Définitions : Qu’est-ce que l’allocation des ressources et comment fonctionne-t-elle?
Pratiquement tous les projets, lancements de produits, refontes de sites Web et tout ce qu’une organisation pourrait créer ou mettre à jour nécessitent des ressources qui lui sont allouées. Après tout, sans les bonnes ressources, comment pourrait-on faire quelque chose? Tout d’abord, jetons un coup d’œil aux types de ressources de base dont vous pourriez avoir besoin ou que vous pourriez rencontrer dans la gestion d’un projet :
- Personnes – Ces ressources sont des rédacteurs, des éditeurs, des concepteurs d’expérience utilisateur (UX), des directeurs artistiques, des gestionnaires de compte, des gestionnaires de trafic, des ressources indépendantes ou contractuelles, des développeurs, des testeurs - les personnes ayant les compétences dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet.
- Temps – C’est le temps total (jours, semaines, mois, années) dont vous disposez pour amener votre projet jusqu’à la ligne d’arrivée. Bien que la date de fin du projet puisse déjà être décidée, vous pouvez diviser la période en intervalles pour vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie.
- Outils et capital – Si votre équipe de projet a besoin d’une « salle de guerre » dédiée, disons, ou d’un accès à des équipements spécifiques pour créer des fonctionnalités ou des produits spéciaux, ceux-ci devront être planifiés pendant la phase d’allocation des ressources de la gestion de projet et alloués de manière appropriée.
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Qui participe à l’allocation des ressources?
Au niveau le plus granulaire, un gestionnaire de projet ou de programme est responsable de l’allocation des ressources. Le chef de projet doit évaluer les types de personnes, le temps et les outils qui seront nécessaires tout au long du calendrier d’un projet. Cependant, dans la plupart des organisations, les chefs de projet n’ont pas de ressources en personnel placées sous leur autorité. Ils doivent travailler avec les chefs de service du développement, de l’informatique, de la création, du contenu et d’autres personnes dont les subordonnés directs seront invités à contribuer au projet.
Certaines entreprises et agences ont un gestionnaire du trafic ou des ressources qui peut avoir une vue d’ensemble sur qui dans quel service fait quoi pendant la période en question. Cette personne agirait comme intermédiaire avec le chef de service (la personne qui fait fonction de gestionnaire réel) et le chef de projet pour aider à coordonner l’allocation des ressources.
Dans les petites organisations, un chef de projet peut parler de manière informelle avec une ressource potentielle – disons un rédacteur – et dire: « À quoi ressemblera votre charge de travail la semaine prochaine? Nous avons reçu une demande pour huit à dix heures de rédaction et d’édition de quatre pages Web. » Ce rédacteur pourrait dire que s’il avait du temps disponible, le chef de projet devrait obtenir l’approbation formelle de son responsable et marquer les ressources dans le suivi de l’entreprise.
Parfois, au cours d’un long projet où les créatifs travaillent en étroite collaboration avec des clients ou des parties prenantes internes, une ressource créative peut être demandée personnellement. Si un projet a besoin d’une mini-campagne de, disons, bannières publicitaires, et que le client sait qu’un rédacteur spécifique a des compétences dans ce domaine, le client peut demander que ce rédacteur spécifique soit affecté au projet. La question de savoir si cela peut être pris en compte dépend des autres engagements de cette ressource et d’autres facteurs commerciaux. Le chef de projet a généralement le dernier mot sur les ressources allouées à un projet.
5 facteurs critiques qui peuvent affecter l’allocation des ressources
Plusieurs facteurs peuvent influer sur l’affectation des ressources, que vous soyez dans une situation d’agence-client ou que vous travailliez sur un projet interne. Voici cinq facteurs qui peuvent poser un défi à l’allocation des ressources ou conduire à la nécessité de réaffecter les ressources :
1 : Changements dans le calendrier ou la portée du projet
Les cadres supérieurs et les clients ont tendance à tout vouloir le plus tôt possible, même avec un calendrier convenu. De plus, la portée d’un projet peut changer à mesure que les besoins du client évoluent. Par exemple, un petit projet peut survenir alors que votre équipe travaille sur un projet plus important pour le même client, et le client aimerait que le plus petit projet soit terminé en trois jours. Le chef de projet doit savoir qui, parmi le personnel, peut avoir le temps de travailler sur le nouveau projet et, si personne ne le peut, trouver rapidement un prestataire pour faire le travail.
2 : Disponibilité des ressources
Supposons que votre agence ait reçu une demande pour un projet UX, mais que votre meilleur concepteur UX soit en vacances pendant trois semaines. La seule autre personne habilitée à temps plein de l’agence travaille déjà à temps partiel sur un autre projet important. Le chef de projet doit décider si cette personne peut gérer le projet UX dans le temps imparti, ou si un prestataire ou une autre ressource doit être trouvé. Une autre alternative pourrait être que la personne de l’équipe UX et un prestataire pourraient se répartir le travail. Le chef de projet travaille avec le responsable de l’UX pour savoir comment obtenir la ressource UX appropriée sélectionnée et allouée au projet.
One challenge that often arises is being able to select specific resources. Lynn Kenning, a Chicago-based program and project management expert, says “Project managers don’t often get to pick who the resources are. Resource people don’t report to them. There’s typically a pool of the type of resources – developers, designers – and you will be assigned one.”
3: Dépendances du projet
Dans la plupart des projets, il y a des étapes de travail qui dépendent de la finalisation d’autres travaux avant de pouvoir être commencées. Dans un projet numérique typique, par exemple, un groupe de développeurs peut avoir besoin d’écrire du code ou un script pour certaines fonctionnalités avant de pouvoir effectuer un travail de création ou de contenu.
« Si le développement prend pus de temps », dit Kenning, « alors cela affectera le moment où les rédacteurs ou les personnes UX pourront commencer - et ce changement de calendrier pourrait également affecter les personnes disponibles. » Les chefs de projet doivent être conscients de ces dépendances et de la façon dont elles peuvent affecter leurs projets afin de pouvoir allouer des ressources pour la bonne partie du projet.
4 : Calendrier incertain des livrables
“Resource allocation is part science and part art,” says Kimberley Kelly, an Atlanta-based marketing expert and principal at MasonKelly. “A lot of times, decisions need to be made to get a project off the ground, when the timing of certain deliverables isn’t yet known,” she notes.
Par exemple, supposons qu’un projet de six mois ait 60 heures de rédaction attribuées. Le rédacteur doit assister au lancement et à d’autres réunions pour commencer à travailler sur la stratégie de contenu, mais les maquettes fonctionnelles du site Web doivent être construites et des modèles de contenu créés avant que la majeure partie de la rédaction puisse commencer.
Dans certaines situations, un chef de projet peut allouer cinq heures par semaine à un rédacteur sur 12 semaines, en se basant sur sa meilleure estimation du moment où cette écriture pourrait se produire. Dans les premières semaines d’un projet, la probabilité que ce rédacteur ait besoin de créer une copie finale est probablement assez faible. « Cela peut être un exercice d’équilibriste », explique Kenning, car ce rédacteur peut ne pas pouvoir se plonger dedans avant la fin du projet, puis avoir besoin de consacrer deux semaines de travail de 30 heures pour pouvoir se concentrer sur la copie et l’écrire.
5. Urgence par rapport à d’autres projets
Dans de nombreuses agences, les clients et les projets les plus importants l’emporteront souvent sur les demandes plus petites (ou du moins les repousseront dans le calendrier). Une demande de conception plus petite et rapide n’est pas susceptible d’être quelque chose pour laquelle vous retireriez votre concepteur principal d’un projet de lancement de produit de plusieurs mois. Le chef de projet et les chefs de service doivent peser l’urgence et l’importance de chaque projet et allouer les ressources en conséquence. Dans le cas de petits projets avec des délais d’exécution rapides, les prestataires peuvent être une bonne solution.
Comment repérer les risques et les traiter dans l’allocation des ressources
Le succès de tout projet dépend d’une allocation réussie des ressources, ce qui inclut la capacité d’être flexible et de réaffecter les ressources au besoin. « La seule chose que vous pouvez dire avec certitude dans toute conversation sur l’allocation des ressources, c’est qu’il y aura des changements », dit Kelly. « Il y aura toujours de la concurrence pour les ressources, et les ’mauvaises surprises’ sont la norme. »
Les plans les mieux établis au début d’un projet devront probablement changer, ce qui, bien sûr, affectera l’allocation des ressources. Voici quelques-uns des facteurs qui peuvent déplacer les ressources allouées :
- Avis des clients : Les clients peuvent prendre plus de temps dans leurs évaluations que ce qui est prévu dans le plan de projet, ce qui peut signifier que les projets prennent plus de temps à se terminer. Parfois, cela peut signifier qu’une ressource planifiée ne sera plus disponible. Un chef de projet devrait « toujours avoir des plans de secours en place », dit Kelly, « y compris des personnes de remplacement à exploiter si nécessaire ».
- Retard dans la création d’éléments d’un projet : Avec certains livrables, en particulier ceux qui nécessitent des fonctionnalités techniques, il n’y a aucun moyen de dire que le développement d’une certaine application prendra précisément X heures en temps de développement. Ce n’est que lorsque les développeurs commenceront à créer l’application et à la tester qu’ils réaliseront, avec le chef de projet, combien de temps cela prendra.
Parfois, une partie de la charge de travail prendra moins d’heures, ce qui entraînera une surallocation des heures. Le plus souvent, quelque chose prendra plus de temps, ce qui entraînera une sous-allocation des heures. Dans les deux cas, un chef de projet doit corriger le tir et ajuster de manière appropriée les heures pour lesquelles les individus et les équipes sont nécessaires pour travailler sur le projet. - Urgences personnelles : si une ressource subit une urgence médicale et sera absente de manière inattendue, une ressource de secours devra être allouée.
- Projets concurrents : Comme indiqué ci-dessus, les projets plus importants ont souvent la priorité. « Les chefs de projet ne sont pas toujours informés de ce sur quoi les gens travaillent », explique Henning, « de sorte qu’ils peuvent planifier une ressource qui doit soudainement être réaffectée à un projet de lancement de produit plus important. »
Dans tous ces cas, Kelly et Henning sont d’accord, les clients et la haute direction doivent être tenus au courant. Des changements se produisent et les plans C et D peuvent devoir devenir le plan A. C’est le travail du chef de projet de tenir au courant la direction, les clients et les personnes travaillant sur les projets.
Considérations relatives à l’affectation des ressources
Lorsque Kelly a besoin d’un prestataire pour un grand projet de contenu, elle a déjà son plan en place. « Si j’ai besoin d’une copie compliquée écrite à partir de zéro, ou d’une copie désorganisée d’un client refaite de haut en bas, j’ai une ou deux ressources sous le coude », dit-elle. « Si la première personne ne peut pas le faire, je contacte immédiatement la deuxième. »
Si Kelly a besoin d’une stratégie de liaison, ce serait une troisième personne; une relecture approfondie d’un document qui est déjà assez propre, une quatrième. « Vous devez avoir tous vos employés alignés et prêts à vous servir si vous en avez besoin », conseille Kelly.
Pour Henning, un chef de projet compétent est essentiel, en particulier dans les grandes entreprises. « Si votre travail consiste à faire quelque chose en deux semaines, vous devez trouver comment le faire. Cela signifie négocier avec les chefs de service. Cela signifie aussi parfois voler Pierre pour payer Paul, mais vous devez savoir que Pierre et Paul vont être à la même fête. En d’autres termes, l’allocation de ressources à partir d’un regroupement défini signifie un déploiement créatif et de la flexibilité.
« Une autre chose à considérer est le niveau de ressources dont vous pourriez avoir besoin. Par exemple, si vous affectez deux seniors à un projet, cela vous coûtera plus d’argent », suggère Henning. « Demandez :« Puis-je faire cela avec une personne senior et une personne junior ? »
Possibilités de formation pour la gestion des ressources
La gestion des ressources est généralement enseignée dans toute bon programme de gestion de projet ou de programme dans les écoles de commerce et les universités. Quiconque souhaite être gestionnaire dans une entreprise devrait avoir au moins une connaissance pratique de l’allocation des ressources – un directeur du contenu dans une agence de marketing, par exemple, doit absolument comprendre comment ses subordonnés directs devraient être et seront utilisés.
Vous pouvez également consulter the Project Management Institute (PMI).. Fondée en 1969, le PMI est le chef de file reconnu dans les programmes de certification commerciale spécialisés, y compris Project Management Professional (PMP) ® et Program Management Professional (PgMP). ® L’institut exige plusieurs milliers d’heures de travail en gestion de projet ou de programme avant de pouvoir passer l’examen d’accréditation. L’allocation des ressources est couverte en profondeur dans son programme.
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