Qu’est-ce que la gestion de portefeuilles de projets ?
La gestion de portefeuilles de projets (PPM) fait référence à la planification, au suivi et à la gestion consolidés des processus, des projets et des technologies afin d’aider les chefs de projet à contrôler et à évaluer les projets, existants et proposés, en fonction de détails spécifiques.
En utilisant la PPM, les organisations visent à atteindre leurs objectifs stratégiques, tout en tenant compte de facteurs tels que les conditions du marché, les concurrents, les souhaits et besoins des clients, et les exigences du gouvernement.
La PPM vise également à créer un portail d’informations qui englobe tous les objectifs et initiatives axés sur les projets. Cela aide les membres de l’équipe et les parties prenantes clés à visualiser facilement toutes les données clés sur les projets, l’organisation et les performances afin qu’ils puissent évaluer les projets qui aident ou entravent l’entreprise.
Voici d’autres objectifs de la PPM :
- Fournir de nombreuses informations afin que les parties prenantes clés puissent prendre les décisions commerciales les plus éclairées concernant les projets, les priorités et les ressources
- Maintenir une visibilité d’ensemble et granulaire sur toutes les informations clés du projet dans l’ensemble de l’organisation
- Mettre en œuvre un moyen de faire collaborer toutes les parties prenantes afin d’atteindre un consensus concret lorsque vous alignez les projets sur les objectifs de l’entreprise
Alors que la gestion de projets générale se concentre sur un projet spécifique à la fois, la PPM établit un processus par lequel les organisations peuvent collaborer, s’entendre et agir sur des programmes spécifiques qui soutiennent les objectifs globaux de l’entreprise.
Processus de gestion de portefeuilles dans la gestion de projets
Les équipes utilisent la PPM dans la gestion de projets pour créer et maintenir des processus qui tiennent continuellement en compte tous les projets par rapport aux objectifs globaux de l’entreprise et aux objectifs stratégiques, ce qui aide à hiérarchiser et à valider les projets au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Ce processus aide également les organisations à financer et à doter les projets de ressources appropriées.
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Phases de la gestion de portefeuilles de projets
Le processus de PPM vise à établir des phases spécifiques au cours desquelles les membres de l’équipe sont informés des différents jalons du projet, par exemple lorsque vous atteignez les seuils de ressources, lorsque des conflits de projet surviennent ou que les budgets dépassent leurs montants.
Les phases du processus de PPM permettent de créer un lien stratégique entre la stratégie commerciale globale, la sélection des projets et l’exécution du projet.
Groupe de processus d’alignement (phases 1 à 7) du processus de PPM
Le premier groupe de phases du processus de PPM est le groupe de processus d’alignement, qui s’articule autour de l’ensemble du travail préparatoire qu’une équipe doit achever avant d’approuver ou de lancer un projet.
- Identification : Documentez tous les processus et projets en cours et nouveaux qui doivent être gérés à l’aide de la PPM.
- Catégorisation : Répartissez ces processus et projets dans les groupes ou unités d’activités appropriés.
- Évaluation : Évaluez chaque processus ou projet pour déterminer sa valeur commerciale. Cette évaluation doit être axée sur les données, mais vous pouvez l’utiliser sur des variables tant qualitatives que quantitatives.
- Sélection : Choisissez les processus ou projets les plus utiles et les plus efficaces de la phase d’évaluation et créez une liste complète.
- Hiérarchisation : Classez chaque processus ou projet en fonction de catégories stratégiques spécifiques, telles que le risque par rapport au rendement, les économies de coûts, l’innovation, l’avantage concurrentiel, etc. Le plus souvent, les organisations déterminent le classement à l’aide d’un modèle de notation : une forme d’analyse où les décideurs évaluent le projet sur un certain nombre de questions qui permettent de faire ressortir les projets de haut niveau (généralement sur une échelle 1-5 ou 0-10). Cette notation sert à déterminer la valeur du projet pour l’entreprise, mais comprend également la stratégie, l’effet de levier et des facteurs en dehors des mesures financières.
- Équilibre des portefeuilles : Organisez les projets en fonction de leur valeur et créez un business plan sensé en fonction de leur hiérarchisation.
- Autorisation : Communiquez la hiérarchisation et la stratégie que vous avez identifiées lors des étapes précédentes, obtenez l’approbation du budget et des échéances, et attribuez les ressources de façon appropriée.
Avantages du groupe de processus d’alignement du processus de PPM
Le principal avantage du groupe de processus d’alignement est qu’il permet aux organisations d’évaluer tous les projets et processus, puis de sélectionner uniquement ceux qui fournissent la plus grande valeur à l’entreprise et qui s’alignent le mieux sur les objectifs globaux de l’entreprise.
Défis liés au groupe de processus d’alignement du processus de PPM
Le groupe de processus d’alignement peut être difficile à appréhender, car il demande aux organisations de répertorier tous les projets et processus actuels, puis de les classer en fonction de leur retour sur investissement (RSI) et de leur alignement sur les objectifs de l’entreprise, qui peuvent être difficiles à identifier.
Groupe de processus de suivi (phases 8-9) du processus de PPM
La phase suivante du processus de PPM est le groupe de processus de suivi, qui consiste à analyser, à rendre compte et à examiner un projet. Au cours de cette phase, les équipes de PPM passent en revue tous les projets et leurs processus associés afin de les modifier au besoin.
- Examen et rapports périodiques du portefeuille : Recueillez l’ensemble des indicateurs clés de performance (ICP) et analysez-les par rapport aux objectifs de l’entreprise. Passez régulièrement en revue ces ICP pour améliorer continuellement les processus internes.
- Changements stratégiques : Analysez davantage et affinez vos processus stratégiques au besoin, en fonction de l’examen effectué à l’étape précédente.
Avantages du groupe de processus de suivi du processus de PPM
Le principal avantage du groupe de processus de suivi est qu’il fournit des étapes spécifiques concernant l’analyse et l’examen de tous les projets par rapport aux objectifs de l’entreprise à l’aide d’ICP prédéterminés. Cela permet aux organisations d’améliorer en permanence leurs projets et processus.
Défis liés au groupe de processus de suivi du processus de PPM
Le groupe de processus de suivi peut être difficile, car il demande aux organisations de juger les projets et les processus par rapport aux ICP spécifiques, qui doivent être mis à jour stratégiquement en fonction de ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas.
Processus des composantes (phase 10) du processus de PPM
La dernière phase du processus de PPM est le processus des composantes, dans lequel vous analysez les performances des éléments impliqués dans le processus de PPM global.
Exécution et rapport des composantes : Analysez les performances de chaque composante et déterminez la réussite relative de chacun d’entre eux afin d’obtenir des retours sur la force de votre processus de PPM dans son ensemble.
Avantages du processus des composantes du processus de PPM
Le groupe de processus des composantes offre l’avantage de déterminer les composantes qui sont performantes et de permettre aux organisations de renforcer leur processus global de PPM.
Défis liés au processus des composantes du processus de PPM
Le principal défi du processus des composantes réside dans l’analyse réelle de chaque composante, qu’il peut être difficile d’examiner individuellement et de juger de son succès.
Qu’est-ce que le processus de gestion de portefeuilles de projets ?
Le processus de gestion de portefeuilles de projets est un processus continu, bien qu’il suive toujours une série de phases spécifiques qui évaluent de manière appropriée chaque projet ou ensemble de projets.
Vous trouverez ci-dessous le processus de PPM décrit depuis l’identification jusqu’à l’exécution et la création de rapports :
Comment définir le processus de gestion de portefeuilles de projets
Le processus de PPM comprend un processus continu d’identification, de sélection, de planification, de suivi et de gestion de projets qui offrent une valeur commerciale et un retour sur investissement maximum, et qui s’alignent sur les objectifs stratégiques.
La PPM est un processus de prise de décision dynamique qui définit la meilleure utilisation des ressources, et détermine des plannings et des budgets appropriés et réalistes pour les projets qui s’alignent sur les objectifs globaux de l’entreprise.
Étapes du processus de gestion de portefeuilles de projets
Les étapes du processus de PPM correspondent aux phases, qui sont composées de trois groupes principaux (alignement, suivi et composante), comme décrit plus en détail ci-dessus.
Modèle de processus de gestion de portefeuilles de projets
Utilisez ce modèle pour créer un processus homogène pour les composantes de la PPM. Commencez par identifier et répertorier tous vos projets et terminez par une analyse complète de vos composantes. Ce modèle fournit un cadre pour un processus de PPM que vous pouvez appliquer au sein de votre organisation.
Télécharger le modèle de processus de gestion de portefeuilles de projets
Consultez cet article pour obtenir d’autres modèles en lien avec la PPM, y compris des modèles axés sur le processus de PPM.
Flux du processus de gestion de portefeuilles de projets
Le processus de PPM est un flux agile et vivant qui comprend des phases, détaillées ci-dessus, dans lesquelles vous évaluez avec précision chaque projet et programme par rapport aux objectifs globaux de l’entreprise.
Exemple de processus de gestion de portefeuilles de projets pour l’entreprise
Un processus de PPM au niveau de l’entreprise doit accorder une attention particulière à l’alignement des projets et des programmes sur les objectifs stratégiques de l’ensemble de l’organisation, qui peuvent facilement être occultés dans une grande entreprise.
Voici un exemple de processus de PPM pour l’entreprise qui vous permet de saisir tous les projets au sein de l’organisation, de les évaluer en fonction de critères spécifiques, de hiérarchiser, de les doter en ressources et de les vérifier tout au long du cycle de vie afin de vous assurer qu’ils soient toujours alignés sur les objectifs de l’entreprise.
Consultez cet article pour en savoir plus sur la PPM spécifiquement axés sur les entreprises.
Meilleures pratiques pour le processus de gestion de portefeuilles de projets
Pour créer et appliquer le processus de PPM le plus efficace au sein de votre organisation, commencez par identifier les objectifs de votre entreprise.
Cela vous aidera, vous et le reste de votre organisation, à élaborer un plan d’action spécifique avec lequel vous pouvez progresser, en fonction de la façon dont celui-ci s’aligne sur votre vision stratégique.
Voici d’autres meilleures pratiques à suivre lorsque vous développez votre processus de PPM :
- Établir un bureau de gestion de projets (PMO) : Un PMO est une unité spécifique conçue pour superviser l’ensemble du processus de PPM et coordonner les efforts des projets et des programmes au sein de l’organisation afin de s’assurer que les projets s’alignent sur la stratégie commerciale de l’entreprise.
- Créez des critères d’évaluation de projet spécifiques : Ces critères aideront l’organisation à examiner, évaluer et hiérarchiser efficacement les projets, afin que vous puissiez facilement déterminer quels projets peuvent être menés à bien et quels projets doivent être mis en attente. Tenez compte des questions suivantes :
- Comment le projet oriente-t-il les objectifs de l’entreprise ?
- Quels sont les résultats attendus du projet ?
- Existe-t-il déjà un autre projet en cours qui peut atteindre des résultats similaires ?
- Quel est le profil risque-rendement du projet ?
- De quelles ressources avez-vous besoin pour le projet, et disposez-vous de la bande passante et des finances nécessaires pour les obtenir ?
- Développez une stratégie de gestion des risques : Créez un moyen d’évaluer les risques potentiels et inhérents d’un projet, ainsi qu’un moyen d’effectuer des évaluations des risques tout au long du projet.
- Recherchez et mettez en œuvre une solution ou un outil de PPM : Un outil de PPM peut aider à accroître la visibilité du processus de PPM, afin que toutes les parties prenantes et les membres de l’équipe puissent voir comment les projets évoluent au cours du processus du début à la fin.
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