Guide de la Phase de suivi et de contrôle des projets en gestion de projet

Le suivi et le contrôle des projets vous aident à mesurer les performances du projet. Utilisez le processus pour examiner le plan du projet, passer en revue le statut du projet, identifier les problèmes potentiels et mettre en œuvre des changements si nécessaire. Cette phase coïncide avec la phase d’exécution du cycle de vie du projet.

Vous pouvez utiliser cette phase pour respecter les délais et le budget d’un projet, tout en gérant les risques et en évitant de dévier des objectifs. À la fin de la phase de suivi et de contrôle, le client accepte les livrables du projet terminés.

Le suivi et le contrôle des projets sont essentiels pour mener à bien un projet dans les délais, en respectant le budget et sa portée. Les processus de suivi et de contrôle identifient les écarts par rapport au plan de projet. Le suivi et le contrôle des projets garantissent que les performances sont fluides, efficaces et sur la bonne voie. 

Alan Zucker décrit l’importance du suivi et du contrôle des projets pour mener à bien un projet : « Les chefs de projet savent qu’aucun projet ne se déroule parfaitement selon le plan. Nous devons faire preuve de diligence dans le suivi des performances pour voir si elles répondent à nos attentes en matière de réussite. Sinon, nous devons déterminer ce qui est nécessaire pour garder le projet sur la bonne voie. »

Le processus de suivi et de contrôle suit les indicateurs de performance afin de respecter les délais, le budget et la portée d’un projet. Ce processus aide les équipes de projet à découvrir les problèmes avant qu’ils ne se produisent. 

• Surveillez les indicateurs clés de performance (KPI) : Le suivi des KPI maintient les livrables du projet sur la bonne voie et les performances à jour. Les chefs de projet utilisent des données sur les échéanciers, les budgets et la qualité pour prendre de meilleures décisions, apporter des changements afin d’éviter les problèmes et exploiter les opportunités. 
• Surveillez les demandes de changement : Mesurer les données sur les performances du projet permet de savoir si le projet est en bonne voie ou si des changements sont nécessaires. Si le projet est hors piste, une demande de changement sera soumise et mise en œuvre pour corriger la progression.
• Surveillez l’étendue du projet : Cette étape permet de s’assurer que les modifications apportées à la portée du projet sont vérifiées et documentées. Vous devrez mettre à jour tous les documents pertinents, tels qu’un énoncé de portée du projet et une structure de répartition du travail. Vous voudrez également déterminer les ajustements du calendrier et des coûts liés à une augmentation de la portée qui peut provoquer un changement de stratégie.
• Identifiez les risques : Idéalement, l’identification des risques devrait se faire tout au long d’un projet ; lorsque des risques surviennent, vous disposez des informations pertinentes pour prendre la bonne décision. 
• Communiquez avec les membres de l’équipe, les parties prenantes et les clients : Le maintien d’une communication régulière maintient les projets sur la bonne voie et permet d’éviter les malentendus qui coûtent du temps et de l’argent. Il est essentiel que les parties prenantes et les membres de l’équipe reçoivent toutes les informations pertinentes en temps opportun.

Un plan de suivi et de contrôle des projets intègre des facteurs tels que la réussite, la portée, le calendrier, les ressources, les risques et les coûts. Le plan est développé pendant la phase de planification du cycle de vie du projet. 

1. Présentez les grandes lignes du projet.
   Établissez la portée, le calendrier et le budget de base pour l’analyse comparative en fonction du plan de projet. Le plan définit les objectifs, les ressources et les jalons du projet. 
2. Divisez le projet en sous-tâches ou unités de travail.
   Une structure de répartition du travail est un outil utile que les chefs de projet peuvent utiliser pour créer des sous-tâches et gérer le travail. Cette visualisation permet aux chefs de projet de suivre et de simplifier les performances et les livrables. 
3. Exécutez le plan de projet, et faites un rapport et une analyse pour identifier les écarts.
   Déterminez si les écarts sont acceptables et continuez de les surveiller. Trouvez la cause des écarts inacceptables et faites des ajustements.

Les chefs de projet utilisent trois à cinq indicateurs clés de performance pour rendre compte des données de suivi et définir des objectifs afin de maintenir le projet sur la bonne voie. Les KPI doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et opportuns.

• Surveillez les paramètres du projet : Le plan de projet inclura la portée du projet et les mesures de la réussite. Les chefs de projet utilisent les KPI pour suivre le calendrier, les efforts et les coûts et pour s’assurer qu’ils s’alignent sur le plan du projet. 
• Suivez la participation des parties prenantes : En positionnant et en communiquant avec l’équipe de projet, la direction et les clients, vous maintenez tout le monde impliqué et concentré sur la tâche. 
• Surveillez les risques : Lorsque vous effectuez des évaluations des risques tout au long de la durée du projet, vous évitez les problèmes et vous permettez d’atténuer les impacts négatifs sur le calendrier et le budget du projet.
• Surveillez les performances du projet : Les chefs de projet utilisent des tableaux de bord KPI pour identifier les problèmes et mesurer la progression du travail.
• Prenez des mesures correctives pour contrôler la progression : Les chefs de projet utilisent le plan de projet comme base de référence pour contrôler la progression et suivre les changements jusqu’à la résolution, ou jusqu'à la phase de clôture du projet.
• Surveillez et gérez la documentation des données : La documentation des performances et des changements dans le projet permet aux parties prenantes d’être impliquées, d’atténuer les problèmes et d’informer les futurs projets.

Le suivi et le contrôle des meilleures pratiques du projet exigent une attention constante aux détails. Ces meilleures pratiques peuvent donner aux chefs de projet et aux équipes les moyens d’équilibrer le temps, les coûts et le budget.

• Définissez les rôles de l’équipe de gestion de projet : Assurez-vous que les membres de l’équipe connaissent les attentes et les échéanciers à respecter.
• Identifiez un point de contact : Lorsque des problèmes surviennent, il doit y avoir une personne dédiée qui est responsable du suivi, de la documentation et de la surveillance des problèmes. 
• Déterminez la fréquence des rapports sur les KPI : Lors de l’élaboration du plan de projet, décidez de la fréquence à laquelle vous effectuerez des rapports sur les KPI et respectez ce calendrier. Ces données sont essentielles pour le suivi et le contrôle des performances.
• Définissez des seuils d’écart pour le calendrier, le budget et le coût : Déterminez quel pourcentage de changement est acceptable et le chiffre du seuil de variance qui nécessite une modification. 
  • Pour l’écart de calendrier (SV), soustrayez la valeur prévue (PV) de la valeur acquise (VE). 
  • Pour l’écart budgétaire (BV), soustrayez l’argent dépensé du budget prévu pour chaque poste de ligne et divisez-le par le budget initial pour calculer le pourcentage.
  • Pour l’écart de coût (CV), soustrayez le coût réel (AC) de la valeur acquise (VE).
• Déterminez si la cause de la variance est courante ou unique : Le travail se poursuit sans changement en fonction des écarts attendus et acceptables. Si la variance est due à un imprévu, identifiez et mettez en œuvre le changement approprié. 
• Observez les ordres de changement : Consultez les demandes de changement documentées auprès de l’équipe du projet pour les approuver ou les rejeter.
• Surveillez et contrôlez la portée de l’application : Réduisez les dérives des objectifs afin de conserver les paramètres du projet et reconnaissez que les changements peuvent avoir une incidence sur les résultats.
• Suivez un processus d’approbation rigoureux une fois le projet terminé : Assurez-vous de documenter et de déposer toutes les approbations de façon appropriée.

Zucker ajoute : « Les soft skills sont souvent négligées, alors concentrez-vous sur la communication et maintenez efficacement l’intérêt des parties prenantes. Les projets peuvent bénéficier d’un nouveau point de vue, et un comité consultatif de spécialistes offre une supervision et des conseils aux chefs de projet. »

Les chefs de projet dépendent de la surveillance et du contrôle pour suivre, examiner et rendre compte des performances du projet. Ils comptent sur cette phase pour prendre des décisions éclairées, éviter les crises et optimiser les performances et les opportunités. 

Les techniques de suivi et de contrôle des projets concernent trois domaines de la gestion de projet :

• Suivi du plan de projet : Utilisez la méthode du chemin critique (CPM) pour identifier les jalons essentiels du projet et respecter les délais des livrables.
• Suivi du budget du projet : Utilisez la gestion de la valeur acquise pour attribuer des tâches de projet en fonction de leur coût.
• Suivi du statut du projet : Utilisez les rapports de statut des projets pour standardiser le processus de création de rapports et identifier les tâches terminées, les principaux points à retenir, les risques et la progression en temps réel.

Les projets réussis exigent une diligence et une précision dans le suivi et le contrôle ; ainsi avoir la bonne stratégie peut faire toute la différence. Une bonne approche de suivi et de contrôle examine la qualité, les risques et les niveaux d’engagement des parties prenantes et communique tous les résultats du projet.

Ces conseils peuvent vous aider à respecter une stratégie de suivi et de contrôle de projet :

• Définissez un rythme et un processus pour gérer les demandes de changement. 
• Adaptez les rapports de performances aux besoins des projets. 
• Ne surchargez pas l’équipe de projet de demandes d’informations. 
• Positionnez les parties prenantes là où elles sont le plus nécessaires en fonction de leur expertise. 
• Hiérarchisez les données de performances qui peuvent être prises en compte et qui nécessitent une décision. 
• Tenez compte de l’impact des décisions sur le calendrier, le budget et la portée. 
• Établissez un processus décisionnel transparent, et communiquez et documentez les résultats.

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