Qu’est-ce que la gestion de projet d’entreprise ?
La gestion de projet d’entreprise fait référence aux processus opérationnels et à l’état d’esprit requis pour administrer plusieurs projets à l’échelle de l’entreprise. Le processus aligne stratégiquement la gestion de portefeuille, de programme et de projet, dans le but de créer des synergies qui génèrent de la valeur.
» La gestion de projet d’entreprise consiste à obtenir les résultats souhaités aussi efficacement que possible dans toutes les conditions », explique Jason Scott, auteur de The Irreverent Guide to Project Management, et consultant principal, fondateur et PDG de 120VC, une société de services de gestion de projet qui fournit des solutions humaines pour stimuler l’innovation et le changement. « Vous devez être agile (avec un ’a’ minuscule) pour faire avancer les choses afin d’atteindre ces résultats. »
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Cadre de gestion de projet d’entreprise
Un cadre de gestion de projet au niveau de l’entreprise est une combinaison de stratégie commerciale, de gouvernance et de méthodes de gestion. Les structures aux niveaux stratégique, tactique et organisationnel travaillent ensemble efficacement pour stimuler la création de valeur.
« Des cadres comme ceux du Project Management Institute (PMI) offrent des lignes directrices, et non des règles strictes et rapides », explique Scott. « Les organisations – et les personnes au sein de l’organisation – doivent être prêtes à changer et à se transformer pour obtenir les résultats nécessaires et attendus avec la gestion de projet d’entreprise. »
Le rapport Pulse of the Profession Report 2021 du PMI appelle à une approche élégante et stratégique pour les projets et détaille l’émergence de « l’entreprise gymnastique » qui allie gouvernance et structure à la flexibilité et à une optique de gestion du changement, en particulier dans la transformation numérique. Le rapport traite le passage au travail virtuel en raison de la pandémie en tant que point pivot pour les organisations au niveau de fonctionnement élevé, en se concentrant moins sur la façon dont les gens travaillent et procèdent et beaucoup plus sur les résultats.
La valeur apportée par la mise en œuvre de la gestion de projet à l’échelle de l’entreprise est que vous êtes en mesure d’agir assez rapidement pour arrêter les pertes ou capitaliser sur une fenêtre d’opportunité potentielle.
Comprendre les cadres de la gestion de projet d’entreprise
Stratégie et gestion de projet d’entreprise: Une gestion de projet d’entreprise efficace fonctionne à partir d’une stratégie et d’une gouvernance descendante qui englobe toute la mise en œuvre de programmes et de projets. La gestion de projet d’entreprise continue d’évoluer en tant que pratique et nécessite donc un changement culturel et un éloignement des départements cloisonnés. La réalité est que les projets, des fusions et acquisitions aux grandes initiatives informatiques, ont des impacts à l’échelle de l’entreprise sur les performances et les budgets.
Malgré le besoin pressant d’initiatives pour remplir les missions de l’entreprise, la plupart des initiatives et des projets sont sujets à l’échec. Le rapport Pulse of the Profession 2018 du PMI a révélé que toutes les 20 secondes, plus d’un million de dollars sont gaspillés. Ce résultat, qui est vrai pour les entreprises du monde entier, amène à la mise en œuvre de l’analyse de rentabilisation.
- Le bureau de gestion de projet d’entreprise (EPMO): Le bureau de gestion de projet d’entreprise est une fonction et une pratique commerciales axées sur les objectifs commerciaux stratégiques: gestion, croissance, différenciation de base, orientation concurrentielle, valeur et gestion financière. L’EPMO travaille avec les cadres supérieurs et la haute direction et relève de leur autorité. Le bureau assure la gouvernance, les meilleures pratiques de gestion de portefeuille de projets, les outils, le mentorat et la normalisation des processus. La gestion de projet d’entreprise offre une visibilité sur tous les projets, jusqu’au niveau de la haute direction, pour assurer la production de valeur et l’élimination du gaspillage afin d’accélérer les initiatives de l’entreprise jusqu’à ce qu’elles se concluent de manière bénéfique.
- Le Bureau de gestion des portefeuilles de projets (PPMO) : Le bureau de gestion des portefeuilles de projets établit des méthodologies et des processus qui identifient et sélectionnent des portefeuilles de projets maximisant la valeur de l’entreprise. Les responsabilités du PPMO comprennent la collaboration avec les cadres supérieurs pour préciser les objectifs des portefeuilles et définir les données à soumettre pour les propositions de projet. Le bureau détermine et annonce le mécanisme, l’algorithme ou le modèle utilisé pour estimer la valeur des projets en cours et proposés. Sur la base de la stratégie et des données, le bureau établit des recommandations sur les priorités du projet et sur la composition du portefeuille de projets et décide de la façon d’allouer les ressources disponibles du projet. Vous trouverez les meilleures pratiques et les pistes concrètes menant au succès du PPMO dans notre guide de gestion de portefeuilles de projets d’entreprise.
Tactique et gestion de programmes : Le niveau tactique est responsable de la performance, de la gouvernance, du contrôle, de la conformité, de la gestion des risques et de la gestion des programmes. Les gestionnaires de programme sont placés sous l’autorité du PPMO, qui veille à améliorer les processus dans un environnement multiprojet.
Le Bureau de gestion de programmes (PMO) : Le Bureau de gestion de programmes est placé sous l’autorité des cadres supérieurs et des promoteurs de projets. L’équipe de gestion des programmes contrôle plusieurs projets en s’appuyant sur des programmes qui sont généralement interdépendants et impliquent divers services de l’entreprise. Les PMO stratégiques aident à contrôler le portefeuille, la hiérarchisation et la stratégie en fonction des directives au niveau de l’organisation. Le bureau coordonne les ressources de plusieurs services, génère des rapports pour les cadres et les promoteurs de projets, identifie les dépendances des projets et coordonne les projets.
En quoi la gestion de projet d’entreprise est-elle différente de la gestion de programme ?
La gestion de projet d’entreprise est axée sur la mission, la stratégie et la valeur, tandis que la gestion de programme est une tâche tactique. Les bureaux EPM gèrent plusieurs programmes qui s’alignent sur la stratégie de l’entreprise et la valeur commerciale.
Les cadres dirigeants et la haute direction sont responsables de l’établissement de la vision et de la stratégie pour chaque niveau de l’entreprise. En revanche, le bureau de gestion de programme travaille au niveau tactique. Le PMO fournit l’orientation du programme, l’analyse et la résolution des risques, les mesures de performance et d’autres données. Les PMO assurent également le respect des normes de gestion de projet.
Les activités d’exploitation et de gestion de projet se concentrent sur les ressources humaines, l’approvisionnement, la gestion des produits, le marketing, les ventes et le service à la clientèle, la production, la chaîne d’approvisionnement et la logistique.
Pour ce domaine, le PMO prend en charge l’administration de l’équipe de gestion de projet et réglemente les processus de gestion liés au projet. Le PMO est chargé de fournir un suivi précis des délais et des coûts, des rapports sur le statut et la livraison des projets approuvés dans les délais et dans les limites du budget.
La gestion de projet est un domaine complexe et précieux avec de nombreux éléments mobiles. Examinez les meilleures pratiques et les objectifs en lisant un résumé de la gestion de projet.
En quoi la gestion de projet d’entreprise est-elle différente de la gestion de projet ?
La gestion de projet d’entreprise se concentre sur les objectifs stratégiques et la mise à disposition de business plans. L’objectif de la gestion de projet est de fournir des livrables de qualité dans le cadre, le coût et le calendrier spécifiés.
Les bureaux de gestion de programme sont responsables de fournir des produits ou des services de qualité dans les limites du cadre, des délais et du budget définis. Les parties prenantes de l’EPM comprennent les chefs d’équipe, les membres de l’équipe, les experts en la matière et les propriétaires des processus.
Rôles et responsabilités dans la gestion de projet d’entreprise
Les rôles et les responsabilités dans la gestion de projet d’entreprise varient d’une organisation à l’autre. Dans un environnement EPM mature, le PDG ou le directeur de l’exploitation est le plus haut niveau hiérarchique, et ils sont assistés par un chef de projet et un chef de projet d’entreprise.
Voici un bref aperçu des rôles les plus élevés dans la gestion de projet d’entreprise :
- Président-directeur général (PDG) ou directeur de l’exploitation (COO) : Selon la structure organisationnelle, le PDG ou le directeur de l’exploitation est l’autorité hiérarchique suprême. Les PDG sont des champions du changement et des forces motrices d’une culture qui soutient l’agilité organisationnelle et l’adoption des nouvelles technologies. Dans un sondage Forbes Insights de 2019 réalisé auprès de dirigeants, 92% considèrent le bureau de gestion de programme comme une force de transformation pour l’adoption de technologies de rupture. Et près de 90 % des cadres interrogés estiment que l’EPMO est un élément essentiel des futures transformations numériques.
- Chef de projet (CPO) : Les CPO sont des membres du conseil d’administration. Les CPO parrainent et supervisent des projets, des portefeuilles et des programmes importants pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise. Ils évaluent les risques et s’assurent qu’ils sont bien équilibrés par des avantages. L’un des aspects cruciaux du poste est de favoriser l’efficacité et les liens entre les projets, notamment en veillant à ce que chaque projet ait un leader efficace. Le CPO est également chargé de mettre en œuvre une méthodologie de gestion de projet appropriée et de contrôler la portée du projet. Dans l’ensemble, il est chargé d’atteindre l’excellence en matière d’exécution.
- Chef de projet d’entreprise: Les chefs de projet d’entreprise sont chargés de s’assurer que tous les projets au sein d’une organisation répondent aux attentes en fonction des directives du PDG et du CPO. Les chefs de projet d’entreprise ne sont pas nécessairement impliqués dans les détails de projets particuliers, mais supervisent plutôt les projets pour qu’ils soient alignés sur les objectifs de haut niveau. Dans le même temps, chaque projet du portefeuille doit être achevé à temps et sans dépasser le budget.
Les principaux acteurs de la transformation vers la gestion de projet à l’échelle de l’entreprise sont les suivants :
- Propriétaire exécutif de l’EPM: Chaque projet réussi doit avoir un leader qui est la voix et le défenseur du projet. Le propriétaire exécutif doit définir la vision et l’orientation pour la solution de gestion de projet d’entreprise de l’organisation et défendre la vision et le leadership de l’EPM auprès de ses pairs.
- Promoteur de l’EPM: Le promoteur représente le lien entre la vision et l’orientation de haut niveau d’un côté et la planification et les opérations quotidiennes pour réaliser la gestion de projet d’entreprise de l’autre.
Un examen plus approfondi de ce que fait un chef de projet d’entreprise
Les chefs de projet d’entreprise se concentrent sur le problème central à résoudre. Avec la contribution des promoteurs et des parties prenantes, le chef de projet de l’entreprise décide comment aborder le problème en identifiant les objectifs, la portée et les tâches pour obtenir le résultat souhaité.
Les responsabilités d’un chef de projet d’entreprise sont les suivantes :
- Préserver la vision de l’entreprise : Les chefs de projet d’entreprise qui réussissent maintiennent la vision, les objectifs et les buts sous-jacents de l’entreprise à l’esprit de tous. Le chef consacre suffisamment de temps à acquérir une compréhension approfondie de la valeur du projet et s’assure que toutes les parties prenantes le comprennent.
- Compréhension du marché : Les chefs de projet d’entreprise doivent avoir une bonne vue d’ensemble de l’environnement du marché qui a un impact sur chaque projet et utiliser ces connaissances pour déterminer la valeur, l’organisation et la surveillance du projet.
- Fournir un cadre pour les activités de projet: Sur la base des directives stratégiques, les chefs de projet d’entreprise fournissent des instructions avec une structure claire que les membres de l’équipe doivent suivre afin de mener à bien les projets.
- Recruter des prestataires: Sur la base de tous les besoins en compétences du projet, les chefs de projet d’entreprise sélectionnent des fournisseurs internes et externes. Ils embauchent également de nouveaux talents pour mener à bien les projets avec la plus grande efficacité possible.
- Prévenir les doublons et reconnaître les opportunités : Les chefs de projet d’entreprise identifient les cas où les projets entrent en conflit ou font double emploi, car ils ont une vue d’ensemble et sont familiarisés avec les initiatives.
- Négocier avec les cadres : Lorsque le personnel, le budget et le calendrier – ou dans certains cas le projet lui-même – doit être réexaminé, l’EPM travaillera avec les cadres et les chefs d’entreprise pour mener à bien les projets.
- Identifier les ressources nécessaires: Une fois l’organisation établie, le chef de projet d’entreprise examine tous les besoins. Une fois les besoins clarifiés, le chef de projet d’entreprise alignera toutes les ressources humaines, matérielles et services internes et externes sur les restrictions budgétaires.
- Définir des jalons et coordonner les activités : Pour livrer les projets et les portefeuilles dans les délais et en respectant le budget, les chefs de projet clarifient les choses auprès de tous les membres de l’équipe. Les tâches comprennent la supervision ou l’attribution des rôles, la réalisation de livrables et de plans pratiques que toutes les parties prenantes et le personnel peuvent comprendre.
- Assurer la contribution et les avantages des membres de l’équipe : L’engagement des membres de l’équipe va de pair avec la vision. Les directives des chefs de projet d’entreprise encouragent tout le monde à travailler de concert vers un seul objectif de performance au plus haut niveau possible.
- Médiation des conflits : Le développement de projets et de portefeuilles est un processus complexe qui implique d’immenses ressources humaines et monétaires. Le niveau de complexité exige des compétences de gestion bien rodées pour prévenir les conflits. Les techniques de résolution des conflits comprennent la résolution gagnant-gagnant où toutes les parties atteignent leurs objectifs et parviennent à un compromis satisfaisant. Surtout, les chefs de projet d’entreprise fournissent un feedback continu et sont flexibles pour éviter les conflits avant qu’ils ne commencent.
- Tirer parti des leçons apprises : Les chefs de projet qui réussissent examinent les données essentielles pendant les projets, puis identifient les problèmes potentiels et améliorent les projets futurs. Évaluez les échecs, les réussites et les leçons apprises afin d’affiner en continu les processus d’amélioration.
De nombreuses étapes, contributions et partenariats sont impliqués dans la création de valeur du projet. Apprenez à prendre le contrôle en comprenant les différentes phases de la gestion de projet.
Éléments de la gestion de projet d’entreprise
La gestion de projet d’entreprise comporte sept composantes ou éléments : le contrôle et l’analyse des risques, l’estimation, l’examen des méthodologies, la notification des problèmes à la hiérarchie, la gestion du temps, les systèmes d’information, la formation et le mentorat.
Ces éléments sont décrits en détail ci-dessous.
1. Contrôle et analyse des risques
Une méthodologie d’analyse des risques bien construite vous aidera à décider du niveau de risque acceptable au vu des avantages potentiels du projet. La gestion des risques est vitale pour les organisations de toutes tailles. Découvrez les meilleures pratiques et obtenez des modèles et plus encore dans notre guide de mise en œuvre de la gestion des risques d’une entreprise.
Modèle de plan de gestion des risques d’un projet
Télécharger le modèle de plan de gestion des risques d’un projet
Ce modèle est facile à personnaliser avec les détails du projet, la tolérance au risque et les processus d’atténuation. Ajoutez les données et les calculs nécessaires; notez également les rôles et les responsabilités, l’identification des risques et un inventaire des risques à des fins d’analyse et de surveillance.
2. Estimation structurée
Idéalement, la direction validera la publication d’un processus d’estimation et d’une méthodologie que les chefs de projet au sein d’une grande organisation pourront suivre. Ensuite, le chef de projet doit expliquer et défendre le temps et le budget estimés auprès de la direction avant d’avancer. Les estimations en trois points qui incluent les points de vue optimistes, probables et pessimistes fournissent également une base rigoureuse pour les estimations des imprévus.
3. Examens des projets
La gestion de projet d’entreprise nécessite des révisions à plusieurs moments du cycle de vie du projet. Le PMI recommande d’étudier l’engagement, le démarrage, le progrès et la clôture. L’objectif de ces examens est d’attirer l’attention par le biais de vérifications sur les normes, le statut et les problèmes, ainsi que de mettre à jour le plan d’atténuation des risques. De plus, les examens aident les chefs de projet à fournir une consultation à valeur ajoutée.
4. Coaching en gestion de projet
Le coaching accélère les compétences et les capacités de prise de décision des chefs de projet, tout en réduisant les taux d’abandon. Le rôle du coach est d’agir en tant que mentor, d’aider pendant les périodes critiques et d’offrir de l’aide dans la prise de décision à haut risque. Un bon coach aidera le chef de projet à comprendre le besoin d’accroître ses compétences et à élaborer son plan de développement.
5. Gestion des problèmes remontés à la hiérarchie
Les projets consomment souvent plus d’efforts et de temps que nécessaire, ou ils échouent en raison d’une incapacité à repérer et à résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent. Les problèmes venant de différents projets et qui partagent des problèmes fondamentaux sont analysés et les résultats sont utilisés pour hiérarchiser les changements systémiques ou organisationnels, les initiatives relatives à un service de l’entreprise ou d’autres défis qui empêchent les progrès. Il peut être utile d’avoir une liste de contrôle pour les examens de processus.
6. Suivi du temps et comptabilité
C’est l’un des aspects les plus importants et les plus difficiles de la gestion de projet. Le suivi du temps et la comptabilité sont essentiels pour les rapports actuels et historiques et la compréhension du retour sur investissement du projet. Créez des directives d’estimation, basées sur les projets passés et gérées au niveau du chef de projet, et demandez au chef de projet de les examiner et de vérifier le temps et le budget excédentaires. Le logiciel de gestion de projet est inestimable pour gérer et partager plus facilement le suivi du temps et la comptabilité et pour créer une base de données dans laquelle vous pouvez développer des directives d’estimation financière et temporelle.
Modèle de budgetisation de projet
Télécharger le modèle de budgétisation de projet
Livrez des projets à temps et sans dépasser le budget avec ce modèle de budgétisation, qui vous permet de suivre la main-d’œuvre, les coûts fixes, les matériaux et d’autres éléments. Grâce à ce modèle pratique, gérez facilement les dépenses supplémentaires et fournissez des informations sur les écarts budgétaires, afin que tous les membres de l’équipe et les parties prenantes soient informés.
7. Systèmes logiciels
Les entreprises peuvent utiliser un logiciel de gestion de projet d’entreprise pour évaluer les progrès, gérer la dérive de la portée et livrer de manière fiable des projets qui correspondent aux objectifs de l’entreprise. Les outils sont disponibles en tant qu’outils distincts pour les acheteurs spécialisés ou en tant que suite complète.
Que sont les projets d’entreprise ?
Les entreprises axées sur la transformation et le changement s’appuient sur des projets d’entreprise, qui sont des projets à grande échelle ayant un impact sur l’ensemble de l’organisation et incluant des centaines (voire des milliers) de parties prenantes. Les entreprises ayant une présence mondiale adoptent de plus en plus des projets d’entreprise pour améliorer la culture d’entreprise, créer de la valeur pour les actionnaires et fournir des produits de qualité.
Voici quelques exemples de projets d’entreprise :
- Tesla, Inc. : Depuis 2008, la vision audacieuse de Tesla est d’« accélérer la transition mondiale vers l’énergie durable ». La portée mondiale de cette vision est un exemple de pensée systémique proactive et de leadership exécutif puissant. Malgré le maintien de divisions régionales, Tesla adhère aux directives de gestion de projet d’entreprise et est centralisée, et l’ensemble de l’organisation est contrôlée par des décisions prises par un groupe ou une équipe centrale. La méthode consiste à appliquer les principes de l’EPM et du développement de logiciels à des cycles de développement courts afin de créer des véhicules électriques révolutionnaires. Les employés de Tesla partagent une vision commune (« faire l’impossible ») qui unit les gens et réduit les conflits. Les équipes sont invitées à penser comme des propriétaires et à innover constamment. L’entreprise récompense les contributions innovantes des employés. En conséquence, Tesla est l’un des principaux constructeurs d’automobiles électriques au monde.
- Lowe’s Companies, Inc. : La société tire parti de la gestion de projet d’entreprise pour effectuer des tâches essentielles sur la base de sa vision officielle : « Nous fournirons aux clients des solutions à valeur ajoutée ainsi que les meilleurs prix, produits et services pour faire de Lowe’s le premier choix pour la rénovation résidentielle. » Certaines des initiatives EPM de l’entreprise comprennent des expansions au Canada, une planification préalable pour les pénuries de main-d’œuvre et des nouveaux systèmes, tels que le programme de caisse automatique. Les solutions de gestion de projet d’entreprise de Lowe’s permettent de prendre des décisions en adéquation avec le modèle opérationnel, l’orientation stratégique et le potentiel de croissance de l’entreprise.
- Toyota Motor Credit Corporation : L’entreprise offre des produits de protection et de financement aux concessionnaires Toyota et aux clients qui utilisent la marque Toyota Financial Services. En 2001, Toyota Motor Credit Corporation a décidé de mettre en œuvre l’EPM pour aligner les projets sur la stratégie de l’entreprise et utiliser les données pour guider la prise de décision. C’était important pour un réseau mondial qui couvre la majeure partie de son marché, au service de 5,4 millions de clients. Le premier projet consistait à mettre en œuvre l’EPM. Bien que les cadres supérieurs aient facilement accepté le changement, certains chefs de projet ont eu des difficultés à accepter un sentiment de perte d’autonomie et de contrôle. Aujourd’hui, tous les portefeuilles et projets sont notés en fonction de trois critères de réussite - temps, coût et portée - afin d’aligner les résultats du projet sur la stratégie en toute transparence et avec une complexité réduite. La devise de l’entreprise est de « rester simple » pour harmoniser correctement la stratégie, la gouvernance et les cadres opérationnels des projets.
Les meilleures pratiques de gestion de projet d’entreprise commencent par le leadership
Les meilleures pratiques les plus efficaces en matière de gestion de projet d’entreprise sont liées au leadership. La fonction la plus élevée de l’EPM est le soutien au changement, à la transformation, à l’amélioration et à la valorisation dans tous les secteurs d’activité.
Scott, de 120VC, affirme que tout dans la gestion de projet contemporaine, en particulier au niveau de l’entreprise, repose sur un leadership fort. Lui et son équipe ont développé leur méthodologie et l’ont utilisée pendant plus de 20 ans pour des projets à l’échelle de l’entreprise pour des entreprises classées dans le Fortune 100, y compris pour de nombreux projets de développement informatique. Heureusement, ce modèle est évolutif et s’applique aux projets et portefeuilles de toutes sortes.
« La plupart des chefs de projet sont immergés dans le processus et s’imaginent avoir autorité. Pourtant, ils ne l’ont généralement pas », dit Scott. « [C’est] parce que, dans de nombreuses entreprises qui ne pratiquent pas l’EPM, la gestion de projet et les chefs n’ont pas de considération et n’ont aucun soutien de la part de la direction. Les décisions doivent venir d’en haut.
« Les organisations ont besoin d’un plan (basé sur la mission) et d’une équipe (basée sur la mission, habilitée) pour obtenir les résultats dont elles ont besoin », ajoute Scott.
Le processus de 120VC, qui est conforme au PMI, est un processus itératif, agile et interconnecté qui améliore la culture organisationnelle et se concentre sur l’autonomisation des humains qui livrent des projets et prospèrent dans un environnement qui favorise les résultats. L’accélérateur de transformation s’applique à l’organisation et à l’achèvement des projets.
Les dirigeants s’assurent que chaque projet entrepris correspond à la stratégie commerciale. Cette approche culturelle est le facteur le plus important dans la réussite d’un projet ou d’un portefeuille. Des techniques de leadership solides, telles que celles décrites ci-dessous, sont le moteur qui fait fonctionner tous les projets de toute taille:
- Gestion du changement organisationnel : Chaque projet et portefeuille est un exercice de discipline du changement. La gestion des modifications est un état d’esprit. L’idée est de faire progresser la culture d’entreprise et d’optimiser les performances des membres de l’équipe. Avoir une vue d’ensemble et une perspective flexible signifient que vous avez toujours la possibilité de changer.
- Gestion de la demande auprès de l’équipe de projet: Dans l’ensemble et à chaque étape du processus, l’objectif est de maximiser l’utilisation des membres de l’équipe, de minimiser les cycles de gaspillage et le désordre, et d’utiliser des ressources juste-à-temps pour le projet.
- Leadership en gestion de projet d’entreprise: Au niveau de l’entreprise, la haute direction définit clairement les résultats, implique toutes les équipes et tous les fournisseurs, gère les dépendances interorganisationnelles et respecte un délai et un budget fixes.
- Gestion de portefeuille : Équilibrer le budget et, après examen, « voler aux programmes riches et donner aux programmes pauvres », recommande Scott. L’objectif est de maximiser les résultats du portefeuille dans tous les programmes.
- Gestion de programme : Comme dans la gestion de portefeuille, assure l’équilibre budgétaire et la redistribution des actifs. Dans l’ensemble, les gestionnaires de programme cherchent à maximiser les résultats souhaités du programme dans l’ensemble des projets.
- Gestion agile des produits: La gestion flexible des produits dans tout type d’entreprise, qu’il s’agisse d’activités informatiques, de fabrication ou de services, consiste à définir le résultat, ce qui nécessite la volonté et la capacité d’expérimenter.
« L’approche consiste à avoir plus d’un outil dans la boîte à outils », souligne Scott. Il note que les entreprises liées à une seule méthode peuvent ne pas obtenir les résultats dont elles ont besoin. Au contraire, un large éventail de compétences et une ouverture aux nouvelles connaissances font la différence entre les gagnants et les perdants dans un marché mondial de plus en plus concurrentiel. Pour en savoir plus, lisez notre guide sur les meilleures pratiques de gestion de projet testées par des experts.
Ce qui fait le succès d’une gestion de projet d’entreprise
Une gestion de projet d’entreprise réussie sert les objectifs généraux de l’organisation. Les entreprises prospèrent à long terme en se dédiant à une amélioration continue, plutôt que de viser des profits immédiats. L’EPM exige des entreprises qu’elles maintiennent des normes élevées, un cadre d’établissement de rapports uniforme et un leadership et un soutien centralisés.
Les facteurs essentiels au succès de la gestion de projet d’entreprise sont les suivants :
- Autonomie : Si une organisation intègre un EPMO, l’intégration doit suivre les meilleures pratiques de gestion du changement organisationnel. Les gestionnaires de programme et de projet doivent comprendre que la gestion d’entreprise descendante complète leur travail et existe pour fournir une aide supplémentaire. Chaque bureau et son personnel ont une certaine autonomie dans leur travail puisque tout le monde travaille vers un objectif commun.
- Expertise: Pour que le bureau de gestion de projet d’entreprise soit efficace, dotez-le de personnes ayant une expertise en gestion de projet et un sens aigu des affaires, et coachez les chefs de projet. Exigez de nouvelles embauches pour répondre à l’objectif fixé par l’entreprise.
- Application de la normalisation : Normalisez les processus entre les différents services de l’organisation.
- Véritable changement structurel: Il est essentiel d’avoir une structure, de sorte que les bureaux de gestion de projet relèvent directement ou indirectement du bureau de gestion de projet de l’entreprise et, en fin de compte, du PDG. Les voies de communication et de remontée d’informations doivent être claires pour éviter tout blocage.
- Soutien de la direction: Il devrait y avoir un soutien constant une adhésion de la direction pour que le bureau de gestion de projet d’entreprise puisse remplir son rôle. Le bureau de gestion de projet de l’entreprise soutient les dirigeants organisationnels et n’empiète pas sur leurs responsabilités ou sur leur autorité.
Comment déterminer si un cadre d’EPM convient à votre organisation
Il peut être facile de décider que la gestion de projet d’entreprise est la voie à suivre pour votre entreprise. Lorsque le nombre et la qualité des projets deviennent ingérables, que peu d’entre eux sont achevés ou aboutissent aux résultats souhaités, le cadre de gestion de projet d’entreprise fournit une solution.
Les principaux aspects à prendre en compte sont les suivants:
- Taille de l’entreprise : Plus l’organisation est complexe, plus l’EPM peut intégrer et faciliter les tâches.
- État d’esprit: L’EPM nécessite de jeter un regard neuf sur l’ensemble du portefeuille de projets et de les classer en fonction de ceux qui ont une valeur potentielle pour l’entreprise. Cette valeur concerne l’évolution et la réinvention organisationnelles, au lieu de préserver le statu quo ou de respecter des plans de performance des unités de l’entreprise. Les projets ayant la plus grande valeur sont prioritaires, et les projets de faible valeur sont évalués en vue de leur annulation.
- Maturité de la gestion de projet : En début de maturité de la gestion de projet, les équipes ne définissent pas correctement leur approche des projets, ne les livrent pas à temps ou dans les délais et ne gèrent pas bien les changements. Les organisations dotées de capacités de gestion de projet plus matures sont plus enclines à transformer et modifier les exigences relatives à la gestion de projet d’entreprise.
- Évaluation et équilibre des projets : Une entreprise est prête pour l’EPM lorsque le nombre de projets entrants dépasse sa capacité actuelle à suivre les projets en cours et à surveiller efficacement les résultats.
Avantages de la méthodologie de gestion de projet d’entreprise
Un bureau de gestion de projet d’entreprise peut aller au-delà de la gestion de projet, de programme ou de portefeuille pour soutenir les stratégies de gestion globales. Le plan de gestion de projet d’entreprise rassemble les bureaux de gestion de projet et offre des avantages uniques à l’organisation.
« Les bénéfices concernent la culture organisationnelle, et la culture est l’attitude des gens », explique Scott. « Ce sont les humains qui livrent les projets, et la meilleure gestion de projet d’entreprise se concentre sur le développement des personnes. »
Les bénéfices d’une gestion de projet d’entreprise sont les suivants :
- Visibilité et implication de la direction : Étant donné qu’un EPMO opère à un niveau stratégique, les programmes et les portefeuilles sont plus visibles pour le plus haut niveau de l’organisation.
- Meilleur alignement avec les objectifs stratégiques: Avant de lancer un projet, les responsables doivent vérifier les projets par rapport à la stratégie et aux objectifs de l’entreprise pour assurer la valeur globale et la capacité à générer un retour sur investissement substantiel.
- Renforcement de l’organisation : Grâce à la gestion et à l’analyse du portefeuille de projets, les gestionnaires favorisent la meilleure utilisation des ressources, éliminent la duplication des projets, recueillent des informations et élaborent des pratiques exemplaires. Les parties prenantes, les membres de l’équipe et l’organisation dans son ensemble bénéficient d’une communication, d’une gestion des ressources et d’une productivité améliorées.
Avantages de la gestion de projet d’entreprise
La gestion de projet d’entreprise (et l’EPMO) gère des projets visant à améliorer les synergies de gestion de projet, de programme et de portefeuille. Le cadre fournit un niveau de contrôle global qui améliore les résultats du projet et profite à l’ensemble de l’organisation.
Les avantages de la gestion de projet d’entreprise sont les suivants :
- Coordination des opérations mondiales : La gestion centralisée de projet d’entreprise rassemble des départements et des bureaux géographiquement dispersés. La collaboration et le soutien des projets interfonctionnels qui en résultent relient les personnes entre elles et les processus pour travailler vers un objectif commun.
- Comprendre la demande : La prévision de la demande fait partie intégrante d’une gestion de projet d’entreprise réussie. Les projets doivent être lancés et hiérarchisés avant la demande en fonction des besoins de l’ensemble de l’entreprise.
- Meilleure évaluation de la valeur: Avec une vision plus large dans l’ensemble de l’organisation, un bureau de gestion de projet d’entreprise peut également être bien placé pour évaluer la valeur de l’organisation, le retour sur investissement et les projets. Un rendement financier n’est peut-être pas l’objectif immédiat, mais la valeur peut découler d’une perspective d’apprentissage et d’innovation.
- Rationalisation et réduction des coûts : les systèmes organisés et la visibilité entre plusieurs services éliminent les doubles tâches. Un autre avantage évident de l’EPM est une réduction des coûts, en raison de l’élimination ou de la réduction des heures supplémentaires, des ordres de modification et d’autres dépenses évitables.
- Meilleurs résultats de projet: La mesure précise des résultats de toute solution de gestion de projet provient de la performance du projet. Les avantages réels sont l’amélioration à long terme, à l’échelle de l’entreprise, de la performance budgétaire, de la qualité du travail, de l’engagement des employés, de l’innovation et de la compétitivité du marché.
Inconvénients de la méthodologie de gestion de projet d’entreprise
La mise en œuvre de la gestion de projet d’entreprise peut poser un défi de taille. Beaucoup de gens doivent s’entendre sur les changements et être prêts à faire des changements culturels et de processus qui peuvent être inconfortables pour la direction et les équipes.
« Il y a un inconvénient étrange : il s’agit de sortir de sa zone de confort. Ce n’est pas facile », souligne Scott. « Ce processus nécessite d’abandonner le statu quo. Il est souvent plus facile d’établir le bon processus que de le faire exécuter. La plupart du temps, lorsque les choses stagnent, c’est parce les gens se retrouvent coincés dans le processus – ils se font piégés par les détails. Les bons chefs de projet à tous les niveaux ne se focalisent pas sur la portée et le calendrier, mais ils vérifient chaque jour qu’ils fournissent le bon résultat et créent de la valeur pour l’organisation dans son ensemble.
Ce que votre entreprise peut économiser dépendra de nombreux facteurs, notamment la culture d’entreprise, le coût de la mise en œuvre, la structure de l’organisation et les compétences du chef de projet d’entreprise. Tenez compte également des défis courants suivants :
- Manque de soutien : La facilité de mise en œuvre dépendra de l’organisation. Les entreprises peuvent avoir du mal à mettre en œuvre le processus lorsqu’elles ne disposent pas du soutien nécessaire.
- Changements au niveau des services: Les services qui ne sont pas directement touchés par le passage à l’EPM, comme les RH, peuvent avoir besoin de modifier leurs procédures pour appuyer le nouveau modèle.
- Obstacles à la communication : Vous pouvez minimiser les obstacles en donnant la priorité à une communication claire et en vous assurant que tous les changements sont réalistes.
Défis de la gestion de projet d’entreprise
Les entreprises ont des défis à relever lors de la mise en œuvre de la gestion de projet d’entreprise, il est donc essentiel de les comprendre au préalable. Les bonnes personnes, le financement et le soutien technologique doivent être en place pour assurer le bon déroulement des opérations.
« Il n’y a pas d’inconvénient à la gestion de projet d’entreprise, si ce n’est le défi qui implique que tout le monde doit viser un objectif commun », explique Scott. « Tout le monde doit également avoir plus d’un outil dans la boîte à outils. Il ne s’agit pas d’être Agile, ce qui ne s’applique pas à tous les projets non informatiques. Il s’agit d’approches agiles ’ avec un petit a » pour développer la maîtrise de toutes les disciplines impliquées dans la gestion de projet. »
Les défis de la gestion de projet d’entreprise comprennent:
- Financement adéquat : La direction doit allouer un financement adéquat aux projets dont il a été déterminé qu’ils produisent un retour sur investissement adéquat en fonction de la stratégie. Vous pouvez utiliser les rapports financiers en détail pour mesurer le succès, ainsi que chercher des moyens de vous améliorer et quels projets devraient être éliminés ou réduits.
- Professionnels qualifiés: Embaucher les bonnes personnes ou former le personnel existant peut faire la différence entre le succès et l’échec.
- Support technologique: Pour les organisations ayant de grands portefeuilles de projets, le moyen le plus efficace de gérer et de surveiller les tâches consiste à utiliser des solutions logicielles qui répondent aux besoins de l’entreprise.
Comment mettre en œuvre la gestion de projet d’entreprise
Le passage à l’EPM est un projet en soi. C’est l’occasion de démontrer les bénéfices du changement et de valoriser les concepts à l’échelle de l’organisation. Les rôles et responsabilités dans le cadre de la mise en œuvre de l’EPM reflètent l’opportunité et l’état d’esprit liés à la gestion de projet d’entreprise.
« Les obstacles à la mise en œuvre de la gestion de projet d’entreprise sont les préjugés en matière d’information et de confirmation », explique Scott de 120VC. Avec un leadership fort et une communication efficace et continue, les gens abandonner leurs croyances pour se fier désormais à ce qui fonctionne.
Mettez en œuvre l’EPM avec une attention particulière. Chaque organisation a des besoins uniques, de sorte qu’un EPMO doit s’adapter à la culture de l’entreprise et gérer tous les défis et risques. Un excellent processus à utiliser avant d’aller de l’avant consiste à examiner la liste de contrôle ci-dessous et à effectuer une analyse d’évaluation des risques de l’entreprise.
Télécharger la liste de contrôle de mise en œuvre de la gestion de projet d’entreprise
Tableau de bord de gestion de projet d’entreprise Smartsheet
Les tableaux de bord affichent des informations essentielles de haut niveau sur les performances de l’entreprise. Le panneau de contrôle central de ce tableau de bord de gestion de projet d’entreprise fournit une vue d’ensemble des informations vitales, que vous pouvez partager avec les parties appropriées. Le modèle de gestion de portefeuille de projets facilite l’étude plus approfondie de la santé des portefeuilles, à la fois dans leur ensemble ou individuellement. Ajoutez le modèle de planification de la demande pour prévoir les données d’inventaire et de chaîne d’approvisionnement afin de faciliter la planification. Les modèles de gestion de projet au niveau de l’entreprise sont personnalisables avec de nouveaux outils et widgets.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de projet d’entreprise?
Les systèmes de gestion de projet d’entreprise sont des applications logicielles créées pour répondre spécifiquement aux besoins des grandes organisations. Les outils de gestion de projet d’entreprise sont des solutions évolutives conçues pour les entreprises qui ont un grand nombre de projets et de grandes équipes.
Histoire et évolution de la gestion de projet d’entreprise
Des années 1940 aux années 1990, les systèmes organisationnels se sont concentrés sur des projets individuels, la planification et la coordination. Aujourd’hui, l’EPM couvre les services et les emplacements géographiques à l’aide d’outils logiciels.
Les pratiques de gouvernance informatique ont influencé l’EPM ces dernières années. Aujourd’hui, la pratique a évolué vers un ensemble de techniques et d’activités interdépendantes, que les entreprises appliquent systématiquement pour maximiser le retour sur investissement, à la fois pour les projets et les personnes.
La motivation sous-jacente est de répondre aux exigences de l’entreprise en stimulant le changement et en réduisant la complexité. Découvrez-en plus sur ce que les organisations peuvent accomplir avec la gestion de portefeuille d’entreprise.
L’avenir de la gestion de projet d’entreprise
À mesure que la pression exercée sur les entreprises pour obtenir des résultats plus rapides augmente, de plus en plus d’organisations adopteront probablement la gestion de projet d’entreprise. Les nouvelles façons d’améliorer la pratique comprennent une plus grande utilisation des données et des technologies, telles que l’IA, qui changera la structure et la nature de la pratique elle-même.
Le changement est perturbateur, mais il apporte aussi des opportunités. La pandémie a forcé de nombreuses entreprises à réévaluer la façon dont elles fonctionnent et la façon dont elles peuvent se transformer pour faire face à tous les types d’événements naturels et industriels. L’utilisation de l’IA pour aider à donner un sens aux métadonnées soutient la flexibilité future des pratiques de travail, ce qui aidera les entreprises à faire face aux facteurs de stress et à en ressortir plus fortes.
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De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.