pour les responsables qui dirigent des équipes en bureau, les membres d’équipe en télétravail ont souvent des préoccupations sur leur travail que les travailleurs en bureau ne font pas. Vous vous demandez quelles préoccupations un employé pourrait avoir en assumant un rôle à distance au sein de son lieu de travail ? Voici quatre problèmes que les télétravailleurs signalent dans les recherches sur le lieu de travail, et les moyens de les résoudre ou de les compenser.
Préoccupation n° 1 : Les employés en télétravail peuvent-ils être promus ?
Un travailleur américain sur 10 ayant des horaires flexibles ou des arrangements à distance a déclaré à Ernst & Young qu’il avait été « lésé » en raison de son organisation de travail flexible, ce qui indique que dans de nombreux lieux de travail, il y a toujours une stigmatisation de la flexibilité qui pourrait leur faire manquer des augmentations, des embauches internes ou des promotions. Les travailleurs, en particulier ceux qui sont parents, craignent les bureaux où il y a un manque de flexibilité sur le lieu de travail ou des politiques de télétravail zéro qui empêchent le travail à domicile ou ailleurs. Même s’ils arrivent dans le rare service qui soit flexible, un changement du responsable ou de poste en interne entraînera-t-il une perte de flexibilité ?
Ce que les gestionnaires peuvent faire : Définir des objectifs clairs et mesurables pour les membres de l’équipe en télétravail peut grandement prouver la valeur du travail effectué à distance lorsqu’il s’agit d’examens annuels, de promotions, de projets clés ou de mutations internes. De plus, si les responsables discutent régulièrement des objectifs de carrière avec leur employé à distance, mettez cet employé en rapport avec un mentor ou un autre professionnel dont la carrière s’est développée dans un contexte à distance, félicitez les employés en télétravail en interne pour que leurs contributions gagnent en visibilité, et invitez l’employé à distance à des événements virtuels et en bureau où l’employé peut se connecter à l’ensemble des effectifs, cela peut apaiser les peurs.
Préoccupation n° 2 : Obstacles à l’achèvement du travail
Un télétravailleur sur quatre estime que son statut hors site crée des obstacles à l’achèvement des tâches liées au travail. Certains de ces obstacles peuvent être légitimes : quelqu’un a-t-il oublié de fournir un mot de passe ou invité le membre d’équipe en télétravail à un document partagé avant de se déconnecter pour la journée ? L’assistance technique est-elle dans l’incapacité de résoudre le problème d’un télétravailleur ? Un problème technologique les a-t-il coupés d’une réunion virtuelle que les employés du bureau ont poursuivi dans une salle de conférence ?
Ce que les gestionnaires peuvent faire : Les responsables et les employés à distance doivent être formés et re-formés régulièrement sur la façon d’utiliser les technologies qui rendent le télétravail bien fonctionnel. Si les employés et les employeurs sont à jour quant aux compétences requises pour partager les documents et les ressources de l’entreprise, les obstacles à l’achèvement du travail sont réduits au minimum. Outre les courriels, les systèmes sur le cloud comme Google Docs, Smartsheet ou Dropbox peuvent permettre aux travailleurs de se « passer le relais », entre eux et les responsables, à n’importe quelle heure de la journée. De plus, lorsque vous organisez des réunions avec des participants à distance, il peut être judicieux d’utiliser la technologie pour archiver la réunion (qu’il s’agisse d’un enregistrement audio ou d’un accès personnalisé au matériel de présentation) afin qu’un télétravail qui aurait été coupé d’un appel ou d’une réunion en ligne puisse au moins parcourir les notes ou les écouter plus tard.
Préoccupation n° 3 : FOMO
La peur de manquer (FOMO, pour Fear of missing out) est une préoccupation légitime pour les membres d'équipe en télétravail. Environ quatre télétravailleurs sur dix craignent de manquer des informations critiques de la direction, ou de recevoir des informations trop tard, selon Zogby Analytics. Les travailleurs peuvent également soupçonner qu’ils manquent les bavardages informels ou les déjeuners spontanés, les moments de détente les projets caritatifs de bureau ou le bénévolat qui peuvent unir les équipes. Les télétravailleurs, qu’ils soient sous-traitants à long terme ou employés, se sentent souvent isolés en travaillant seuls jour après jour. Les travailleurs ayant au moins un collègue amis sont 50 % plus heureux que ceux qui n’ont pas cette connexion, selon les données de Gallup.
Ce que les gestionnaires peuvent faire : Les lieux de travail dotés de grandes équipes en télétravail choisissent souvent un environnement de détente basé sur le cloud où les membres de l’équipe peuvent interagir avec le groupe ou en tête-à-tête. Les responsables peuvent encourager les télétravailleurs à créer des liens à travers ces réseaux avec leurs collègues ou leurs pairs au sein de l’entreprise, afin que des relations se forment au travail. De plus, si un employé ou une équipe est entièrement en télétravail, la direction peut souhaiter programmer des réunions régulières où toute l’équipe se rend à un endroit pour un sommet, ou où toute l’équipe se rend au bureau pour collaborer et réseauter avec les personnes qu’elle voit principalement sur les écrans. Il est important de créer un contact formel pour lutter contre le FOMO.
Défis de la gestion à distance maligne
Qu’est-ce qui rend la gestion à distance solide ? Que vous gériez un seul télétravailleur ou toute une équipe en télétravail, il y a plusieurs traits que vous devrez posséder (ou développer) pour diriger votre équipe.
- Ils « comprennent » le télétravail : Les responsables qui réussissent à la gestion à distance ont dépassé les mythes courants, comme l’idée que les employés à distance ont besoin d’une gestion différente quand ce dont ils ont réellement besoin, ce sont différentes formes de contact et d’interaction pour maintenir une communication forte. Ils craignent aussi l'adage selon lequel « loin des yeux, loin du cœur » qui peut conduire à la micro-gestion, sachant que, le cas échéant, les employés à distance travaillent trop et devraient être encouragés à prendre des congés ou à terminer leur journée de travail à une heure raisonnable. Ils comprennent que les effectifs à distance font partie d’une bonne entreprise, et que les membres d’équipe peuvent être plus heureux et plus productifs, tout en fournissant plus d’heures de travail que le personnel sur place.
- Ils connaissent l’employé, ses rythmes de travail et son point de vue : Pour qu’un arrangement à distance prospère, la confiance entre le responsable et l’employé est essentielle. Vous pouvez rapidement gagner la confiance en vous intéressant à la vie et aux modèles de travail de l’employé, ce qui le motive, et pourquoi il veut travailler comme il le fait. Si un employé se lève tôt, disparaît en fin d’après-midi pour accueillir ses enfants après l’école, et reprend le travail après le dîner, connaître l’emploi du temps familial est très important pour un responsable qui vise à définir ses propres attentes (et celles des autres) autour de la productivité, des rythmes de travail et des heures de disponibilité du membre de l’équipe. Les travailleurs peuvent ne pas travailler dans le cadre d’une journée de travail classique de 9 h à 17 h, mais ils auront des horaires.
- Ils établissent des attentes et des objectifs clairs : Qu’il s’agisse du moment où les projets doivent être achevés, de la façon d’exploiter une chaîne de commandement ou du moment où le responsable/l’employé sont tous les deux disponibles simultanément, il est important de définir des attentes claires qui, lorsqu’elles sont suivies, établissent la confiance. Les équipes ne travaillent peut-être pas dans le cadre d'une journée de travail classique de 9 h à 17 h, mais établir des horaires de disponibilité et de congé est un exemple d’organisation attendue par les employés et les responsables.
- Ils comprennent et reconnaissent les télétravailleurs : Bien que les sous-traitants et les indépendants soient résignés à un niveau de reconnaissance clairsemé (généralement c’est le salaire qui le fait), les télétravailleurs veulent et ont besoin d’être reconnus pour leurs contributions. Cette reconnaissance peut prendre la forme d’invitations à des réunions téléphoniques ou vidéo avec le personnel sur place, de partage d’informations (mises à jour sur l’évolution du service ou de l’ensemble de l’entreprise, réunion d’actualisation périodique), ou d’autres formes d’enregistrements périodiques où un responsable peut faire part de louanges, de validation et contextualiser la contribution de chaque employé à un projet ou à une initiative plus vaste. Avec une équipe répartie dans le monde ou les fuseaux horaires, la reconnaissance peut prendre la forme de réunions échelonnées à différents moments pour respecter les différents fuseaux horaires de chaque employé.
- Ils évangélisent et normalisent le télétravail au sein du lieu de travail : Les membres d’équipe en télétravail, qu’ils soient nouveaux au travail à distance ou nouveaux sur le lieu de travail, craignent souvent qu’une perte d’opportunité ou un manque de visibilité accompagne leur poste. En plus de la reconnaissance de leurs contributions individuelles, de bons responsables feront le suivi, les mesures et les rapports sur le succès des projets réalisés en télétravail et des personnes qui les ont terminés. L’intégration du travail hors site , ce n’est donc pas une exception, mais une norme, est une bonne pratique pour les responsables et les employés.
Pour en savoir plus sur la façon d’aider votre équipe à distance à communiquer, lisez « Comment mettre en œuvre des stratégies de communication d’équipe à distance pour votre entreprise : Meilleures pratiques et astuces d’experts ».
La gestion à distance au travail :gouvernement américain et télétravail
Peut-être plus surprenant encore, le gouvernement fédéral des États-Unis a préconisé le télétravail, citant ses avantages en termes de moral pour les employés, de sa capacité à assurer la continuité pendant les catastrophes météorologiques ou autres et de son potentiel pour réduire les coûts de l’immobilier et des services publics et le temps perdu sur les trajets domicile-travail. Les bureau américain de la gestion du personnel présente au Congrès des rapports annuels sur l’avancement de ses initiatives en matière de télétravail, et dans son dernier rapport, l’agence a déclaré que 42 % de tous les employés fédéraux sont admissibles au télétravail. Environ la moitié des employés admissibles au télétravail le font.
Au sein des nombreuses agences sous l’égide fédérale, la transition vers le télétravail a permis d’importantes économies, ce qui a conduit le gouvernement à encourager davantage le télétravail (lorsqu’il est applicable à un emploi donné). Pour citer quelques exemples : Selon le rapport annuel de 2017 sur le télétravail (cité ci-dessus), l’Agence fédérale de gestion des urgences (FEMA) estime les économies du télétravail à 702 277 $. Le lancement des Flex Fridays (vendredis flexibles) par la NASA dans son centre de vols spatiaux Johnson a conduit à une réduction de 85 000 $ des coûts de services publics annuels, tandis que le Conseil national des handicaps a récupéré dans son budget les 2 400 $ par an en prestations de métro normalement versées aux employés de bureau.
Ces chiffres créent une forte motivation de bénéfice, mais le gouvernement reconnaît que la gestion des employés en télétravail exige de la finesse. « La gestion des télétravailleurs confère une responsabilité supplémentaire aux superviseurs et à leurs compétences en gestion de la performance », indique le rapport au Congrès. « Maintenir les niveaux de performance et atteindre les objectifs d’amélioration dans un environnement de télétravail exigent d’excellentes compétences en supervision. »
Voici les meilleures compétences de la liste des compétences souhaitées en gestion des employés à distance par le gouvernement :
- Planification du travail : Quelles tâches l’employé accomplira-t-il au sein du service ?
- Définir les attentes : Dans quelle mesure l’employé doit-il accomplir les tâches, et comment cela sera-t-il mesuré et évalué ?
- Suivi des performances : La quantité, la qualité, la rapidité et les dépenses du travail méritent d’être surveillées, et de nombreuses communications sont nécessaires pour établir des critères.
- Reconnaître les employés pour leur performance : La reconnaissance des employés en télétravail est particulièrement importante pour les motiver.
En plus de diriger avec ces quatre critères en tête, les responsables de départements en télétravail l’encouragent communément par les moyens suivants :
- Grâce aux événements de continuité et de planification des opérations (COOP) (79 % des agences)
- En faisant la promotion du télétravail lors de réunions à l’échelle de l’agence (57 %)
- Avec des courriels à l’échelle de l’agence pour soutenir le télétravail (44 %)
- En reliant le télétravail et les objectifs stratégiques de l’agence (43 %)
- En organisant des événements spéciaux de télétravail, comme la « semaine du télétravail » (23 %)
- Avec des panneaux d’affichage ou des affiches (10 %)
Façonner des postes à distance, embaucher et constituer une équipe à distance
Si vous dirigez une équipe à distance et que vous embauchez une nouvelle recrue, ou si vous lancez une équipe en télétravail et que vous vous demandez comment décrire la fiche de poste, tenez compte des éléments suivants :
Pouvez-vous essayer avant d’acheter ?
Parfois, l’embauche d’un sous-traitant ou d’un indépendant est un excellent moyen de tester un futur poste hors site. Si vous êtes nouveau dans la gestion des employés à distance, travailler avec des indépendants peut être un test solide pour un engagement futur , avec cet indépendant ou une autre recrue à temps plein. Notez si l’indépendant doit se présenter physiquement pour des réunions et à quelle fréquence. S’il s’agissait d’un travail continu, serait-il à 20 %, 60 % ou 100 % hors site ? En termes de travail lui-même, quelles technologies avez-vous utilisées avec l’indépendant pour exécuter le projet ? Ces technologies sont-elles facilement accessibles au sein de l’infrastructure informatique du bureau, ou résideront-elles à l’extérieur, peut-être dans le cloud ? Si vous avez travaillé avec ce sous-traitant au fil du temps, quel rythme de communication auriez-vous besoin d’établir ? En outre, si l’entreprise n’a pas d’accords de télétravail prêts, envisagez de travailler avec la direction ou les RH sur des contrats standard ou personnalisés pour le recours à des indépendants.
Téléchargez le modèle de politique de télétravail – Word
Le travail peut-il être effectué à distance ?
Avant de faire la publicité d’un travail qui sera effectué à distance ou d’entamer des discussions avec un employé existant aspirant à du télétravail, réfléchissez longuement au travail à accomplir. En bref, posez la question suivante : Le travail peut-il vraiment être effectué à distance ? Le travailleur en particulier dispose-t-il d’un bureau à domicile ou travaillera-t-il dans un café ? Le membre du personnel peut-il accomplir ses tâches à l’aide des technologies de bureau que l’entreprise fournit, ou aura-t-il besoin de l’aide de l’employeur pour que le travail devienne réalisable ? (Par exemple, si le travailleur vit à distance, a-t-il besoin d’une connexion internet rapide ou de mises à niveau de communications spéciales, et pourra-t-il recevoir la livraison des colis en temps opportun ou tous les envois seront-ils particulièrement chers en raison de son emplacement ?) Enfin, l’employé a-t-il besoin d’un chiffrement spécial ou d’un autre accès à distance spécial aux informations sensibles ?
Avez-vous des candidats dotés de personnalités « prêtes au télétravail » ?
Les employés à distance doivent être motivés, indépendants, entrepreneurs, créatifs quant à la résolution de problèmes (mais conscients des processus de l’entreprise), des communicants réactifs, avertis technologiquement et curieux d’apprendre de nouvelles choses. Avec le télétravail, un employé doit travailler seul une grande partie du temps, prendre des initiatives pour s’attaquer à des projets (plutôt que d’attendre des mises à jour constantes), et choisir de ne pas le prendre personnellement lorsqu’il reçoit des formes de communication lapidaires (courriels brefs, messagerie instantanée, modifications sur des documents) tout en sachant quand prendre le téléphone ou écrire un courriel réfléchi avec quelques points clés pour transmettre de larges pans d’informations ou des détails nuancés. Lorsque vous recrutez sur un poste à distance, il est sage de demander aux candidats une expérience à temps plein ou en indépendant à distance et de demander si des références ont travaillé à distance avec le candidat. Certains employeurs essaient d’interroger les candidats à l’aide de plusieurs modes de contact, pour voir dans quelle mesure ils basculent entre chacun d’entre eux, car c’est un prédicteur relativement précis de l’activité en cours d’emploi.
Ajouter et engager de nouveaux membres d’équipe en télétravail
Comme dans les relations, les premières impressions comptent, mais les engagements continus aussi. Les meilleurs responsables donnent aux employés à distance une intégration approfondie, puis un suivi avec des communications fréquentes et claires afin que l’employé connaisse le contexte de l’entreprise et l’importance de ses contributions et reste motivé à ce poste pour de bon.
- Créez un processus d’intégration : Alors que de nombreux membres de l’équipe à distance utilisent des technologies faciles ou largement utilisées pour collaborer avec des employeurs ou des projets, lorsque vous faites appel à un nouvel employé à distance, passez du temps à le familiariser avec votre suite d’outils technologiques, de protocoles de gestion de projet, de tableaux de bord, d’intranet social et d’outils de réunion. L’intégration est un moment essentiel pour définir la culture et répondre aux questions. Si le nouvel employé maîtrise couramment une ou deux technologies qui dominent le bureau virtuel, assurez-vous qu’il reçoit une formation ou qu’il est accompagné. Ou suivez-le à travers un processus, au bureau, ou utilisez la vidéo ou d’autres technologies de démonstration virtuelles. L’intégration est un moment essentiel pour définir la culture et répondre aux questions.
Téléchargez le modèle intégration des télétravailleurs
- Définissez une culture : De bons responsables d’équipes à distance apprennent leur point de vue, et ont de l’expérience (ou du moins tentent d’acquérir de l’expérience) en travaillant à distance pour l’entreprise. Choisir la bonne technologie pour les employés à distance peut être un contributeur important à une culture de travail réussie, et transmettre les raisons fonctionnelles derrière les choix technologiques aide également. Les responsables peuvent utiliser des outils d’instructions et des applications et des outils de partage d’écran pour démontrer ce qu’ils attendent des employés, tout en partageant avec eux des outils d’agenda, un intranet virtuel ou des espaces de détente (qui devraient offrir aux employés un contact ponctuel avec leurs collègues ainsi que des outils de communication en groupe) et des outils de réunion.
- Mises au point régulières : Lorsque vous gérez des membres d’équipe en télétravail, un contact en personne périodique est essentiel. Que le responsable rende visite à l’employé à distance dans son cadre de travail, ou que l’employé se rende au bureau pour des réunions occasionnelles ou un déjeuner, ou que l’entreprise organise des retraites périodiques hors site et invite toute l’équipe à participer, un contact humain périodique est essentiel pour forger des relations assez solides pour se maintenir virtuellement.
- Offrez des avantages : Bien que de nombreux employeurs soient satisfaits des économies offertes par le télétravail complet ou partiel, il est important que les télétravailleurs partagent les avantages de ces économies. Qu’il s’agisse de fournir à ces employés une compensation de télétravail afin qu’ils utilisent les technologies les plus récentes ou de pointe, ou de payer une récompense pour leurs services, ou d'accorder une prime ou un bonus aux employés à distance, les responsables doivent honorer ces personnes.
- Promouvoir le télétravail : Ne laissez pas les pires cauchemars des télétravailleurs se réaliser. Récompensez les employés à distance, et envoyez un signal au reste de l’équipe indiquant que, qu’ils soient au bureau ou non, le succès est finalement indépendant de l’emplacement. En d’autres termes, n'affichez pas de biais de présentéisme, un risque signalé par la London Business School dans des bureaux mélangeant équipes sur place et à distance. Demandez toujours aux employés à distance leurs objectifs de carrière à court et à long terme. Les employés à distance veulent des tâches à temps plein qui donnent accès à la flexibilité ainsi que la possibilité de s’épanouir professionnellement. Ils ne peuvent pas endosser les responsabilités que les gestionnaires ne savent pas qu’ils veulent. Alors, parlez-leur.
- Sollicitez les commentaires des utilisateurs tôt et souvent : Lorsque vous gérez une équipe à distance, gardez à l’esprit que les membres de l’équipe peuvent apporter une contribution précieuse aux processus de l’entreprise à laquelle un responsable sur place n’aurait peut-être pas pensé. Dans un souci d’inclusion et d’amélioration des processus, sollicitez les commentaires des travailleurs.
Lisez notre guide complet sur la création d’une solide culture d’entreprise à distance.
Concevez le bon lieu de travail virtuel
Dans les organisations, grandes et petites, choisir la bonne combinaison d’outils de travail virtuel est essentiel au succès d’un employé ou d’une équipe à distance. Les gestionnaires voudront peut-être consulter virtuellement le travail en cours avant une réunion avec un membre d’équipe en télétravail, les employés à distance voudront peut-être consulter les ressources ou les matériaux stockés dans le cloud afin de pouvoir poursuivre leur travail et les chefs de projet voudront peut-être suivre les étapes et les goulets d’étranglement dans une unité mondiale.
En plus de ces besoins, les équipes réparties géographiquement ont besoin d’une solide suite d’outils de communication instantanée qui permettent aux individus de partager des données (souvent sous des formes complexes telles que des feuilles de calcul, des formats de présentation, etc.), des images et des messages personnels rapides, ce qui signifie qu’une combinaison d’outils en temps réel (messagerie, partage d’un écran, documents sur le cloud), de messagerie instantanée et de vidéo est une nécessité probable. Voici quelques-uns des outils que les entreprises utilisent pour gérer des groupes en télétravail.
Les fondateurs de 15Five, une société de logiciels, ont utilisé une combinaison de Zoom et Google Drive et de leur propre outil de commentaires des employés pour suivre le statut du travail des individus depuis 30 000 pieds et pousser les employés dans la bonne direction si nécessaire.
Collaboration de documents pour les équipes à distance
La collaboration de documents est importante pour la plupart des équipes en télétravail. Qu’une organisation à but non lucratif rédige une subvention avec des commentaires et des données provenant de plusieurs services ou qu’une agence soumette une proposition pour le travail des clients, il est important de trouver des plateformes où plusieurs utilisateurs peuvent contribuer simultanément ou à tour de rôle. Google Docs et Google Drive fournissent plusieurs outils partageables qui rendent les documents, feuilles de calcul et autres types de fichiers facilement partageables, avec une identification d’utilisateur pour identifier les messages et modifier les notes d’un participant particulier. Hackpad (propriété de Dropbox) est une autre plateforme populaire.
Outils de gestion de projet et de communication
Lorsque le travail doit avancer par étapes et implique plusieurs utilisateurs, les outils de gestion de projet sont un excellent moyen d’archiver l’avancement, les goulets d’étranglement et la performance du projet. Les équipes à distance peuvent utiliser AceProject, Bitrix 24, Mango, Yammer, Evernote, Azendoo ou Smartsheet. Toggl est populaire auprès de certains responsables pour la gestion du temps, où l’efficacité du temps ou l’équilibre de plusieurs projets crée des problèmes d’utilisation du temps. L’organisme de bienfaisance pour les enfants World Vision, par exemple, utilise Smartsheet pour gérer des projets au sein de son équipe de chefs de projet répartie dans le monde entier et travaillant sur plusieurs fuseaux horaires. Gryffin.com, une entreprise de marketing numérique, note que le flux de travail numérique est essentiel avec les équipes distribuées.
Outils vidéo et photo-compatibles
Les outils vocaux, message et vidéo peuvent créer un « espace détente virtuel » où les travailleurs se connectent en tête-à-tête pour de petites interactions sociales ou de résolution de problèmes, mais ils offrent également de bonnes options de réunion en direct où les gens peuvent à la fois parler ou échanger par message et regarder simultanément les documents de présentation. Skype, qui propose des fonctions d’appel vidéo et d’appel téléphonique en plus de la messagerie, ainsi que Google Hangouts, Facetime et Appear.in font tous partie de cette catégorie.
Plateformes de messagerie et de réunion d’entreprise
Les plateformes de messagerie en tête-à-tête ou à plusieurs, avec plusieurs conversations simultanées, peuvent être utiles pour les équipes en télétravail. Zoom permet ce type de communications, tandis que Slack permet aux équipes de créer leur propre réseau de messagerie fermé (ou canal) avec la possibilité d’avoir des conversations en tête-à-tête si besoin. Ces outils permettent à la fois une productivité et une fonction de détente virtuelle, où les membres de l’équipe distribuées peuvent, malgré leurs sites distincts, avoir des interactions individuelles. Zapier, qui compte plus de 20 employés dans des dizaines d’endroits, utilise Slack comme bureau virtuel et salle de discussion de groupe, où il y a maintenant plus de 20 canaux (certains prêts pour l’archivage), a bloggé son fondateur.
Réunions en ligne
Chaque équipe a besoin d’un outil de réunion en ligne. GotoMeeting est populaire, et des applications telles que World Time Buddy peuvent aider à définir des réunions sur plusieurs fuseaux horaires.
Gestion des messages et des messageries
Deux des outils les plus basiques de n’importe quel lieu de travail sont un compte de messagerie électronique et un téléphone. Mais la combinaison de plusieurs comptes de courriels et de messagerie électronique, ainsi que des communications via des téléphones fournis par le travail, des appareils mobiles personnels et des plateformes de médias sociaux (Twitter, Facebook) peut rendre la gestion des messages confuse. Certaines équipes et travailleurs à distance utilisent des outils tels que Zapier, une application qui envoie des alertes pour la messagerie vers votre destination préférée, ou WhatsApp pour configurer des solutions personnalisées pour gérer les messages. Étant donné que les employés à distance n’obtiennent peut-être pas la même reconnaissance publique que les travailleurs sur place, certains gestionnaires utilisent le courrier électronique comme outil pour communiquer à la fois à un individu et à un groupe (concernant la personne) au sujet d’un travail bien fait. C’est ainsi que la PDG d’Inkwell, Melanie Manon, a déclaré à Harvard Business Review qu’elle aime faire des éloges – publiques, afin que toute l’équipe sache quand l’un des leurs a fourni un service exceptionnel.
Partage d’écran et formation
L’intégration d’employés en télétravail est une tâche importante pour les responsables, et l’utilisation d’outils de partage d’écran et de plateformes de formation avec des exemples personnalisés de processus ou de visuels de « produit final » peut être utile. TeamViewer et Join.me sont utiles, tout comme Screenflow et Camtasia.
Commentaires des employés
Les responsables qui font confiance à leurs employés pour télétravailler leur font également confiance pour informer des processus et des techniques de production utilisées au sein d’un groupe. Mesurer le moral et recueillir les commentaires des travailleurs peuvent non seulement renseigner sur les processus de l’entreprise, mais aussi montrer aux travailleurs à distance que leur expérience utilisateur est importante pour la direction. Des outils tels que TeamMood permettent de mesurer le moral, tandis que 15Five peut aider à regrouper les commentaires des employés. Des outils d’enquête, comme SurveyMonkey, peuvent également être utilisés.
Mémoire institutionnelle
Les environnements de télétravail exigent beaucoup de technologie basée sur le cloud, ainsi que de nombreux mots de passe et connexions. LastPass Enterprise peut enregistrer les connexions, tandis qu’HelloSign est un outil pratique pour les signatures électroniques nécessaires dans certains environnements de travail.
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