Modèle d’analyse des parties prenantes d'un programme
Ce modèle d’analyse des parties prenantes a été conçu à l'intention des program managers. Il fournit un tableur simple pour répertorier les noms, les rôles et les intérêts des parties prenantes, ainsi que les objectifs et méthodes de communication. Vous pouvez ajouter des notes sur les parties prenantes afin d’obtenir une vue d’ensemble de leur comportement, de leur influence et de tout ce qui pourrait être pertinent. Le modèle peut facilement être modifié pour inclure plus de colonnes ou différentes informations selon les besoins.
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Modèle de plan de gestion des parties prenantes
Ce modèle de plan de gestion des parties prenantes comprend un tableur pour une analyse détaillée ainsi qu’une matrice pour cartographier les parties prenantes. Utilisez la feuille de calcul pour répertorier les personnes et les groupes, leurs motivations, leurs attentes et leur niveau d’influence, ainsi que les détails de votre plan de gestion des parties prenantes. La matrice fournit une carte visuelle des parties prenantes et un aperçu de votre plan de gestion.
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Modèle de matrice d’analyse des parties prenantes
Ce modèle matriciel vous permet de cartographier les parties prenantes qui ont une influence élevée ou faible sur votre projet. En organisant les parties prenantes dans chaque quadrant, il est facile de savoir qui a le plus besoin d’attention et qui peut nécessiter moins d'efforts de surveillance. C'est un outil utile pour élaborer des stratégies et créer un plan d’action efficace pour la gestion des parties prenantes.
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Modèle de stratégie de parties prenantes
Utilisez ce modèle pour répertorier les stratégies permettant d’impliquer les parties prenantes au fil du temps ou au cours des différentes étapes d’un projet. Les parties prenantes sont divisées en groupes hiérarchiques, et les plans d’implication et de communication sont répertoriés pour chaque groupe. Cela fournit un aperçu de votre plan de gestion qui peut ensuite être décomposé en détails lorsque vous envisagez comment travailler avec des personnes spécifiques.
Modèle de registre des parties prenantes
Si vous avez besoin d’un simple journal pour suivre les parties prenantes, ce modèle de registre prévoit des colonnes pour les informations de base : les noms des parties prenantes, leurs coordonnées, les méthodes de communication et l’intérêt de chaque partie prenante pour le projet. Vous pouvez utiliser ce modèle comme outil de référence et le mettre à jour tout au long du cycle de vie du projet au fur et à mesure que des changements se produisent.
Modèle de plan de communication avec les parties prenantes
Créez un plan simple de communication montrant le pouvoir et l’intérêt des parties prenantes, la fréquence et le type de communications de chaque intervenant, ainsi que les commentaires pertinents. Ce modèle peut être inclus dans un plan de gestion de projet complet. Utilisez-le pour planifier les communications, suivre les informations pertinentes et étayer votre processus de gestion de projet.
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Qui sont les parties prenantes ?
Les parties prenantes sont toutes les personnes susceptibles d’être affectées par un projet, d’avoir un intérêt dans le projet, ou une influence directe sur le résultat d’un projet. Elles peuvent être internes, comme des membres de l’équipe de projet, des cadres de l’entreprise ou des services spécifiques. Les parties prenantes peuvent aussi être externes, par exemple des clients, des leaders communautaires et des influenceurs de votre secteur d'activité. Les parties prenantes qui ont le plus de pouvoir et d’intérêt sont des acteurs clés qui doivent être identifiés et gérés. Celles qui ont moins de pouvoir et d’intérêt comptent aussi, mais elles ne seront pas au centre de votre plan de communication. Ces acteurs doivent être informés et satisfaits (et certains peuvent être particulièrement utiles lors d’un projet), mais ils ont une priorité inférieure à celle des parties prenantes clés.
Cartographie des parties prenantes
Une analyse des parties prenantes peut être représentée sous forme de carte visuelle, et est souvent présentée comme une grille ou d’une matrice mesurant la puissance et l’intérêt. Une simple matrice 2 par 2 peut vous aider à diviser les parties prenantes entre celles qui ont une puissance et un intérêt élevés, une puissance élevée et un faible intérêt, une faible puissance et un intérêt élevé, et une faible puissance et un faible intérêt. Cette représentation visuelle permet de voir facilement quelles parties prenantes devraient recevoir le plus d’attention. Celles qui ont un pouvoir et un intérêt élevés doivent être fortement impliquées, souvent consultées et satisfaites, tandis que celles qui ont le moins de pouvoir et d’intérêt doivent simplement être surveillées et tenues informées à l’aide de communications générales nécessitant un moindre effort. Toutefois, gardez à l’esprit qu’il est également possible que certaines parties prenantes initialement identifiées comme de faible puissance et de faible intérêt soient déplacées dans une catégorie d’intérêt supérieur. Après avoir ajouté des parties prenantes à la matrice, vous pouvez identifier les relations entre elles : représenter ces relations en dessinant des lignes d’influence pour relier les noms. Cela permet une analyse approfondie, qui révèle quelles parties prenantes ont une influence sur les autres.
Il est également possible d’utiliser une carte mentale avec des ramifications pour afficher l’intérêt et les relations des parties prenantes, ou d'établir simplement une liste des parties prenantes regroupées par priorité. Quel que soit le processus de cartographie que vous utilisez, une analyse des parties prenantes vous aidera à identifier et hiérarchiser les parties prenantes, et à interagir efficacement avec elles. Si vous avez affaire à un grand nombre de parties prenantes, une base de données peut être nécessaire pour cette analyse, mais pour les plus petits nombres, une carte visuelle peut être un outil facile et utile.
Étapes de l'analyse des parties prenantes
Nous avons déjà mentionné les principaux éléments (identification, hiérarchisation et compréhension) nécessaires pour effectuer une analyse des parties prenantes. Voici ce qu'il faut à garder à l’esprit pour chaque étape lorsque vous débutez ce processus.
- Identifier les parties prenantes - Si votre liste de parties prenantes comprend des organisations, déterminez qui sont les différentes parties prenantes au sein de chaque organisation afin de pouvoir correctement cibler vos communications. Si votre séance initiale de brainstorming permet d'identifier un grand nombre de parties prenantes, envisagez de les regrouper par intérêt, puis évaluez leur importance au sein de chaque groupe d’intérêt. Par exemple, vous pouvez avoir des parties prenantes dont la préoccupation principale est financière, et d’autres qui sont intéressées par la réputation de l’entreprise ou l’impact environnemental d’un projet. Au sein de chacun de ces groupes, certains individus auront plus de pouvoir et d’influence que d’autres, ce qui leur confère une plus grande priorité.
- Hiérarchisation des parties prenantes - Cartographier l’intérêt et l’influence des parties prenantes sur une matrice vous aidera à identifier les parties prenantes clés et les actions nécessaires pour les gérer (en fonction de leurs différents niveaux d’importance). Pour cette étape, vous voudrez peut-être identifier les parties prenantes susceptibles de soutenir votre projet et celles qui pourraient essayer de le bloquer. Les parties prenantes puissantes peuvent influencer un projet dans une direction positive ou négative, il est donc important de les impliquer rapidement et de maintenir le bon niveau de communication tout au long d’un projet.
- Comprendre les parties prenantes - Qu’est-ce qui motive vos parties prenantes ? Quelles ressources avez-vous besoin de tirer de celles-ci ? Comment allez-vous traiter l’opposition des parties prenantes critiques ? Quelle est la meilleure méthode de communication pour les différentes parties prenantes ? Analysez votre liste de parties prenantes afin de mieux comprendre leur intérêt pour le projet, les informations qu'elles attendront de votre part, ce qui influence leur opinion, et toute autre information qui éclairera votre plan de communication et pourrait avoir une influencer sur les décisions du projet.
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