Qu’est-ce qu’un plan d’amélioration des performances ?
Un plan d’amélioration des performances, ou PIP, est une « mesure corrective » qui s'intéresse aux performances des employés, et non à leur comportement. Un PIP déplace la responsabilité de l’amélioration de la performance afin qu’elle soit partagée entre le responsable, l’employé et l’entreprise. Parfois appelé plan d’action sur le rendement, pip est un processus et un document qui communique les mesures correctives, fournit des ressources et attribue un calendrier des résultats attendus à un employé sous-performant.
Les employés qui peinent à atteindre un niveau de performances satisfaisant par rapport à la description de leur poste, des objectifs de l’entreprise, des changements organisationnels ou d’autres initiatives de gestion de la performance sont tenus responsables par le PIP. Si les attentes indiquées dans le PIP ne sont pas atteintes dans le délai prévu (par exemple, une période de 30/60/90 jours) et que l’employé ne parvient pas à améliorer ses performances professionnelles, le PIP indique clairement les conséquences, y compris le licenciement.
Modèle personnalisable de plan d’amélioration des performances en 30 jours
Les conversations avec les employés au sujet d’une mauvaise performance sont assez difficiles. Ne laissez pas la création d’une amélioration de la performance efficace provoquer une surcharge supplémentaire. Utilisez ce modèle gratuit pour créer un PIP de 30 jours. Personnalisez le plan d’action et le calendrier en fonction des besoins de chaque employé et de votre calendrier. Ce modèle de feuille de calcul comprend tous les éléments essentiels d’un PIP efficace.
Modèle de plan d’action pour un plan d’amélioration des performances
Une fois la réunion du plan d’amélioration des performances terminée, il est temps d’agir. Ce plan d’action pour améliorer les performances est conçu comme une ressource autonome pour vous et l’employé. Utilisez-le pour vous aider à planifier et organiser votre document PIP, et donnez à votre employé un exemplaire à utiliser, sans avoir à faire référence à l’ensemble du document confidentiel.
Modèle de plan d’amélioration des performances de ventes
Téléchargez le modèle de plan d’amélioration des performances de ventes - Word
Les bons responsables des ventes utilisent le coaching de gestion des performances pour présenter de manière cohérente les résultats de leur équipe. Les responsables des ventes ou les chefs d’entreprise, qui ont besoin d’un outil de communication pour superviser les éléments sous-performants, améliorer la productivité et créer une culture de la performance, peuvent utiliser ce modèle pour diviser les objectifs de vente en actions plus petites et réalisables. Le modèle est conçu pour vous aider, vous et vos commerciaux, à mesurer la progression à l’aide d’indicateurs de performance clés (KPI) et d'un focus sur les activités productives.
Modèle de calendrier de plan d’amélioration des performances
Les plans d’amélioration des performances courent sur 30, 60 ou 90 jours. Utilisez ce modèle de feuille de calcul personnalisable pour programmer les activités, les réunions de progression et la date de fin de PIP. Concevez-le comme un plan d’action hebdomadaire pour l’employé et adoptez une approche proactive pour lui fournir les ressources lui permettant de réussir. Organisez le calendrier pour qu'il corresponde aux objectifs et aux attentes de votre plan d’action ainsi à chaque étape du PIP, pour que l’employé puisse s'y référer sans avoir accès au document PIP confidentiel.
Exemple de modèle de mémo de plan d’amélioration des performances
Téléchargez un exemple de modèle de mémo de plan d’amélioration des performances
Réutilisez ce modèle et enregistrez-le sous forme de mémo PDF personnalisé à chaque fois que vous terminez une réunion PIP. Le document est conçu et mis en forme comme une lettre récapitulative du plan global d’amélioration des performances. Résumez et mettez en évidence les domaines qui doivent être améliorés par votre employé, les objectifs du plan, la période, les attentes et les conséquences du PIP.
En quoi un PIP est-il différent d’un plan de développement des performances ?
La différence entre un plan d’amélioration des performances et un plan de développement des performances (PDP) est l’accent mis sur les domaines précis où les performances de l’employé sont insuffisantes. Un PIP est un plan détaillé axé sur l’amélioration d’un employé sous-performant. Pour comparer, un PDP est un vaste plan d’action, souvent dans le cadre d’une planification annuelle ou trimestrielle continue, qui se concentre sur le développement et l’amélioration continus de tous les employés, pas seulement les sous-performants.
Quel est l’objectif d’un plan d’amélioration des performances ?
Les professionnels des RH utilisent les plans d’amélioration des performances comme un avis formel de mise à l’épreuve conforme au droit et à la réglementation en matière d’emploi, et les utilisent souvent en dehors de la fenêtre des évaluations annuelles des performances pour traiter les mauvaises performances en temps réel. Dans ce contexte, le PIP est plus utile qu’un avertissement écrit traditionnel, mais constitue aussi une procédure formelle pour aider à tout mettre en œuvre pour la réussite d'un employé et offrir une chance d’amélioration dans des domaines précis.
Les objectifs et les résultats d’un PIP varient en fonction de divers facteurs, mais il sert souvent à accomplir les tâches suivantes :
-
Orienter les réunions individuelles entre le responsable et l’employé.
-
Décrire les attentes en matière de performances professionnelles et ouvrir le dialogue avec les employés.
-
Communiquer les problèmes liés à des performances spécifiques de travail.
-
Déterminer les raisons des lacunes en matière de performances.
-
Définir des objectifs et faire le suivi de l’avancement grâce à des séances d’évaluation pour mesurer la réussite.
-
Indiquer à toutes les parties concernées les attentes quant à l’action et à l’amélioration futures.
-
Indiquer aux employés sous-performants qu’il y aura des conséquences si les problèmes de performance ne sont pas corrigés.
-
Servir de justificatif juridique pour protéger l’employeur et le responsable impliqués dans des litiges professionnels ou des poursuites judiciaires.
Les avantages d’un PIP
Le principal avantage d’un plan d’amélioration des performances est d’améliorer les performances des employés. Si vous réussissez, vous évitez la ponction sur les ressources et les coûts de turnover liés au remplacement d’employés sous-performants. Mais il y a aussi des avantages plus subtils à exploiter efficacement un PIP : En tant qu’outil de communication, un PIP fournit une documentation claire et concise et établit une norme de responsabilisation qui va au-delà de la rédaction standard de mesures disciplinaires. Lorsqu’il est utilisé correctement et de façon cohérente pour tous les membres sous-performants d'un lieu de travail, un PIP améliore également la qualité des relations avec la direction et démontre un engagement dans l'implication des employés à long terme.
Quand ne pas utiliser un PIP
L’utilisation d’un plan d’amélioration des performances comporte un certain niveau de risque pour l’employeur et le manager Pour les employés, le PIP est souvent considéré comme un avertissement indiquant qu’ils se dirigent vers la rétrogradation, la mutation ou le licenciement. On pense souvent qu’un PIP n’est qu’une simple formalité, qu’au moment où vous créez un plan pour un employé, il est déjà trop tard pour corriger les problèmes de performance. On croit que les employeurs qui utilisent cet outil le font pour le bénéfice de leur entreprise et pour la documentation juridique, mais que la décision de licencier l’employé ou de le laisser partir est déjà prise.
Par conséquent, utilisez un PIP lorsqu’il représente une véritable chance d’améliorer la performance d’un employé précieux en communiquant clairement. Sinon, vous risquez d'alarmer et de perdre l’employé. Si l’objectif n’est pas d’améliorer les performances, vous prolongez l’inévitable et risquez de démoraliser votre équipe, ce qui a un impact sur la productivité et abaisse la barre de performance pour tout le monde.
Comment créer un formulaire de plan d’amélioration des performances
Le plan d’amélioration des performances est un document confidentiel conçu pour un public interne. Toutefois, créez et utilisez ce document en gardant à l'esprit qu’il devra peut-être résister à un examen juridique en cas d'arbitrage ou de procès. Résumez les informations que vous présentez de façon professionnelle et n’incluez que les faits, sans opinion, jargon ni langage familier.
Avant d’élaborer votre plan d’amélioration des performances, tenez compte des lignes directrices suivantes :
-
Discutez avec votre équipe des RH pour confirmer qu’une politique PIP est en place et identifiez quand, où, comment et avec qui vous devez communiquer avant de rencontrer l’employé.
-
Surveillez les performances de l’employé et décrivez le travail qui nécessite une amélioration avant la réunion.
-
Informez l’employé de la réunion pour discuter de ses performances si vous n’avez pas prévu d'entretien en face-à-face.
Le plan d’amélioration des performances est un formulaire concis, généralement d’une à deux pages. Il s’agit d’un document confidentiel qui présente les principaux sujets dans un style formel. Déterminez le contenu de chaque plan PIP (et le dialogue qu’il génère) en fonction de la raison pour laquelle il a été rédigé et de l’employé évalué. Toutefois, il existe un cadre commun d’informations à couvrir lors de la création d’un PIP, notamment les éléments suivants :
-
Participants : Indiquez les noms, les postes et les services de toutes les personnes impliquées dans la réunion et le processus, y compris l’employé, le superviseur, la direction et les représentants des RH, le cas échéant.
-
Dates : Indiquez la date de création du document, la date de la réunion avec l’employé, la période des problèmes de performance couverts par le PIP, et les dates pertinentes pour la période couverte par le PIP dans les parties plan d’action et calendrier du document.
-
Résumé des préoccupations : Répertoriez en détail les problèmes liés aux performances de l’employé, les discussions antérieures avec l’employé par rapport à ces préoccupations, et le travail spécifique à améliorer ou les problèmes à corriger. Cette partie comprend des descriptions des domaines où l'employé est sous-performant, étayées par des faits et des exemples. Indiquez toute formation antérieure suivie par l’employé pour corriger ces écarts de performance.
-
Résumé des objectifs d’amélioration : Révélez les objectifs du PIP à l’employé et ce qu’il doit atteindre. Documentez le résultat souhaité du PIP en termes de performances de travail spécifiques. Suivez le protocole S.M.A.R.T. pour définir chaque objectif (spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et déni dans le temps).
-
Ressources et assistance : Répertoriez les ressources que vous fournirez à l’employé pour permettre l’amélioration, y compris toute formation, supports et ressources externes supplémentaires.
-
Attentes et conséquences : Décrivez les attentes spécifiques que vous avez pour l’employé au cours de la période prédéterminée. Documentez et indiquez les conséquences d’un non-respect de ces attentes.
-
Plan d’action avec calendrier : Incluez les mesures spécifiques que l’employé doit mettre en œuvre pour atteindre les objectifs et des informations sur la manière dont vous mesurez cette progression. Le plan d’action doit également inclure le calendrier approuvé pour la période de probation du PIP. Incluez la date de la réunion PIP, la date officielle du début du plan, la date de fin (l’évaluation finale du PIP) et les dates des réunions de mise à jour programmées.
-
Signatures : Ajoutez les noms et les signatures de toutes les personnes présentes à la réunion PIP et la date.
Comment utiliser les formulaires de plan d’amélioration des performances
Un plan d’amélioration des performances bien planifié et bien rédigé est un outil précieux. Incluez des informations sur les sujets de conversation et les améliorations de performance spécifiques que vous demandez à l’employé. Toute personne qui lit le PIP devrait être en mesure de comprendre les préoccupations, les actions en place et les résultats souhaités, qu'elle ait été ou non présente aux réunions ou privés des conversations sur les problèmes de performance de l’employé.
Pour garantir un processus PIP cohérent et efficace et atteindre le résultat souhaité d’amélioration des performances de l'employé, utilisez un cadre étape par étape pour préparer et exécuter le plan.
Étape 1 : Documentez les problèmes de performance
Soyez proactif(ve). Observez et documentez les problèmes de performances sur une période donnée afin d'avoir une compréhension complète des lacunes de l’employé.
Étape 2 : Élaborez un plan d’action
Avant de rencontrer l’employé et de mettre en œuvre le PIP, élaborez le plan d’action. Un plan d’action bien préparé est l’épine dorsale du PIP et servira de plan directeur pour corriger les problèmes de performance de l'employé. De plus, la préparation précoce du plan d’action donne suffisamment de temps pour identifier les ressources nécessaires, coordonner les calendriers et formuler un calendrier précis pour le PIP.
Étape 3 : Demandez des commentaires
Passez en revue la première ébauche de votre PIP et demandez des commentaires à un collègue ou à un autre responsable avant de le soumettre aux RH pour approbation. Si c’est la première fois que vous utilisez un PIP pour la gestion des performances, envisagez un de jeu de rôle pendant la réunion afin que vous puissiez vous entraîner et vous préparer à la réaction de l’employé.
Étape 4 : Organisez la réunion
Déterminez la date et l’heure de la réunion PIP et programmez-la avec tous les participants. Prévoyez suffisamment de temps pour avoir une conversation et anticipez les questions et les commentaires de l’employé. Bloquez votre agenda, désactivez les distractions et évitez les interruptions afin de protéger la vie privée de l’employé et de préserver la confidentialité de la réunion.
Étape 5 : Évaluez la progression
Exécutez le PIP avec l'employé et planifiez les réunions de suivi avant l’évaluation finale. Utilisez le suivi de la progression pour fournir des commentaires, des ressources et de l’assistance. Prévoyez du temps pour les rapports d’avancement dans les réunions hebdomadaires individuelles et planifiez les dates de ces suivis dans le calendrier du plan d’action du PIP.
Étape 6 : Conclusion
Programmez une réunion finale. Passez en revue le PIP et terminez le plan avec les mesures appropriées en fonction des attentes et des conséquences du PIP. Si le résultat est le licenciement, préparez-vous en conséquence à la fin de la réunion en fonction de la politique et de la procédure de votre entreprise. S’il est préparé et exécuté correctement, le résultat final du plan d’amélioration des performances ne doit pas être une surprise.
Rationalisez les plans d’amélioration des performances grâce à Smartsheet pour les ressources humaines
Les conséquences d’un processus de gestion des performances insuffisant sont désastreuses tant pour le service RH que pour la santé globale d’une entreprise. Les managers comptent sur les plans d’amélioration des performances pour impliquer les employés dans leur perfectionnement professionnel, pour planifier les étapes d’action, mesurer les résultats et documenter les conséquences. Ce que vous documentez, vous le mesurez... et ce que vous mesurez, vous le gérez.
Smartsheet est une plateforme de gestion et d'automatisation du travail qui permet aux entreprises et aux équipes de passer rapidement de l’idée à l’impact. Les plus grands professionnels des RH comptent sur Smartsheet pour tout gérer, des tâches d’intégration simples à la gestion complexe du changement, en passant par le recrutement, les avantages sociaux et le suivi des départs en retraite.
Utilisez Smartsheet pour optimiser le retour sur investissement des activités de recrutement, maîtriser votre budget et rationaliser la planification et la coordination internes. Simplifiez les processus et les tâches administratives, maintenez une base de données vérifiable sans effort, et développez votre activité grâce à des employés mieux informés et plus productifs.
Découvrez comment Smartsheet peut vous aider à optimiser vos efforts en matière de ressources humaines, dès aujourd’hui.