Avantages et inconvénients de la gestion des portefeuilles de projets

La gestion de portefeuilles de projets a de nombreux avantages. Peut-être plus particulièrement, elle vous permet de créer un système normalisé des meilleures pratiques pour votre organisation. L’adoption de la PPM peut également minimiser les risques, maximiser les profits et assurer une allocation intelligente des ressources. 

Alan Zucker, un professionnel de la gestion de projet avec plus de 25 ans d’expérience, résume : « L’avantage attendu de la PPM est que l’entreprise peut gérer, contrôler et diriger ses investissements de projet afin de maximiser son retour sur investissement (ROI) et de s’assurer que tous les efforts sont alignés sur la stratégie de l’entreprise. »

De plus, la PPM peut aider votre entreprise de la manière suivante :

• Minimiser les risques pour maximiser l’impact sur l’entreprise : Le risque est inhérent à chaque entreprise, mais la PPM peut aider à identifier et à atténuer les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Une approche normalisée de la prise de décision peut également aider les entreprises à trouver des risques moins évidents en comparant de nouveaux projets potentiels à des travaux similaires réalisés dans le passé.
  
  « Bien que le mot « risque » ait une forte connotation négative, il est parfois inévitable. En raison de la probabilité, du type et de l’impact de divers risques, vous devez explorer les options au moyen d’un plan de gestion des risques efficace pour maintenir les projets sur la bonne voie », explique Daniel Carter, conseiller en gestion des dettes chez IVA Advice. Il poursuit : « Les risques ont des répercussions sur les finances et les programme, et les réduire vous aide à éviter de sous-estimer l’effort brut requis pour les initiatives futures et en cours. »
• Accélérer la finalisation des projets : En mettant en œuvre une approche normalisée de la prise de décision, vous réduisez le temps nécessaire pour hiérarchiser et choisir les projets et, par conséquent, le temps nécessaire pour les mener à bien.
  
  « Nous avons constaté une diminution d’environ 15 % de la durée moyenne de nos projets depuis l’utilisation d’une stratégie de gestion de projets et de portefeuilles et d’un logiciel PPM collaboratif », explique   John Li, directeur technique de la gestion de projets et portefeuilles pour Fig Loans. « Presque tous les éléments de nos projets vont plus vite, du choix du projet à la planification et l’exécution de la stratégie. Maintenant que nous avons des informations qui entrent et sortent d’une source intégrée, la direction et les acteurs clés peuvent mieux lier notre stratégie de projet à leur exécution réelle. En un mot, avec les principaux acteurs ayant tous une vision claire des tâches et de la stratégie, nous réalisons plus de projets dans les délais et dans les limites du budget. »
• Permettre un meilleur alignement budgétaire : Créez un aperçu réaliste des coûts de tous les projets potentiels et utilisez ces projections pour aider à évaluer l’état de préparation du projet. « La méthode PPM peut aider à identifier les écarts budgétaires entre l’activité planifiée et l’activité réelle en temps réel, ce qui vous permet de minimiser les risques financiers après le démarrage d’un projet », explique Carter. « Le logiciel de PPM peut vous avertir d’une surexposition aux efforts non-viables en mettant en évidence les dépassements financiers possibles, les retards dans la planification et les failles technologiques. Cela empêche ces risques de se manifester tout au long de la livraison du projet, vous assurant des initiatives de plus grande valeur et à faible risque.
• Optimiser la gestion des ressources : En vous engageant dans la gestion de portefeuilles de projets, vous pouvez déterminer toutes les ressources nécessaires dont vous aurez besoin pour des projets potentiels. Avec ces informations, vous pouvez décider si vous pouvez prendre en charge le projet, en fonction de votre capacité.

« Une allocation compétente des ressources permet à votre entreprise de tirer le meilleur parti de ses ressources et compétences disponibles en les dirigeant vers les tâches les plus importantes », explique Daniel Foley, spécialiste SEO chez CloudTech24. « Par exemple, le profilage des ressources fournit un inventaire des compétences mis à jour, ce qui permet de s’assurer que les périodes de pic de demande ne sont pas affectées par un déficit de compétences. Il évalue la capacité et redistribue les compétences entre plusieurs tâches dans des proportions calculées scientifiquement. La demande de projet peut être prévue en fonction de cette capacité de ressources, ce qui vous permet de concentrer vos ressources sur des projets dignes d’intérêt sans les surcharger ou les décharger.

• Encourager la prise de décision collaborative : La gestion de portefeuilles de projets peut aider à encourager la collaboration entre les experts PPM, les chefs de projet et les gestionnaires de programme lorsque vient le moment de choisir des projets. Parce que la PPM met l’accent sur la prise de décision basée sur les données, les membres de l’équipe n’ont pas à s’appuyer sur leurs préférences personnelles pour leurs partenariats, ce qui peut  renforcer les relations et la confiance tout au long de leur collaboration.
• Démontrer la valeur du projet aux parties prenantes : Les dirigeants gagneront en visibilité sur les raisons pour lesquelles les équipes ont donné la priorité à certains projets par rapport à d’autres. « Si vous présentez un portefeuille de projets plutôt que de simples projets individuels, la communication peut s’améliorer en comblant le fossé entre les gestionnaires de ces projets et les cadres qui les financent », explique Miles.
• Augmenter le taux de réussite des projets : en utilisant la PPM, vous serez en mesure de vous concentrer sur les projets qui offrent des résultats optimaux à la fois pour le projet individuel et pour votre organisation dans son ensemble, et de les séquencer. À son tour, cela peut fournir un avantage concurrentiel, car vous disposerez d’un système fiable de sélection de projets qui laisse peu de place au risque, aux retards ou aux échecs.
  
  « La PPM a tendance à attirer l’attention de la direction à chaque étape de l’avancement du projet, ce qui nous aide à réaliser de meilleures performances. Une bonne gestion de projet réduit le risque d’échec du projet dû à l’exécution simultanée de trop nombreuses tâches », explique Olga Voronkova, stratège en marketing numérique chez KeyUA.

Joe Pusz, fondateur et PDG de The PMO Squad, se prononce sur les avantages de la PPM : « L’avantage d’une stratégie PPM bien exécutée est de livrer des projets qui fourniront le plus de retour sur investissement pour l’organisation. Trop souvent, un gestionnaire initie un projet parce qu’un dirigeant veut une amélioration localisée au sein de son service, même lorsque le projet apporte une valeur minimale à l’organisation de grande taille. 

« Alors que le retour sur investissement est un avantage direct d’une PPM appropriée, les avantages indirects incluent la satisfaction des employés et la grande performance des équipes. L’utilisation des ressources est directement influencée par de mauvais choix de PPM et conduit souvent à un moral en berne et à un manque de confiance dans les dirigeants. Lorsque vous attribuez un trop grand nombre de projets à des membres de l’équipe sans une évaluation PPM appropriée, la ressource supporte le fardeau des heures supplémentaires, d’une qualité réduite et, en fin de compte, d’une mauvaise évaluation des performances », dit-il.

  Cela dit, Zucker explique que les avantages de la PPM ne sont ni binaires ni automatiques. Vous ne récoltez pas simplement les bénéfices; vous ne voyez pas instantanément les résultats. Au lieu de cela, la réalisation de l’étendue des avantages de la PPM dépend du niveau de discipline de votre organisation, ainsi que du dévouement et de l’adaptation continue aux processus que vous mettez en place. 

  » Les avantages du développement et de la maturation d’un processus PPM représentent un continuum », explique Zucker. « D’un côté, il y a le chaos ; l’argent est dépensé pour des projets sans contrôle, harmonisation ou responsabilisation. De l’autre côté du spectre, il y aurait un processus efficace et transparent. L’entreprise peut gérer efficacement ses investissements pour assurer un bon alignement et maximiser ses investissements. Il y aurait de la transparence dans le statut des projets et des programmes afin que des mesures correctives appropriées soient prises en cas de problème.