Colliers favorise l’automatisation et offre aux courtiers immobiliers de meilleures données grâce à l’intégration de Smartsheet et HubSpot

Les investisseurs immobiliers, les propriétaires, les locataires et les promoteurs font confiance à Colliers International pour obtenir des conseils d’experts et une assistance dans la recherche et l’achat de propriétés dans le monde entier. Grâce à une équipe croissante de courtiers et de conseillers immobiliers, Colliers offre une gamme de services d’immobilier commercial, notamment une expertise des marchés des capitaux, des services aux entreprises et la gestion immobilière. 

Au cours des dernières années, le service marketing de Colliers a utilisé le logiciel Smartsheet pour tout, de la gestion de projet au service client en passant par la planification d’événements. « Smartsheet nous a aidés à tout rassembler pour nous donner une seule source de vérité pour toutes nos données clients et marketing », déclare Crissy Nolen, directrice du marketing de Colliers International. « En plus du marketing, nous commençons à l’utiliser pour simplifier les processus de recherche, d’opérations et de finances. »

Pour Crissy Nolen et son équipe, il est essentiel de transmettre le plus rapidement possible aux clients des données actualisées et précises concernant le marché immobilier. « En cette période d’incertitude économique, les investisseurs veulent être plus intelligents avec leurs investissements », affirme Nolen. « C’est pourquoi il est crucial que nous fournissions des données clés sur ce que fait le marché à tout moment. » Fournir les données les plus récentes constituait un défi, car Colliers utilisait un système de gestion de la relation client (CRM) obsolète. « Nous avions six feuilles de calcul différentes pour gérer toutes nos données, ce qui était inefficace et prenait trop de temps », explique-t-elle. « Chaque feuille de calcul était gérée par différents employés, qui devaient mettre à jour manuellement nos listes de propriétés et de clients. Nos données étaient souvent obsolètes. »

Colliers avait également besoin d’un meilleur moyen de déterminer quand les autorisations de vente étaient sur le point d’expirer. « Nous n’avions pas d’outil pour automatiser les rappels et les envoyer à nos courtiers. Nous le faisions par le biais de notre système de gestion de la relation client. Cela nécessitait beaucoup d’importations et d’exportations d’informations », poursuit Crissy Nolen. « Si les courtiers ne parviennent pas à faire renouveler leurs mandats de vente, ils pourraient perdre des commissions, ou nous pourrions être poursuivis pour avoir commercialisé une propriété pour laquelle nous n’avons pas de mandat de vente. »

Améliorer la rapidité et la ponctualité des données

Colliers a découvert que Smartsheet pouvait résoudre ses problèmes de précision et d’automatisation des données. « J’avais évalué quelques solutions de gestion des tâches, et elles n’avaient pas les fonctionnalités de rappel des dates et de gestion des bases de données dont nous avions besoin », déclare Crissy Nolen. Alors qu’elle assistait à une conférence de Colliers, Crissy Nolen a découvert que l’équipe de développement commercial de l’entreprise gérait des projets dans Smartsheet. « À mon retour, je l’ai utilisé et j’ai réalisé que cette solution correspondait à nos besoins », poursuit-elle.

Colliers s’appuie sur Smartsheet comme principal répertoire de données, avec toutes les informations de contact des clients et les données actualisées des autorisations de vente en un seul endroit. La société utilise Smartsheet pour produire plusieurs tableaux de bord destinés aux propriétaires et aux acheteurs potentiels, avec des informations telles que des cartes, des listes de concurrents et des données de marché détaillées. En outre, Colliers utilise Smartsheet pour gérer ses activités de marketing, telles que les campagnes par e-mail, les rapports clients et la planification des événements.

Pour répondre à ses exigences en matière de rappel d’expiration des autorisations, Colliers utilise des flux de travail automatisés dans Smartsheet pour envoyer des rappels hebdomadaires aux courtiers détaillant les données des autorisations expirées. L’équipe marketing de l’organisation utilise également l’application mobile Smartsheet pour accéder en temps réel aux données Smartsheet à partir de téléphones et d’autres appareils mobiles. 

Pour rationaliser davantage ses données marketing, Colliers utilise la technologie de synchronisation des données pour intégrer les données entre son logiciel CRM HubSpot et Smartsheet. Cette technologie synchronise automatiquement les informations en temps réel relatives aux clients et aux comptes entre les deux plateformes. « Nos mises à jour sont synchronisées au fur et à mesure, ce qui nous évite de saisir manuellement des données dans l’une ou l’autre solution. Si nous mettons à jour quelque chose dans HubSpot, la même modification est automatiquement apportée dans Smartsheet », explique Crissy Nolen. Colliers utilise également l’application Agenda de Smartsheet pour gérer les campagnes de marketing par e-mail.

Récemment, Colliers a adopté Smartsheet Advance, une offre de Smartsheet avec des fonctionnalités premium. Avec Smartsheet Advance, Colliers profite de Data Shuttle pour télécharger des données d’e-mail vers Smartsheet depuis HubSpot. L’organisation utilise également l’application DataMesh (maillage de données) Smartsheet, une application qui mappe les données Smartsheet entre les grandes feuilles et les rapports pour une meilleure cohérence. « Avec DataMesh, les coordinateurs des services clients n’ont qu’à sélectionner un courtier et les données correspondent automatiquement, avec des informations de contact mises à jour. Il n’est plus nécessaire de saisir manuellement ces données à chaque fois », poursuit-elle.

Des données plus précises grâce à l’intégration de HubSpot et Smartsheet 

En intégrant Smartsheet et HubSpot, l’équipe marketing de Colliers peut mettre à jour tous les contacts et listes d’e-mails automatiquement et en même temps, sans avoir à gérer les données individuellement dans chaque plateforme. « La synchronisation des données a été très intuitive, car les deux plateformes communiquent naturellement entre elles par le biais des flux de travail Smartsheet que nous avons mis en place », affirme Crissy Nolen. « Il nous a suffi de nous connecter aux deux solutions pour qu’elles se connectent immédiatement. Désormais, nous n’avons plus besoin de mettre à jour les données de contact ou d’autorisation dans les deux endroits. » Grâce à l’intégration, Colliers a amélioré la précision des données qu’il fournit aux clients.

« Auparavant, lorsque nous devions importer de nouvelles données ou mettre à jour des informations, je devais passer plusieurs heures à vérifier les données à la fois dans Smartsheet et HubSpot », poursuit-elle. « Maintenant, les mises à jour se font immédiatement et je suis sûre que les données sont à jour et sans erreur. »

Colliers a également amélioré ses processus d’inscription aux événements grâce à l’intégration entre HubSpot et Smartsheet. Pour un récent événement de courtage, l’équipe de Crissy Nolen a créé une page de renvoi dans HubSpot où les participants remplissaient un formulaire d’inscription. Ces données ont été automatiquement mises à jour dans Smartsheet, rendant les informations de planification précises dans les deux solutions.

Avec des données plus précises, Colliers peut fournir plus fréquemment ses rapports de marché pour les investisseurs et les courtiers. « Auparavant, nous ne faisions des rapports qu’une fois par mois, car nous devions extraire manuellement toutes les données de six sources différentes, et ces données étaient déjà obsolètes », précise Crissy Nolen.

« Aujourd’hui, grâce à l’intégration de HubSpot et de Smartsheet, nous pouvons créer un rapport en quelques minutes au lieu de 30 minutes, et nous pouvons l’afficher immédiatement dans les tableaux de bord de Smartsheet. »

Rappels automatisés pour les courtiers immobiliers 

Colliers utilise Smartsheet pour envoyer des notifications automatisées aux courtiers en guise de rappel avant l’expiration de leurs mandats de vente.

« Les rappels automatiques des autorisations expirées font de nous de meilleurs courtiers, car nous aidons nos clients à s’assurer qu’ils ne manquent pas de commissions », déclare Crissy Nolen. « Cela signifie que nos clients sont satisfaits et que nous ne les perdrons pas. Créer des tableaux de bord dans Smartsheet est une excellente pratique, et nous voulons le faire pour tous nos clients. »

Colliers utilise également ses tableaux de bord marketing Smartsheet pour suivre les réseaux sociaux, les visites sur le Web et les visionnages de vidéos, ce qui aide l’entreprise à être plus proactive en matière de campagnes de marketing. « En utilisant Smartsheet, nous pouvons consulter les données et déterminer facilement si une certaine campagne de marketing a donné de meilleurs résultats qu’une autre », ajoute-t-elle. « Grâce à ces informations, nous pouvons adapter notre stratégie de marketing en fonction des besoins. » Par exemple, lorsque Colliers a mis en ligne son événement annuel sur les tendances pendant la pandémie de 2021, l’entreprise a constaté un important pic d’impressions sur les réseaux sociaux. « Sur ce constat, nous avons fait un enregistrement en direct de l’événement réel et optimisé notre stratégie de campagne pour une version publique en ligne », explique Crissy Nolen.

Réduire les coûts grâce à une efficacité accrue

Smartsheet permet à Colliers de travailler plus efficacement, ce qui, en fin de compte, aidera l’entreprise à économiser de l’argent en évitant d’embaucher des ressources supplémentaires. « L’un des arguments de vente de Smartsheet Advance était la réduction des coûts », poursuit-elle. « Nous prévoyons une économie annuelle de 90 000 $, car nous n’aurons pas besoin d’embaucher un courtier supplémentaire au fur et à mesure de notre croissance. » Colliers prévoit également d’étendre son utilisation de Smartsheet Control Center pour des fonctionnalités avancées de gestion de projet. « Grâce à Smartsheet, nous sommes en mesure de mener à bien des projets plus rapidement qu’auparavant, avec des données plus précises », affirme Crissy Nolen. « Smartsheet nous fait passer pour des rocks stars. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.