Qu’est-ce qu’un post-mortem ?
Un post-mortem est un processus qui aide à améliorer les projets en identifiant ce qui a fonctionné ou non, et en modifiant les processus organisationnels afin d’intégrer les enseignements tirés. Le Project Management Book of Knowledge (PMBOK) fait référence à cette activité comme les « enseignements tirés », ou les leçons apprises.
Les réunions post-mortem ont généralement lieu à la fin d’un projet. Toutefois, pour les projets plus longs, vous pouvez tenir régulièrement des post-mortem (mensuels, trimestriels ou annuels) afin de laisser place à des corrections et de vérifier que vous ne laissez passer aucun incident.
Les post-mortem sont plus qu’une simple recherche d’informations. En fait, les fonctions les plus importantes d’un post-mortem sont de favoriser les améliorations des processus et de promouvoir les meilleures pratiques pour répéter les réussites.
Cette réunion fait partie intégrante du processus de gestion de projet, mais les équipes l’ignorent parfois en raison de contraintes de temps et de ressources, ou du sentiment qu’elle ne contribue pas au résultat net. Grant Aldrich, fondateur d'OnlineDegree.com, explique : « La réunion post-mortem est peut-être l’aspect le plus important de la gestion de projet et de l’amélioration de vos processus. Pourtant, c’est généralement le plus négligé. C'est une occasion précieuse de réfléchir à la manière dont les choses ont été faites et dont on peut les améliorer. Malheureusement, je pense que c’est rarement utilisé dans la plupart des organisations. Tout ce qu’elles font une fois que le projet est terminé, c'est pousser tout le monde à passer rapidement au prochain, parce que cela se traduit par des revenus. »
Abordez le post-mortem comme un forum ouvert dans lequel toute personne impliquée dans le projet peut évoquer les problèmes et les réussites dans la discussion. Pendant le post-mortem, examinez tous les aspects du cycle de vie du projet, depuis la planification jusqu'à la fin, afin de trouver les domaines à améliorer et les processus à répéter dans les futurs projets. En plus du chef de projet et de l’équipe de projet, les parties prenantes et les clients devraient également participer à la discussion ; cela contribuerait à renforcer le travail d’équipe, avec des membres qui continuent à travailler ensemble vers un objectif commun, quel que soit leur rôle individuel.
Qu’est-ce qu’un post-mortem en entreprise ?
En entreprise, un post-mortem fait partie de la gestion des risques et favorise l’amélioration continue par l'adoption de meilleures pratiques. Le post-mortem, réalisé à la fin d’un projet, détermine ce qui s’est bien et mal passé, afin que vous puissiez utiliser ces enseignements à l’avenir.
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Autres noms des réunions post-mortem
Beaucoup d'organisations utilisent un terme différent pour désigner les réunions post-mortem. Voici quelques alternatives possibles :
- Débriefing : Ce terme vient de l’armée, où il désigne un examen post-mission.
- Rétrospective : La gestion Agile de projet utilise ce terme pour désigner les réunions qui se déroulent à chaque étape de l’achèvement du projet.
- Réunion finale (ou wrap-up) de projet : C'est un terme utilisé par de nombreux chefs de projet.
- Enseignements tirés : Le Project Management Institute (PMI) utilise cette terminologie.
- Examen après action : Ce terme est généralement appliqué aux examens TI/DevOps.
- Examen des incidents critiques : Les équipes TI/DevOps utilisent également souvent ce terme pour leurs examens.
Post-mortem de projet vs. post-mortem d'incident
Le post-mortem est également un élément clé de la gestion des risques. Une entreprise peut réduire ou atténuer les risques dans des projets futurs en analysant ce qui a mal tourné dans des projets antérieurs et en modifiant les processus et les procédures.
Les réunions post-mortem sont organisées dans deux principaux cas. Le premier (comme mentionné ci-dessus) est lié au projet. Le deuxième sert à analyser les incidents DevOps/IT, comme un plantage de serveur ou un site Web en panne. Bien que l’objectif principal des deux types de post-mortem soit de trouver les causes profondes, il y a quelques différences.
| Post-Mortem de projet | Post-Mortem d'incident | |
|---|---|---|
| Timing | Programmé à la fin du projet ou à intervalles réguliers pendant le projet | Ponctuel, une fois qu’un incident a été résolu |
| Qui est impliqué | Équipe de projet et parties prenantes de la direction | Toute personne qui a causé, a été touchée par l’incident ou a répondu à l’incident |
| Résultats | Amélioration des processus et des procédures afin de rendre les futurs projets plus fluides | Améliorations des processus, des procédures et de la sécurité afin d’éviter que le problème ne se reproduise |
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Les chefs de projet organisent généralement des post-mortem. Ces réunions sont utiles dans de nombreuses situations et bénéfiques pour de nombreux groupes, y compris les équipes marketing, les agences, la gestion de l’information et la gestion des problèmes.
Le timing est important lorsqu'on planifie des post-mortem. Les gens peuvent avoir la mémoire courte, il est donc important de programmer ces réunions dès que le projet est terminé ou que vous avez résolu l’incident.
Dans un petit sondage mené auprès des chefs de projet, 100 % des répondants ont déclaré avoir dirigé des réunions post-mortem après leurs projets :
- 40 % le font toujours
- 20 % le font la plupart du temps
- 40 % le font parfois
Rétrospective Agile vs. Post-Mortem de projet
Dans la gestion de projet Agile, le terme rétrospective est utilisé pour désigner une activité similaire, qui se produit après chaque itération de développement de logiciels. Voici en quoi ces concepts diffèrent :
| Post-Mortem de projet | Rétrospective Agile | |
|---|---|---|
| Timing | Programmé à la fin du projet ou à intervalles réguliers pendant le projet | Une fois par itération |
| Qui est impliqué | Équipe de projet et parties prenantes de la direction | Équipe de projet |
| Focus | Réussites et échecs survenus au cours du projet | Expérience lors de l’itération précédente |
| Résultats | Propositions de modifications des processus afin d’améliorer les résultats des futurs projets | Éléments d’action pour une amélioration progressive de la prochaine itération |
Comment mener un post-mortem
Au cours d’une réunion post-mortem, le groupe discutera de ce qui s'est bien et mal passé au cours d’un projet. Il publiera ses résultats dans un calendrier de projet, et recommandera des moyens de répéter les réussites et d’éviter les problèmes dans les futurs projets.
Généralement, le chef de projet recueille des données sur le projet, y compris les commentaires des parties prenantes et des membres de l’équipe, pour créer l’ordre du jour de la réunion. Pendant la réunion, le groupe passe en revue le projet et crée une chronologie qui illustre les jalons et événements importants, puis ajoute des réussites et des échecs.
La création de la chronologie permet à l’équipe de creuser chaque problème et chaque succès, de documenter la cause profonde de chacun, et de déterminer comment l’éviter ou le répéter. En fonction des causes découvertes, l’équipe élabore des éléments d’action afin d’améliorer les processus et de répéter les réussites.
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Ce qu’un post-mortem réussi peut accomplir
Un post-mortem présente de nombreux avantages, qu’il soit organisé pour un projet ou pour un incident informatique. Ce processus peut favoriser la communication, la collaboration et les flux de travail, ce qui rend l’organisation plus efficace et plus fructueuse.
Les post-mortem peuvent aider les futurs projets à se dérouler plus facilement des manières suivantes :
- En améliorant les processus internes : Le fait d'examiner les processus lorsque des problèmes surviennent révèle les faiblesses du système. Appliquez les enseignements tirés dans un post-mortem pour combler ces lacunes et renforcer vos procédures.
- En rationalisant les flux de travail : Dans les post-mortem, il est possible de repérer des problèmes de flux de travail qu'il faudra éliminer dans les futurs projets.
- En favorisant la collaboration de l'équipe : Le format des réunions post-mortem renforce un but commun et apprend aux équipes à travailler ensemble.
- En améliorant l’efficacité : Un post-mortem peut révéler un travail fait en double, des étapes de processus maladroites et d’autres tâches inefficaces.
- En renforçant la communication : Un problème courant dans les projets est un manque de communication efficace et rapide. L’une des étapes clés du processus post-mortem est de communiquer les résultats de la réunion et de faire savoir aux parties intéressées quand chaque action est terminée.
- En tirant des leçons des erreurs : La partie la plus utile du post-mortem est l'identification ce qui a mal tourné et la recherche de moyens d’éviter que ces problèmes ne se reproduisent.
- En terminant les choses : Communiquer lorsqu’un élément d’action est terminé permet aux membres de l’équipe de savoir que les problèmes qu’ils ont découverts ont été résolus.
- En partageant les informations : Partager les enseignements d’un post-mortem avec d’autres équipes travaillant sur des projets similaires aide tous les membres d’une organisation.
- En améliorant le moral : Les post-mortem permettent de nommer les problèmes et de s’assurer qu’ils sont résolus. Cette progression améliore le moral de l'équipe, qui sait qu'elle peut directement à la qualité de son lieu de travail et du produit de son travail.
- En fêtant les succès : En plus d’analyser les problèmes, le post-mortem permet aux équipes de nommer leurs victoires, ce qui contribue à améliorer le moral et la cohésion de l’équipe.
- En changeant d'orientation :
Pour les projets plus longs, la planification d’un certain nombre de post-mortem de mi-projet permet à l’équipe de mettre en œuvre des correctifs qui aideront le reste du projet à se dérouler harmonieusement. Paula Cizek, directrice de la recherche chez nobl.io, une entreprise de design organisationnel, explique : « Si vous faites régulièrement des post-mortem, vous avez l’occasion de corriger l'orientation. Si vous attendez la fin d’un projet, beaucoup de choses peuvent changer ; beaucoup de choses qui peuvent être mieux faites, rapidement. C’est pourquoi nous vous recommandons vraiment d'en faire régulièrement ».
Dans un petit sondage mené auprès de chefs de projet, 60 % des répondants ont déclaré que, sur une échelle allant de un (non efficace) à cinq (extrêmement efficace), les post-mortem étaient très ou extrêmement efficaces pour apporter des améliorations aux processus.
Qu’est-ce qu’une analyse post-mortem ?
Une analyse post-mortem est un processus dans lequel vous résumez ce qui a mal tourné (et doit être corrigé) dans un projet, ainsi que ce qui s’est bien passé et doit être répété. L’analyse produit également des éléments d’action et un responsable pour chacun de ceux-ci.
Les données analysées pendant le post-mortem comprennent des commentaires provenant de plusieurs sources, y compris le feedback de l’équipe du projet, et une évaluation des résultats du projet. Les résultats de l’analyse doivent contenir les éléments suivants :
- Une liste complète des problèmes à résoudre (et des éléments d’action liés à chaque problème)
- Les problèmes cruciaux qui ont freiné le projet
- Les réussites qui ont aidé le projet à réussir
- Tous les enseignements non-évidents qui nécessitent une action
- La personne responsable de la mise en œuvre de chaque action
Un outil efficace est l’analyse Cinq pourquoi. Cette technique vous aide à demander « Pourquoi ? » cinq fois pour isoler la cause profonde d’un problème. Vous pouvez en savoir plus sur la technique des Cinq pourquoi dans cet article sur les réunions post-mortem irréprochables. Pour obtenir des informations générales sur les réunions post-mortem, vous pouvez également lire notre article « Comment organiser une réunion post-mortem ».
Les pré-mortem et quand les organiser
Un pré-mortem est une stratégie qui utilise le cadre post-mortem, mais qui se produit au début du processus de planification, avant de commencer un projet. Les participants à la réunion imaginent que le projet est terminé, mais qu’il a mal tourné, et proposent des échecs probables et des causes possibles.
L’équipe utilise les résultats de l’exercice pour retravailler et apporter des modifications aux processus afin d’éviter que les échecs imaginés ne se produisent. Au cours de la réunion, encouragez les participants à envisager des raisons d’erreurs dont ils ne parleraient pas normalement, à dire ce qui les inquiète avant le lancement du projet, et les angles morts des projets passés. Les membres de l’équipe doivent être précis lorsqu’ils décrivent les éventuels points d’échec.
Ce à quoi vous devez penser pendant le pré-mortem variera en fonction du type de projet, mais il s’agit généralement du plan de projet, des ressources, des tâches, du calendrier et de la documentation. Voici quelques exemples de questions pré-mortem :
- Qu’est-ce qui manque au plan de projet ?
- Qu’est-ce qui pourrait ralentir le projet ou vous faire rater la date limite de lancement ?
- Et si nous perdions des personnes clés pendant le projet ?
- Qui est responsable des plus grands domaines de risques ?
- Avez-vous pris en compte toutes les tâches critiques ?
- Aurons-nous accès à toutes les ressources dont nous aurons besoin quand nous en aurons besoin ?
- Avons-nous les bons membres d’équipe pour chaque rôle ?
- Le calendrier est-il réaliste ?
- Y a-t-il de la place dans le calendrier pour les retards ?
- Que se passe-t-il si nous perdons des données en raison d’un plantage du serveur ?
- Le plan de documentation est-il suffisant ?
Une fois que vous avez généré une liste, vous pouvez la réduire en éliminant les problèmes peu probables (par exemple, une faillite de votre entreprise), ceux qui ne bloqueraient pas le projet (un retard d’expédition de t-shirts pour la fête de lancement) et tous les éléments qui échappent totalement à votre contrôle (une météorite frappant le chantier).
À l’inverse, vous pouvez aussi imaginer que tout s’est bien passé, et avancer dans le processus d’exécution de cette vision. La clé est de considérer les éventuels pièges et ce que vous pouvez faire pour les empêcher de se produire.
Types de questions post-mortem
Les questions que vous posez lors d’un post-mortem peuvent fournir des informations essentielles sur le projet. Ces questions relèvent de la planification, de l’exécution, des résultats et de la communication ; vous trouverez ci-dessous le but de chacune de ces quatre catégories, et quelques exemples de questions.
Les questions de planification se concentrent sur les problèmes liés à la planification de projets. Il est utile de creuser dans ce processus initial, car la planification est la base du projet, donc l'améliorer revient à améliorer le projet. Les questions de planification peuvent être divisées comme suit :
- Plan de projet : Y avait-il quelque chose de trop vague dans le plan ? Le plan manquait-il d’informations clés ?
- Ressources : Les outils, les budgets et les membres de l’équipe ont-ils été attribués correctement ? Les ressources nécessaires étaient-elles adéquates pour le projet ?
- Timing : Avons-nous intégré un retard éventuel dans le calendrier ? Les échéances sont-elles réalisables et réalistes ?
- Tâches : Avons-nous pris en compte toutes les tâches nécessaires ? Les interdépendances et livrables connexes ont-ils été suivis pour chaque tâche ?
- Documentation : Le référentiel de documents était-il adapté aux besoins de l’équipe ? Le plan de documentation a-t-il aidé le projet à réussir ?
Les questions d’exécution se rapportent aux problèmes liés aux étapes du processus, à la dotation en personnel et à la qualité du travail. Elles sont importantes car elles se concentrent sur le cœur du projet. Elles peuvent être divisées comme suit :
- Flux de travail : Où le flux de travail a-t-il échoué ? Quelles parties du flux de travail n’ont pas été correctement documentées ?
- Personnes : Y a-t-il eu des problèmes avec la hiérarchie de l’équipe ? Les bonnes personnes ont-elles été affectées au projet ?
- Tâches : Y a-t-il eu des tâches plus difficiles à accomplir qu’elles n’auraient dû l’être ? Quelles tâches n’ont pas été terminées correctement ?
- Retards : Des processus adéquats ont-ils été mis en place pour faire face aux retards dans le calendrier ? Les retards ont-ils contribué à des problèmes plus tard dans le projet ?
- Management : La direction a-t-elle entravé le travail de l’équipe d’une manière ou d’une autre ? La direction et l’équipe de projet ont-elles travaillé ensemble ?
- Contrôle des modifications : Le processus de contrôle des modifications a-t-il été efficace ? Est-ce que cela a permis d’accepter les modifications nécessaires et d’éviter les modifications non nécessaire s?
Les questions de résultats concernant les performances et les KPI. Elles sont essentielles, car elles s'intéressent à la manière dont vous suivez et mesurez le succès du projet, et qu'elle a un sens. Elles peuvent être réparties dans les sous-groupes suivants :
- But principal : Le but principal du projet a-t-il été atteint ? Quels obstacles ont fait qu'il était difficile d'atteindre le but principal ?
- But secondaire : Le projet a-t-il réussi à atteindre les but secondaires ? Qu’est-ce qui a empêchés de les réaliser ?
- Qualité : L'équipe a-t-elle réussi à exécuter le projet avec qualité ? Avez-vous atteint les normes décrites dans le plan ?
- Performances externes : Le client était-il satisfait des résultats ? Qu’est-ce qui a surpris le client ?
- Performances internes : Les métriques de réussite étaient-elles logiques ? Étaient-elles réalisables dans le cadre des contraintes du projet ?
Les questions de communication sondent les problèmes liés aux pannes de communication, internes et externes. Ils valent la peine d’être examinés car la communication peut faire vivre ou mourir des projets. Voici quelques domaines à explorer :
- Canaux : Les méthodes principales de communication ont-elles échoué d’une manière ou d’une autre ? Y avait-il des canaux de communication inadéquats ?
- Équipe : Les membres de l’équipe ont-ils pu communiquer quand et où ils en avaient besoin ? Les membres de l’équipe ont-ils déjà eu besoin de contourner les méthodes de communication convenues ?
- Manager : La direction a-t-elle pu communiquer efficacement avec l’équipe ? L’équipe du projet a-t-elle pu communiquer avec la direction au besoin ?
- Réunions : Comment rendre les réunions plus efficaces ? Y a-t-il eu trop ou trop peu de réunions ?
- Externe : La communication avec le client a-t-elle fonctionné comme prévu ? Quelles autres méthodes de communication externe doivent être examinées ?
Meilleures pratiques des post-mortem
Les post-mortem aident à promouvoir les meilleures pratiques pour les processus d’une entreprise. Voici quelques astuces pour mener des post-mortem efficaces :
- Organisez un post-mortem pour chaque projet, aussi petit soit-il.
- Planifiez le post-mortem immédiatement après la fin du projet.
- Ajoutez un post-mortem au calendrier lors de la création du plan de projet afin d’encourager l'équipe à y penser tout au long du projet.
- Reprogrammez le post-mortem si le calendrier change.
- Encouragez les participants à être constructifs.
- Les post-mortem sont réalisés à intervalles réguliers pour des projets plus longs ou complexes, et ce pour deux raisons : les gens ont la mémoire courte, et vous pouvez apporter des corrections en cours de route.
- Suivez l'approche des post-mortem irréprochables pour en arriver à la vraie cause des problèmes. Selon un petit sondage mené auprès de chefs de projet, tous ceux qui ont utilisé le format irréprochable ont reconnu qu’il était plus efficace que le format traditionnel. 60 % de ces chefs de projet ont répondu 4 ou 5 sur une échelle de cinq points (cinq étant la plus efficace).
- Organisez une série de réunions plus petites avec des sous-équipes pour des projets importants ou complexes. Ensuite, regroupez les résultats de toutes les réunions dans le document final. Jordan Kentris, un designer qui a travaillé avec de grandes marques et a dirigé de nombreuses réunions post-mortem, conseille : « Il peut être vraiment bénéfique de travailler avec ces équipes plus petites, en répartissant un peu les personnes. Ensuite, travaillez avec les chefs de ces services ou projets lors d'un post-mortem secondaire. »
- Limitez le temps de parole de chaque participant, afin que les membres de l’équipe soulèvent d’abord les problèmes les plus importants. Grant Aldrich explique : « On ne donne la parole aux gens que pour une durée limitée. Cela aide chacun à respecter le temps de parole à tous les autres, et oblige la personne à vraiment penser aux choses les plus importantes à formuler. »
- Le chef de projet doit montrer l'exemple en adoptant le comportement qu'il veut voir dans l'équipe.
- Invitez un modérateur et un secrétaire de séance qui ne font pas partie de l’équipe du projet. Le modérateur peut faire respecter le calendrier et les règles. Le preneur de notes libère l'organisateur de la réunion qui orientera la discussion.
- Enregistrez la réunion pour ne rien manquer.
- Attribuez un responsable à chaque élément d’action qui implique un changement de processus. Paula Cizek dit : « Avant de quitter la réunion, identifiez les personnes qui sont responsables de s’assurer que la politique est mise en œuvre ou intégrée dans les processus existants. »
Post-mortems avec équipes distantes
Idéalement, tout le monde sera dans la même pièce pour un post-mortem. Avec de nombreuses personnes travaillant à domicile, ou des membres de l’équipe répartis à travers le pays ou autour du monde, ce n’est peut-être pas possible. Bien que les conférences téléphoniques, les réunions vidéo (lisez quelques astuces de dépannage vidéo) et le partage d’écran puissent vous aider, ces options présentent des lacunes. Les logiciels de collaboration peuvent apporter certains avantages.
Nous avons réalisé un petit sondage auprès de chefs de projet qui ont mené les deux types de réunions post-mortem pour leur demander les différences. Parmi les questions, on peut citer : « L’ordre du jour change-t-il quand tout le monde est à distance ? » et « Quelle est la chose la plus importante à faire différemment dans un post-mortem à distance par rapport à une réunion en personne ? »
Voici certains résultats clés de l’enquête :
- Tous les répondants au sondage ont déclaré qu’ils n’avaient pas modifié l’ordre des réunions à distance. Donc, garder le même ordre que les réunions en face à face semble bien fonctionner.
- La plupart des répondants ont déclaré que le principal changement dans les réunions à distance par rapport aux réunions en personne consistait à trouver des moyens de conserver l'implication des participants. Les recommandations consistent notamment à s’assurer que les caméras de chacun sont allumées, et que le modérateur appelle tout le monde lorsqu’il recueille les commentaires.
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