Box simplifie la gestion des grands événements avec Smartsheet

L’organisation d’événements d’entreprise ne se limite pas à la réservation de salles et à l’invitation d’intervenants. Ajoutez à cela 10 000 personnes, 4 pays et 39 millions d’utilisateurs, et vous avez un aperçu de ce que Kathleen Castaillic, directrice principale des événements mondiaux chez Box, gère au quotidien.

Pour organiser des événements comme Boxworks et Box Dev, K. Castaillic avait besoin d’un outil répondant à de multiples critères. Tout d’abord, il devait être mobile, car les événements et les équipes qui les organisent se trouvent à l’extérieur du bureau. Ensuite, il devait être évolutif. L’équipe de K. Castaillic est modeste, mais les budgets, les plannings et les échéanciers sont importants. Enfin, il devait fournir une feuille de route de projet claire qui permettrait d’alléger le fardeau logistique de l’équipe.

Smartsheet était la solution à ces problèmes et à bien d’autres. K. Castaillic peut tout superviser facilement, tout en gardant le café chaud.

Gérer les projets client

« Quand on commence à planifier un événement aussi complexe, on se demande comment imbriquer tous ces éléments les uns dans les autres. Cela devient un point crucial », affirme K. Castaillic.

La solution est un référentiel de contenu centralisé. Cela semble simple, mais comprendre comment les intervenants et les conférenciers peuvent s’enchaîner de façon cohérente et convaincante est un processus incroyablement complexe. K. Castaillic utilise Smartsheet pour visualiser l’ordre de passage des intervenants et le déroulé des contenus. Elle utilise l’agenda pour tracer son plan et joindre le contenu de chaque conférencier au thème correspondant. Elle peut aussi utiliser l’intégration Smartsheet avec Box en créant des Box Notes dans un dossier et intégrer le lien dans Smartsheet.

Toujours rester informé

« Avant un événement, je dois être au cœur de la planification, mais aussi être au courant de ce qui se passe », explique K. Castaillic.

L’application Smartsheet Mobile constitue pour l’équipe de K. Castaillic un moyen efficace de vérifier rapidement le statut d’un élément. Organiser des réunions ponctuelles avec les parties prenantes devient inutile. K. Castaillic reste au cœur de l’action. Elle a accès à l’information la plus à jour en permanence, de n’importe où.

Une source unique et fiable

« Nous avions commencé à planifier Boxworks sur des feuilles de calcul Excel. Puis nous sommes passés à des listes « À faire ». J’imprimais chaque lundi un document Word à deux colonnes avec une police de 8 points. Le fait d’archiver les listes de choses auxquelles je pensais et de les rendre accessibles aux autres est devenu essentiel pour moi », nous dit K. Castaillic.

Impossible d’archiver les centaines d’éléments accumulés après quatre ans de travail et cinq événements BoxWorks. C’est dans Smartsheet que K. Castaillic a pu organiser ses listes de contrôle, d’une manière très concise, et les archiver pour que d’autres personnes puissent y accéder, aujourd’hui et demain.

« On oublie toujours une petite chose si évidente, qu’on a du mal à y croire », admet K. Castaillic. Smartsheet empêche cela en recueillant chaque détail et en ajustant tous les éléments entre eux : les contenus, les agendas, les conférenciers, l’équipe marketing et les créneaux réservés à la presse. Les événements se composent de nombreux niveaux de détails qui doivent tous être reliés d’une manière ou d’une autre. C’est ce que Smartsheet fait. Cela m’épargne des jours de planification. »