Liste de contrôle et modèles d’intégration - Excel
Liste de contrôle et modèles d’intégration
Pour vous faire gagner du temps, nous proposons plusieurs modèles d’intégration gratuits, y compris des listes de contrôle. Ces modèles sont personnalisables, vous pouvez donc les modifier en fonction de vos besoins en matière de planification ou de documentation. Smartsheet propose également un modèle d’intégration doté de fonctionnalités améliorées telles que la collaboration facile. Consultez la section Smartsheet ci-dessous pour découvrir les différents modèles.
Liste de contrôle pour l’intégration des nouveaux employés
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Utilisez cette liste de contrôle pour l’intégration des nouveaux employés pour garder une trace de tous les documents nécessaires au moment des nouvelles embauches. Répertoriez tous les nouveaux employés ainsi que les documents requis, l’emplacement et le statut des documents, les dates d’échéance et d’autres informations. Ce modèle peut servir de feuille de suivi et de liste de contrôle pour aider les responsables des ressources humaines à s’assurer que tous les documents sont pris en compte lors de l’intégration de nouveaux employés. Consultez la section Smartsheet ci-dessous pour découvrir les différents modèles.
Liste de contrôle d’intégration pour les RH
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Cette liste de contrôle d’intégration pour les ressources humaines fournit un aperçu de chaque étape d’un programme d’intégration. Vous pouvez créer une liste détaillée d’activités, marquer le statut de chacune d’elles, attribuer une personne à contacter et ajouter des notes supplémentaires. La liste de contrôle est préformatée pour un processus d’intégration de 90 jours, mais elle peut facilement être modifiée pour n’importe quelle durée.
Modèle de plan d’intégration
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Utilisez ce modèle pour planifier les activités d’intégration qui devront être complétées à chaque étape et par qui. Les contacts, qui peuvent inclure un représentant des RH, le responsable du nouvel employé, le service informatique, un mentor ou d’autres personnes, figurent dans la première colonne. Le reste de la feuille de calcul indique les tâches d’intégration attribuées à chaque contact au cours d’une année. Ajoutez ou supprimez des colonnes au besoin pour créer un plan d’intégration complet.
Liste de contrôle d'intégration des responsables
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Les responsables peuvent utiliser ce modèle de liste de contrôle pour s’assurer que toutes les bases ont été couvertes à chaque étape d’un programme d’intégration. Les tâches d’un responsable sont répertoriées pour le pre-boarding des nouveaux employés et la collaboration au cours des premiers mois d’emploi. La liste de contrôle couvre les responsabilités typiques des responsables en matière d’intégration, depuis la familiarisation d'un employé avec son lieu de travail jusqu’à l’évaluation des performances et l’obtention de feedback.
Liste de contrôle d’intégration en matière d'informatique
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Dans certains cas, il peut être utile de disposer d’une liste de contrôle d’intégration distincte en matière d'informatique pour s’assurer que les nouveaux employés ont reçu les appareils appropriés, le service de messagerie électronique, l’habilitation de sécurité et l’accès aux systèmes internes. Vous pouvez utiliser ce modèle pour répertorier les services et outils nécessaires, le statut de chaque élément et des remarques, qui peuvent être utiles pour communiquer des instructions aux nouveaux employés ou au département informatique.
Liste de contrôle d'intégration des développeurs
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Ce modèle de liste de contrôle d’intégration des employés est spécialement conçu pour les développeurs. Il passe en revue les étapes d’intégration des nouveaux employés à un poste de développeur, de la période d’introduction à l’attribution de projets et à l’examen du processus d’intégration. Le modèle fournit un aperçu de base qui peut être étendu pour inclure tous les détails pertinents pour votre lieu de travail, le nouvel employé et le poste à pourvoir.
Modèle de plan d’intégration sur 90 jours pour le service Ventes
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Créez un plan d’intégration sur 90 jours pour les commerciaux à l’aide de ce modèle gratuit. Le fait d’avoir un plan clair peut aider les commerciaux à apprendre rapidement les processus qu'ils utiliseront et les produits qu'ils vendront. Décomposer le plan en un processus de trois mois peut aider à s’assurer que les objectifs appropriés sont définis et atteints à chaque phase de l’intégration.
Modèle de calendrier d’intégration
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Ce modèle de calendrier d’intégration associe une liste de contrôle à un calendrier pour planifier et suivre les activités d’intégration. Il vous suffit de répertorier toutes les étapes de votre programme d’intégration et de les programmer en fonction des nouveaux employés. Ce modèle est non seulement utile pour la planification, mais aussi comme outil de communication à partager avec d’autres services et les nouveaux employés.
Modèle d'ntégration des cadres
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L’intégration des cadres peut être plus complexe et personnalisée que celle des autres nouveaux employés. Il est impératif qu’un cadre soit intégré correctement, en raison du risque financier que cela représente pour une organisation. De plus, de nombreux cadres sont recrutés pour apporter des changements à une entreprise et non pour se contenter du statu quo, et le bon processus d’intégration peut les aider à se mettre immédiatement au travail. Ce modèle d’intégration des cadres comprend les commentaires du cadre afin d’adapter le processus d’intégration en fonction de ses objectifs, de ses compétences et des axes de croissance identifiés.
Formulaire de feedback sur l’intégration
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Une enquête sur l’orientation des nouveaux employés peut fournir des informations utiles sur les aspects qui fonctionnent ou non dans votre processus actuel. De même, solliciter du feedback sur d’autres étapes d’un programme d’intégration peut vous aider à affiner le processus et à atteindre vos objectifs en matière de productivité, de performance et de fidélisation des employés. Vous pouvez utiliser ce formulaire de feedback pour savoir quels éléments d’orientation et d’intégration ont été les plus engageants et efficaces pour les nouveaux employés.
Liste de contrôle et modèles d’intégration - Word
Modèle de processus d’intégration
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Ce modèle de processus d’intégration fournit un guide simple des étapes typiques de l’intégration, du pre-boarding aux mesures finales de succès. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer votre propre liste des bonnes pratiques d’intégration, l’utiliser comme outil de référence des RH, ou l’inclure dans une présentation. Il peut également être utilisé comme guide pour créer votre propre modèle de liste de contrôle.
Modèle de liste de contrôle d'intégration des clients
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L’intégration n’est pas uniquement destinée aux nouveaux employés : elle peut également s'appliquer aux nouveaux clients. L’intégration peut aider les équipes à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde quant aux services fournis et aux objectifs à atteindre, et à demander aux clients un retour d'expérience. Une liste de contrôle d’intégration des clients fournit une structure pour ce processus, en identifiant les étapes à suivre au cours de chaque phase de travail avec un nouveau client.
Modèle de lettre d’offre informelle
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Ce modèle fournit le format d’une lettre d’offre informelle, qui peut être personnalisée pour inclure des informations pertinentes pour votre entreprise et le poste proposé. Une lettre d’offre formelle décrit plus en détail la rémunération, les avantages sociaux et les politiques et procédures, tandis qu’une lettre informelle ne fait que mettre en évidence certains de ces détails.
Modèle d’offre d’emploi par e-mail
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Il n’est pas rare qu’une offre d’emploi soit envoyée par e-mail. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer un message d’offre d’emploi à la fois accueillant et professionnel. Comme la lettre d’offre informelle ci-dessus, ce modèle d’e-mail ne fournit que quelques détails essentiels sur le poste et sert de contact initial après les étapes du recrutement et de l’entretien.
Exemple de lettre de recommandation
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Lorsque vous recrutez de nouveaux employés, il se peut que d'anciens membres du personnel changent d'entreprise, et il vous sera peut-être demandé de fournir des références. Cet exemple de lettre de recommandation peut être utilisé pour créer rapidement une lettre de référence, vous faisant ainsi gagner du temps tout en maintenant des relations positives avec les employés.
E-mail d’annonce d’un nouvel employé
Télécharger l’annonce de l'arrivée d’un nouvel employé par e-mail
Un e-mail d’annonce présente brièvement un nouvel employé sur le point d'arriver aux membres du personnel. L’envoi d’une annonce soutient le processus d’intégration en créant un environnement accueillant pour les nouveaux employés. Cela leur permet de se sentir rapidement chez eux et de créer une connexion avec leur équipe et d’autres réseaux.
Lettre de bienvenue à un nouvel employé
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Cette lettre de bienvenue indique aux nouveaux employés qu’ils rejoignent une organisation sociable qui se réjouit de ce qu’ils ont à offrir. Elle peut s'accompagner de ressources supplémentaires pour aider à lancer le reste du processus d’orientation et d’intégration. Il suffit d’ajuster le texte du modèle de lettre de bienvenue pour refléter votre culture d’entreprise et le rôle du nouvel employé.
Intégration formelle vs. informelle
Un programme d’intégration peut durer quelques mois, voire plus, selon le processus. En guidant les nouveaux employés à chaque étape du processus d'intégration, vous pouvez les rendre opérationnels plus rapidement, vous assurer que les objectifs appropriés ont été assignés, favoriser un sentiment de communauté et de soutien, et augmenter la productivité. L’embauche et l’intégration sont des processus à double sens : les entreprises veulent attirer et garder les meilleurs talents, et les employés veulent sentir que leur lieu de travail leur convient. Étant donné que les programmes d’intégration sont en partie destinés à accroître la satisfaction des employés et à réduire ainsi le taux de rotation (évitant par la même occasion à l’entreprise de perdre de l'argent), il peut être utile de simplement demander aux nouveaux employés comment ils aiment être gérés et d'identifier leurs objectifs personnels. Cela (en plus des repas de groupe et des évaluations anticipées) peut aider à créer un processus plus personnalisé pour chaque employé. Cela aide également à créer le sentiment que l’entreprise est investie dans ses employés et souhaite travailler avec eux.
Certaines entreprises utilisent un processus d’intégration informel, sans plan défini à suivre. Si l’intégration est trop informelle, le nouvel employé peut avoir l’impression d’être lâché à l'aveuglette dans un poste et de devoir se débrouiller tout seul. En revanche, les programmes d’intégration formels suivent certaines procédures afin de clarifier ce que le nouveau rôle de l’employé implique et comprennent un calendrier contenant des objectifs et des projets précis. Une approche plus formelle peut aider à améliorer la performance, à réduire la frustration, et à créer une excellente première impression. Selon un rapport de la Society for Human Resource Management (SHRM), quatre éléments peuvent être inclus dans l’intégration, appelés les quatre C :
- Conformité : Fournir des informations juridiques de base et une formation sur les règles et règlements.
- Clarification : Clarifier les rôles et les attentes des nouveaux employés.
- Culture : Faire découvrir aux nouveaux employés les normes organisationnelles.
- Connexion : Aider les nouveaux employés à établir des réseaux et des relations.
Selon le niveau de formalité, certains programmes d’intégration ne couvriront que le niveau de conformité, tandis que d’autres incluront des clarifications de rôle ou d’autres éléments des quatre C. Plus il y a de niveaux inclus, plus un programme d’intégration sera efficace. Chaque niveau représente un aspect important pour aider les employés à s’intégrer et à devenir des contributeurs efficaces au sein d’une organisation.
Bonnes pratiques d'intégration
Le processus d’intégration varie en fonction du rôle de l’employé et de la taille et des besoins d’une entreprise. Par exemple, les cadres peuvent avoir des expériences d’intégration différentes de celles des autres employés en raison de leurs responsabilités et de leurs attentes. Toutefois, il existe des bonnes pratiques générales qui aident à créer un programme efficace. Voici une liste de contrôle des pratiques d’intégration de base :
- Commencer avant le premier jour de l'employé : Comme mentionné ci-dessus, envisagez le recrutement et l’embauche dans le cadre du processus d’intégration, et assurez-vous que quelqu’un est disponible pour répondre à toutes les questions du candidat. Même l’image de marque de l’entreprise peut influencer l’intégration en présentant aux candidats un message cohérent sur ce que l’entreprise représente et sur le type d’expérience de travail à laquelle ils peuvent s’attendre.
- Processus RH : Tous les employés doivent être correctement informés des avantages sociaux, politiques et procédures d’urgence. Il convient de leur donner un accès de sécurité, le cas échéant, et de s'occuper de toutes les procédures administratives dès la première semaine d'emploi.
- Découvrir le bureau : Aidez les nouveaux employés à se familiariser avec la configuration des bureaux le premier jour. Incluez la culture et les objectifs plus larges de l’entreprise, ainsi que les normes sociales informelles.
- Outils et équipement : Cette mise en place le plus tôt possible permettra aux employés de disposer de postes de travail et d'appareils mobiles parfaitement fonctionnels dès le premier jour.
- Créer des contacts : L’accueil d’un nouvel employé comprend la rencontre de l’équipe, la mise en place de déjeuners dès le premier jour, l’organisation de réunions avec les parties prenantes pertinentes et, généralement, la création de réseaux.
- Apprendre le travail : Selon le poste, les exigences et les attentes en matière de rôle doivent être aussi explicites que possible. Une grande clarté peut stimuler la confiance d’un nouvel employé et l’aider à franchir des étapes plus tôt.
- Évaluation : Mesurez l’expérience de l’employé en matière d’intégration en lui demandant du feedback et en évaluant ses performances pendant le programme. Cela vous aidera à déterminer le succès de votre processus d’intégration afin que des ajustements puissent être effectués au besoin.
Créer une liste de contrôle d’intégration fournit un plan à suivre, garantissant que chaque étape du programme a été réalisée. La documentation de ce processus minimise les chances de rater quelque chose d’important, et garantit la conformité aux procédures de l’entreprise.
Gérez mieux les opérations de vos employés grâce à Smartsheet pour les ressources humaines
Trouver le bon modèle pour suivre et gérer l’intégration de vos nouveaux employés est un bon début. Mais, les processus d’intégration étant complexes, et un faux pas pouvant entraîner une mauvaise expérience pour le nouveau membre de l’équipe, il est important d’avoir mis en place la bonne solution pour maîtriser tous les détails.
Smartsheet est une plateforme d’exécution du travail qui permet aux entreprises et aux équipes de passer rapidement de l’idée à l’impact. Les plus grands professionnels des RH comptent sur Smartsheet pour tout gérer, des tâches d’intégration simples à la gestion complexe du changement, en passant par le recrutement, les avantages sociaux et le suivi des départs en retraite.
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