Guide PMBOK® : le concept du cycle de vie du projet
Selon le Guide PMBOK®, les éléments qui composent le cycle de vie d’un projet doivent définir les travaux que le projet accomplira, les livrables qu’il produira, les membres de l’équipe impliqués et la façon dont vous contrôlerez et approuverez chaque phase du projet.
La définition de ces éléments permet de mener un projet du début à la fin. Ces contrôles de projet fournissent un processus systématique et délimité dans le temps qui profite aux parties prenantes d’un projet. Cela aide les CP à définir ce qui doit être accompli avant de passer à la phase suivante d’un projet.
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Les 5 phases de la gestion de projets
La gestion de projet peut être divisée en cinq phases. Tout d’abord, les parties prenantes lancent le projet, puis le définissent et le planifient. Ensuite, l’équipe exécute le projet et suit ses performances. Enfin, une fois le projet terminé, il doit être clôturé.
Phase 1 : lancement du projet
L’objectif du lancement du projet consiste à définir ce dernier dans les grandes lignes. Ce processus commence généralement par une analyse de rentabilité ou une charte de projet. Si des tests de recherche ou de faisabilité sont nécessaires, cela est à terminer pendant cette phase.
Les parties prenantes importantes effectueront une vérification diligente afin de décider si le projet est viable. Si le feu vert est accordé, vous devrez créer une charte de projet ou un document de lancement de projet (Project Initiation Document, ou PID) donnant un aperçu de l’objectif et des exigences du projet. Ce document doit fournir une description des besoins de l’entreprise, des parties prenantes et de l’analyse de rentabilité. Remarque : Il existe de nombreux modèles de PID disponibles en ligne qui respectent les lignes directrices du Guide PMBOK® et que vous pouvez télécharger pour vous aider à démarrer.
Conseil : Lorsque vous créez un document de lancement de projet, ne vous enlisez pas trop dans les exigences techniques. Celles-ci seront clarifiées et clairement définies dans la phase 2.
Phase 2 : planification du projet
La phase de planification est essentielle à la réussite de la gestion du projet et se concentre sur l’élaboration d’une feuille de route à suivre pour l’équipe. Au cours de la phase de planification, les chefs de projet doivent constituer leurs équipes, mettre en place des ressources collaboratives et définir des objectifs.
Deux des méthodes les plus populaires pour définir des objectifs sont S.M.A.R.T. et CLEAR :
Objectifs S.M.A.R.T. – Cette méthode permet de s’assurer que les objectifs ont fait l’objet d’un examen approfondi. Elle fournit également un moyen de comprendre clairement les implications du processus de définition des objectifs.
Specific (Spécifique) – Définissez des objectifs spécifiques en répondant aux questions suivantes : qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi.
Measurable (Mesurable) – Élaborez des critères que vous pouvez utiliser pour mesurer le succès d’un objectif.
Attainable (Atteignable) – Identifiez les objectifs les plus importants et les actions à entreprendre pour les atteindre.
Realistic (Réaliste) – Soyez disposé(e) et capable de travailler vers un objectif particulier.
Timely (Temporellement défini) – Créez un calendrier afin d’atteindre l’objectif.
Pour en savoir plus sur les objectifs S.M.A.R.T. et télécharger gratuitement les objectifs S.M.A.R.T., veuillez consulter « Le guide essentiel à la rédaction des objectifs S.M.A.R.T. ».
Objectifs C.L.E.A.R. – Une méthode plus récente pour définir des objectifs qui prend en compte l’environnement des entreprises actuelles à l’évolution rapide.
Collaborative (Collaboratif) – Les objectifs doivent encourager les employés à travailler ensemble.
Limited (Limité) – Les objectifs doivent être limités au niveau de la portée et des délais pour pouvoir être gérés.
Emotional (Caractère émotionnel) – Les objectifs doivent faire appel aux passions des employés et une connexion émotionnelle doit pouvoir se former. Cela peut optimiser la qualité du travail.
Appreciable (Perceptible) – Divisez les objectifs plus importants en tâches plus petites qui peuvent être rapidement accomplies.
Refinable (Ajustable) – Au fur et à mesure que de nouvelles situations surviennent, soyez flexible et affinez les objectifs au besoin.
Au cours de cette phase, la portée du projet est définie et un plan de gestion de projet est développé. Cela consiste à identifier le coût, la qualité, les ressources disponibles et un calendrier réaliste. Le plan de projet comprend également l’établissement de bases ou de mesures de performance. Elles sont générées à l’aide de la portée, du calendrier et du coût d’un projet. Une base de référence est essentielle pour déterminer si un projet est sur la bonne voie.
À ce stade, les rôles et responsabilités sont clairement définis, afin que chacun sache les tâches qu’il doit réaliser. Voici quelques-uns des documents qu’un CP créera pendant cette phase afin de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie :
- Énoncé de la portée – Un document qui définit clairement le projet, y compris les besoins de l’entreprise, les avantages du projet, les objectifs, les livrables et les jalons clés. Un énoncé de la portée peut changer au cours du projet, mais cela ne doit pas être fait sans l’approbation du chef de projet et du commanditaire.
- Structure de répartition du travail (Work Breakdown Schedule, ou WBS) – Il s’agit d’une représentation visuelle qui divise la portée du projet en sections gérables pour l’équipe.
- Jalons – Identifiez les objectifs de haut niveau qui doivent être atteints tout au long du projet et incluez-les dans le diagramme de Gantt.
- Diagramme de Gantt – Une chronologie visuelle que vous pouvez utiliser pour planifier les tâches et visualiser la chronologie de votre projet.
- Plan de communication – Cet aspect est particulièrement important si votre projet implique des parties prenantes extérieures. Élaborez le message approprié autour du projet et créez un calendrier de communication avec les membres de l’équipe en fonction des livrables et des jalons.
- Plan de gestion des risques – Identifiez tous les risques prévisibles. Les risques courants comprennent des estimations de temps et de coûts irréalistes, un cycle d’examen des clients, des réductions budgétaires, l’évolution des exigences et le manque de ressources engagées.
Pour en savoir plus sur les conditions générales et les documents de gestion de projet, consultez notre glossaire terminologique de la gestion de projet.
Conseil : Lorsque vous créez une structure WBS, la durée des ensembles de travaux ne doit pas dépasser 10 jours. Assurez-vous de solliciter les commentaires et les points de vue des membres de l’équipe quant à leurs tâches spécifiques.
Phase 3 : exécution du projet
Au cours de la phase d’exécution du projet, l’équipe développe et termine les livrables. Cette phase commence par une réunion de lancement. Celle-ci est marquée par le début des rapports et mises à jour de statut, ainsi que par les transitions en performances et en suivi tout au long du projet.
Les tâches terminées pendant la phase d’exécution comprennent :
- La présentation du projet et le lancement
- Le développement de l’équipe
- L’attribution des ressources
- L’exécution des plans de gestion du projet
- La gestion de l’approvisionnement si nécessaire
- La direction et la gestion de l’exécution du projet par le CP
- La configuration des systèmes de suivi
- L’exécution des affectations des tâches
- Des réunions de statut
- La mise à jour du calendrier du projet
- La modification des plans de projet au besoin
Bien que la phase de suivi du projet ait un ensemble différent d’exigences, ces deux phases se produisent souvent simultanément.
Conseil : Envisagez d’utiliser un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud afin que les membres de l’équipe puissent mettre à jour le statut des tâches en temps réel.
Phase 4 : performance et suivi du projet
La performance et le suivi du projet garantissent que les résultats du projet s’alignent sur le plan de gestion. Les chefs de projet utilisent des indicateurs clés de performance (ICP) pour déterminer si le projet est sur la bonne voie. Nous avons défini les ICP les plus courants pour assurer le suivi des performances ci-dessous :
- Objectifs du projet : mesurer si un projet respecte le calendrier. Le budget indiquera si le projet répondra aux objectifs des parties prenantes.
- Livrables de qualité : cela détermine si des livrables de tâches spécifiques sont réalisés.
- Suivi des efforts et des coûts : les chefs de projet tiennent compte de l’effort et du coût des ressources pour évaluer si le budget est sur la bonne voie. Ce type de suivi permet de savoir si un projet respectera sa date d’achèvement en fonction des performances actuelles.
- Performance du projet : cela permet de surveiller les évolutions dans le projet. Elle prend en compte le nombre et les types de problèmes qui surviennent et la rapidité avec laquelle ils sont résolus. Ces changements peuvent survenir sous forme d’obstacles imprévus et de changements de portée.
Pendant ce temps, les CP devront peut-être adapter les calendriers et les ressources pour s’assurer que le projet est sur la bonne voie
Conseil : Passez en revue l’analyse de rentabilité à la fin de chaque phase et adaptez le plan de projet si besoin.
Phase 5 : clôture du projet
Une fois qu’un projet est terminé, l’équipe doit officiellement le clôturer. Les chefs de projet organisent généralement une réunion de bilan pour évaluer les réussites et les échecs. La clôture du projet permet à une équipe d’identifier les événements qui se sont bien déroulés et les domaines à améliorer.
Une fois le projet terminé, les CP ont toujours quelques tâches à finaliser avant que celui-ci ne soit officiellement clôturé. Ils devront créer une liste d’objectifs qui n’ont pas été accomplis pendant le projet et travailler avec les membres de l’équipe pour les terminer. Déterminez un budget final et préparez un rapport de projet final. Enfin, ils devront recueillir tous les livrables et documents du projet et les stocker au même endroit.
Conseil : L’utilisation d’une solution logicielle basée sur le cloud est un moyen facile de recueillir et d’enregistrer tous les documents du projet dans un seul endroit tout au long de la vie du projet.
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