Quel est le but d’une synthèse ?
Une synthèse doit être claire et concise (généralement une à deux pages) et présente les principaux points sur un ton formel. L’objectif d’une synthèse est de piquer la curiosité du lecteur en présentant des faits à partir du contenu synthétisé.
La synthèse peut être soit une partie d’un document commercial (un plan d’affaires, une proposition de projet ou un rapport), soit de longs articles et documents communs dans les communautés axées sur la recherche et le milieu universitaire. Lorsqu’elle est conçue correctement, la synthèse résume les informations et les objectifs du document plus détaillé. La synthèse est indépendante du contenu résumé et doit inclure les informations essentielles, les recommandations, les conclusions et la conclusion du document plus détaillé.
Les avantages d’une synthèse bien écrite
Une synthèse bien organisée et bien rédigée est un outil précieux car elle hiérarchise le temps du lecteur et réduit l’effort requis pour découvrir les aspects essentiels du contenu. La synthèse peut indiquer l’objectif de votre plan d’affaires, votre proposition de projet, votre présentation de lancement de produit ou votre argumentaire de vente afin d’intéresser le lecteur et qu’il poursuive sa lecture ou qu'il passe à l’action. Même si c’est la seule chose que votre public lit, en tant que première impression, une synthèse percutante crée de la valeur pour le lecteur. Utilisez la synthèse pour faire une analyse de rentabilité, soutenir une position ou raconter une histoire. Le lecteur doit savoir comment le sujet de votre contenu l’affecte, l'avantage dans son travail, son entreprise ou ses projets après avoir lu la synthèse.
Divers secteurs utilisent les synthèses comme outil de communication, notamment la santé, l’éducation, le gouvernement, la technologie, l’immobilier, la finance, le droit, les organismes à but non lucratif, et bien d’autres encore. L’un des avantages de la synthèse est qu’elle n’exclue pas d'autres types de communication. Les synthèses apparaissent dans divers cas d’utilisation, notamment les suivants :
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Plans d’affaires
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Mémoires juridiques
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Plan de lancement de produit
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Sondages sur les campus universitaires
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Rapports d’études de marché
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Études environnementales
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Propositions de projets
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Planification et évaluation des hôpitaux
Quel est le format d’une synthèse ?
Chaque synthèse a pour objectif de distiller des informations au lecteur dès le début, de sorte qu’elles sont généralement placées en premier dans le document. (Parfois, il s’agit d’une section distincte d’un document commercial officiel répertorié dans la table des matières.)
Lorsqu’elle est utilisée de manière moins formelle, la synthèse est un paragraphe d’introduction, un mémo récapitulatif distinct d’une page ou la première page d’un rapport. Par exemple, si votre objectif est de lever des capitaux, utilisez la synthèse comme un profil d’investisseur qui fournit au lecteur les informations nécessaires pour aboutir à une réunion ou un financement, sans plus de lecture.
Le format et la longueur varient en fonction de l’objet du contenu que vous résumez ; il n’y a pas de structure définie à suivre. Voici quelques astuces de mise en forme que vous pouvez utiliser pour n’importe quelle synthèse, quel que soit son style:
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Ordre d’apparence : Au-delà de l’introduction, déterminez les sections de la synthèse les plus importantes pour l’objectif du document. Organisez vos sous-titres ou sections dans cet ordre. Utilisez des puces et espacez les différentes parties de la synthèse pour rendre le contenu plus accessible. Ce faisant, vous écartez naturellement les informations qu'il vaut mieux laisser au corps du document, et vous honorez le temps du lecteur en hiérarchisant le message, les recommandations, les conclusions ou les solutions dans le document plus long.
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Quelle est la limite : Les synthèses varient en fonction du type de contenu qu’elles résument ou de leur but. Certains recommandent de limiter la synthèse à un pourcentage précis du document global, tandis que d’autres préconisent un nombre défini de pages. Gardez surtout en tête qu’elle doit rester brève mais complète, avec les informations les plus importantes disponibles pour le lecteur.
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Objectif du public : Le ton et le langage de la synthèse doivent correspondre à ceux du public cible. Évitez d’utiliser un jargon technique qui exige des définitions, et présentez les informations de manière accessible en fonction des connaissances et de l’expertise de votre public prévu. Évitez les acronymes, ne mettez pas en évidence les données qui nécessitent un contexte détaillé et évitez d’utiliser un ton décontracté et informel. Cela dit, une synthèse utilisée dans les communications internes aura un ton et un style différents de celles utilisées dans les outils de communication externes.
Modèle de synthèse d’une page
Ce modèle est conçu pour présenter votre synthèse sur une page. Profitez des sections courtes et des points à puces pour que le document reste concis et accrochez le lecteur avec les informations qui lui donneront envie de lire. Organisez les points clés en personnalisant les sous-titres afin de souligner leur importance en fonction de votre objectif pour le document.
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Quels sont les pièges courants des synthèses ?
Lors de la mise en forme et de l’organisation d’une synthèse, méfiez-vous des pièges suivants présents dans les synthèses mal écrites et mal organisées :
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Fait ou persuasion : Étayez vos motivations et l’objectif de la synthèse avec des faits. Si la synthèse concerne une proposition de vente ou une présentation, persuadez votre lecteur à l’avance avec des données et des informations, et non des mots à la mode et des clichés. Si la synthèse comprend des généralisations ou des opinions que vous n'étayez pas dans votre document avec des études de marché, des exemples de projets, des données indépendantes, des témoignages, etc., vous risquez de tromper le lecteur. Évitez de rédiger une synthèse qui conduit les clients, les responsables politiques ou la direction à une recommandation ou une conclusion non étayée dans un but de persuasion. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les faits.
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Pertinence par rapport à la répétition : Par nature, la synthèse est un résumé répétitif du contenu. Par conséquent, n’incluez que les détails les plus pertinents, ceux qui résument le véritable but du contenu global. Utilisez le reste de votre plan d’affaires, de votre rapport de recherche ou de votre proposition de client pour aborder plus longuement les sujets pertinents. Si vous essayez de couper et de coller trop d’informations et de contexte de votre document d’entreprise ou de recherche dans la synthèse, tous ces détails peuvent éclipser l’impact sur votre lecteur. L’arrière-plan devient l’introduction et vous risquez de perdre l’attention d’un lecteur (en particulier un public en ligne).
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La cohérence est essentielle : La synthèse met en évidence la substance du contenu plus large. Ne présentez pas ici d’informations qui ne sont pas abordées dans le corps de la proposition. Évitez d’utiliser différents sous-titres pour organiser la copie dans le corps du rapport. Par exemple, si vous mettez en surbrillance les « jalons du projet » dans la synthèse, ne les répertoriez pas dans une nouvelle section appelée « Objectifs du projet » dans la proposition commerciale. Utilisez le ton et le langage définis dans la synthèse tout au long du document. Si vous ciblez un public sans expertise en la matière, ne passez pas à l’analyse hautement technique dans le corps du texte. Enfin, si vous abordez quelque chose dans la synthèse, abordez-le à nouveau dans le rapport. Ne faites pas travailler le lecteur qui voudrait en savoir plus sur quelque chose que vous avez mis en évidence dans la synthèse.
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Tirez une conclusion claire : Rédigez une synthèse qui aboutit à une conclusion et qui étaye l’objectif de la création de votre document. Gardez à l’esprit l’intérêt du lecteur lorsque vous résumez une longue proposition de projet ou un rapport. Le lecteur a-t-il une compréhension claire des solutions que vous proposez ? Peut-il identifier les problèmes que vous résolvez ? Si la synthèse est la seule chose qu’il lit, peut-il agir sur vos recommandations ou anticiper un résultat souhaité en fonction des informations que vous avez incluses ?
Modèle de présentation de synthèse - PowerPoint
Utilisez ce modèle gratuit pour définir votre prochaine grande présentation ou tenez-le à jour comme un enregistrement de réunion en direct pour suivre l’évolution de vos plans de développement internes ou vos besoins de financement. Les diapositives sont mises en forme pour décrire les éléments importants d’une synthèse officielle d’un plan de développement. Vous pouvez personnaliser les diapositives en fonction de leur ordre d’importance pour l’objectif de votre contenu ou développer chacune d’elles. Utilisez les diapositives comme plan pour suivre le contenu que vous souhaitez résumer après chaque mise à jour ou ébauche du rapport.
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Ce qu’il faut inclure dans une synthèse
Vous déterminerez les composantes de chaque synthèse en fonction de la raison pour laquelle vous la rédigez et de votre public cible.
Par exemple, un plan de développement destiné à un public externe comprend des informations financières et des détails sur la taille et l’ampleur d’une entreprise ; les startups à la recherche de financement et d’investisseurs souligneront les exigences financières spécifiques et leur impact sur la stratégie commerciale. Les synthèses varient en fonction du contenu qu’elles couvrent, mais voici un cadre commun :
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Introduction : Cette phrase, paragraphe ou partie d’ouverture doit indiquer clairement l’objet du document et le contenu à suivre. La façon dont vous utiliserez cette section dépend du résultat souhaité pour le lecteur ou le public, qui doit immédiatement trouver de l’intérêt aux informations que vous présentez. Par conséquent, les détails inclus dans l’introduction doivent attirer l’attention du lecteur.
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Informations sur l’entreprise : Lorsque vous rédigez une synthèse pour un public externe, indiquez le nom de votre entreprise, une description de votre mission ou de votre but, vos coordonnées, votre emplacement, ainsi que la taille et l’échelle de vos opérations. Dans certains cas, la synthèse présente les fondateurs, les investisseurs et les cadres de l’entreprise. Elle peut contenir des informations générales sur chacun d’entre eux soulignant une expérience précédente dans le secteur ou dans une startup, ou le contexte historique de l’état actuel de l’entreprise. Lorsqu’elle est utilisée dans une présentation ou un rapport de recherche, présentez l’équipe responsable des résultats du rapport ou qui les présente.
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Produits et services : La synthèse est l’endroit où mettre en évidence le problème que vous résolvez ou le besoin que vous comblez. Pour un rapport, c’est là que vous pouvez mettre en évidence ce que vous avez recherché et ce que le lecteur doit savoir sur vos résultats. Pour une proposition de projet, incluez ce que vous prévoyez d’accomplir et ce dont vous avez besoin pour réussir. Pour les plans de marketing ou les présentations de lancement de produits, indiquez au lecteur pourquoi votre service ou produit est pertinent à ce moment précis.
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Analyse de marché : La synthèse d’un plan de développement pourrait faire le profil du client cible et expliquer les opportunités de marché d’un produit ou d’un service. Envisagez de répondre à des questions comme : Existe-t-il un plan quinquennal pour ce marché ? Comment prévoyez-vous de développer la base de clients et améliorer vos parts de marché ? Qu’est-ce qui ressort de vos recherches sur vos clients que le lecteur devrait savoir ?
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Analyse de la concurrence : Cette section doit inclure des réponses aux questions suivantes :
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Quel est l’avantage concurrentiel de la solution ou du produit que vous proposez et avec qui ou quoi êtes-vous en concurrence sur ce marché ?
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Quelles sont les opportunités actuelles et futures ?
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Quels sont les risques sur votre marché et sur votre produit ou service ?
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Avez-vous une expérience pertinente avec les principaux concurrents ?
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Quels sont les futurs projets de croissance et quels obstacles prévoyez-vous de surmonter ?
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Financement : La synthèse peut résumer les données financières clés pertinentes pour le lecteur ou les données qui étayent votre recherche. Si vous recherchez un financement, incluez le montant spécifique que vous demandez ici. Assurez-vous de fournir un contexte aux données financières ou tout chiffre que vous mettez en évidence dans la synthèse. Cette section est un excellent moyen de mettre en évidence la croissance, ou d’utiliser des indicateurs pour fournir une perspective sur l’entreprise.
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Conclusions : Résumez vos résultats, le problème et la solution discutés, ou le projet et le travail proposés. S’il y a une décision que le lecteur doit prendre, posez-lui la question. Énoncez clairement les conclusions tout en laissant suffisamment de questions ouvertes pour que le lecteur poursuive sa lecture.
Comment terminer une synthèse ?
Bien que la synthèse commence un document, elle a une conclusion de façon à pouvoir être lue en toute indépendance par rapport au reste du contenu tout en restant intéressante. Utilisez la conclusion pour résumer vos résultats, faire des recommandations et proposer des solutions au problème.
S’il y a une décision que vous souhaitez que le lecteur prenne, c’est ici qu’il faut l’y inciter. Si vous résumez un rapport de recherche, résumez les résultats et les méthodes de recherche utilisées pour conclure le travail. Rendez les résultats ou les recommandations visibles, mais sans entrer dans les détails pour encourager le public à poursuivre sa lecture. Terminez la synthèse par une déclaration ou une transition forte qui définit le thème ou le message central de l’histoire que vous racontez dans le rapport ou la proposition.
Qu’est-ce qui doit figurer dans la synthèse d’un plan d’affaires ?
Les plans d’affaires traditionnels diffèrent par leur contexte et leur contenu selon que le public est interne ou externe. Ces deux publics bénéficient de certains des éléments précédemment discutés de la synthèse (comme une introduction importante).
Toutefois, la synthèse d’un plan d’affaires interne ne requiert pas de section qui présente la gestion ou le personnel clé. Un plan d’affaires externe cible un public qui s’attend à trouver des informations financières cruciales dans la synthèse. Lorsque vous élaborez la synthèse d’un plan d’affaires, déterminez les informations à inclure en fonction de votre public et de l’objet du document.
Modèle de synthèse de plan de développement
Ce modèle de synthèse est conçu pour que votre plan de développement soit remarqué et étudié. Dans ce scénario, vous faites une présentation auprès d’un public externe et vous devez donc être plus attentif aux détails avec un document de plan d’affaires standard. Utilisez des puces et un langage clair et formel pour guider le lecteur vers les informations les plus importantes concernant votre entreprise.
Téléchargez le modèle de synthèse de plan de développement
Vous trouverez différents modèles selon les secteurs et les besoins en lisant « Modèles de synthèse gratuits. »
Qu’est-ce qui doit figurer dans la synthèse d’un rapport ?
Josh Bernoff a passé 20 ans à rédiger et à modifier des rapports pour Forrester Research. Il défend la création de rapports exploitables qui racontent une histoire. Il estime que la synthèse est essentielle.
« Si le rapport est une histoire, une bonne synthèse est la même histoire, résumée », écrit Bernoff. Il recommande d’imaginer que vos lecteurs vous posent des questions telles que « Qu’est-ce qui est le plus intéressant dans ce rapport ? » et « Qu’est-ce que vous avez trouvé ? » lors de la rédaction du rapport.
« Votre réponse, écrite directement au lecteur, est la synthèse », explique Bernoff dans son livre.
La synthèse d’un rapport exige des détails percutants qui attirent l’attention des lecteurs en ligne rapidement. Selon Bernoff, la synthèse résume l’histoire que vous voulez raconter derrière tous les mots du rapport. En utilisant ces conseils comme guide, envisagez d’inclure les réponses suivantes à ces questions pour créer la synthèse de votre rapport :
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Quelle est la trame centrale de votre rapport ?
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Pourquoi cette histoire est-elle importante ?
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Quelles sont les scènes les plus mémorables (exemples, données, résultats d’études de cas, etc.) des différentes sections du rapport ?
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Comment votre recherche aborde-t-elle le conflit central de l’histoire (le problème résolu) ?
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Comment vos recherches soutiennent-elles la conclusion de l’histoire ?
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Quelles actions l’histoire recommande-t-elle au lecteur de connaître ?
La synthèse de longs rapports de recherche, en particulier ceux utilisés dans des articles universitaires, des revues scientifiques, des études gouvernementales ou des initiatives en matière de santé, exige des considérations supplémentaires en matière de mise en forme et des éléments qui ne figurent pas dans les plans d’affaires ou les propositions. Tenez compte des lignes directrices suivantes lors de l’élaboration d’une synthèse d’un rapport de recherche:
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Présentez les sections de la synthèse dans le même ordre que dans le rapport principal.
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N’incluez pas d’informations ou de recherches qui ne sont pas étayées et présentées dans le corps du rapport.
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Tirez une conclusion avec la synthèse qui justifie la recherche et fournit des recommandations.
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Utilisez un ton et un langage pour décrire les informations techniques que les lecteurs qui n’ont pas de connaissances ou d’expertise avancées sur le sujet peuvent comprendre.
Rappelez-vous qu’une synthèse de rapport est distincte d’un résumé. Les résumés sont des aperçus plus courts d’un rapport et sont courants dans le milieu universitaire. Ils familiarisent le lecteur avec un résumé de la recherche beaucoup plus court qu’une synthèse. Vous pouvez également considérer un résumé comme une déclaration indépendante qui aide le lecteur à déterminer s’il va poursuivre sa lecture ou non. La synthèse, en revanche, résume la recherche dans une structure qui comprend le résumé, les méthodes, les résultats, les conclusions et les recommandations pour le lecteur sans nécessairement avoir à lire plus loin.
Modèle de synthèse de rapport de recherche
Utilisez ce modèle pour créer une synthèse des résultats de la recherche pour les rapports, qui sont généralement plus longs qu’une synthèse pour un plan d’affaires et une proposition. Le modèle est conçu pour tenir compte des rapports détaillés qui ont besoin d’espace et ont recours à des diagrammes et des tableaux qui vont illustrer les données de recherche. Il permet de résumer les informations techniques de manière concise, avec des sous-titres clairs qui communiquent les résultats clés aux lecteurs ayant des expertises et des intérêts divers.
Téléchargez le modèle de synthèse de rapport de recherche
Obtenez du financement grâce à votre synthèse
Les startups à la recherche d’investissements en capital auprès de fonds de capital-risque et d’investisseurs providentiels peuvent réutiliser la synthèse d’un plan d’affaires comme un profil d’investisseur plus concis et moins formel.
Ce type de note récapitulative est dépouillé et se concentre sur les exigences financières spécifiques et sur l’impact du financement sur la stratégie commerciale. C’est le modèle parfait pour créer un profil sur des sites Web de plateformes d’investisseurs comme AngelList et Gust. Utilisez les astuces suivantes pour transformer les résumés des plans d’affaires traditionnels en argumentaire qui vous permettra d’organiser une réunion ou un financement:
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Incluez le montant spécifique que vous demandez, l’objectif des fonds recueillis, ainsi que toutes les données pertinentes telles que les conditions de remboursement, les garanties, les informations sur les actions, etc.
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Gardez les données financières simples et arrondies au montant entier le plus proche.
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Répertoriez les fondateurs, les partenaires et le personnel de gestion clé et mettez en évidence l’expertise spécifique du domaine ou l’expérience précédente en matière de démarrage.
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Décrivez le plan de croissance de votre entreprise et la stratégie de sortie proposée.
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Supprimez les mots à la mode, les phrases vides de sens et les clichés de l’industrie (par exemple, « l’Uber de... », « révolutionnaire », « prochain Facebook », « classe mondiale », etc.).
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Mentionnez les réalisations notables, la propriété intellectuelle, les partenariats commerciaux importants, ou des informations sur les étapes de développement de produits sur les marchés de test.
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Décrivez le travail en cours et mettez en évidence les informations pertinentes sur la croissance des clients, la demande du marché et le développement de produits.
Modèle de synthèse pour les startups
Transformez votre synthèse en document d’investisseur à l’aide de ce modèle. Il fonctionne comme un argumentaire d’une page qui sert de profil d’entreprise sur les plateformes des investisseurs. Vous pouvez réutiliser ce modèle et l’enregistrer sous la forme d’un mémo récapitulatif PDF pour préparer vos futures réunions avec des investisseurs. Pour plus d’informations sur les plans d’affaires pour les startups, y compris les modèles de budget gratuits, lisez « Modèles gratuits de plan, budget et coûts pour les start-ups ».
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