American Roofing met l’efficacité des processus au service de la mobilité avec Smartsheet WorkApps

American Roofing & Metal utilise Smartsheet pour automatiser et professionnaliser ses processus métier et redorer son image de grand entrepreneur régional. Après avoir créé des solutions Smartsheet pour les achats et le recrutement, Rob Waite, vice-président exécutif d’American Roofing, a constaté qu’il était nécessaire de connecter de manière plus transparente les plateformes d’information de l’entreprise et d’optimiser l’accès pour les nombreux employés qui n’utilisent que des appareils mobiles pour les données professionnelles. Grâce à Smartsheet WorkApps, Rob Waite a créé des applications personnalisées en fonction des rôles, le tout sans avoir à écrire la moindre ligne de code.

« WorkApps est un outil de gestion des flux de travail », explique Rob Waite. « Cela nous donne un moyen plus facile de tout mettre en un seul endroit afin que tout le monde sache où trouver ce dont il a besoin. Nous pouvons organiser les processus étape par étape. La transparence et la facilité d’accès nous aident à détecter certaines choses qui, autrement, auraient été loupées et auraient dû être refaites plus tard. WorkApps accroît notre productivité, réduit le temps que les employés consacrent aux tâches administratives et améliore considérablement la qualité du travail : beaucoup plus de tâches sont effectuées correctement dès la première fois. »

Depuis ses débuts en tant que petite entreprise locale, American Roofing s’est développée pour servir des clients résidentiels, commerciaux et industriels à Louisville, Lexington, Cincinnati et dans une large région environnante. Smartsheet a participé à la croissance de l’entreprise, en rendant plus efficaces les processus d’achat, de recrutement et d’autres tâches administratives. La croissance se poursuivant, Rob Waite voulait disposer de moyens plus efficaces pour partager sélectivement les données dans des formats faciles à utiliser sur un chantier, directement sur les appareils mobiles des travailleurs. Il souhaitait également automatiser le processus de partage des données entre les systèmes d’entreprise sans créer d’erreurs d’importation.

WorkApps s’est avérée être la solution pour donner vie à la vision de Rob Waite. La plateforme sans code facilite la création d’applications personnalisées adaptées à l’entreprise et qui peuvent même être conçues aux couleurs et aux logos de la marque. Rob Waite souligne que la création d’applications est intuitive et facile pour quiconque est déjà familiarisé avec Smartsheet.

Stimuler la productivité sur les chantiers grâce à des solutions de travail et de sécurité

La première application que Rob Waite a créée avec WorkApps répond à l’un des besoins les plus importants de l’entreprise. L’application Job Safety Audit (JSA) prend en charge un processus quotidien exigé par l’OSHA, dans lequel les contremaîtres passent en revue les protocoles et les processus de sécurité avec chaque ouvrier qui utilisera un équipement spécifique ou effectuera des tâches particulières. Avant WorkApps, le processus d’audit nécessitait de remplir des listes de contrôle et d’autres documents qui se trouvaient à plusieurs endroits, ainsi que d’enregistrer et de charger une vidéo de la discussion sur la sécurité. La WorkApp JSA combine un modèle de liste de contrôle pour chaque équipement ou chaque tâche examinée avec un utilitaire simple pour rechercher les certifications existantes et une invite pour enregistrer automatiquement la vidéo d’audit au bon endroit.

WorkApps intègre de manière transparente les fonctionnalités et les flux de travail des produits premium de Smartsheet, tels que Dynamic View, pour permettre la création d’applications conçues sur mesure pour résoudre des problèmes et simplifier des processus importants.

« Nous avons ajouté Dynamic View à notre plan et nous avons ajouté une Vue dynamique que nous avons créée à notre application de gestion des commandes », explique Rob Waite. « Elle a remporté un franc succès et a permis à de nombreux gestionnaires de mieux comprendre tout ce que WorkApps pouvait faire pour nous ».

Parmi les autres WorkApps qui rationalisent la sécurité et les processus sur les chantiers, citons un gestionnaire de certifications qui assure le suivi de la formation, de l’utilisation pratique et sur papier des équipements, ainsi que des documents OSHA, afin de qualifier les travailleurs pour 13 certifications différentes dans le domaine de la construction, dont cinq sont proposées en anglais et en espagnol. Il existe également une application d’information sur les chantiers qui regroupe tous les détails d’une installation en cours chez un client. Les travailleurs peuvent ainsi vérifier l’état d’avancement et les prochaines étapes au début de la journée, et même cliquer ou toucher pour accéder à la navigation GPS pour accéder au chantier.

L’un des principaux avantages est que les applications sont optimisées pour les appareils mobiles ; Rob Waite explique que, comme la plupart des employés d’American Roofing passent leurs journées sur un chantier plutôt que dans un bureau, les appareils mobiles sont le principal point d’accès aux ressources du réseau de l’entreprise.

« Au fil du temps, je constate que les avis de modification, les demandes à l’entrepôt ou les demandes d’achat qui arrivaient auparavant à 16 heures arrivent maintenant avant midi », explique Rob Waite. « C’est une source de qualité et d’efficacité ; vous commencez à libérer des heures qui étaient auparavant consacrées à la recherche d’informations dans des endroits disparates, et cela fait toute la différence. Auparavant, on pouvait voir que les gens attendaient jusqu’au déjeuner, puis montaient dans leur camion, ouvraient leur ordinateur portable et tapaient frénétiquement sur leur clavier pour terminer quelque chose avant de devoir remonter sur le toit ».

Économiser du temps et des efforts pour les demandes à l’entrepôt

Les demandes adressées à l’entrepôt sont également accélérées grâce à une WorkApp dédiée qui permet aux contremaîtres de soumettre numériquement les commandes de matériaux à préparer pour l’enlèvement au début de la journée de travail. American Roofing a 40 à 80 chantiers en cours chaque jour, ce qui signifie qu’il est crucial pour le personnel de l’entrepôt d’organiser et de vérifier les demandes aussi efficacement que possible. Avant Smartsheet, les demandes nous parvenaient par téléphone, fax, SMS, post-it ou e-mail.

« C’était sans conteste la plus grande source de frustration de l’entreprise », dit Rob Waite. « Il était devenu terriblement évident que le fait de disposer d’un processus bien documenté, bien structuré et automatisé nous serait vraiment utile ».

La première étape a consisté à créer un formulaire Smartsheet pour normaliser les demandes de matériaux. Ensuite, grâce à Document Builder, l’équipe de l’entrepôt a pu créer des tickets imprimables à utiliser lors du prélèvement des articles pour chaque commande, qui sont ensuite collés sur le chariot ou le camion une fois le prélèvement terminé. Le ticket imprimé comprend un code QR que les contremaîtres peuvent scanner pour accuser réception lorsqu’ils viennent chercher leurs matériaux Le système a été converti en une solution WorkApps pour optimiser le formulaire de demande pour le mobile et permettre aux contremaîtres de vérifier rapidement le ramassage par rapport à la demande, de marquer les articles manquants ou de mettre à jour les quantités.

« Cela a fait une énorme différence pour l’entrepôt qui voit dorénavant les demandes instantanément », explique Rob Waite. « L’heure à laquelle l’entrepôt avait reçu toutes les demandes qui devaient être préparées avant la fin de la journée est passée de 17 heures à 14 heures, ce qui a permis de réduire considérablement le nombre d’heures supplémentaires. Si les gens travaillent de 6 heures du matin à 6 heures du soir, on constate forcément un roulement du personnel. Car même s'ils gagnent bien leur vie, au bout d’un moment, les gens se lassent de travailler autant. Nous avons été en mesure d’éliminer ce problème ».

Améliorer la qualité et la précision de la gestion du parc de véhicules

WorkApps a également permis à American Roofing de réduire les coûts et l’inefficacité de la gestion de sa flotte de plus de 70 camions, remorques, grues et autres véhicules. Les détails, du numéro d’identification du véhicule (VIN) aux spécifications du moteur en passant par le kilométrage des pneus, sont compilés dans Smartsheet, et les données relatives aux relevés du compteur kilométrique et à d’autres paramètres de performance sont automatiquement capturées et introduites dans la feuille à partir d’un dispositif branché sur le port ODB du véhicule. Cela permet à American Roofing de contrôler la consommation de carburant, de respecter les délais pour les certifications du ministère des Transports (DOT) et de programmer un entretien régulier pour s’assurer qu’il n’y a pas trop de véhicules hors service à la fois.

« En fin de compte, cela nous aidera à gérer la valeur des actifs, car ce ne sont pas des véhicules loués, mais des véhicules qui nous appartiennent », explique Rob Waite. « L’objectif est de les faire rouler, mais aussi de maximiser la valeur des véhicules à la fin de leur durée d’utilisation. Je ne pense pas que nous aurions pu le faire auparavant ».

Une structure pour une nouvelle offre de services créée directement dans WorkApps

En plus de créer des applications basées sur les solutions Smartsheet existantes, American Roofing se sert de WorkApps pour initier des solutions qui permettent une innovation et une croissance futures. Par exemple, la nouvelle offre de la division industrielle combine un service de réparation de toitures commerciales à réponse rapide, et son Département entretien inspecte régulièrement des toitures pour découvrir les zones à problèmes et esquisser des solutions préventives. Étant donné que les fuites de toiture représentent le plus gros volume en dollars des demandes de prise en charge par les assurances chaque année, la certification d’inspection du Département entretien aide les clients à économiser sur leurs primes. Ces solutions ont été élaborées directement dans WorkApps.

Rob Waite explique qu’il est facile de créer des applications de travail puissantes qui adaptent les informations en fonction du rôle, relient les services pour rassembler les informations clés et résoudre les problèmes complexes. Mais l’un de ses exemples préférés est un outil simple mais important : un gestionnaire de contacts de l’entreprise qui répertorie les adresses électroniques, les numéros de téléphone et les numéros de portable de tous les membres de l’entreprise. Le gestionnaire de contacts est toujours à jour et les recherches sont rapides ; les utilisateurs peuvent appeler ou envoyer un e-mail à un collègue d’un simple clic. La WorkApp adapte l’accès en fonction du rôle, de sorte que les données personnelles sont protégées. Cette solution simple, selon Rob Waite, aide les travailleurs non initiés à la technologie à surmonter leurs réticences à adopter les outils numériques.

« Au début, je me disais que nous devions les épater pour obtenir l’engagement des utilisateurs », explique Rob Waite. « Mais je suis toujours surpris de voir à quel point les gens peuvent être intimidés par la technologie de base. Cela a été l’occasion de leur montrer que ces outils allaient les aider et que le gestionnaire de contacts de l’entreprise était intuitif et simple d’utilisation. Tous nos employés en avaient besoin et, auparavant, il était rarement à jour. L’application de gestion des contacts que nous avons déployée était si facile à utiliser, avec l’avantage supplémentaire de simplifier considérablement la mise en relation avec d’autres personnes, qu’avec un peu d’expérience les utilisateurs ont compris très rapidement ce que Smartsheet et WorkApps pouvaient faire pour eux ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.