Méthodes de communication pour les équipes à distance
La communication avec des équipes à distance implique divers canaux et outils, notamment les courriels, la messagerie instantanée, la visioconférence et d’autres applications et logiciels. Pour le faire efficacement, vous devez également établir des normes de communication organisationnelle concernant la fréquence, le canal et le ton.
Les équipes à distance utilisent une combinaison de méthodes de communication synchrone et asynchrone pour collaborer. La communication synchrone désigne la communication entre plusieurs parties en temps réel (avec des réponses immédiates, semblables à une conversation en direct). La communication asynchrone est une communication qui n’est pas en temps réel, avec des réponses intermittentes. Il est important de trouver le bon équilibre entre ces deux types de communication et de suivre son instinct pour savoir lequel est le plus approprié à un moment donné.
Qu’est-ce que la communication asynchrone ?
Toute communication qui ne nécessite pas de réponse en temps réel peut être considérée comme asynchrone, y compris les courriels, les tableaux de bord, etc. Ce type de communication est bon pour les annonces d’entreprise ou d’équipe, les discussions de planification de projets ou de produits plus importantes, et certains commentaires, mais moins idéal pour les messages qui ont besoin de réponses rapides ou d’une conversation plus nuancée. »
Avec la communication asynchrone, vous n’êtes pas constamment interrompu par des messages demandent une réponse immédiate. Les membres de l’équipe à distance peuvent se déconnecter et se concentrer sur le travail et prendre le temps de réfléchir avant de répondre. De plus, la communication asynchrone permet un enregistrement écrit des informations et des décisions. Vous pouvez également inclure toutes les parties concernées, même si les fuseaux horaires ou d’agendas personnels sont différents. Cependant, il est important que les organisations établissent des heures de travail standard et ne fassent pas pression sur les membres de l’équipe pour qu’ils répondent en dehors de leurs horaires.
Pour tirer le meilleur parti de votre communication asynchrone, définissez des attentes quant au temps de réponse, et soyez prévenant lorsque vous planifiez des réunions en temps réel (jours de la semaine, fuseaux horaires, etc.). De plus, contextualisez clairement et adéquatement vos besoins, que ce soit en complétant avec des images et des captures d’écran ou en faisant référence à des conversations et des documents connexes, afin d’éviter d’inviter une vague de questions de suivi inutiles et désordonnées.
Pour savoir comment vous pouvez incorporer des outils pour prendre en charge la communication asynchrone, consultez la section sur les outils de communication à distance ci-dessous.
Qu’est-ce que la communication synchrone ?
La communication synchrone désigne toute communication qui se produit en temps réel, pour des réponses immédiates. Traditionnellement, ce type de communication se fait en personne sur les lieux de travail. Exemples : réunions, faire irruption dans le bureau d’un collègue, brainstorming spontané, et même rattrapage social. Plus d’exemples formels comprennent les retraites d’entreprise, les examens de performance ou les mises au point mensuelles en personne. La communication synchrone est idéale pour la socialisation et le renforcement d’équipe, ainsi que pour l’efficacité lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide. (Pour obtenir des idées sur les activités de renforcement de la cohésion d’équipe, lisez « 56 exercices amusants, faciles et efficaces de création d’équipe pour les équipes à distance. »)
Dans les configurations à distance, vous devez souvent faire preuve de créativité pour prendre en charge la communication synchrone. Les réunions vidéo et le tchat sont les approches les plus courantes. Vous pouvez également organiser des événements sociaux virtuels en direct, comme une soirée dansante ou un jeu, pour encourager votre équipe à faire connaissance. Vous devriez planifier ce type de communication, et l’utiliser avec respect ; il est plus fatiguant de converser via un écran qu’en personne. De plus, prévoyez une solution en cas d’urgence lorsque ces méthodes de communication synchrone peuvent ne pas être disponibles.
Bien sûr, vous devrez trouver un équilibre entre les approches asynchrones et synchrones, afin de pouvoir communiquer efficacement sans surcharger votre équipe.
Sergey Konoplich, directeur de l’informatique chez Smart IT, propose son expérience. « Travailler avec des clients dans différents fuseaux horaires a toujours impliqué que nous nous appuyions sur un mélange sain des deux [approches] », dit-il. « Étant donné que nous sommes tous basés dans un seul pays, nous pouvons certainement profiter de la communication en temps réel via [la] société Slack ou les tchats Telegram. »
Quelles que soient les applications que vous utilisez, établissez des normes de communication avec votre équipe à distance, afin que les gens sachent à quoi s’attendre. Bien que ces directives varient en fonction de votre secteur d’activité et de votre culture d’entreprise, le diagramme suivant résume les contextes d’utilisation des méthodes de communication asynchrones ou synchrones. (Gardez à l’esprit que cette suggestion est destinée aux équipes à distance ; vous pouvez définir des styles de communication différents dans un contexte de présence au bureau.)
« Dès le début, définissez les lignes directrices concernant le fonctionnement d’une équipe, en particulier lorsqu’elle est répartie sur plusieurs fuseaux horaires », explique Bryant Galindo, fondateur de CollabsHQ et médiateur, consultant et formateur qui travaille avec des organisations de grande envergure et des startups. « [Cela] met tout le monde sur la même longueur d’onde. Vous voulez savoir clairement si les membres de l’équipe travailleront en dehors de leurs horaires, qui fera quoi et quelle technologie accompagne [l’équipe] et la gestion de projet. »
Cela dit, Konoplich met en garde contre la surrégulation de la communication et encourage le fait de permettre aux employés de conserver un sentiment d’autonomie. « Nous avons décidé de ne pas réglementer les délais de réponse et nous avons généralement constaté un comportement très diligent de la part des membres de l’équipe. Si vous ne réglementez pas excessivement, cela a tendance à être bénéfique pour vous à long terme », dit-il.
Comment communiquer avec une équipe à distance
Pour communiquer efficacement avec une équipe à distance, organisez des réunions régulières, investissez dans des outils facilitant la communication, et créez des opportunités supplémentaires pour les membres de l’équipe de se connecter en l’absence d’interaction en personne.
Pour en savoir plus sur la transition vers le travail en équipe à distance, lisez « Nomades numériques : définir un cap pour la réussite sur les lieux de travail d'aujourd’hui. »
En plus de créer des lignes directrices pour savoir quand communiquer, instaurez des règles définissant les cas d’utilisation de chaque canal de communication (chaîne de courriels, messagerie instantanée, appel vidéo, etc.). Vous pouvez même créer des acronymes pour les types de réponse recommandés si cela aide votre équipe à suivre les processus. Vous trouverez ci-dessous des conseils généraux sur l’utilisation des différents types de communication :
- Chaînes de courriels : Dans le télétravail, le courriel est le plus adapté aux annonces formelles et à la communication de haut niveau (souvent à l’équipe au sens large), mais pas pour les problèmes qui nécessitent beaucoup de va-et-vient. « Nous réservons généralement les chaînes de courriels aux annonces et événements officiels », explique Konoplich de Smart IT.
Galindo ajoute que le courriel peut servir de système de documentation et de ‘reçus' de travail. » Il dit : « Utilisez les chaînes de courriels pour créer une trace écrite, déterminer qui fait quoi et quand, et [pour] tous les commentaires qui doivent être écrits. » - Messagerie instantanée/tchat : La messagerie instantanée est un excellent support pour les conversations légères ou informelles en personne, les besoins en tête-à-tête, ou tout problème nécessitant une résolution rapide et rapide. « La messagerie instantanée est utile pour obtenir immédiatement l’attention de quelqu’un sur quelque chose ou pour interpeler une personne sur sa disponibilité pour une question urgente », explique Galindo.
Votre utilisation du tchat peut être un peu plus informelle que celle d’autres moyens de communication moins décontractés. Konoplich explique que chez Smart IT, par exemple, ils « préfèrent discuter des choses dans la messagerie instantanée au fur et à mesure. »
Chris Gadek, responsable de la croissance et du marketing chez AdQuick, explique que le tchat est parfois préférable à d’autres outils de communication plus lourds. « Bien qu’il existe une pléthore d’applications de gestion de projet, un message rapide peut parfois vous aider à reprendre le travail plus rapidement », explique-t-il. « Utilisez votre messagerie sociale préférée, mais prenez également en compte l’intégration facile à d’autres applications. » Cela dit, méfiez-vous d’un excès de décontraction sur le tchat - rappelez-vous que c’est toujours un espace de travail, alors gardez vos conversations personnelles séparées. - Appels téléphoniques ou audio uniquement : Bien que moins fréquents aujourd’hui, les appels vocaux sont toujours une bonne option de communication synchrone pour les équipes à distance, mais ne comptez pas que sur eux. « Nous réservons des appels vocaux aux discussions impromptues », explique Konoplich. « Étant donné que nous travaillons également avec des employés généralement plus jeunes, il est essentiel de ne pas les submerger d’appels vocaux, car la jeune génération préfère plutôt envoyer des messages. »
- Appels vidéo : Dans les situations de télétravail à plus long terme, les appels vidéo remplacent souvent les réunions en personne standard, ainsi que les examens des performances ou les sessions de développement de projets en profondeur. Galindo donne les conseils suivants : « Utilisez l’appel vidéo (de préférence avec votre caméra vidéo activée) lorsque vous avez besoin de faire des commentaires, d’avoir une conversation sur la performance ou de réfléchir en temps réel. »
Cependant, Konoplich note qu’il peut y avoir des problèmes de confidentialité avec les appels vidéo. « Avec les gens qui travaillent à domicile, nous avons tendance à éviter les appels vidéo, à moins qu’ils ne soient récréatifs », dit-il. « Il est préférable de ne pas empiéter sur les espaces personnels ; les employés n’ont pas forcément envie que vous regardiez leur foyer. » Pour lutter contre cela, certains outils de visioconférence, comme Zoom, vous permettent de sélectionner un arrière-plan prédéfini.
Bien qu’il ne s’agisse pas d’un ensemble de règles difficiles et rapides, l’infographie ci-dessous peut vous guider dans la rédaction de vos propres directives quant à l’opportunité de recourir à telle ou telle méthode de communication.
Guide d’action rapide pour la transition vers la gestion d’une équipe à distance
Le respect des méthodes générales décrites ci-dessus vous aidera à rationaliser la communication à distance, mais la transition vers la gestion d’une équipe à distance, en particulier lorsque vous devez le faire de façon inattendue, est difficile. Pour faciliter la transition, nous avons mis en avant les conseils d’experts de haut niveau en cinq étapes faciles :
- Établissez des pratiques en matière de documentation : Prenez le temps d’évaluer les pratiques actuelles en matière de documentation et de les mettre à jour afin de mieux répondre aux conditions du télétravail. Il est normal de ralentir ou d’interrompre certains flux de travail pendant ce temps - tant que vous n’avez pas mis en place de nouveaux processus, votre travail ne sera de toute façon pas efficace.
- Définissez des politiques et des attentes claires : En plus de réévaluer les objectifs et les livrables, définissez (et partagez) des politiques sur la communication à distance, afin que chacun sache ce que l’on attend de lui et puisse respecter les limites.
- Assurez-vous que les membres de l’équipe disposent des bons outils et équipements : Tous les membres de l’équipe doivent disposer des systèmes, des applications et des fonctionnalités techniques adéquats. Résolvez ceci avant d’avancer avec des projets.
- Soyez flexible en cas de circonstances extraordinaires : Beaucoup de gens seront confrontés à de nouveaux facteurs de stress lors de la transition vers le télétravail. Soyez conscient de ces facteurs, et renseignez-vous auprès de votre équipe pour savoir comment vous pouvez mieux les soutenir.
- Faites confiance aux employés : Résistez à l’envie de microgérer votre équipe. Faites confiance aux membres de l’équipe : ils continueront de travailler au mieux de leurs capacités. Concentrez-vous sur la connexion et le soutien de votre équipe, plutôt que d’envisager le pire et de retarder la productivité réelle.
Meilleures pratiques pour communiquer avec une équipe à distance
En outre, voici quelques astuces destinées aux responsables qui doivent communiquer avec une équipe à distance:
- Soyez proactif et faites confiance à vos employés : La communication est essentielle pour établir des rapports, de la confiance et du respect, et aider un employé à distance à devenir un bourreau de travail. Les responsables qui procèdent à des contrôles surprise peuvent induire de l’anxiété chez leurs employés et être perçus comme des microgérants. Les personnes qui planifient une mise au point de routine ou qui acceptent de travailler avec l’employé sur une plateforme de partage de documents (dont le responsable peut suivre l’avancement) peuvent s’en sortir mieux.
- Organisez des réunions individuelles avec les télétravailleurs : Pour maximiser les contributions d’un membre de l’équipe à distance, les responsables doivent s’engager régulièrement et pleinement avec leurs employés à distance, surtout s’ils sont à 100 % en télétravail. Un contact individuel avec les employés en télétravail partiel peut prendre la forme d’un déjeuner, de cafés ou de réunions au bureau, mais il est important de maintenir la relation.
- Possédez des compétences solides en communication : La communication est essentielle, et comme la communication est considérée comme étant à 7 % sur le fond et à 93 % sur la forme, les responsables travaillant avec des équipes à distance devront utiliser des messages vocaux, téléphoniques, vidéo et contextuels pour bien collaborer avec le personnel. Utilisez des émoticônes et des GIF pour transmettre vos émotions et de l’humour dans des situations de communication virtuelle. Choisissez le bon support pour le bon message - les conversations importantes se déroulent en direct, la messagerie instantanée pour les questions qui peuvent être rapidement résolues, le courriel peut être un mélange de messages à échange rapide, tout comme les systèmes de messagerie qui permettent aux responsables de hiérarchiser les tâches.
- Fournissez une assistance technique : Les membres en télétravail ont toujours besoin d’un accès à l’informatique et à d’autres services d’assistance technique. Assurez-vous que votre organisation dispose d’un système pour résoudre les problèmes d’équipement, de logiciel et autres problèmes techniques, afin que les employés se sentent soutenus, et que vous puissiez tirer le meilleur parti de vos efforts de communication.
- Communiquez sur le processus : Le télétravail exige encore plus de clarté et de précision quant aux processus que le travail traditionnel, en présence. Non seulement vous devez créer des processus de flux de travail fiables, flexibles et simples, mais vous devez également les communiquer à l’équipe, ainsi que tout changement qui survient. Partagez les mises à jour des processus rapidement et souvent pour éviter les retards, les questions sans réponse ou les problèmes non résolus.
Bien que vous établissiez des lignes directrices générales en matière de communication, gardez à l’esprit que vous devrez peut-être les adapter en cas de problèmes.
« Savoir quand intensifier la communication se résume à peu de choses », dit Galindo. « Tout d’abord, si le ton ou le contexte [est] facilement mal compris, alors vous voudrez vous joindre par téléphone ou passer un appel virtuel. Et lorsque la situation exige une réponse urgente, vous pouvez augmenter la priorité de votre communication. »
Pour obtenir un guide détaillé sur la gestion d’une équipe à distance, lisez « Contrôle au sol au major Tom : les clés pour gérer efficacement les équipes à distance. »
Comment communiquer au sein d’une équipe à distance
Être un bon communicant en tant que membre à distance de l’équipe (plutôt qu’un responsable) est essentiel, et cela implique souvent de faire un effort supplémentaire pour socialiser et se connecter en dehors des communications standard liées au travail.
Voici cinq façons d’accélérer les connexions avec vos collègues lorsque vous travaillez à distance :
- Rendez-vous sur l’espace détente virtuel : Au lieu de mises au point au bureau en personne et de déjeuners décontractés ou d’une conversation au détour de la salle de pause, encouragez les relations sociales autour d’un espace de détente virtuel où les membres de l’équipe peuvent se rendre. L’espace peut être virtuel, et tant que vous n’enfreignez aucune mesure de sécurité de l’entreprise, il peut même se trouver sur les réseaux sociaux.
« Instagram a été notre meilleur espace de détente virtuel », explique Konoplich. « Nous avons des développeurs et des responsables qui participent à des défis quotidiens, ce qui suscite des discussions entre les membres de l’équipe et maintient les gens en lien. » - Maintenez des mises au point régulières : C’est un excellent moyen d’aider les gens à se sentir connectés au jour le jour, pour éviter des baisses de moral. Les mises au point sont moins décontractées que d'autres discussions de détente, mais sont toujours un moyen relativement léger de s’assurer que les membres de l’équipe vont bien.
Inna Shevchenko est la CMO d’iGMS, une société de logiciels de gestion de location à court terme. Lorsqu’elle travaille à distance, elle explique : « Nous communiquons constamment et faisons des mises au point quotidiennes pour nous soutenir mutuellement et garder un esprit d’équipe dynamique. En dehors de cela, nous avons un ensemble de réunions régulières du département et de l’entreprise. »
Mais en fonction de la nature de votre travail, les appels de mise à jour quotidiens peuvent être excessifs. Trouvez une fréquence qui convient à votre équipe, et envisagez d’autres outils à votre disposition. - Organisez des séances de brainstorming de groupe : Même si vous n’êtes pas dans une industrie créative, vous pouvez inclure des employés dans un brainstorming de groupe plus large pour bousculer la monotonie du télétravail en équipe, faire émerger de nouvelles idées et garder l’équipe motivée. « Nous organisons des brainstormings à tous les niveaux, que ce soit lors de réunions dédiées ou simplement dans Slack », explique Shevchenko. Pour en savoir plus sur la collaboration avec des équipes à distance, lisez « Comment maintenir une collaboration solide dans un environnement de télétravail. »
- Mettez à jour les tableaux de tâches et surveillez l’avancement de l’équipe : Pour les éléments de travail qui ne nécessitent pas de communication écrite ou verbale, utilisez les tableaux de tâches pour garder l’équipe sur la bonne voie et surveiller les objectifs. Cet outil peut réduire la communication synchrone inutile et libérer les membres de l’équipe pour qu’ils puissent réellement travailler.
Comme le partage Konoplich, « nous n’avons pas eu à faire de contrôles quotidiens, car nous utilisons un outil de suivi des tâches qui calcule les heures et la progression. Toute personne disposant d’une autorisation adéquate peut voir l’avancement des tâches de son équipe et le temps qu’elle prend. Essentiellement, nous pouvons voir des rapports hebdomadaires. » - Intégrez le plaisir à la journée de travail : Même les équipes à distance doivent s’amuser pour produire un travail de qualité. Konoplich encourage à trouver des moyens de développer une communication sociale pure pour stimuler le moral.
« Smart IT a intensifié ses efforts pour connecter les membres de l’équipe en dehors du travail en s’appuyant sur trois tactiques : des repas en vidéo, des tournois hebdomadaires de jeux vidéo en ligne et des défis Instagram attrayants », explique-t-il. « Ces tactiques ont été employées non seulement pour la cohésion des équipes, mais aussi pour soulager le stress et améliorer l’esprit d’équipe. »
Pour en savoir plus sur la stimulation de la cohésion d'équipe à distance, lisez « Comment créer une culture d’entreprise à distance forte qui stimule le succès. »
À faire et à ne pas faire en matière de communication à distance
En tant que membre d’une équipe à distance, vous aurez des responsabilités légèrement différentes de celles que vous auriez en tant qu’employé d’une équipe sur place. Pour briller en tant que joueur d’équipe, essayez ce qui suit :
- Partagez les nouvelles du secteur : Faites preuve d’un engagement à l’égard de la vision de votre équipe et d’une prise de conscience des événements du secteur.
- Rappelez à l’équipe l’objectif partagé : Cela n’est peut-être pas toujours approprié (dans certaines équipes, c’est le rôle du responsable), mais cela peut aider à améliorer la productivité globale lorsque le moral baisse.
- Affirmez-vous : Même en tant qu’employé à distance, vous avez la possibilité d’assumer des responsabilités supplémentaires ou même d’être promu. Agissez comme vous le feriez dans un bureau.
- Anticipez vos besoins : La productivité commence à se dégrader lorsque les employés à distance ne demandent pas de temps supplémentaire pour respecter les échéances, acceptent trop de travail ou évitent les canaux de communication nécessaires. Soyez franc afin que votre responsable puisse déléguer le travail de façon appropriée (et surveiller la charge de travail de l’équipe). Assurez-vous de créer des blocs de temps ininterrompu pour vous concentrer sur des projets ou des livrables plus importants.
- Planifiez les réunions attentivement : Lorsque vous organisez des réunions à distance, en particulier des appels vidéo, limitez le nombre de participants et répartissez les thèmes de discussion au préalable pour rationaliser la réunion. Toutefois, vous devriez conserver une politique de porte ouverte pour les réunions non privées, comme vous pourriez le faire dans un bureau, afin que les personnes qui souhaitent participer puissent le faire. Si les circonstances permettent des réunions en personne intermittentes, planifiez-les à l’avance. De plus, prenez en compte les fuseaux horaires lorsque votre équipe est dispersée géographiquement. Pour en savoir plus sur le travail dans différents fuseaux horaires, consultez notre guide sur le développement de logiciels distribués.
Calloway Cook est le président d’Illuminate Labs, une entreprise de compléments alimentaires basée dans le Massachusetts. « Les chefs d’entreprise doivent être conscients de la façon dont leurs employés à distance sont affectés par les fuseaux horaires lors de la planification de réunions », explique-t-il. « Si vous planifiez toujours les appels de l’équipe à 9 heures du matin, heure de l’Est et que des employés travaillent sur la côte Ouest, vous dérangez sérieusement ces employés par rapport aux employés de la côte Est, ce qui n’est pas juste et conduit à une baisse de moral de l'équipe. Nous avons une équipe répartie dans les États-Unis. J’essaie de programmer les réunions à la mi-journée, de façon à ce que cela n’interfère pas négativement avec le calendrier de chacun. »
D’un autre côté, les experts vous recommandent d’éviter ce qui suit :
- Excès de communication : Bien que le télétravail exige un niveau de communication supplémentaire, n’inondez pas vos collègues de messages et d’informations. Cela vaut aussi pour les gestionnaires qui risquent de faire une microgestion et de réglementer à l’excès la communication à distance.
Comme le conseille Konoplich, « tout le monde n’est pas habitué au télétravail. N’ajoutez pas de pression supplémentaire en réglementant à l’excès. La transition [vers le télétravail] doit être harmonieuse, et les employés doivent trouver leur rythme avec le temps. Pour préserver le rythme de progression, maintenez une présence dans les principaux canaux de communication de votre entreprise et préservez les activités de liaison d’équipe. Ils aident à traverser la tempête et à créer l’ambiance pour un travail productif. » - Les hypothèses : Le manque de liens interpersonnels peut handicaper les efforts de communication, car vous perdez le langage corporel et d’autres signes non verbaux. Profitez au maximum de la communication écrite (ou virtuelle), et demandez - plutôt que d’assumer - quand vous avez besoin de précisions.
Diagramme des choses à faire et à ne pas faire en matière de communication à distance
Le diagramme suivant résume ce qu’il faut faire et ne pas faire en matière de communication à distance, ainsi que de l’espace pour remplir les actions actuelles que votre équipe ou votre organisation prend pour suivre les conseils.
Télécharger le diagramme des choses à faire et à ne pas faire en matière de communication à distance
Problèmes de communication avec une équipe à distance
Le télétravail pose souvent des problèmes de communication qui n’auraient pas lieu dans un bureau traditionnel, y compris les membres de l’équipe déconnectés, la solitude ou la redondance. Avec l’essor du télétravail, il est important d’atténuer ces problèmes à l’aide de solutions créatives.
Selon un rapport sur le télétravail (Owl Labs State of Remote Work) de 2019, 42 % des employés qui disposent actuellement d’une option de télétravail prévoient de travailler à distance plus souvent au cours des cinq prochaines années. Bien que l’augmentation de la disponibilité d’outils dans le cloud, de la vidéoconférence et d’autres technologies facilitent l’essor du télétravail, les équipes doivent également adopter des approches « douces » axées sur les personnes pour garder les membres de l’équipe connectés.
Les éléments suivants s’avèrent souvent difficiles dans le contexte du télétravail :
- Établir des liens : Lorsque vous travaillez à distance, vous n’avez souvent pas de contexte émotionnel ou d’indicateurs de ton qui pourraient autrement aider vos collègues à créer des liens. Pour aider à bâtir la confiance (et à encourager les conversations plus légères), encouragez la communication sociale dans les réunions, plutôt que seulement les discussions liées au travail. Ces dernières peuvent être guindées et ne pas suivre le flux conversationnel normal.
- Être stratégique : Pour les projets à long terme ou complexes, il peut être difficile de favoriser des sessions de planification créatives et génératives à partir d’un appel vidéo. Des exercices de brainstorming ou d’association gratuits peuvent aider à faire émerger des idées.
- Résoudre des problèmes ou difficultés complexes : Cela vaut pour les problèmes situationnels et technologiques. En fait, une étude réalisée en 2020 par GetApp sur l’impact des nouvelles technologies sur la culture à distance a montré que moins de la moitié des employés à distance déclarent avoir reçu une formation adéquate sur la sécurité Internet. Comme mentionné ci-dessus, assurez-vous de disposer de l’assistance nécessaire pour résoudre les problèmes de sécurité ou d’informatique, et donnez à vos employés à distance les ressources nécessaires pour le faire.
- Rester informé des projets : Selon l’enquête 2015 de CoSo Cloud sur les travailleurs collaboratifs à distance, plus de la moitié des employés à distance se sentent déconnectés des employés en bureau. Cette conclusion affecte non seulement les relations interpersonnelles, mais aussi la sensibilisation au statut du projet. Des réunions régulières peuvent atténuer cette tension, mais vous pouvez également utiliser des outils de gestion de projets ou de tâches qui donnent de la visibilité sur le travail en temps réel, afin que tout le monde reste à jour.
Cependant, la plus grande menace du télétravail est la simple erreur de communication. En fait, un télétravailleur sur quatre craint que son statut hors site ne conduise à des communications erronées avec la direction ou ses collègues. Qu’il s’agisse d’incompréhension du ton du courriel ou du niveau de priorité d’un projet ou d’une échéance, ou simplement de perdre les repères non verbaux qui se développent en partageant un espace physique et en se saluant de temps en temps, les membres de l’équipe à distance sont conscients qu’ils ne sont « pas là » d’une certaine manière.
Pour éviter tout problème entre le responsable et l’employé, les deux parties doivent établir leurs préférences de communication. Programmer des contacts périodiques réguliers (appel individuel ou tchat vidéo) peut maintenir la communication et prévenir les malentendus potentiels. De plus, les responsables et les employés peuvent utiliser la signature par courriel ou d’autres fonctions de statut en ligne pour alerter les collègues de leurs horaires ou des heures de bureau temporaires, des dates de congés ou d’autres informations clés afin de définir les attentes quant à la rapidité avec laquelle ils auront une réponse. Bien que les émoticônes de l’application de messagerie puissent sembler juvéniles, dans certains lieux de travail, les responsables les utilisent pour transmettre convivialité et légèreté dans les communications.
Défis de communication pour la gestion des équipes à distance
Ceux qui gèrent une équipe à distance font face à un ensemble distinct de défis, notamment pour installer la sensation d’une équipe traditionnelle sur place. Vous pouvez améliorer considérablement le moral et la productivité en maintenant la transparence, en réduisant la distance d’affinité avec les appels vidéo et en maintenant les lignes de communication ouvertes.
Konoplich, de Smart IT, parle du télétravail : « Le moral est au minimum et les gens ne sont pas aussi proactifs pour faire partie d’une communauté. C’est à l’employeur de préparer le terrain pour une transition harmonieuse. »
En outre, voici quelques moyens de surmonter les défis communs en matière de communication managériale :
- Reconnaissez le travail bien fait et trouvez des moyens de célébrer les succès avec l’équipe, même à distance.
- En plus de communiquer respectueusement en fonction des fuseaux horaires, soyez conscient des barrières linguistiques ou culturelles et soyez proactifs pour joindre les différentes communautés.
- Favorisez la synergie créative en incluant l’équipe dans le brainstorming et la stratégie (selon le cas), ainsi qu’en prévoyant du temps social pendant les réunions.
- Acquérez vous-même des compétences solides et intuitives en communication, à la fois comme modèle pour les membres de l’équipe et pour établir des relations avec eux. Sachez quand contacter, quand clôturer une conversation, qui inclure et quand.
- Résistez à l’envie de micromanager ou de faire des hypothèses à propos de vos employés. Galindo explique que les responsables « [pensent] souvent que ne pas voir quelqu’un physiquement signifie qu’il ne produit pas de travail. » Il note que « essayer de microgérer dans un environnement virtuel » est un défi courant chez les gestionnaires à distance.
- Assurez-vous d’être bien formé aux outils d’équipe. Galindo cite « l'aisance des responsables et des membres de l’équipe avec la technologie utilisée » comme un indicateur clé d’un plus grand succès.
- Allez au-delà de l’intégration pour vous assurer que les nouveaux employés qui rejoignent l’équipe à distance sont correctement formés et se sentent bien accueillis.
- Planifiez des séjours d’équipe et d’entreprise pour réunir tout le monde dans le même espace physique.
En fin de compte, Gadek d’AdQuick déclare : « Gérer une équipe à distance peut être à la fois difficile et gratifiant. À bien des égards, cela peut offrir une innovation sans limites et une liberté qui ne peut tout simplement pas être expérimentée dans un cadre traditionnel, tandis que les leaders doivent trouver des solutions créatives aux obstacles propres à une culture à distance. »
Outils pour la communication des équipes à distance
Comme nous l’avons vu, des outils sont essentiels à la construction de normes de communication à distance solides et, par conséquent, essentiels au succès. La plupart des experts s’entendent pour dire que les éléments suivants, sous une forme ou une autre, sont essentiels :
- Outils d’agenda
- Logiciels de collaboration basés sur le cloud
- Services de messagerie et de discussion (ou autres applications de messagerie qui stimulent la communication)
- Outils de gestion de projet (applications pour organiser des projets partagés, attribuer des tâches, définir des échéances, etc.)
- Vidéoconférence
- Hub virtuel (pour les annonces de l’entreprise, les commentaires et un « espace détente » virtuel)
Avec autant d’outils disponibles, il peut être difficile d’identifier ceux qui répondent le mieux à vos besoins. Galindo souligne néanmoins que prendre le temps de le faire vous aidera à long terme, même si cela exige des essais et des erreurs.
« Tout comme vous avez dû apprendre comment quelqu’un travaille dans la vraie vie, trouver le bon logiciel qui fonctionne le mieux pour votre équipe et ses objectifs prévus est un processus d’expérimentation », partage-t-il.
Pour une discussion approfondie des meilleurs outils de communication et de collaboration à distance, et comment trouver les outils qui répondent le mieux à vos besoins, lisez « Découvrez les outils de collaboration à distance pour répondre aux besoins de votre entreprise. »
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