Guide complet de la gestion de projets dans le nouveau lieu de télétravail

La gestion de projet à distance fait référence à la gestion et à la coordination des livrables du projet réalisés par une équipe dispersée géographiquement, souvent sans interactions en personne. L’objectif est le même que celui de la gestion de projet traditionnelle : livrer le projet final conformément aux exigences spécifiées. 

Depuis que l’Internet a permis le télétravail collaboratif, les équipes comptant des membres dans de multiples endroits, ou, dans certains cas, dans le monde entier, sont devenues la norme. Cependant, cette dynamique s’accentue dans certaines circonstances, comme une pandémie mondiale, et révèle à quel point il est facile pour les employés de travailler à distance, mais aussi combien il est difficile de gérer des projets au sein d’équipes dispersées. Pour réussir, les chefs de projet à distance doivent adopter une approche différente de celle qu’ils adopteraient avec une gestion de projet plus traditionnelle.

Les chefs de projet à distance ont besoin des mêmes compétences que les chefs de projet traditionnels - attention aux détails et compétences solides en gestion du personnel - mais ils ont aussi besoin de savoir diriger à distance. 

Il existe trois types d’équipes à distance dans la gestion de projet :

• Équipes entièrement à distance : Dans cette configuration, tous les membres de l’équipe travaillent depuis différents emplacements.
• Équipes hybrides : Certains membres de l’équipe sont dans un bureau et d'autres travaillent à distance. 
• Équipes flexibles : Les membres de ces équipes disposent d’une flexibilité dans leur lieu de travail, car ils peuvent se trouver dans le même bureau ou à distance. La structure de cette équipe peut changer en permanence.

Le rôle d’un chef de projet à distance est de superviser chacun de ces types d’équipes. Ils doivent déléguer des tâches au sein de l’équipe, peut-être à des employés avec lesquels ils n’ont jamais interagi en personne. Ils doivent être en mesure de gérer habilement les outils de gestion de projet dans le cloud que l’équipe utilise et de respecter le budget des projets. Et, peut-être plus important encore, le chef de projet à distance doit avoir d’excellentes compétences en communication pour s’assurer que le projet avance dans les temps et que tous les membres de l’équipe font leur part.

Bien que le processus de gestion de projet reste le même pour le lancement, la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle, et l’achèvement du projet, la gestion de projet avec des équipes à distance exige de nouvelles stratégies qui accompagnent la communication et la collaboration pour atteindre l’objectif final. Ces astuces de gestion de projet à distance pour réussir sont les suivantes :

• Élaborez des normes pour les communications, les indicateurs et les objectifs : « L’un des aspects les plus critiques de la pratique de gestion de projet est la communication », explique Mary Beth Imbarrato, propriétaire de MBI Consulting. « La communication représente 90 % du rôle de chef de projet, mais continue d’être l’une des cinq principales raisons de l’échec du projet, d’après les statistiques du Project Management Institute. Vous pouvez gérer efficacement des projets à distance si vous disposez d’un plan de communication complet, significatif et durable. »
  
  Afin d’assurer une communication régulière entre le responsable et les membres de l’équipe, prévoyez régulièrement des réunions de mise au point, ces interactions peuvent avoir lieu sur un tchat vidéo où chacun peut se voir et partager les mises à jour du projet. Parce que personne ne veut perdre du temps avec des réunions en ligne trop nombreuses, celles-ci doivent être courtes, aller droit au but et inclure uniquement ceux qui sont concernés. Fournissez l'ordre du jour à l’avance pour permettre aux membres de l’équipe de se préparer et de rester sur le sujet. Parfois, vous devrez jongler avec les fuseaux horaires afin de faciliter ce type de communication à distance. Essayez d’être prévenant pour tous les membres de l’équipe, sachant que chacun doit accepter qu’il devra parfois passer un appel pendant les heures traditionnellement non travaillées.
  
  Les chefs de projet ne devraient pas avoir peur de trop communiquer chaque détail du projet et de son calendrier. Vous ne pouvez pas supposer que votre équipe possède tout ce dont elle a besoin ou connaît le projet aussi intimement que vous. Il est préférable de trop clarifier les informations que de manquer des détails importants. En outre, rassurez votre équipe en mentionnant que l’objectif de ces lignes directrices est de faire avancer le projet, et non que vous manquez de confiance dans sa capacité à accomplir son travail. Consultez la bibliothèque MBI Consulting pour obtenir plus de ressources.  « En plus de comprendre le contexte de votre projet, il est également important de s’assurer que les membres de votre équipe comprennent où leur travail s’inscrit dans un contexte commercial plus large », explique Dave Garrett, directeur de la stratégie et de la croissance au Project Management Institute. « En fournissant un contexte global : liens stratégiques, priorités commerciales, perspectives des parties prenantes, autres projets en vol, changements dans l’industrie, etc. — tous les membres de l’équipe peuvent mieux comprendre les résultats spécifiques qu’ils doivent atteindre. Cette clarté peut aider à créer un environnement de confiance élevé, ce qui est particulièrement important lorsqu’il y a moins de contacts en face à face. »
  
  « La communication est une voie à double sens. Tout comme les chefs de projet doivent contacter les membres de leur équipe, ils doivent aussi être disposés à écouter les commentaires et à prendre des mesures pour résoudre les problèmes rapidement et de façon décisive. »
• Assemblez votre équipe : Chaque élément de l’équipe a ses forces et faiblesses. Lorsque vous travaillez à distance, capitalisez sur les forces de chacun, mais efforcez-vous aussi de créer un équilibre, afin que tout le monde contribue et participe. Une fois que vous avez réuni votre équipe, travaillez avec chaque membre pour planifier son temps, évaluer et gérer les charges de travail, et identifier rapidement les obstacles. Le rôle du chef de projet à distance est de s’assurer que ces plans et charges de travail sont raisonnables et laissent du temps pour les congés et les urgences. Le responsable devra également s’assurer que les bons outils et suffisamment de ressources sont disponibles pour que chacun puisse accomplir ses tâches efficacement (cela comprend le fait d’avoir suffisamment de licences logicielles ou d’esquisser le temps sur un système informatique spécialisé). 
• Maintenez un lien humain et favorisez un état d’esprit communautaire : Certains travailleurs fonctionnent mieux dans la solitude du télétravail, tandis que d’autres ont besoin de contacts réguliers. Cependant, lors d’une collaboration sur un projet, aucun membre de l’équipe ne devrait travailler isolément. Par exemple, à Prezi, tous les participants à la réunion doivent allumer leurs caméras.  « En voyant les visages de tout le monde, vous pouvez lire les expressions et confirmer que les personnes suivent la discussion », explique Spencer Waldron, responsable de la communication à distance chez Prezi. « Cette visibilité permet également la connexion humaine que nous avons lors de réunions en personne. Nous avons récemment lancé Prezi Video, un outil de présentation vidéo qui fonctionne avec la plupart des outils de visioconférence et vous permet de mettre votre contenu à l’écran en temps réel, à côté de votre visage, pendant que vous parlez ou présentez. Vous pouvez enregistrer votre présentation et l’envoyer de façon asynchrone, ou la diffuser en direct à l’aide de divers outils de vidéoconférence. Cela permet de partager du contenu visuel sans perdre la connexion humaine qui accompagne le changement d’écran ou le partage de diapositives. »
• Gardez le projet sur la bonne voie et gérez les obstacles courants : Lorsqu’ils travaillent ensemble dans un espace de travail partagé, les chefs de projet peuvent faire des mises au point physiquement avec les membres de l’équipe pour avoir une idée de l’avancement du projet. Comme vous ne pouvez pas le faire à distance, la gestion de projet à distance en ligne exige que les chefs de projet planifient régulièrement les mises à jour de l’avancement avec l’équipe. Tout le monde partage ce qu’il a accompli pendant la semaine, ce qu’il en est de son calendrier à venir, les éléments qui ont pris de l’avance ou du retard, et tous les obstacles attendus. Pour accompagner ces sessions, les membres de l’équipe peuvent utiliser des modèles pour créer des étapes et des échéances, et l’équipe doit tirer parti de toute automatisation des tâches et des échéances disponible.

Les chefs de projet doivent pouvoir renforcer leur influence sur le projet et l’équipe. Cela devient difficile lorsque l’équipe est composée différents niveaux indirects et que le chef de projet n’a pas d’autorité sur la performance de son travail. 

La gestion de projet à distance pose des difficultés uniques, car vous devez vous assurer que les membres de votre équipe (qui travaillent également à distance et de façon indépendante) sont à la tâche, ce qui peut sembler plus autoritaire que ce que votre position permet habituellement. Les meilleures pratiques énumérées ci-dessus sont les moyens les plus efficaces pour diriger un projet à distance: La communication, l’influence et de solides compétences en leadership sont essentielles pour accomplir le travail, que votre équipe soit à distance ou sur site. Plutôt que d’émettre des directives, vous devez être en mesure d’amener votre équipe à coopérer et à s’engager grâce à votre capacité à communiquer, à motiver, à collaborer, à influencer et à inspirer. 

Assurez-vous de définir les attentes et de définir clairement les responsabilités et les objectifs. Et trouvez des moyens de faire part d’un soutien public, d’encouragements et de visibilité à l’équipe du projet.

Le diagramme suivant répertorie les avantages et les défis courants de la gestion de projet en présence par rapport à la gestion de projets à distance.

Les équipes sont déjà confrontées au défi de respecter les échéances et de coordonner le travail lorsque tout le monde se trouve au même endroit. Cette dynamique s’intensifie lorsque le chef de projet à distance doit jongler avec les défis d’engagement, les problèmes technologiques et les communications sur plusieurs fuseaux horaires.

Comment travaillez-vous lorsque certains membres de l’équipe ont terminé leur journée, mais que d’autres sont au milieu de la leur ? Que se passe-t-il quand une partie du groupe subit une catastrophe naturelle, comme une panne de courant, ou d’autres incidents inattendus, comme des émeutes, qui entraînent des bâtiments détruits et des pannes ? La gestion de projets à distance exige de nouvelles approches pour livrer les projets dans les temps.

L’un des défis les plus difficiles d’une gestion de projet à distance réussie est le problème du fuseau horaire. Même s’adapter à l’heure de l’Est et à l’heure du Pacifique peut être difficile, demandez à tous ceux de la côte Est qui reçoivent une demande de réunion à 18 heures un vendredi après-midi de leurs collègues de la côte Ouest. 

« Alors que je suis basé à New York, j’ai dirigé un projet avec des membres de l’équipe qui étaient situés à Londres et à Tokyo. C’était dur », explique Mary Beth Imbarrato. « Mais, encore une fois, travailler avec l’équipe pour déterminer le meilleur moment pour avoir une discussion est la meilleure façon d’obtenir l’adhésion. En tant que chef de projet, vous devez demander à votre équipe ce qui pourrait le mieux fonctionner pour elle, et laisser l’équipe s’occuper des détails. Cela leur permettra de pouvoir non seulement respecter les défis des autres bureaux, mais aussi de solidifier leur engagement envers le projet en contribuant à sa gestion. »

Lorsque vous avez des membres internationaux au sein d’une équipe, le problème du fuseau horaire devient encore plus compliqué. Vous pouvez trouver un modèle pour programmer des réunions sur plusieurs fuseaux horaires en lisant cet article.

Un autre défi est de trouver le bon talent pour votre équipe, en particulier lorsqu’il s’agit de leur niveau de confort avec le télétravail. Imbarrato a côtoyé des membres d’équipe de projet qui avaient travaillé sur des projets pendant l’ensemble de leur carrière. Par exemple, dans le cadre d’ordres en télétravail, les membres de l’équipe peuvent se sentir mal à l’aise. 

« [Sous des ordres en télétravail], il semblait que [les membres de l’équipe] étaient dépendants de leur environnement de travail qui constituait un élément crucial de leur rôle au sein de l’équipe de projet », explique Imbarrato. « Cette observation a renforcé dans mon esprit l’importance de s’assurer que votre équipe de projet comprend pleinement les outils du cloud, participe à la formation sur ces outils et que l’équipe établit des protocoles sur l’utilisation de ces outils. »

Les équipes de gestion de projet à distance peuvent également faire face aux défis suivants :

• Communication inefficace sans signaux interpersonnels
• Désengagement ou sentiment de ne pas faire partie de l’équipe 
• Retards en attendant les instructions
• Inconfort avec le style de gestion des commandes et des contrôles, y compris incapacité à contribuer 
• Ne pas avoir d’adhésion au besoin 
• Ajouter des membres de l’équipe au projet trop tard
• Perte de l’état d’esprit de la communauté et des liens, ou renforcement de l’équipe
• Problèmes de technologie, d’accès et de sécurité

Pour répondre à ces défis et à d’autres défis de la gestion de projet d’équipe à distance, Alan Zucker, directeur fondateur, Project Management Essentials, propose de « tenir une réunion d’explication à distance de 15 minutes une ou deux fois par jour comme un moyen efficace de surmonter de nombreux défis. Les membres de l’équipe discutent de ce qu’ils ont terminé, de ce sur quoi ils travaillent, et de tout problème ou difficulté qu’ils ont. Les discussions sur les travaux terminés et en cours permettent aux membres de l’équipe de coordonner leurs tâches. L’identification des problèmes permet aux bonnes personnes de se rencontrer pour résoudre le problème, qui se déroule en dehors des réunions d’explication. »

Le télétravail est la nouvelle normalité. Les organisations travaillent déjà avec une main-d’œuvre mondiale, mais les chefs d’entreprise voient de plus en plus les avantages du télétravail : Il est rentable, avec peu de pertes de productivité. De plus, les employés l'apprécient en raison de la flexibilité et de l’équilibre entre travail et vie privée qu’il offre. Avec ce changement vers une main-d’œuvre distribuée de façon plus pérenne, le besoin de leadership collaboratif est plus important que jamais. 

« La communication et l’intelligence émotionnelle n’ont jamais été aussi vitales », explique Dave Garrett. « Notre étude Pulse of the Profession de 2020 a révélé que les collaborateurs ont classé le leadership collaboratif comme la compétence la plus essentielle à une équipe. »

Le chef de projet à distance doit viser un encadrement collaboratif qui embrasse les objectifs suivants :

• Tout le monde se dirige-t-il sûrement vers les mêmes objectifs ?
• Chaque personne avance-t-elle ?
• Est-ce que tout le monde se sent assez en sécurité pour prendre des risques et se tromper parfois ?
• Chaque membre de l’équipe peut-il facilement discuter avec quelqu’un d’autre, quel que soit son rang dans la hiérarchie ?

« Le nouveau défi pour les chefs de projet sera d’intégrer les leçons apprises par le travail virtuel dans leur environnement de travail ‘normal’ en personne », a ajouté M. Garrett. « De nombreux outils et pratiques qui ont été utilisés pour faire face à l’environnement de travail virtuel peuvent et doivent être utilisés au bureau. Les chefs de projet devront déterminer lequel de ces outils continuera de fournir de la valeur à long terme dans le cadre d’une ‘nouvelle normalité’ en constante évolution. »

Pour réussir, les chefs de projet, les membres de l’équipe et les parties prenantes ont besoin de la bonne combinaison d’outils de télétravail. Pour commencer, ils peuvent identifier les outils de collaboration bidirectionnelle appropriés pour maintenir l’engagement.

De nombreux outils sont disponibles pour promouvoir la gestion du télétravail et fournir un engagement collaboratif entre l’ensemble de l’équipe. Voici quelques-uns des outils à distance les plus courants :

• Communication des équipes
  • Microsoft Teams
  • Slack
• Vidéoconférences
  • GoToWebinar
  • Skype
  • Zoom
• Gestion de projet
  • Bamboo
  • Jira
  • Smartsheet
• Collaboration de fichiers
  • Dropbox
  • Google Drive
  • OneDrive
• Développement
  • BitBucket
  • GitLab
  • Github 
  • Kanbanize

Il peut être écrasant de parcourir les offres et de choisir le meilleur outil pour vos projets actuels et futurs (la simplicité de mise en œuvre et d’adhésion font partie des considérations à prendre en compte). En outre, vous devriez rechercher les fonctionnalités suivantes :

• Accès à tout moment et n’importe où depuis n’importe quel appareil
• Diagrammes et graphiques pour le partage des statuts (c.-à-d., Tableaux Kanban et diagrammes de Gantt)
• Collaboration
• Intégrations avec les outils et applications cloud existants de votre organisation
• Aucune informatique ou codage nécessaire à la mise en place de projets
• Mises à jour en temps réel
• Création de rapports et tableaux de bords
• Prise en charge de plusieurs langues

Un appel d’offres est le processus le plus complet pour identifier les solutions appropriées pour votre entreprise. Les organisations publient des appels d’offres, puis sollicitent des offres auprès de fournisseurs. Tous les appels d’offres comprennent des informations générales sur l’entreprise, le processus de l’offre, les contacts principaux, les exigences et un questionnaire du fournisseur. Vous pouvez utiliser le modèle d'appel d’offres suivant pour personnaliser et évaluer les fournisseurs d’outils de collaboration à distance. 

Téléchargez le modèle d'appel d'offres pour les outils de collaboration à distance

Excel | Word

Les outils de visioconférence populaires sont entre autres Zoom et GoToWebinar, mais à mesure que le télétravail se développe, des entreprises technologiques comme Google et Facebook proposent également des applications de visioconférence. Les tchats vidéo peuvent et doivent être disponibles pour des communications individuelles entre des membres de l’équipe, des réunions à plusieurs et des sessions collaboratives entre les membres de l’équipe. Tout le monde doit y assister et pouvoir y assister sur demande, mais c’est au chef de projet à distance de s’assurer que tout le monde dispose des autorisations et des outils d’accès à distance appropriés, et est en mesure de partager toutes les informations en toute sécurité. 

« Il est plus facile de maintenir la productivité et la collaboration lorsque le statut du projet est visuellement disponible », explique Dimitar Karaivanov, PDG et co-fondateur de Kanbanize. « La meilleure façon de communiquer visuellement le statut est d’utiliser un tableau Kanban numérique, un outil que des millions de télétravailleurs utilisent déjà. Le système de Kanban permet une communication centralisée et un contrôle décentralisé, ce que toutes les entreprises recherchent. »

Pour obtenir une liste complète des outils qui permettent la télécommunication, consultez notre guide.

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