Comprendre le processus de gestion du changement
De nombreuses théories, modèles et cadres de gestion du changement ont été développés en fonction de la recherche et de l’expérience. L’une de ces théories est le processus de gestion du changement en 8 étapes de Kotter. John Kotter, expert du changement de renommée mondiale, a décrit ce processus en 8 étapes pour le changement : créer l’urgence, former une coalition puissante, créer une vision du changement, communiquer la vision, éliminer les obstacles, créer des victoires à court terme, s’appuyer sur le changement et ancrer le changement dans la culture d’entreprise.
Ces modèles ou cadres servent de guide pour gérer le changement à la fois personnellement et au sein d’une organisation. La plupart de ces modèles comprennent un processus ou une séquence d’étapes pour faire passer un changement du début à l’achèvement. Dans la séquence d’étapes, il y a généralement une étape de « planification » où les équipes créent un plan de gestion du changement pour aider à gérer les tâches et les activités du projet.
Addam Marcotte, Vice President of Organization Development for FMG Leading says, “The one constant in life is change. This is especially true in the business environment with eternally changing conditions. As the world becomes more interconnected, interdependent, and complex, seemingly trivial variables can have profound impact on global markets. Studies have shown that agile organizations, those that can adapt to change rapidly, are more likely to succeed — therefore having competency in organizational change can no longer be a reactionary one-time solution, but is a vital element of organizational strategy. Organizational Change Management is a systematic approach to leading large scale change, from process and org structure to culture and human capital.”
Qu’est-ce qu’un plan de gestion du changement et pourquoi en avez-vous besoin ?
Un plan de gestion du changement aide à gérer le processus de changement, et garantit également le contrôle du budget, du calendrier, de la portée, de la communication et des ressources. Le plan de gestion du changement minimisera l’impact qu’un changement peut avoir sur l’entreprise, les employés, les clients et d’autres parties prenantes importantes.
Marcotte croit que « les organisations efficaces sont en mesure de gérer différents degrés de changements complexes et de pivoter rapidement et de naviguer dans le paysage changeant. Les changements profonds émergents peuvent être extrêmement perturbants et troublants, tandis que les changements progressifs intentionnels peuvent ressembler à des améliorations mineures de l’efficacité et passer largement inaperçus. Toutes les formes et tous les degrés de changement organisationnel ont besoin de quelqu’un qui dirige le parcours et communique continuellement avec les employés. Il est important d’avoir un plan de gestion du changement complet et intégré pour aider à articuler clairement la stratégie organisationnelle, en aidant les gens à comprendre « pourquoi » le changement est essentiel et à quoi ressemblera l’état futur ».
According to Amy Kauffman, Founder of Strategic Moxie, “You need a change management plan because strategy and processes are always perfect in their conception, but as time goes on these elements of business become living, breathing, and changing entities. Change management plans help you remain agile, adapt to challenges along the way, monitor success metrics, and track milestones.”
Comment rédiger un plan de gestion du changement
La rédaction d’un plan de gestion du changement comprend plusieurs étapes. Vous pouvez commencer à utiliser un modèle de gestion des changements. Nous les présentons ici et vous proposons quelques meilleures pratiques recommandées par des experts dans le domaine :
1. Démontrez les raisons du changement.
Kevin Lonergan of PMIS Consulting Limited explains that, “One should never assume that people know why change is needed. Even the blindingly obvious is never obvious to all. Make sure that the reasons for the change effort are clearly defined.” When your stakeholders have a clear understanding of why the change is needed and how it will improve business or the way they work, they are more likely to support rather than resist the change.
2. Déterminez la portée. La prochaine étape de la rédaction du plan de gestion du changement consiste à déterminer qui le changement affectera. Déterminez également l’impact du changement, y compris les politiques, les processus, les rôles et la structure organisationnelle.
3. Identifiez les parties prenantes et l’équipe de gestion du changement. Marcotte explique que « les meilleures pratiques en matière de gestion du changement comprennent souvent une équipe de travail ou une équipe qui est responsable du changement organisationnel et est habilitée à l’exécuter. La composition de cette équipe est extrêmement importante et elle doit être dirigée par un leader crédible ». L’équipe de gestion du changement interagit avec les parties prenantes, répond aux préoccupations et supervise une transition de changement en douceur. Les rôles au sein de l’équipe doivent être définis clairement, y compris les responsabilités de chaque membre. Un conseil consultatif sur le changement (CCC) peut également être mis sur pied pour superviser les changements, en fournissant des approbations et des conseils sur les changements.
4. Clarifiez les avantages attendus. Ces avantages doivent être clairement délimités afin que toutes les personnes concernées comprennent les avantages de procéder au changement.
5. Les jalons ainsi que les coûts doivent également être clairement définis. Marcotte explique l’importance de jalons clairs : « les recherches montrent que 70 % des changements échouent parce que les gens croient que les résultats par rapport à l’effort ne valent pas la peine, ou ne fonctionnent pas. Établir des jalons bien communiqués et réalisables est essentiel à la réussite de tout plan de changement. Ces jalons deviennent des symboles pour les employés que le plan fonctionne, que les progrès se produisent, que la direction est toujours bonne et que l’effort en vaut la peine ».
6. Créez un plan de communication pour la gestion du changement.
Susanne Powelson, Vice President of Lovell Communications, Inc., explains the value and importance of clear, consistent communications as part of the change management plan. “The right strategic communications can help maintain employee focus and foster trust – even in the most uncertain times. Build trust among your employees by being visible and accessible. Strive to set a positive tone for the organization and resist the urge to let problems or shortfalls dominate all of your communications. Instead, focus on helping employees across the organization understand the benefits of the change. Create opportunities for employees to ask questions and let them know what information you can share, what information you can’t share and when they can expect further updates,” she says.
Télécharger le plan de communication avec les parties prenantes - Microsoft Word
Les communications dans le contexte de la gestion du changement comportent trois éléments de base.
- Identifiez les parties prenantes et celles touchées par le changement.
- Ensuite, planifiez régulièrement des interactions en face à face et des communications par e-mail afin de tenir les parties prenantes informées de l’avancement.
- Enfin, les communications doivent être cohérentes, approfondies et régulières. Les communications doivent également expliquer clairement le changement, définir les raisons du changement, présenter les avantages du changement et toujours inclure les coordonnées du responsable du changement.
Below you will find a sample of how Bob Kermanshahi, Head of Strategy at Siemens Real Estate for the Americas, (part of Siemens, a conglomerate with $20 billion in annual revenues from the Americas,) manages business transformation utilizing a formal change management plan.
Processus et systèmes de gestion du changement
Les systèmes et processus de gestion du changement ouvrent la voie à une gestion réussie du changement. Il est essentiel de pouvoir envoyer une demande de changement, suivre, programmer et gérer cette demande jusqu’à la livraison. En cours de route, vous devez également surveiller les obstacles, les jalons et la résistance. Un système de gestion des changements permettra d’avoir un emplacement de stockage unique pour toutes les associations de données avec les changements organisationnels, la standardisation des procédures, l’analyse des tendances et de l’activité, et un accès facile de n’importe où et à tout moment.
Recherchez un système qui fournit les fonctionnalités suivantes :
- Formulaires de demande de changement configurables
- Modification des approbations
- Suivi des changements
- Mise à jour des modifications
- Modification de l’affectation des individus, des équipes et/ou des conseils sur les changements ou le conseil de contrôle des changements
- Capacité à classer comme un changement et à reclasser en défaut si nécessaire
- Calendrier des modifications (calendrier des modifications à suivre)
- Processus de gestion des changements configurables
- Attribution des rôles
- Journal des modifications pour le suivi historique
- Budgétisation et contrôle des coûts
- Capacité à diviser le travail en tâches
Plan de gestion de la résistance
La façon dont vous gérez la résistance est un élément essentiel lors de la gestion du changement. Après avoir identifié les parties prenantes, un chef de projet doit examiner comment elles seront affectées par le changement. Selon Lonergan, « Il est non seulement important d’identifier les parties prenantes, mais aussi de prévoir comment elles répondront au changement. Souvent, les parties prenantes réagissent en résistant au changement, de sorte qu’il est important de créer un plan de gestion de la résistance ».
Actuellement, il existe un secteur extrêmement occupé qui se concentre sur la création et l’étude de modèles, de cadres, de processus, de plans et d’outils de gestion du changement, sans parler des formations et certifications professionnelles qui couvrent les secteurs verticaux de l’industrie. Étant donné que le changement est un élément nécessaire de la croissance organisationnelle, ce secteur continuera de prospérer.
Planification du changement dans les organismes de santé
La planification du changement au sein d’une organisation est un aspect nécessaire, mais souvent difficile de la planification des activités. Dans les entreprises axées sur la santé en particulier, la gestion du changement est encore plus essentielle, car il y a beaucoup plus de variables à garder à l’esprit, comme la confidentialité des patients, le stockage sécurisé des données, les processus d’accréditation, etc.
Les plans de gestion des changements aident à déterminer comment les changements affecteront une organisation, la portée du changement et la façon dont le changement sera communiqué au reste de l’organisation. Dans les organismes de santé, ce processus doit être transparent, rapide et mis à jour régulièrement afin de maintenir des soins optimaux aux patients, tout en maintenant les prestataires et les compagnies d’assurance sur la même longueur d’onde. Pour planifier le changement dans votre secteur de la santé et vous assurer que votre organisation reste efficace tout en protégeant toutes les informations et données, vous avez besoin d’un outil puissant, en temps réel et sécurisé.
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