Sponsors de projets : rôle, responsabilités et type

Un bon sponsor de projet est responsable, a de l’autorité au sein de l’organisation et peut influencer la réussite du projet. Il joue le rôle de leader et de partisan enthousiaste, encourageant l’équipe de projet et partageant ses progrès et ses réalisations avec le conseil de projet. 

Selon Mr Dolfing, un excellent sponsor exécutif est un sponsor actif. Il partage les huit principes directeurs suivants pour devenir un sponsor de projet à succès :

1. Souvenez-vous que vous n’êtes pas responsable du respect des délais et du budget du projet : c’est le travail du chef de projet. En tant que sponsor de projet, vous êtes responsable de la réalisation des résultats commerciaux, des bénéfices et de la valeur nette.
2. Les résultats du projet ne sont pas des résultats commerciaux : un projet peut livrer un système, mais le système en tant que tel n’a pas de valeur commerciale. L’entreprise veut utiliser le système pour améliorer ses affaires, être compétitive et gagner de l’argent. Il s’agit d’un résultat différent, un résultat qui offre une valeur commerciale réelle. Observez ce que votre investissement dans le projet va fournir ; est-ce un résultat de projet que l’entreprise espère voir fonctionner ou un résultat commercial qui fournira une valeur commerciale réelle et mesurable ?
3. Votre projet est conçu pour mettre en œuvre le changement, tandis que l’entreprise est conçue pour ne pas changer : pour que le projet réussisse, il doit rompre avec l’activité habituelle et apporter un changement valable. Pour ce faire, un projet nécessite de l’aide, du soutien et votre autorité, ainsi que celle de votre comité de pilotage. Aucun changement dans l'entreprise équivaut à aucun avantage commercial, ce qui signifie que vous avez échoué en tant que sponsor de projet.
4. Les personnes que vous avez dans votre équipe de projet déterminent l'issue et les résultats : deux équipes de projet confrontées au même problème produiront deux solutions différentes. Choisissez bien et judicieusement votre équipe de projet. Cela vaut la peine de consacrer du temps à l'étape de l'identification des ressources du projet, en particulier lors du choix de votre chef de projet.
5. Vous ne pouvez pas vous concentrer sur tout, alors vous devriez vous concentrer sur trois choses en particulier :
   • Les risques, hypothèses, problèmes et décisions (RAID) du projet : les problèmes non résolus avant la mise en œuvre représentent une charge de travail et un coût inconnus et non planifiés. Si le journal des problèmes explose, votre calendrier de projet et votre budget exploseront probablement aussi. Et les risques sont des éléments qui menacent le projet et la réussite de la livraison. Une série de nouveaux risques tard dans le projet peut menacer la viabilité de l’ensemble du projet.
   • Le chemin critique (ou chaîne critique) : la manière dont vous suivez ce chemin déterminera la probabilité que vous parveniez à une livraison dans les délais et le budget.
   • La valeur de votre projet : une dérive de la valeur se produit lorsque les bénéfices d’un projet diminuent, tandis que les coûts augmentent. Le résultat est une réduction nette de la valeur du projet, ce qui fait souvent passer le projet d’un rendement positif à un rendement négatif.
6. Soyez présent : rendez visite à l’équipe de projet au moins une fois par mois, ainsi qu'aux domaines d’activité impactés par votre projet. Qu’est-ce qu’ils pensent du projet ? Rendez régulièrement visite à vos parties prenantes clés et évaluez si elles soutiennent toujours le projet. Vous devez être considéré comme un leader, engagé et impliqué. Si vous perdez du soutien commercial, vous devez être le premier à le savoir, afin de pouvoir agir avant qu’il ne soit trop tard.
7. Apprenez à faire votre travail en tant que sponsor : être sponsor de projet n’est pas intuitif et ne découle pas naturellement de la gestion opérationnelle ou hiérarchique. Il s’agit d’un ensemble différent de compétences et de connaissances à acquérir. De même que vous ne voudriez pas que des amateurs travaillent sur votre projet, n'en soyez pas un pour la direction.
8. Repérez les signes de problèmes, ces petits changements inattendus : ces indicateurs comprennent la rotation imprévue des employés qui entraîne une perte des connaissances cumulées du projet, des changements cumulatifs de portée qui réorientent l’ensemble du projet, et des résultats de mauvaise qualité. Avec votre perspective plus large, vous devez examiner ces indicateurs clés de l’échec du projet.