Découvrez plus de 130 outils de collaboration à distance pour répondre aux besoins de votre entreprise

Il n’est pas facile de passer au crible toutes les options de collaboration à distance pour votre organisation. Les experts s’entendent pour dire qu’aucune fonctionnalité ne peut résoudre tous les problèmes liés au télétravail. Dans la pratique, le choix dépend de votre budget et de votre culture, ainsi que des particularités de votre entreprise. 

Bryant Galindo est le fondateur de CollabsHQ. Il a travaillé avec des organisations de grande envergure et des startups dans la résolution des conflits, la formation en ligne et le développement du leadership. Il souligne que trouver l’outil parfait peut nécessiter des essais et des erreurs, et que vous devrez peut-être essayer plusieurs options. « Tout comme vous avez dû apprendre comment quelqu’un travaille dans la vraie vie, trouver le bon logiciel qui fonctionne le mieux pour votre équipe et ses objectifs prévus est un processus d’expérimentation », dit-il.

Sergey Konoplich, directeur général de Smart IT, fait écho à ce sentiment. Sa meilleure approche pour choisir un outil de collaboration : « Essayer et se tromper, à moins que vous ne sachiez ce que vous cherchez et que vous ayez une image claire de ce que cet outil peut faire. » 

Cela dit, il existe certaines fonctionnalités que tout outil de collaboration de premier plan devrait prendre en charge.

Layne Levine est président de Windstream Enterprise, une solution de communication d’entreprise primée. Lorsqu’il cherche un outil, dit-il, « les capacités de conférence sont essentielles, mais ne vous limitez pas à l’audio. La visioconférence HD peut améliorer la productivité et la collaboration par rapport aux appels téléphoniques de conférence standards. »

De plus, Levine propose de hiérarchiser les fonctions et fonctionnalités suivantes :

• Organiser des réunions de grande envergure (pensez à vos plus grandes réunions, telles que les formations générales ou pour les nouveaux arrivants)
• Enregistrer les réunions
• Partager les écrans et tchater
• Connectivité facile (éviter les longs codes d'accès aux réunions, etc.)
• Logiciels basé sur le cloud (si vous utilisez un réseau basé sur le cloud)

De plus, il ajoute, « N’oubliez pas la sécurité. Lorsque tout le monde travaille à distance, la protection des données de votre entreprise sera confrontée à de nouveaux défis. Les pare-feu peuvent garantir que personne ne peut accéder au réseau de votre entreprise [à l’exception des] employés autorisés. Et si vous envisagez de prendre des commandes en ligne, vous avez besoin de la conformité PCI pour protéger les numéros de carte de paiement. » 

Enfin, Levine recommande de chercher un fournisseur de réseau doté d’une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. « Faire travailler tout le monde à distance, c’est un tout nouveau défi. Ne vous tournez pas vers un fournisseur de budget qui offre un service limité : Vous voulez un service 24h/24, 7j/7, toujours en service auprès d’un fournisseur de réseau fiable et stable. »

Quels que soient les fonctionnalités, le budget, la culture et les besoins, les experts s’accordent à dire que pour le télétravail à grande échelle (en particulier à l’échelle de l’entreprise), les outils sont essentiels, non seulement pour vos employés, mais aussi pour maintenir les relations avec les clients et les clients potentiels.

« Les outils sont essentiels à la mission », explique Konoplich de Smart IT. « Si nous n’utilisions pas [les outils de collaboration], nous perdrions un lien essentiel entre les équipes et les clients. Il est essentiel que nous utilisions un outil qui aide ...  à offrir autant de transparence que possible aux clients. »

Pour une plongée approfondie et les meilleures pratiques en matière de collaboration à distance, lisez « Comment créer efficacement une collaboration d’équipe à distance ». Pour trouver plus d’informations sur les clés permettant de gérer efficacement les équipes à distance, lisez cet article.