Qu’est-ce que la portée du projet ?
Selon le texte, Guide pour le livre de connaissance de la gestion de projet (Guide PMBOK®) produit par l’institut de gestion de projet (PMI), produit par l’Institut de gestion de projet (PMI), « la portée du projet est le travail requis pour produire le livrable d’un projet. » Essentiellement, la portée du projet est la phase de planification du projet dans laquelle vous identifiez les objectifs, les livrables, le budget et le calendrier du projet. Notez que la portée du projet ne doit pas être confondue avec la portée du produit. Bien que similaire dans son intention, la portée du produit définit les livrables et les contraintes nécessaires d’un produit, plutôt que d’un projet.
Bien que les exigences des projets et des produits puissent changer au fil du temps, l’objectif est d’éviter le fluage de la portée, c’est-à-dire l’envolée non planifiée ou non planifiée des attentes. Lorsqu’elle n’est pas contrôlée, le fluage de la portée peut entraîner des dépassements de coûts, des retards et une qualité réduite. Cela peut aussi conduire à une perte de confiance, à une réputation ternie ou à un échec de projet. Bien qu’il existe de nombreuses façons d’atténuer le fluage de la portée, prendre le temps de définir la portée de votre projet ou de votre produit peut être très utile pour vous assurer que vous disposez des ressources, du calendrier et du budget appropriés pour mener à bien votre projet comme prévu.
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Comment définissez-vous la portée d’un projet ?
Définir la portée d’un projet, c’est identifier l’objectif et les livrables de votre projet, ainsi que les ressources dont vous avez besoin pour exécuter vos tâches. Dans le processus de définition de la portée du projet, vous déterminerez également ce qui est hors de portée, c’est-à-dire ce dont votre projet n’est pas responsable. Vous devrez peut-être travailler avec les membres de l’équipe, la direction ou les parties prenantes externes pour le faire, mais l’objectif de la définition de la portée du projet est d’égaler les attentes de toutes les parties. Alors, soyez rigoureux dans vos estimations, et prenez le temps nécessaire pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
En définissant la portée de votre projet, vous déterminerez entre autres les objectifs, les livrables, les contraintes, les hypothèses, les exclusions, le calendrier et le budget du projet.
Le PMI décrit six phases de la définition de la portée, et vous pouvez utiliser sa formule pour déterminer vous-même les critères ci-dessus. Vous documenterez ensuite officiellement ces éléments dans un énoncé de portée du projet (détaillé dans la section suivante).
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Planification de la portée : Au cours de cette étape, vous décidez comment la portée sera définie, surveillée et contrôlée. De plus, vous définissez les processus de gestion de la portée : comment les attentes des parties prenantes seront gérées, les désaccords résolus et les exigences hiérarchisées. Cette première étape est essentielle car elle définit le stade et l’intégrité de l’ensemble de l’opération de votre projet.
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Contrôle de la portée : Au cours de cette phase en cours, vous gérez les attentes des parties prenantes. En général, vous devez agir en faveur du client, mais vous devez être réaliste et responsable lorsque vous acceptez des changements de sa part. Vous devez continuellement évaluer les exigences supplémentaires et la façon dont elles s’ajoutent à la portée de base pour décider d’accepter ou non les modifications. En fin de compte, l’objectif de cette phase est d’éviter que le fluage inutile de la portée.
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Recueillir les exigences : C’est l’essentiel de la portée de votre projet. Au cours de cette phase, vous définissez les exigences du projet (toute condition ou fonction qui doit être remplie ou possédée par votre livrable). À ce moment, vous définissez également la stratégie et le travail du projet pour comprendre les objectifs, les contraintes, les tâches/sous-tâches, les phases/sous-phases, les hypothèses, les exclusions, les jalons, les risques connus, la justification, l’estimation des coûts, les outils et la technologie nécessaires à la réalisation de votre projet. De plus, vous attribuez un sponsor de projet, identifiez les parties prenantes et définissez des critères d’acceptation.
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Définition de la portée : Maintenant que vous avez collecté toutes les exigences, vous pouvez définir officiellement la portée de votre projet proposé, y compris ce qui n’en fait pas partie. Au cours de cette phase, vous rédigez l'énoncé de la portée (définie en détail dans la section suivante) : répertoriez les livrables, les contraintes, les hypothèses, les exclusions, le budget, le calendrier, les exigences d’approbation de votre projet, etc. Il est également approprié d’inclure des solutions de rechange au budget et/ou au calendrier si les critères de référence proposés ne peuvent pas être atteints.
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Création d’une structure de répartition du travail (WBS) : Une structure de répartition du travail décompose la portée du projet de grande ampleur en une structure hiérarchisée de plus petits éléments d’action discrets (appelés paquets de travail). Il s’agit à la fois d’une étape cruciale et d’un livrable qui aidera votre équipe à comprendre le travail concret à accomplir et à déléguer les paquets de travail aux parties appropriées.
Vous pouvez afficher vos paquets de travail sous forme de diagramme et de plan à l’aide de ce modèle WBS pour Microsoft Excel. La représentation visuelle permet aux parties prenantes de voir facilement comment les paquets de travail sont organisés et liés les uns aux autres, et vous pouvez personnaliser les champs en fonction de vos besoins.
Téléchargez le modèle de schéma et de diagramme de WBS - Excel
Vous trouverez d’autres modèles de structure de répartition de travail ici.
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Validation de la portée : Au cours de cette phase (également appelée vérification de la portée), les parties prenantes externes (clients) signent officiellement les livrables. Gardez à l’esprit que vous avez toujours le contrôle de votre production, alors n’acceptez pas aveuglément les modifications proposées par le client.
Dans les sections suivantes, nous allons décrire en détail les phases de la définition de la portée du projet et montrer comment documenter formellement ces informations dans un énoncé de portée du projet.
Qu’est-ce qu’un énoncé de portée de projet ?
L’énoncé de la portée du projet est un document qui décrit la portée de votre projet. Il sert de registre officiel des livrables proposés, du calendrier, des coûts, des ressources, etc., afin que toutes les parties prenantes alignent leurs attentes.
Les énoncés de portée du projet sont similaires mais non identiques aux documents de planification de projet suivants. Ci-dessous, nous fournissons un contexte sur chaque type de document et incluons des modèles gratuits et téléchargeables pour vous aider à démarrer la planification de votre projet.
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Plan de gestion de projet (PMP) : Ce document aura probablement certaines parties communes avec un énoncé de portée, mais un PMP est plus axé sur les objectifs du projet et son exécution globale. En revanche, un énoncé de portée définit les limites et les exigences spécifiques d’un projet.
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Charte du projet : Une charte de projet décrit les objectifs et les intentions d’un projet, souvent en relation avec les décisions commerciales globales. Les équipes consultent la charte du projet pendant la production pour s’assurer que les décisions commerciales sont conformes à l’intention initiale du projet. Vous pouvez utiliser ce modèle de charte de projet pour Excel pour répertorier l’objet du projet, l’étude de rentabilisation, les objectifs, les indicateurs, les livrables attendus et le calendrier provisoire.
Téléchargez le modèle de charte de projet
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Énoncé de travail (SOW) : Le SOW décrit l’accord de travail entre deux parties et est utilisé pour s’assurer que tous les accords sont respectés dans le livrable final. Une déclaration de travail comprend habituellement la portée du projet, mais va plus loin en décrivant les résultats attendus et les conditions supplémentaires. Ce modèle de SOW prévoit de l’espace pour décrire les objectifs et les hypothèses du projet, ainsi que ses aspects commerciaux, de solution, techniques, de service et de sécurité. Vous pouvez trouver d’autres modèles de SOW spécifiques à un secteur ici.
Téléchargez l’énoncé de travail de la gestion de projet
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Design d'application commun (JAD) : Le JAD est un processus qu cours duquel les professionnels de la connaissance et de l’informatique définissent les exigences commerciales d’un projet de développement. Le JAD est généralement facilité par un atelier officiel qui cherche à résoudre toute erreur de communication entre les parties et à médiatiser les exigences commerciales avec les contraintes techniques. Les participants sont généralement le sponsor exécutif, les experts en la matière, un archiviste (aussi appelé scribe ou expert en documentation), un facilitateur et d’autres membres de l’équipe qui souhaitent assister à l’atelier. Le résultat d’un JAD peut ressembler à un énoncé de portée en ce que les attentes formelles sont définies.
Comment créer un énoncé de portée de projet
L’énoncé de portée du projet est un document relativement simple, mais vous devez accorder suffisamment de temps aux recherches et à sa finalisation car il servira de référence principale pour les attentes du projet ou du produit.
Au minimum, un énoncé de portée du projet doit inclure les éléments suivants :
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Objectifs et buts du projet
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Éléments livrables clés
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Contraintes liées aux projets
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Hypothèses et exclusions du projet
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Un calendrier ou un calendrier approximatif
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Un budget
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Relation avec les objectifs commerciaux globaux (comment votre projet s’aligne sur les activités de l’organisation)
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Approbation des parties prenantes
Vous pouvez utiliser le modèle Microsoft Word suivant pour écrire votre énoncé de portée. En plus des éléments énumérés ci-dessus, il comprend de l’espace pour répertorier les tâches qui sont hors de portée, pour joindre une WBS, et pour décrire le budget et le calendrier comme des contraintes de projet.
Qu’est-ce que la gestion de la portée ?
Le PMI décrit le processus de gestion de la portée au cours du cycle de vie d’un projet : « Le changement se produit, et la gestion de la portée du projet comprend le processus pour gérer les changements de la portée et s’assurer que le projet respectera à la fois les délais et le budget. » Dans le monde des affaires, cela signifie que vous devrez surveiller activement la portée au cours de votre projet ou au cours du développement de produits, même si vous avez défini la portée de votre projet et créé un énoncé de portée. La gestion de la portée définit comment continuer à s’y prendre et à contrôler la portée afin d’éviter les dépassements de coûts et les retards.
Une gestion efficace de la portée offre plusieurs avantages, mais le plus important est d’éviter le fluage de la portée. Pour ce faire, vous aurez besoin d’une estimation précise du temps et du coût. Si vous pouvez gérer ces deux problèmes, vous aurez plus de chances d’exécuter un projet ou un produit qui fournit la valeur prévue et répond aux objectifs. Une gestion efficace de la portée permet également d’assurer l’adhésion continue des parties prenantes et peut contribuer à renforcer la confiance avec les clients. De plus, la gestion de la portée peut améliorer la qualité des projets ou des produits et faire gagner aux responsables une réputation de responsables, de membres fiables de l’équipe et de leaders.
D’autre part, une portée mal gérée entraîne souvent son fluage, qui peut se manifester par des projets tardifs, un dépassement de coûts ou une faible qualité. En fin de compte, l’absence ou la mauvaise gestion de la portée du projet peut conduire au stress et à l’échec.
La gestion de la portée du projet est souvent discutée conjointement avec les éléments suivants :
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Gestion des changements : La gestion du changement est l’identification et la mise en œuvre proactives des changements et des développements au sein d’une entreprise. Il existe plusieurs modèles de gestion des changements, mais le terme lui-même fait référence aux actions collectives prises pour faciliter les ajustements organisationnels. Une gestion efficace de la portée comprend la gestion du changement, car les exigences, le budget et le calendrier changent inévitablement au cours d’un projet. Toutefois, vous devez être intelligent quant à la façon dont vous identifiez et communiquez les changements aux parties prenantes. Vous ne devez pas simplement approuver ou rejeter les actions sans approbation de toutes les parties concernées. De plus, le terme de gestion intégrée du changement fait référence à l’objectif d’intégration simultanée entre le changement organisationnel et individuel et entre la gestion des projets et des changements.
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Gestion de portefeuille de projets (PPM) : La PPM est une stratégie de gestion qui permet d’évaluer et de hiérarchiser plusieurs projets d’un portefeuille. Si vous avez correctement détaillé la portée de chaque projet, il devient beaucoup plus facile de les hiérarchiser.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion de la portée d’un projet ?
Un plan de gestion de la portée d’un projet est un document qui décrit l’approche de gestion d’un processus particulier. Bien qu’un énoncé de la portée du projet détaille les livrables, le coût, le calendrier et les contraintes d’un projet, un plan de gestion de la portée du projet explique comment la portée du projet sera régie (y compris la façon dont les changements seront surveillés). Le plan de gestion de la portée comprend généralement les rôles et les responsabilités, les méthodes de contrôle des changements, la vérification et la structure de répartition du travail.
Meilleures pratiques en matière de gestion de la portée des projets
Par nature, la gestion de la portée est une science inexacte: Vous ne pouvez pas anticiper tous les changements ou développements qui mettront à mal le calendrier ou le budget de votre projet. Toutefois, vous pouvez suivre plusieurs meilleures pratiques afin de maximiser vos chances de succès dans le projet :
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Soyez précis et précis. Plus vos projections sont précises, moins vous avez de risque de fluage de votre portée. Évitez l’ambiguïté, réglez les incertitudes et agissez rapidement si vous avez des questions.
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Créez des objectifs de haut niveau. Maintenez les objectifs à un niveau élevé afin d’apporter de la flexibilité à votre plan de projet. Utilisez un langage qui décrit l’intention générale du projet ou du produit (PMI recommande des verbes comme remplacer, concevoir, mettre en œuvre, installer et automatiser), et communiquez des spécifications concrètes dans les autres sections de votre énoncé de portée.
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Collaborez. Travaillez avec tous ceux qui dépendent de la réussite de votre projet, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation. Cela vous aidera à clarifier les attentes dès le début.
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Impliquez les bonnes parties prenantes. La communication est tout aussi importante que la communication avec les bonnes personnes. N’impliquez que les parties nécessaires. Cela facilitera et accélèrera le déroulement des négociations.
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Prenez en compte les changements potentiels. Comme nous l’avons vu, les changements sont inévitables au cours d’un projet. Gardez cela à l’esprit tout au long de la production, et soyez ouvert au changement, mais seulement après un examen et des calculs approfondis.
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Sollicitez l’approbation des parties prenantes. N’oubliez pas que vos parties prenantes comptent sur la réussite de votre projet dans les temps et dans le budget. Bien que vous deviez rester ouvert au changement, en tant que chef d’équipe, il est de votre responsabilité de communiquer les changements et de solliciter l’approbation des parties prenantes avant la mise en œuvre des changements.
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Méfiez-vous du « plaqué or ». Le plaqué or se produit lorsque les membres de l’équipe rajoutent d’autres fonctionnalités de projet ou de produit pour épater les clients. Bien que se dépasser puisse potentiellement renforcer la relation client, cela peut souvent se retourner contre vous et coûter plus de temps et d’argent aux deux parties. (Le plaqué or est souvent considéré comme une version de fluage de portée.)
Vous trouverez ci-dessous d’autres techniques tangibles que vous pouvez utiliser pour vous assurer que vous ne négligez aucun facteur dans votre énoncé de portée et votre plan de gestion de la portée. Si vous choisissez d’inclure une documentation supplémentaire, assurez-vous qu’elle reste claire, directe et qu’elle ne soit pas confuse pour les parties prenantes ou qu’elle ne crée pas plus de travail.
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Créez des objectifs SMART. Pour en savoir plus sur la rédaction d’objectifs SMART (intelligents, mesurables, réalisables, pertinents, limités dans le temps), cliquez ici.
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Utilisez une carte mentale pour créer votre énoncé de portée : Une carte mentale est un affichage visuel des informations. Elle est souvent utilisée dans les séances de brainstorming pour suivre vos pensées et voir comment elles sont liées. Vous pouvez utiliser une carte mentale pour générer des idées lors de la rédaction de votre énoncé de portée, mais vous pouvez également utiliser cette technique pour identifier les relations hiérarchiques entre les exigences de votre projet. Il existe même un logiciel de cartographie mentale qui vous permet de vous rétracter ou d’étendre les « branches » de votre brainstorming, en fonction du public.
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Incluez une analyse SWOT : Analysez votre projet à l’aide des quatre objectifs SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) pour identifier la marge d’amélioration et les influences qui pourraient présenter des difficultés ou imposer des changements dans votre projet.
Une façon de gagner en crédibilité dans le domaine de la gestion de la portée est de poursuivre une certification professionnelle en gestion de projet (PMP)® par l’intermédiaire de PMI. Pour obtenir des informations détaillées sur l’étude et l’obtention du PMP, lisez « Boost Your Career with PMP Certification. »
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