Qu’est-ce qu’une réunion post-mortem ?
Une réunion post-mortem est une discussion formelle qui se déroule à la fin d’un projet. Au cours de la réunion, l’équipe du projet discute de ce qui s’est bien et moins bien passé, et utilise ces informations pour apporter des améliorations aux processus des futurs projets.
Tous les projets devraient inclure une réunion post-mortem, quelle que soit leur envergure, et même si le projet a été entièrement réalisé en distanciel. Si votre équipe est répartie sur différents sites, utilisez les technologies de vidéoconférence et de partage d’écran pour que tout le monde puisse participer.
Jordan Kentris est un designer qui a travaillé avec de grandes marques, et a dirigé de nombreuses réunions post-mortem. Selon lui : « [Un post-mortem est] vraiment utile pour s’assurer que tout le monde se sente entendu une fois un projet terminé, parce que parfois, quand on est en plein dedans, on n'a pas toujours l’occasion de corriger le tir ».
Le monde IT/DevOps possède sa propre version du post-mortem : Après avoir résolu un incident comme un plantage de serveur ou une intrusion de hacker, l’équipe examine la cause et la résolution pour essayer d’éviter que l’incident ne se reproduise. (Si vous devez organiser un post-mortem d'incident, consultez ces modèles téléchargeables gratuitement.) Découvrez la différence entre un post-mortem d'incident et un post-mortem de projet.
Comment préparer un post-mortem
Une fois que vous avez lancé votre projet, il est temps de vous préparer pour le post-mortem. Voici quelques étapes clés à suivre :
- Choisissez un modérateur. Vous aurez besoin d’une personne ayant des compétences en leadership et en résolution de conflits, et qui connaît bien le projet (mais pas trop impliquée). Le modérateur sera responsable des éléments suivants :
- Envoyer l’ordre du jour et le questionnaire
- Maintenir la réunion sur la bonne voie
- Régler les différends
- Interrompre ou arrêter la réunion si la discussion s’intensifie
- Assurer que l’équipe suit l’ordre du jour
- Maintenir un débat constructif
- Déterminez les sujets de discussion. En tant que chef de projet, vous devez sans doute avoir vos propres idées sur le résultat ; utilisez ces idées pour créer une liste de haut niveau pour commencer à établir l'ordre du jour.
- Recueillez les commentaires de l’équipe. Cherchez à obtenir des informations sur ce qui a bien marché et moins bien marché, selon l'équipe. Idéalement, vous pouvez organiser une discussion avant la réunion (il peut s’agir d’une réunion de 15 à 30 minutes avec un tableau blanc) pour générer une liste de problèmes de haut niveau. Si vous ne pouvez pas organiser de réunion, envoyez un sondage. Quelle que soit la méthode utilisez, commencez par quelques exemples de questions. Vous pouvez utiliser ces modèles de post-mortem de projet en téléchargement gratuit pour guider votre réunion.
- Déterminez le coût, le calendrier et la portée de base du projet. Étant donné que ces facteurs (aussi appelés la triples contrainte) ont très probablement changé au cours du projet, faites référence aux bases actuelles. Utilisez ces éléments pour savoir si le projet a réussi ou échoué dans ces domaines. Consultez notre guide complet de la théorie de la triple contrainte pour en savoir plus.
- Créez une présentation. Ce document doit mettre en évidence les problèmes et les réussites soulevés lors de la discussion ou du sondage avant la réunion, ainsi que tous les sujets de discussion.
- Créez un ordre du jour et envoyez-le avant la réunion. Pensez à envoyer l'ordre du jour suffisamment tôt que les participants puissent le consulter, et à y inclure les éléments suivants :
- Les éléments de la discussion, du sondage ou du questionnaire pré-réunion
- Une liste de règles de base pour la réunion post-mortem
- Les sujets de discussion de votre présentation
Ordre du jour de la réunion post-mortem
L’ordre du jour de la réunion sera l'ossature que vous développerez pour proposer une liste complète de questions et d’actions. À un niveau élevé, l’ordre du jour comprend une vue d’ensemble du projet, les résultats et récapitulatifs, le succès et les échecs, les principaux points à retenir, et un résumé.
Jordan Kentris explique : « Lorsque vous définissez l’ordre du jour, soyez vraiment clair quant aux attentes de chacun, et assurez-vous que l’équipe suit cet ordre du jour et comprend qu'il sert à élaborer des solutions pratiques. »
Modèle d’ordre du jour d’une réunion post-mortem
Utilisez ce modèle gratuit pour créer un ordre du jour pour votre réunion post-mortem de projet. Ce modèle vous guidera dans tout le processus : ouverture de la réunion, discussion des réussites et des problèmes du projet, création et de attribution d’éléments d’action, et la conclusion de la réunion. Utilisez le questionnaire pré-réunion inclus pour aider les participants à préparer leurs commentaires.
Téléchargez le modèle d’ordre du jour de réunion post-mortem
Consultez ces autres modèles de réunion post-mortem, tous disponibles en téléchargement gratuit.
Règles de base pour les réunions post-mortem
Pour garantir un post-mortem productif, définissez et suivez des règles de base qui favorise une discussion ouverte et honnête, donnez à chacun l’occasion de participer, et aidez l’équipe à traiter en priorité les problèmes critiques. Voici des exemples de manières courantes d'organiser un post-mortem :
- Définissez les attentes. L’organisateur de la réunion doit définir ces règles de base pour les participants. Les idées suivantes contribueront à favoriser la discussion :
- Faites savoir à tout le monde que la réunion est un espace sûr, et que rien de ce qui sera dit n'aura d'effet sur le travail de quiconque. Cela donne aux participants la liberté et la sécurité de parler de problèmes qui peuvent déplaire à d'autres.
- N'allez pas sur le terrain personnel : concentrez-vous sur les problèmes liés aux processus plutôt qu'aux individus. Envisagez d’utiliser le format post-mortem sans reproche.
- Traitez les problèmes abordés par l'équipe comme des opportunités d’apprentissage, qui peuvent ensuite être utilisées pour apporter des changements positifs.
- L'organisateur de la réunion doit adopter le comportement qu’il souhaite voir chez les participants.
- Pas de dispute pendant la réunion. Cette tactique contribue à créer un environnement sûr et respectueux dans lequel tous les participants se sentent écoutés et valorisés. Si vous permettez les disputes, il est probable que certaines personnes garderont leurs pensées pour elles-mêmes afin d’éviter la confrontation.
- Interrompez ou arrêtez la réunion si la discussion dégénère. Cette responsabilité incombe à l'organisation de la réunion, qui doit se sentir prêt à intervenir si une dispute éclate, ou si la discussion devient personnelle.
- Donnez à chacun la chance de parler.
Cela encouragera les introvertis et les personnes calmes à participer. Le modérateur peut faire passer un objet (comme un bâton de parole) qui donne à celui qui le tient le droit exclusif de parler. Grant Aldrich, fondateur de OnlineDegree.com, conseille : « Je pense que vous devriez donner à tous les membres de l’équipe l’occasion de prendre la parole. Et même, l'obligation. »
- Chaque personne doit disposer d’un temps limité pour parler. Une limite de temps oblige les participants à aborder les éléments les plus importants pour eux (le modérateur peut utiliser un minuteur pour appliquer cette règle). Grant Aldrich ajoute : « On donne la parole pour un temps limité ; cela aide [les participants] à respecter le temps de parole des autres, et oblige la personne à vraiment réfléchir aux choses les plus importantes à aborder. »
- Tous les commentaires doivent être constructifs, spécifiques et exploitables. Par exemple, plutôt que de dire : « Jack nous a fait rater notre échéance » (ce qui n’est pas constructif, précis ou exploitable), il serait préférable de dire: « Si Jack avait eu accès au calendrier de livraison du fournisseur, il aurait pu s’assurer que nous avions de la place dans l’entrepôt pour les matériaux à leur arrivée, et nous n’aurions pas eu à les stocker hors site. » Comme le dit Aldrich, « Il faut rester extrêmement constructif et parler de tout ce qui s’est passé, pourquoi cela est arrivé, et comment nous allons apporter des améliorations afin que cela ne se reproduise plus. »
Comment organiser une réunion post-mortem
Lors d’une réunion post-mortem, vous devez trouver un équilibre entre suivre l’ordre du jour et laisser place à des axes inattendus mais fructueux. Offrez à chacun l’occasion de parler (sans laisser quelques-uns dominer la conversation), et prévoyez assez de temps pour être productif sans que la réunion ne s'éternise.
- Planifiez le post-mortem lorsque vous démarrez le projet. Les post-mortem doivent faire partie du plan de projet dès le début, afin que les membres de l’équipe de projet pensent à enregistrer leurs réussites et leurs échecs (et les données liées au projet) au fur et à mesure qu’ils se produisent.
- Définissez un délai de réunion. Il y a plusieurs écoles de pensée quant à la longueur idéale d'une réunion post-mortem :
- Au moins 90 minutes : Cette durée peut donner à chacun le temps de parler, et permet une discussion approfondie des idées. L'aspect négatif, c'est que les longues réunions peuvent être fastidieuses ou perçues comme une perte de temps.
- Trente minutes : Ce format oblige les participants à ne discuter que des éléments les plus critiques et à rester concentrés. Cependant, une réunion aussi courte signifie qu’il n’y a pas assez de temps pour discuter de toutes les questions clés ou envisager des résolutions.
- Faites une liste de participants. Les avis divergent également sur le nombre idéal de participants à une réunion post-mortem. Les petites réunions (p. ex., 5 à 10 participants) peuvent être plus concentrées, mais limitent la participation aux personnes clés (ce qui peut être difficile dans le cas de projets plus importants). Pour les projets plus importants, il peut être logique d’avoir une série de petites réunions, puis une présentation finale des enseignements tirés.
- Nommez un secrétaire de séance. Choisissez quelqu’un (qui n’est pas impliqué dans le projet) pour suivre la discussion et les éléments d’action. Il peut aussi être judicieux d’enregistrer la réunion pour y faire référence lors de la création des notes de réunion.
- Commencez la réunion par une introduction. Présentez les règles de base et rappelez au groupe que la réunion est censée être une discussion constructive. Le modérateur définira les perspectives du groupe et l’aidera à se sentir à l’aise et en sécurité. Ouvrez sur une note positive, comme une plaisanterie, ou mentionnez une grande réussite du projet. Cela devrait durer quelques minutes.
- Créez une chronologie des jalons.
Récapitulez les résultats de haut niveau du projet et les attentes initiales. Ensuite, créez un calendrier du projet avec des jalons importants : Ce sera l'essentiel de la réunion (notez que vous créerez une représentation visuelle du projet). Paula Cizek, directrice de la recherche chez nobl.io, une entreprise de design organisationnel, explique : « La première chose à faire est de générer des jalons. Ceux-ci peuvent être des jalons officiels du projet ou des livrables, comme la signature de contrats, ou la livraison du nouveau produit. Ils peuvent également inclure des événements plus informels ou sociaux, comme une happy hour en équipe. » Indiquez une date pour chaque jalon.
Faites le tour de la salle et demandez à chacun sa réussite la plus importante. Ajoutez-les au-dessus de la chronologie. Répétez le processus pour les problèmes et ajoutez-les sous la chronologie.
Cizek suggère : « Demandez aux participants de réfléchir et de noter ce qui s’est bien passé, en se concentrant uniquement sur les points positifs liés à chacun de ces jalons. Demandez-leur d’être précis. Cela ne sert à rien de dire : "Super réunion". Comment refaire une super réunion ? En quoi était-elle super ? Demandez aux participants de vraiment préciser ce qui a bien fonctionné et pourquoi, puis demandez-leur de l'indiquer sur la chronologie. »
- Commencez à répertorier les éléments d’action. Chaque réussite et chaque problème doivent générer au moins un élément d’action. Attribuez un responsable à chaque élément d’action ; cette personne devra suivre cet élément d’action jusqu’à la clôture. « Avant de quitter la réunion, identifiez les personnes qui doivent s’assurer que la politique est intégrée aux processus existants », ajoute Cizek.
- Examinez les problèmes. À ce stade, vous devriez être au cœur de la réunion, et vous pencher sur ce qui a mal tourné, ce qui s’est bien passé et ce que vous devriez faire différemment lors des futurs projets. L'organisateur de la réunion doit poser des questions quantitatives et qualitatives pour aider l’équipe à approfondir chaque réussite ou problème.
- Questions quantitatives : Ces questions appellent une réponse définie (p. ex., oui ou non) ou une sélection dans une liste de choix. Il s’agit de questions fermées, comme celles-ci :
- Votre partie du projet a-t-elle été réussie ?
- Évaluez la réussite du processus d’approvisionnement sur une échelle de 1 à 5.
- Le calendrier était-il réaliste et permettait-il de respecter la majorité de vos échéances ?
- Questions qualitatives : Ce type de question nécessite une analyse ou des réponses subjectives. On les appelle aussi des questions ouvertes, comme celles-ci :
- Qu’est-ce qui a fait le succès de votre partie du projet ?
- Comment pouvons-nous améliorer le processus d’approvisionnement ?
- Qu’est-ce qui pourrait être fait différemment dans le prochain calendrier de projet pour vous assurer que vous pouvez respecter les échéances ?
Cette discussion devrait également faire ressortir les causes profondes. Elles relèvent généralement d’une des trois catégories générales suivantes, ce qui peut être utile lors de l’attribution des responsables d’éléments d’action :
- Processus : Quelque chose ne va pas dans les processus de l’organisation. Par exemple, il peut être nécessaire de modifier les lignes de communication ou de restructurer le processus d’approvisionnement.
- Projet : Il y a eu un problème dans la gestion ou l’exécution du projet, comme une estimation erronée du coût ou du calendrier, ou la non-gestion du contrôle des changements.
- Personnes : Un membre de l’équipe a fait une erreur, comme manquer une échéance ou ne pas suivre les étapes correctes du processus.
- Questions quantitatives : Ces questions appellent une réponse définie (p. ex., oui ou non) ou une sélection dans une liste de choix. Il s’agit de questions fermées, comme celles-ci :
- Clôturez la réunion. Remerciez tous les participants pour leur présence et leur contribution. Passez quelques minutes à récapituler ce que vous avez appris, et donnez un calendrier pour le suivi de votre plan d’action. Terminez sur une note positive, par exemple en signalant quelques réussites, ou en rappelant à l’équipe les impacts positifs que le projet aura sur votre entreprise.
Grant Aldrich ajoute : « Dans notre organisation, nous ne quittons pas la salle sans une liste d’éléments exploitables que nous allons mieux faire en équipe, et qui sont acceptés par tous les participants de la salle. » - Partagez les notes de la réunion post-mortem. Tous les participants à la réunion doivent obtenir un exemplaire des notes, qui doivent inclure les éléments suivants :
- Un résumé de chaque problème et de chaque réussite
- Une analyse de la cause profonde de chaque problème
- Les étapes suivies pour diagnostiquer chaque problème et chaque réussite, quelles évaluations ont été effectuées, et les mesures prises pour résoudre chaque problème
- Chronologie de chaque problème et réussite
- Enseignements tirés
- Liste des éléments d’action et des responsables de chaque action
Vous devrez également trouver un moyen de hiérarchiser les éléments d’action. Il existe de nombreuses façons de le faire, y compris la méthode MoSCoW, qui place les éléments d’action dans les compartiments suivants :
- Must Have (vital) : Éléments critiques qui doivent être traités immédiatement
- Should Have (essentiel) : Éléments importants qui ajouteront une valeur significative à l’organisation
- Could Have (confort) : Des éléments agréables à avoir qui auront un petit impact
- Won't Have (luxe) : Éléments à faible priorité ou à faible impact qui n’ont pas besoin d’être traités rapidement
Quel que soit le schéma de hiérarchisation que vous utilisez, recherchez des gains rapides : des changements qui peuvent être effectués avec peu d’efforts, mais qui auront un impact positif immédiat.
Astuces pour organiser des réunions post-mortem efficaces
Les post-mortem bien gérés peuvent donner des informations constructives et exploitables qui peuvent avoir des effets positifs sur les futurs projets. Voici quelques astuces pour rendre ces réunions plus fructueuses.
- Mettez en œuvre les modifications. Une fois la réunion terminée, commencez à concrétiser les modifications abordées. Consultez les notes de la réunion et utilisez-les pour créer un plan d’action comprenant les parties suivantes :
- Une liste hiérarchisée des éléments d’action et de leurs responsables. Vous pouvez utiliser un processus, comme la méthode MoSCoW (décrite ci-dessus), pour trier les éléments. Vous pouvez également rechercher des points communs dans les éléments d’action et les associer pour réduire l’effort requis.
- Un tableau permettant de suivre le statut de chaque élément d’action et le moment où l'équipe apprend qu'il est terminé.
- Des plans d’envoi de communications à d’autres parties de l’entreprise qui bénéficieraient des enseignements tirés.
- Faites en sorte que la réunion soit agréable. Les sujets abordés peuvent être négatifs. Lancer une petite plaisanterie de temps à autre peut réduire les tensions et rendre ces discussions moins douloureuses.
- Restez positif. La plus grande partie de la réunion concernera des choses qui ont mal tourné, alors rappelez à tout le monde que beaucoup de choses se sont bien passées aussi.
- N’oubliez pas qu’il s’agit d’une discussion, et non d’une conférence. En tant que chef de projet, vous avez beaucoup à dire, mais votre équipe aussi. Une discussion approfondie de chaque problème peut aider à dénicher de meilleures solutions potentielles.
- Évitez les désaccords personnels. L’objectif de la réunion est d’examiner comment améliorer les processus. Comme on dit, « ce n’est pas personnel, c’est juste les affaires ».
- Favorisez un bon comportement. C’est au modérateur de donner le ton et de rappeler à chacun d’être honnête et respectueux. De même, si la discussion s'emballe ou s'envenime, il doit intervenir et recentrer la réunion.
- Pas d'ordinateurs portables dans la salle (à part pour le secrétaire de séance). Limiter le nombre de distractions lors d’une réunion aide les participants à rester concentrés sur la discussion. Vous pouvez également envisager une règle similaire pour les téléphones.
- Pensez aux fuseaux horaires. Si votre équipe est répartie sur différents sites, prenez connaissance des heures de travail de chacun et planifiez la réunion à un moment tout le monde travaille. Pour plus d’informations sur la communication avec des équipes à distance, lisez « Comment mettre en œuvre des stratégies de communication d’équipe à distance pour votre entreprise : Meilleures pratiques et astuces d’experts ».
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