Trafag simplifie les projets complexes mondiaux grâce à Smartsheet
Trafag avait besoin d’une solution de gestion du travail collaboratif pour améliorer la visibilité et la précision de ses projets mondiaux. L’utilisation de Smartsheet leur offre une source unique et fiable qui a amélioré la transparence et les opérations.
« Smartsheet nous donne une vue d’ensemble ressources et des statuts de nos projets. Les priorités peuvent changer rapidement et de nouvelles opportunités peuvent se présenter. Nous devons donc avoir un maximum de transparence sur les statuts de nos projets. Avec Smartsheet, chacun sait à tout moment où en est le projet et peut réagir en cas de problème. »
Chef de la gestion de projets
Trafag est une société d’ingénierie basée en Suisse. Elle est un fournisseur international de premier plan de capteurs et de contrôles de haute qualité. L’entreprise est présente dans plus de 40 pays avec six gammes de produits et plus de 30 projets de développement par an. Le processus de planification de projets précédemment en place était très fastidieux. Il manquait de transparence, ce empêchait quiconque d’obtenir des informations sur l’état général de l’entreprise. Pour maintenir une gestion efficace des processus et une perspective de haut niveau, Trafag avait besoin d’une plateforme de gestion du travail intuitive et intelligente.
L’entreprise a essayé d’adopter un outil de gestion de projets, mais il ne répondait pas à leurs besoins. « Soit l’outil ne fonctionnait pas, soit il était difficile à utiliser, » explique Marzio Locatelli, chef de la gestion de projets. Il devait trouver une meilleure solution, capable de gérer les trois principaux objectifs de l’entreprise.
Liste des avantages souhaités de la plateforme
La solution devait fournir une visibilité sur les statuts des projets pour que les chefs de projets puissent planifier efficacement l’exécution simultanée de 15 à 20 projets.
Elle devait également fournir des détails spécifiques, au lieu d’estimations de haut niveau, afin de favoriser la précision du processus de planification. Enfin, la solution devait permettre d’adapter les ressources à l’échelle des besoins du projet, mais aussi de s’adapter aux changements de priorités et d’échéances.
La solution ? Smartsheet, qui a apporté des avantages clairs permettant de répondre aux objectifs de l’entreprise :
Vue d’ensemble des statuts de haut niveau
Grâce à son intuitivité, Smartsheet pouvait être associée aux autres outils que Trafag utilisait, créant ainsi une transparence totale dans les plans et les ressources des projets. Par exemple, en important des données Smartsheet dans Meisterplan, le bureau de gestion des projets (PMO) a accès aux détails des projets et peut consulter instantanément la vue d’ensemble des statuts des projets et des ressources cruciales dans un affichage graphique. Cela a permis d’identifier rapidement les conflits ou les défis au sein du portefeuille.
« L’amélioration la plus notable est la transparence. Avant, j’avais beaucoup de questions : « Comment se passe ce projet ? », « Quel est le statut du projet ? », « Quand aurons-nous des prototypes ? » et ainsi de suite. À l’heure actuelle, chacun peut consulter l’ensemble des détails des plans de projets en ligne », déclare M. Locatelli.
Une façon précise de planifier les projets
Smartsheet a offert une feuille de route et une planification de projets précises. « Notre feuille de route n’était qu’une image dans PowerPoint, qui a été assemblée sur la base d’informations que j’ai obtenues des chefs de projets », explique M. Locatelli. « J’ai dû faire une estimation sur la base de ce que je savais de nos projets et des projets futurs. Ce n’était pas un travail très précis et cela prenait aussi beaucoup de temps. »
Malheureusement, les projets étaient souvent arrêtés ou mis en attente à cause de projets prioritaires. « Je dois en tenir compte dans la planification et vérifier les conséquences à venir de la mise en pause », dit M. Locatelli. « L’utilisation d’une combinaison de Smartsheet et de Meisterplan me permet d’y parvenir. »
Gestion des ressources efficace avec Resource Management
L’allocation des ressources était une tâche chronophage pour Marzio Locatelli, car il devait vérifier la situation auprès de plusieurs parties prenantes, contrôler la planification réalisée dans Excel ou d’autres outils, puis faire un résumé de toutes ces informations. « Cette méthode était sujette aux erreurs et n’était pas une méthode de planification durable », déclare-t-il.
Smartsheet offrait un moyen efficace d’allouer les ressources. « Nous avons 15 à 20 projets en cours simultanément », explique M. Locatelli. « La durée des projets varie entre six mois et trois ans. Je planifie les ressources dans Smartsheet et Meisterplan en fonction des phases des projets. J’affecte une personne pour un temps donné, un mois par exemple, et non pour une activité spécifique, ce qui me donne une vue d’ensemble de mes ressources disponibles et me permet de les adapter en conséquence. »
